• 更新日 : 2024年4月11日

買掛金元帳とは？書き方や管理方法の注意点（テンプレート付き）

買掛金元帳は、仕入先元帳とも呼ばれる総勘定元帳の補助簿です。買掛金の発生時と支払時に記入します。仕入先ごとに買掛金の動きを記録するため、1件の仕入先につき1つの帳簿を使用しなければいけません。買掛金元帳の作成にはさまざまな注意点があります。この記事では、買掛金元帳の書き方や記入のポイントについて解説します。

買掛金元帳（仕入先元帳）とは？

仕入先ごとの買掛金の流れを把握するには、仕入先別に帳簿を作成する必要があります。ここで用いられるのが「買掛金元帳」です。

買掛金元帳は総勘定元帳の補助簿であり、「買掛金台帳」としても扱われます。同様の役割をもつ補助簿として、得意先ごとに売掛金を記録する「売掛金元帳」が挙げられます。ここからは、買掛金元帳の特徴を具体的にみていきましょう。

売掛金元帳については、下記記事で詳しく説明しています。

会計の基礎知識

売掛金元帳とは？書き方や記入例を解説

買掛金の状況が仕入先ごとに把握できる

買掛金元帳は、仕入先ごとに分けられた帳簿です。仕入先別に買掛金元帳を分けることで、それぞれの仕入先からの仕入量や買掛金残高がわかる台帳の役割を果たします。

特に仕入先が多い場合、買掛金元帳で仕入先ごとに買掛金管理を行い、買掛金の支払い漏れがないようにすることが大切です。

財務諸表の基礎データになる

買掛金元帳は財務諸表の基礎データとしても利用可能です。

貸借対照表や損益計算書といった財務諸表は、総勘定元帳の金額をベースに作成されます。

総勘定元帳の補助簿である買掛金元帳は、「買掛金」勘定の内訳を仕入先ごとに記帳したものです。従って、すべての買掛金元帳を合計した金額は、総勘定元帳の買掛金と一致します。

補助簿である買掛金元帳と照合することで、総勘定元帳のミスを見つけることができます。

仕入先元帳との違い

買掛金元帳と仕入先元帳は、買掛金の支払額を記入するかどうかが違います。

仕入先別に買掛金の流れを記帳したいときは「買掛金元帳」、仕入量を記帳するときは「仕入先元帳」を利用すると覚えておくといいでしょう。

買掛金元帳のテンプレート・ひな形

買掛金元帳の作成にはテンプレートが便利です。

以下のページから、エクセル形式の買掛金元帳のテンプレートがダウンロードできます。買掛金を記帳する際にご活用ください。

買掛金元帳の書き方

買掛金元帳は、仕入先ごとに買掛金の流れを記録する帳簿で、次の事項を記載します。

品名は、いわゆる「摘要欄」です。記載ルールは特にないため、商品名を入れます。仕入れた商品に特記事項がある場合、誰が見てもわかるように追記してもいいでしょう。

仕入れたときは、数量、単価をそれぞれ記録します。仕入金額は、数量と単価を掛けた額です。仕訳の際は、仕入金額を使用します。

支払金額の項目は、買掛金を支払ったときに記帳します。ただし、買掛金を支払う際に発生した振込手数料は、買掛金元帳には記録しません。振込手数料は買掛金ではないからです。

