- 更新日 : 2024年8月15日
【経理のお悩み】経費精算が遅れる原因と対策を解説！
経理担当が「従業員には早期に経費精算の申請をしてもらいたい」と考えていても、思うようには精算申請が行われないものです。なぜ、従業員の経費精算申請は遅れてしまうのでしょうか。今回は経費精算申請の遅延原因や遅延があったときの対応、遅延防止のための対策について紹介します。
目次
経費精算が遅れてしまった場合はどうなる？
多くの会社では、社内規定で経費精算期日を設けています。また、明確に期日を設けていない会社においても、慣習として経費の発生から1週間以内、1か月以内など周知している場合も少なくありません。
会社が設けた期日を過ぎて経費精算申請があった場合であっても、本来会社が負担すべき経費についての申請であるうえ、申請者には民法上の請求権があるため、会社は精算を拒否できません。
しかし、法人税法上は事業年度内に経理処理をしなければ損金（会計上の費用に相当）に算入できないため、会社側が損失を被ることになります。このような状況にならないためにも、この記事の後半で取り上げる遅延防止策を講じておくことが重要です。
経費精算が遅れる原因
経費精算の申請が遅れる原因は会社側にもあります。複数の従業員の間で経費精算が遅れている場合や、経費精算の遅れが何度も繰り返されている場合は、会社の経費精算のルールや経費精算のフローを見直してみましょう。
ルールが明確でない
会社のルールである経費精算規定がない、またあっても内容が曖昧である場合には、スムーズな経費精算が難しくなってしまいます。精算の基準とすべき規定がなければ、経費精算の範囲や精算の条件などで従業員が迷ってしまい、経費精算手続きに着手できないといった状況が考えられます。また、申請期限を定めていない場合は、経費精算を行わなければならない日程が明確にならないため、ついつい後回しになりがちです。
ルールが煩雑すぎる
社内でルールを定めていても、手続きが煩雑では経費精算が遅延する原因になってしまいます。例えば、以下のようなフローで経費精算の手続きを進めていたとします。
- 申請者が領収書などとともに申請書を上司に提出する
- 上司は申請書を確認し申請書の承認をする
- 承認を受けた申請書を経理担当者が受け取る
- 担当者が確認作業や集計作業を行う
- 担当者が申請者に現金を振り込む
このフローの中で、提出や承認にかかる手続きはいくつあったでしょうか。申請書の提出や承認などのために出社の必要がある場合、出張が多い社員はすぐに手続きができず、経費精算までに時間がかかってしまいます。
経費精算が遅れてしまった場合の対応
経費精算を申請する従業員の立場であれば、経費精算の遅れやその理由を速やかに経理担当者や経理部門に連絡しましょう。経費精算が遅れると会社の会計処理全体の遅れや、決算間近の場合は決算のスケジュール調整といったさまざまな影響が生まれます。
影響を最小限にとどめるためにも、まずは速やかに現状を報告することが大切です。経理担当者に連絡を入れる際は、経費精算を行える日程の目安も伝えておくとよいでしょう。月をまたぐ場合など処理に時間がかかる場合は、経理担当者からその旨の説明も受けるはずです。担当者の指示に従い、可能な限り速やかにその後の処理を行いましょう。
次に経理担当者側の対応についてです。会社の規模が大きい場合は、従業員一人ひとりの出張スケジュールや立て替え状況の把握が難しくなりますが、規模の小さな会社では経理担当者が従業員の出張の日程などを把握しているケースもあります。出張で移動や宿泊があったにも関わらず経費精算の申請がない場合は、対象の従業員に経費精算の申請を促すのもひとつの方法です。一人ひとりの対応が難しい場合は、社員に一斉にメールなどで経費精算の期限について知らせるのも有効な方法です。
経費精算の遅延防止対策
経費精算の遅延を防ぐにはどうするべきか、2つの経費精算の遅延防止策を紹介します。
経費精算ルールを作成する
明確な経費精算のルールの不在は、経費精算が遅延する原因となってしまいます。経費精算規定がないなら規定の設置を、経費精算規定の内容が曖昧なら項目の整理を行いましょう。申請期限の定めがない場合には申請期限を設け、申請期限に遅れた申請への対応についても明記しておくとよいでしょう。従業員が経費申請の申請に迷う状況を生まないためにも、経費精算の範囲や基準、領収書やレシートなどがない場合の対応についても明記しておくとよいでしょう。
経費精算システムを導入する
経費精算の手続きが煩雑な場合、手続きのために出社が必須な場合には経費精算が遅れるリスクがあると説明しました。これらの精算フローにまつわる問題は、経費精算システムで解決できる可能性があります。経費精算システムを導入すれば、フローの整理がしやすいほか、外出先からでもスマートフォンアプリを使った経費精算申請や承認を行えるようになります。また、経費精算システムを導入する時点で社内規定を整備する必要にも迫られるため、従業員の判断保留や判断ミスを防ぐ効果も期待できます。
マネーフォワード クラウド経費は、領収書データの自動取得やアプリからの申請・承認によりスムーズに申請手続きをできるほか、支払元となるネットバンクとの連携で経費精算を速やかに行えます。
経費精算の遅延理由の多くが共通しているときは対策を行おう
経費精算の遅延理由が毎回共通しているような場合は、会社側の経費精算のルールやフローに問題がある可能性があります。経費精算ルールは明確であるか、ルールは社員に周知されているか、必要なルールが明記されているか、今一度経費精算ルールの見直しを行いましょう。フローに問題がある場合は、経費精算システムの導入も有効です。
よくある質問
経費精算が遅れてしまった場合はどうする？
経費精算で申請を受ける経費は本来会社側が負担すべきものであるため、経費精算が遅れた場合でも精算を行うのが基本です。詳しくはこちらをご覧ください。
経費精算の遅延防止対策とは？
申請期限や遅れた場合の対応など明確な経費精算ルールの作成、経費精算システム導入によるフローの簡素化や効率化が経費精算の遅延防止対策になります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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