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  • 作成日 : 2020年5月14日
  • 更新日 : 2020年11月18日

税理士とのやりとりを効率化!クラウド型会計ソフトでデータ共有

この記事では、顧問税理士とのやりとりを少しでも効率化したい、面倒なやりとりを無くしたい、データを共有したいという方に向けて、現状の問題点とクラウド型会計ソフトで解消できることを説明していきます。
インストール型会計ソフトや表計算ソフトを使っている方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

税理士が行う業務

まず、そもそも税理士がどのような業務を行っているのか説明していきます。
(※以下の業務は、顧問税理士との契約により異なる場合があります)

業務業務内容
記帳代行記帳代行 仕訳計上を行い、仕訳帳と総勘定元帳を作成する業務です。
決算代行決算代行 決算に関係する仕訳と決算書を作成する業務です。
決算書は主に貸借対照表と損益計算書などがあります。
帳簿チェックお客様が計上した仕訳に対して税理士が「仕訳が間違っていないかどうか」確認する業務です。
確認の際には根拠になる書類を確認することがあります。
確定申告代行確定申告代行 主に所得税や消費税、法人税などの確定申告書を作成する業務です。
給与計算代行各月の給与計算を行う業務です。
年末調整も含まれる場合があります。

税理士が上記の業務を行う際には、各業務に関する「情報」が必要不可欠です。税理士がこれらの情報を入手するには、お客様へ質問したり、資料をもらったりすることになります。

依頼者であるお客様からの税理士への質問回答や資料提出の対応が無くならないのは、税理士が欲しい情報がお客様の手元にあり、税理士が入手しづらい形になっていることが原因です。

税理士とのやりとりが発生するソフトの特徴

税理士とのやりとりが発生するソフトは、インストール型会計ソフトと表計算ソフトです。理由は自分のPCにデータが保存されるためです。

まずインストール型会計ソフトについて説明します。
インストール型とは、自分のPCにソフトウェアをインストールすることで使用できるソフトウェアのことを言います。つまりインストール型会計ソフトとは、自分のPCでのみ動作する会計ソフトのことです。
さらに、インストール型会計ソフトの特徴として、作成した仕訳データや試算表などが自分のPCに保存されます。したがって、税理士に仕訳データなどを送信するには、メールや共有フォルダ、USBなどを使う必要があります。

次に表計算ソフト(クラウド型のものを除く)についてですが、表計算ソフトで作成した仕訳データなどは自分のPCに保存されます。データの共有はインストール型会計ソフトと同様に、メールや共有フォルダなどを使う必要があります。

まとめると、インストール型会計ソフトや表計算ソフトを使用して作成した仕訳データなどが自分のPCに保存されるため、税理士に仕訳データを送信する必要がある場合には、実際に税理士に送信する手間が発生してしまいます。

インストール型会計ソフト・表計算ソフトのデメリット

上の項目で説明したように、作成した仕訳データなどが自分のPCにあるという点から、以下のデメリットが発生してきます。

仕訳データなどを税理士に送信する手間がかかる

さまざまなインストール型会計ソフトがありますが、データをリモートでも共有できる機能が付いていないインストール型会計ソフトを使用していて、税理士とのやりとりにおいて仕訳データなどを送信する必要がある時は、仕訳データなどをエクスポート(出力)して、メールや共有フォルダ、USBなどで税理士へ送信する手間がかかってしまいます。

仕訳データなどの更新漏れの可能性

税理士にデータを送信した後に仕訳データなどを更新した場合や、税理士の方でも直接データを修正した場合は、自分が持っているデータと税理士が持っているデータに不一致が生じている状態です。このような状態のまま更新することを忘れると、更新漏れが発生してしまいます。

書類の提出を求められる

税理士から提出が求められる書類として、通帳のコピーやクレジットカードの明細などがあります。このような書類は、クラウド型会計ソフトを使用することで提出する必要が無くなるため、あえてデメリットとしています。
書類を提出する必要が無くなる理由としてはクラウド型会計ソフトでは、ネットバンキングやネット上のクレジットカードの明細と連携し自動仕訳を行うため、税理士としても根拠を確認する必要が無くなるのです。

