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  4. まだエクセルを使って会計業務?会計ソフトで簡単に経理業務を終わらせよう
  • 作成日 : 2020年4月17日
  • 更新日 : 2020年6月1日

まだエクセルを使って会計業務?会計ソフトで簡単に経理業務を終わらせよう

マイクロソフト社のエクセル(Excel)は、表計算ソフトのスタンダードとしてすっかりおなじみです。会計帳簿にもエクセルを使っているという方も少なくないと思います。
エクセルは便利なソフトではありますが、日々の会計業務をこなしていて、使いにくいと思ったり、リスクを感じたりしたことはないでしょうか?
本記事では、エクセルを使って会計業務をするデメリットと、専用の会計ソフトを使うメリットを説明します。会計業務の効率化を図りたいと考えている経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

エクセルを会計業務に使うデメリットとは?

エクセルは既にパソコンにインストールされていることが多いので、エクセルで会計帳簿を作ることができたら余計な費用もかからず便利です。しかし、エクセルで会計帳簿を作ると、以下のような点が問題になることがあります。

エクセルでの会計帳簿作成は難易度が高い

エクセルを会計業務に利用するためには、自分で帳簿のフォーマットを作らなければなりません。エクセルで帳簿を作成するには、関数やマクロについて十分理解しておく必要があります。さらに、簿記・会計についての知識も必要です。

会計帳簿には主要簿(総勘定元帳仕訳帳)のほか補助簿(現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳)がありますが、それぞれの帳簿を作成し、関連付けるにはかなりの手間がかかります。特に、エクセルで総勘定元帳を作るのは非常に難しく、高度な知識が求められます。

制度の改正やルールの変更に対応しにくい

自分でエクセルを使って帳簿を作成した場合、制度の改正や会計ルールの変更などがあったときには、自分で設定をし直さなければなりません。その都度設定し直す手間がかかるのはもちろんですが、場合によっては簡単に修正ができず、一からやり直さなければならない可能性もあります。

設定を間違えると取り返しがつかないことも

エクセルで帳簿を作るときには、入力したデータを自動的に転記したり、自動で計算したりする設定ができます。このような機能は便利な反面、設定ミスをすると大変なことになるリスクがあります。

ミスに気付いた後、修正するのには多大な労力がかかってしまうこともあるでしょう。エクセルによって記帳の時間を短縮化したはずが、逆に時間の大きなロスとなってしまいます。

共有の際にも問題が起こりがち

会社の会計帳簿を複数の人で使ったり、税理士と共有したりすることもあると思います。エクセルファイルを複数人と共有すると、問題が起こりやすくなってしまいます。

たとえば、複数人で同時編集可能にした場合、一人が行った編集を他の人が保存してしまい、最新の状態がわからなくなることがあります。また、使用しているエクセルのバージョンが違う場合、古いバージョンでは使えない機能を使っていれば、ファイルが正常に開けないリスクもあります。

会計ソフトを使うとこんなに効率的!

会計業務にはエクセルよりも専用の会計ソフトを使う方がメリットになることが多くなっています。会計ソフトの主なメリットは以下のとおりです。

専用ソフトだから使いやすい

会計ソフトには、インストール型のものとクラウド型のものがあります。いずれにしろ、会計業務専用に作られたソフトなので、自分で帳簿のフォーマットを作る必要がありません。

会計ソフトはエクセルと比べてカスタマイズもしやすく、現状に合わせて使いやすい設定にできます。会計ソフトでは、基本的に仕訳を入力すれば自動的に帳簿に転記されるしくみになっています。会計ソフトを導入するだけで、日常の会計業務を大幅に効率化することが可能です。

制度等の改正にもスピーディーに対応できる

制度改正や会計ルールの変更があった場合、エクセル帳簿なら自分で修正しなければなりません。会計ソフトを使っていれば、ソフト会社が変更に対応してくれます。

クラウド型の場合には、サービスは常にネットでつながっているため、アップデートは自動でおこなわれます。インストール型の場合には、自分でアップデートしなければならなかったり、有償になったりすることもあります。しかし、制度改正等をサポートしてもらえるので、エクセル帳簿よりは安心感を持てるはずです。

