- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算で発生する不正とは？不正事例や防止策も解説
経費精算の不正には、経費の水増し請求や架空請求などがあります。不正が行われると、取引先や顧客からの信用低下や経営への影響などが懸念されるため、体制強化やシステムの導入など、不正防止への工夫が必要です。
本記事では、経費精算で発生する不正の概要や防止策などを解説します。
目次
経費精算の不正とは？
経費精算における不正は、従業員によって行われる経費の架空請求や水増し請求などのことです。実際は存在していない経費を立て替えたと嘘をついて申請したり、実際の経費よりも多くの費用を申請したりして、差額分を着服するケースが一般的とされます。
経費精算出多く見られる不正の代表的な例としては、次のようなものです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
交通費の水増し
交通費の水増しには、次のようにさまざまなパターンがあります。
- 実際には使用していない交通費をプラスして請求する
- 1泊しかしていないにもかかわらず2泊したことにして、2泊分の宿泊代を請求する
また、事前に申請した経路とは異なる移動手段で通勤する事例もあります。いずれも、申請した費用よりも安い交通費の手段を利用し、通勤手当の差額分を着服するといった方法です。
- 申請した公共交通機関よりも安い交通費の公共交通機関を利用して通勤する
- 公共交通機関を使わずに自転車・徒歩で通勤する
領収書の改ざん
領収書の改ざんとは、お店などから白紙の領収書をもらい実際にかかった費用とは異なる金額を領収書に記載して申請する不正行為です。金額だけでなく、領収書の日付や宛名の書き換えも領収書の改ざんに含まれます。
架空請求
架空請求とは、架空の取引や経費を作成し、存在しない領収書を発行して経費精算を求める手法です。架空請求の一例としては、次のようなものがあります。
いずれも経費精算における不正行為のため、絶対にやめましょう。
経費精算の不正が発生する理由
ここでは、経費精算の不正が発生する理由について解説します。主な理由は、次の2点です。
- 社内のルールやフローが整っていない
- 経理担当者の負担が大きく、不正をチェックしきれない
会社内の体制を整えることが、不正防止には効果的です。不正が発生する理由をあらためて確認しておきましょう。
社内のルールやフローが整っていない
不正を発生させないためには、会社側が不正を起こさせない環境の構築が重要です。
会社によっては、そもそも経費精算のルール・システムがない場合や、ルールはあるもののそれがうまく機能していない場合は、不正が起こる要因となります。
また、ルールを整備すると同時に経費精算のチェック時に見る項目をチェック者に提示することで、不正を防げるようにもなるでしょう。
経理担当者の負担が大きく、不正をチェックしきれない
仮に会社内にルールがあったとしても、経費精算を最終的にチェックする経理担当者の負担が大きいと、不正をすべてチェックしきれません。
経費確認は1つひとつ手作業で行っている場合も多く、経理担当者に負担がかかり過ぎてしまうと不正を見落とす恐れも出てきます。経理担当者にすべてのチェックを任せるのは難しいため、チェック体制の強化などの工夫が必要です。
経費精算の不正がもたらすリスク
経費精算の不正は、経営への影響や信用低下など、会社へさまざまなリスクをもたらします。経費精算の不正がもたらすリスクについても、確認しておきましょう。
経営への影響
経費の水増しは、企業のお金が流出していることを意味します。つまり、申請される経費が実際にかかった額よりも多いということは、その分得られているはずの利益が減ってしまっているということです。
たとえ申請1回の金額が少額であったとしても、人数・回数が増えればその額は大きくなります。月500円の不正申請を行っていた場合は年間で約6,000円ですが、それを100人が行っていたとすると年間60万円の損失につながります。
1回、1人の不正が小さなものであったとしても、積み重なれば会社にとっては大きな影響となるため、注意しましょう。
取引先や顧客からの信用低下
従業員による経費の不正請求が発覚すれば、ニュースなどで報道される場合もあり、結果的に企業の社会的信用を低下させてしまうことになります。
営業面では、信用低下により顧客離れや取引停止につながる恐れがあるでしょう。また、採用面でも応募者に敬遠されて優秀な人材の獲得ができなくなるという自体を招きかねません。
経費不正が脱税とみなされる
経費不正によって、脱税とみなされる恐れがあることも理解しておきましょう。前述したように、実際の経費より多く請求されると、その分会社の利益が減少します。そうすると、企業の払う税金は利益に対して課されるため、企業の払う税金が本来より少なく算出されるのです。
しかし、税務署からすると、経費が不正であれば税額を不当に減額する行為であるため、脱税とみなされる危険性があります。もし経費の計上が不正だとわかって脱税と認定されれば、未払いの税金の支払いが必要です。
さらに、不正が悪質だと評価された場合、延滞税や加算税など余計な出費がかかるほか、刑事罰の恐れもあります。