買掛金元帳は、月末の締め日に買掛金残高を繰り越す処理を行います。締め日は、仕入先ではなく自社に合わせましょう。

買掛金元帳の管理方法

買掛金元帳を管理する際に注意すべき点は、次の3つです。

仕入先ごとの管理

買掛金元帳は、仕入先別に作成し、買掛金を管理する帳簿です。仕入先ごとの買掛金残高がわかるため、漏れなく買掛金を支払うことができるようになります。

また、仕入先ごとに買掛金と仕入を管理することで、仕入先ごとの仕入量と買掛金残高を一度に管理できるようになります。

複数の仕入先をまとめてしまうと仕入先ごとの管理ができなくなります。必ず、1つの仕入先で1つの買掛金元帳を使用しましょう。

記帳するタイミング

買掛金元帳を記帳するタイミングは、基本的に下記の2回です。

買掛金が発生したときは、仕入金額に記入することで買掛金残高を増やします。反対に、買掛金を支払ったときは、支払金額に記入して買掛金を減らします。

仕入れた商品を返品したときも買掛金が減少するため、忘れずに記帳しましょう。

次月繰越の扱い方

買掛金元帳の記帳では、月末に買掛金残高を次月へ繰り越し、月ごとに借方貸方残高を一致させる処理が必要です。買掛金残高は、次の方法で繰り越します。繰り越しのための記帳であることがわかるよう、赤で記載しましょう。

次月繰越した金額は、翌月の期首に「前月繰越」として買掛金残高に再度計上します。

買掛金元帳を作成する際の注意点

買掛金元帳を作成する際は、会計帳簿に共通する注意点だけでなく買掛金元帳ならではの注意点が存在します。

買掛金元帳作成時の注意すべき点は次の5つです。

仕入先別に作成する

買掛金元帳は、必ず仕入先別に作成しましょう。取引が少ないからと、買掛金元帳を1つにまとめてはいけません。買掛金元帳の本来の目的である、仕入先ごとの買掛金管理ができなくなるからです。

締め切り日は自社の締め日と合わせる

買掛金元帳は、決算書のベースとなる総勘定元帳の補助簿です。総勘定元帳と買掛金元帳の締め切り日が違うと、それぞれの残高が合わず決算書の金額が変わる恐れがあります。

正しい決算書を作成するためにも、買掛金元帳は総勘定元帳に合わせて締め切ることが大切です。

仕入先と自社の締め日が違う場合でも、買掛金元帳は自社に合わせて作成しましょう。

定期的に仕入先と照合する

買掛金元帳の残高は、定期的に仕入先と照合することが大切です。

残高の照合方法として、買掛金元帳の残高を基準とした「残高照合表」を作成し、仕入先に送付する方法があります。仕入先には、残高照合表と相手方の売掛金残高を照合し、間違いがないことを確認してもらいます。

買掛金残高の認識違いは、支払いのトラブルにつながるため、常に双方の認識を合わせるよう心がけましょう。

記載ミスは二重線と押印で訂正する

買掛金元帳の記載を間違ってしまったときは、修正ペンや修正テープでの修正は認められません。金額の改ざんや不正を疑われるからです。

訂正箇所に二重線を引き、二重線の上部に訂正金額を記載しましょう。さらに、二重線の横か上に、誰が訂正したかわかるよう押印します。

金額の一部だけ修正したい場合も、金額全体を二重線で消した上に押印し、修正します。こちらも、金額の改ざんや不正を防止する観点からです。

支払い完了後に押印する

買掛金の支払いが完了したら、社内で買掛金の支払いを依頼した書類に押印します。

書類の一例として、支払依頼書や決裁書が挙げられます。書類への押印により買掛金の支払完了が社内で合意されたことになるため、忘れずに押印しましょう。

買掛金元帳は仕入先ごとに買掛金の流れを記録

買掛金元帳は、仕入先ごとに買掛金取引の内容を記録する帳簿で、総勘定元帳の補助簿となります。

買掛金元帳を記載する際の注意点として、

• 月ごとに締め切り翌月に残高を繰り越す
• 修正するときは金額全体を二重線で消し押印する
• 複数の仕入先を1つの買掛金元帳にまとめない
• 締め日は自社の締め日と合わせる

などが挙げられます。

買掛金元帳では、仕入先ごとの取引状況もわかります。テンプレートを活用するなどして効率的に作成すると良いでしょう。

• 監修：高橋龍二（税理士）

  1957年、山形県尾花沢市生まれ。1982年、税理士試験合格。1987年、税理士登録。2022年、税理士法人伊藤・高橋事務所を開設し、代表社員税理士となる。日本税理士会連合会理事、東北税理士会副会長、東北税理士会山形県支部連合会会長。多くのクライアントとともに、地方において豊かに暮らしていくことを目指している。