自分でこまめにバックアップをとらなくてもいい

専用の会計ソフトを使うと、エクセルと比べてバックアップの面でも不安が少なくなります。クラウド型の場合には、入力したデータはサーバーに保存されているので、会社のパソコンが故障してもデータを失う心配がありません。インストール型のものでも、自動バックアップ機能が付いているものを利用すれば、バックアップの取り忘れがなくなります。

エラーを発見しやすくミスを防げる

会計ソフトは自分でフォーマットを作るわけではないので、エクセルと違って設定ミスをする心配がありません。たとえば、仕訳を間違えた場合にも、確認するよう警告が出ることがあり、入力ミスも防げます。日常的にミスをすることが少なくなるので、決算書を作る段階になって慌てることもなくなります。

会計ソフトを選ぶポイントは?

会計業務にはエクセルよりも会計ソフトを使った方が効率的ということがおわかりいただけたと思います。会計ソフトはいろいろな種類がありますが、以下ではどんな会計ソフトを選んだらよいのかを説明します。

クラウド型ならどこでも作業可能

クラウド型の会計ソフトとは、パソコンにインストールするのではなく、インターネットのサーバーを利用して提供される会計ソフトです。パッケージを購入する必要はありませんが、利用するには月単位や年単位で利用料がかかります。

クラウド型のメリットの1つに、インターネットに接続できるところなら、どこでも作業できるという点があります。サイトにアクセスしてIDとパスワードを入力すれば使えるので、自宅でも会社でも場所を選ばず入力作業ができます。複数人でも作業しやすく、税理士との共有も簡単です。

>>クラウド化とは?経理担当が知っておくべき基礎知識

銀行口座等と連携できれば入力の手間を削減できる

インターネットを利用するクラウド型では、ネットバンキングと連携して取引明細を取り込み、自動で入力する機能も利用できます。銀行口座と連携できれば、預金通帳を見ながら1つ1つ入力していく手間がかからないので、大幅に手間を削減できます。

クラウド型会計ソフトの中には、銀行口座だけでなく、クレジットカード、電子マネー、通販など様々なサービスと連携可能なものもあるので、業務効率化に大きく役立ちます。

エクセルデータを取り込みできればさらに便利

エクセルから会計ソフトに移行するとなると、データを入力し直さなければならない手間を心配する人もいるかもしれません。会計ソフトの中には、エクセルのデータをインポート(取り込み)できるものもあります。エクセルデータのインポートができれば、エクセルからの移行も簡単です。

入力するときには、使い慣れたエクセルの方が便利と感じる方もいるでしょう。そのような場合には、たとえば現金出納帳だけエクセルで作成し、インポート機能を利用して会計ソフトに取り込むといった使い方もできます。会計ソフトの中には、エクセル入力用のテンプレートが利用できるものもあります。会計ソフトをメインに、エクセルを補助的に使うことで、より使いやすくすることもできます。

仮に入力をし直す手間が発生するにしても、早い段階で会計ソフトに移行しておけば、長期的に見て大幅な労力の削減が可能です。今後の経営を明るくするために、会計ソフトの導入を検討してみましょう。

>>ビジネスに合った会計ソフトを探そう!会計ソフトの種類と比較方法
>>会計ソフトの導入はどう決める?自社に最適な決め方とは

まとめ

会計業務をエクセルだけに頼るのは、非効率的な上に、リスクもあります。会計ソフトを使えば、エクセルで生じるデメリットを解消し、会計業務をスリム化することができます。
日々の帳簿入力の手間を減らせれば、会計業務に充てていた時間をメイン業務に充てることも可能になります。この機会に一度、会計ソフトを見直して、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:並木 一真(税理士/1級FP技能士/相続診断士/事業承継・M&Aエキスパート)

並木一真税理士事務所所長
会計事務所勤務を経て2018年8月に税理士登録。現在、地元である群馬県伊勢崎市にて開業し、法人税・相続税・節税対策・事業承継・補助金支援・社会福祉法人会計等を中心に幅広く税理士業務に取り組んでいる。

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