経費精算の不正を防止するには？
経費精算の不正を防止するためには、経費精算システムの導入、社内体制の強化、担当者の定期的な配置転換が有効です。
それぞれの対策について、詳しく見ていきましょう。
経費精算システムを導入する
経費精算の不正防止をするうえで大きな効果をもたらしてくれるのが、経費精算システムの導入です。経費精算システムを導入することで、不正防止はもちろん、経理業務全体の効率化にもつながります。
詳細は次項で解説するので、そちらもあわせてチェックしてください。
不正チェックの社内体制を強化する
経費精算業務が煩雑になっている場合は、不正チェックの社内体制の強化が効果的です。そうすることで、担当者の負担を軽減しつつ、不正を発見しやすくなります。
体制強化においては、次のようなことを行うとよいでしょう。
- 経費精算ルールを厳格化する
- 精算可能な経費の種類を明文化する
- ダブルチェックを実施する
既存の経費精算ルールが曖昧な場合は、ルールの厳格化に取り組みましょう。領収書の提出は必須、事前申請の義務化といった形で、ルールを厳しく設定するのも1つの手です。
管理者や経理担当者を定期的に配置換えする
経費精算における不正を防止するためには、管理者や経理担当者を定期的に配置換えも有効です。特定の担当者だけが経費精算業務を行っていると、どうしても権限が集中してしまい、不正が起こるリスクが高くなってしまいます。
複数の経理担当を配置したり、定期的に配置転換したりして、業務や権限を分ければ不正防止につながります。もし、経理担当者を複数配置できない場合は、経営者や上司など責任者を立てて確認する体制にする方法もあります。
いずれにしても、1人に担当させるのではなく、複数の目を通すことが不正防止には欠かせません。
不正防止には経費精算システムの導入が効果的
不正防止に経費精算システムの導入が効果的な理由を紹介します。経費精算システムの導入がおすすめな理由は、次の3点です。
- 申請内容の自動チェックで不正を見つけられる
- 数字の記入ミスを減らせる
- キャッシュレス決済への対応で請求金額の不正をさらに防げる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
申請内容の自動チェックで不正を見つけられる
経費精算システムには、申請内容に対する自動チェック機能が搭載されています。過去の申請データと新規の申請データから差異を発見して、必要に応じてアラートを出してくれるため、問題や不正のある申請をあらかじめ見つけられる点はメリットです。
数字の記入ミスを減らせる
スマートフォンに対応している経費精算システムであれば、経費を使ったその場で領収書やレシートをカメラで撮影して、読み込んだ画像から自動で経費申請が行えます。わざわざ従業員が数字を手入力する必要がないため、数字の記入ミスを減らす効果が期待できるでしょう。
非現金決済への対応で請求金額の不正をさらに防げる
経費精算システムのなかには、ICカードやクレジットカードなどのキャッシュレス決済と連携できるシステムもあります。
ICカードやクレジットカードなどのキャッシュレス決済は、基本的に請求金額をごまかせないため、そういった機能を搭載したシステムを導入することによって、請求金額の不正をさらに防ぎやすくなるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費は、不正利用の防止に役立つ経費精算システム！
経費精算システムをお探しの場合は、マネーフォワード クラウド経費がおすすめです。
交通系ICカードやクレジットカードなど各種サービスとの連携が可能で明細データを自動取得できるほか、領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影するだけで日付・金額・支払先がデータ化されるため、手入力によるミスの削減や業務効率化を実現できます。
また、企業ごとの経費精算の規定にあわせてエラーやアラートを設定でき、申請の不備や不正を軽減できる点もメリットです。
マネーフォワード クラウド経費についての詳細は、以下でご確認ください。
経費精算システムを導入して不正防止に努めよう
経費精算における不正は、従業員によって行われる経費の架空請求や水増し請求などのことです。交通費の水増しや領収書の改ざん、架空請求などがあります。
経費精算の不正がもたらすリスクとしては、経営への影響のほか信用低下、脱税とみなされて処罰の対象となる恐れがあるため、不正がないように体制強化やシステム導入での対策が必要です。
経費精算における不正を防止するのであれば、マネーフォワード クラウド経費の導入を検討してみてはいかがでしょうか。企業ごとの経費精算の規定にあわせてエラーやアラートを設定でき、申請の不備や不正を軽減できる点がメリットです。
マネーフォワード クラウド経費についての詳細は、以下でご確認ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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