作成日 : 2024年12月9日

経費立替は違法？いくらまでならOK？立替目安や精算書のテンプレートを紹介

経費立替とは、会社が払うべき経費を従業員に一時的に立て替えてもらうことです。そして、経費立替を従業員に指示することは違法ではありません。

本記事では、経費立替を従業員に命じた場合の違法性や経費立替の期間・金額の目安、経費立替による従業員への負担を減らす方法などについて解説します。

経費立替とは
- 発生するケース
経費立替を従業員に命じるのは違法？
立替経費精算書の無料テンプレート
経費立替の期間・金額の目安
- 期間
- 金額
立替経費精算の時効経過後に支払い拒否するのは違法？
経費立替による従業員への負担を減らす方法
- あらかじめ仮払金として支払う
- 法人クレジットカードを利用する
経費立替の期間・金額の目安を理解して従業員への負担を減らそう

経費立替とは

経費立替とは、本来企業が支払うべき経費を従業員が一時的に立て替えて、代わりに支払うことを指します。立て替えた経費は精算手続き後に戻ってくるため、従業員が自腹を切ることはありません。

発生するケース

立替払いが可能な経費の種類に、決まりはありません。一般的には、交通費や出張費のほか、日常業務における少額の経費支払において、立替払いが発生することが多いです。

具体的には、取引先へ訪問する際の移動費や接待交際費、出張時の交通費などが挙げられます。また、業務に使用する文房具代や書類のコピー代などを従業員がいったん自費負担で支払う場合などもあるでしょう。

上記からわかるとおり、経費立替をする職種は、外回りを行う営業職に比較的多いです。

経費立替を従業員に命じるのは違法？

経費立替を従業員に命じて経費を立て替えさせることは、違法ではありません。ただし、前述したように営業職などに経費立替は多いため、出張へ行く頻度が高かったり、立て替える費用が高額だったりする場合は、従業員の負担が大きくなる恐れもあります。

従業員からすると、給与の中から出張費を捻出することになるため、企業としても適切な対応を取ることが求められます。

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経費立替の期間・金額の目安

従業員が経費を立て替える際には、立替期間と限度額をあらかじめ定めておくことが重要です。

立替経費は企業が本来負担すべき経費で、従業員が一時的に立て替えるため、少額でも従業員に負担がかかります。立替経費が高額になればなるほど、従業員は立て替えのために資金を捻出する必要も出てきます。

あまりにも経費立替がたまると、仕事のモチベーションが低下するリスクがあるだけでなく、最悪の場合離職につながるおそれもあるため注意が必要です。経費立替に関する期間や金額についてのルールを定めておけば、従業員からしても安心感が高まるでしょう。

期間

立替経費を立て替える期間についての法的な決まりは特にありません。そのため、立替期間のルールは会社によってさまざまですが、1ヶ月としていることが多いようです。

毎月締日を設けることで、従業員の過剰な立て替えを防ぐことにもつながります。また、経理担当者側からしても毎月締日があるため、スムーズに処理を行えます。

金額

立替経費の上限金額についても、法的な決まりはありません。ただし、過剰な立て替えを防ぐ意味でも上限を設けておくとよいでしょう。

少額の交通費や消耗品費などであれば、それほど負担にはならないでしょう。しかし、長期出張や高額の立て替えとなると従業員の生活自体を圧迫しかねません。

上限金額の一般的な目安はありませんが、従業員の生活を圧迫しない程度で設定するようにしましょう。経費がどうしても高額となる場合は、後述する経費立替による従業員への負担を減らす方法も参考にしてください。

立替経費精算の時効経過後に支払い拒否するのは違法？

立替経費精算の時効経過後に企業が経費立替の支払いを拒否することは、違法ではありません。

立替経費精算の期限については、民法と就業規則それぞれの観点で理解を深める必要があります。前述したように、企業が設ける期限としては、多少の差があるものの1ヶ月程度が多いです。そして、従業員はこの期限内に精算する必要があります。

ただし、仮に経費精算の申請が就業規則で定めた期日から遅れても、企業は経費を精算して支払わなければなりません。その理由が、民法（166条）における債権の消滅時効の定めにあります。

就業規則は法的効力を持たないため、民法の規定に従うと経費精算の時効は次のとおり5年もしくは10年です。

債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき
権利を行使することができるときから10年間行使しないとき

この条件を満たして初めて、時効によって消滅するとされています。

参考：e-Gov 民法

経費立替による従業員への負担を減らす方法

経費立替では、あらかじめお金を用意しなければならないため、従業員には負担がかかります。ここでは、経費立替による従業員への負担を減らす方法を紹介します。有効な方法は、次の2つです。

あらかじめ仮払金として支払う
法人クレジットカードを利用する

あらかじめ仮払金として支払う

従業員に対して、あらかじめ仮払金を支払う方法があります。仮払金とは、必要な費用を事前に概算しておき、従業員にあらかじめ支払う際に使う勘定科目です。従業員に事前に必要だと考えられる金額を渡しておいて、あとから差額を精算します。

出張など高額な交通費を伴う場合などに有効な方法で、事前に仮払金を支払っておくことで従業員の金銭的負担を軽減できます。

経費立替が先に従業員が費用を負担するのに対し、仮払金は会社が先に概算費用を支払うという点が相違点です。

法人クレジットカードを利用する

法人用クレジットカードの活用も負担軽減に役立ちます。法人用クレジットカードとは、法人を対象としたクレジットカードのことです。法人用クレジットカードを従業員に渡しておけば、従業員が自費で経費を立て替える必要がなくなります。

クレジットカードであれば、従業員が使ったお金の利用明細を細かく確認できるため、不正な経費精算の防止につながるほか、組織のガバナンス強化にも役立ちます。

ただし、法人用クレジットカードの作成にあたって年会費が発生する点や、追加発行可能な社員用カードの枚数に上限が定められている点などには、注意が必要です。

経費立替の期間・金額の目安を理解して従業員への負担を減らそう

経費立替とは、企業が払うべき経費を従業員が立て替えることです。企業が従業員へ経費立替を命じることも、違法ではありません。

ただし、立て替える際、従業員に金銭的負担がかかることは理解しておく必要があります。経費立替の期間や上限金額に関するルールを設けて、負担がかかりすぎないようにすることが重要です。

また、従業員の負担を減らす方法としては、仮払金の支払いや法人クレジットカードの利用も有効です。これらであれば、従業員が自費で支払うケースがなくなるため、ストレスなく仕事に打ち込めるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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