インストール型会計ソフトや表計算ソフトでは、税理士からすると仕訳の根拠を確認することができないため、書類提出を求めざるを得ません。

質問によってはわかりにくい

税理士との情報共有という面では、クラウド型会計ソフトの方が簡単に共有できるためインストール型会計ソフトのデメリットとしています。

仕訳に関する相談や税務相談などの時に、電話やチャットで通話する場合は、細かい話になり、具体的な数値や正確な情報を確認する必要が生じてきます。
このような会計や税金に関する相談は、事前に税理士と同じ情報を共有していなければ、理解しにくい状況になってしまいます。

デメリットまとめ

インストール型会計ソフトと表計算ソフトのデメリットをまとめると、仕訳データなどが自分のPC上にしかないので、税理士とデータ共有するためにメール送信やUSBで共有などの手間がかかってしまうことです。さらに仕訳データなどが一元管理されていないため、自分のデータと税理士のデータとの間で不一致が生じる可能性があります。

クラウド型会計ソフトのメリット!税理士とのやりとりが解消

クラウド型会計ソフトの特徴として、仕訳データなどの保存場所が、会計ソフトを提供している企業のサーバーや外部のサーバーになります。
したがって、面倒なやりとりが解消される以下のメリットがあります。

アカウント共有で仕訳データなどの送信が不要

クラウド型の特徴として、アカウントのIDとパスワードがあればどのような端末(PCやスマホ、タブレット)からでもアクセスすることができます。
具体的には、税理士とアカウントを共有することで、税理士が使っている端末からタイムリーに最新の仕訳データなどの確認と編集が可能になります。

そのため、税理士に仕訳データなどをメールや共有フォルダ、USBなどで送信する必要が無くなり、税理士とのやりとりを効率化することができます。

経理画面の共有でリモート化しやすい

税理士がアカウントのIDとパスワードを知っていれば、いつでも仕訳データなどにアクセスすることが可能なため、対面にこだわる必要が少なくなりリモート化しやすい環境になります。

また、仕訳計上に必要な紙の書類(請求書やレシートなど)が多い場合は、クラウド型会計ソフトに付属しているスキャン機能を使うことで紙の書類を電子データにすることが可能です。
郵送で税理士へ書類を提出している場合は、電子データにすることで郵送する手間が無くなります。

仕訳データなどの更新漏れがない

クラウド型会計ソフトでは、仕訳データなどを同じアカウントで一元管理するため、データの更新漏れが発生しません。
インストール型会計ソフトのデメリットでも説明しましたが、自分が持っているデータと税理士が持っているデータに不一致が生じている状態が、更新漏れの原因です。
クラウド型会計ソフトでは、このような状態が発生せず、仕訳データなどの更新状況を気にするストレスがありません。

メリットまとめ

クラウド型会計ソフトのメリットをまとめると、仕訳データなどが外部のサーバーに保存されているため、アカウントのIDとパスワードを知っていれば、端末を選ばずにログインでき、同一のデータをどこからでも閲覧することが可能です。

税理士とアカウントのIDとパスワードを共有することで税理士がスムーズに確認してくれるようになり、仕訳データなどをメールなどで送信する手間が無くなり効率化につながります。

まとめ

この記事では、仕訳データや総勘定元帳のデータの保存場所によって税理士とのやりとりが発生することを主に説明しました。
データの保存場所が外部のサーバーになるクラウド型会計ソフトで、税理士とのやりとりを効率化してみてはいかがでしょうか。※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:並木 一真(税理士/1級FP技能士/相続診断士/事業承継・M&Aエキスパート)

並木一真税理士事務所所長
会計事務所勤務を経て2018年8月に税理士登録。現在、地元である群馬県伊勢崎市にて開業し、法人税・相続税・節税対策・事業承継・補助金支援・社会福祉法人会計等を中心に幅広く税理士業務に取り組んでいる。

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