1. クラウド会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」
  2. 会計の基礎知識
  3. まだエクセル・テンプレートで会計作業?クラウド会計ソフトで経理効率化
  • 作成日 : 2020年4月17日
  • 更新日 : 2020年10月2日

まだエクセル・テンプレートで会計作業?クラウド会計ソフトで経理効率化

マイクロソフト社のエクセル(Excel)はパソコンに最初からインストールされていることも多い、スタンダードな表計算ソフトです。多くの人が使い慣れていて、会計帳簿作成にもエクセルを使っているという方も少なくないと思います。
エクセルは機能豊富で便利なソフトですが、日々の会計業務をこなしていて使いにくさやリスクを感じたことはないでしょうか?
本記事ではエクセルだけを使って会計業務をするデメリットと、会計帳簿作成に専用の会計ソフトを利用するメリットをご紹介します。会計ソフトの選び方もご説明するので、会計業務の効率化を図りたいとお考えの経営者の方はぜひ参考にしてください。

エクセルを経理業務に使うデメリットとは?

エクセルはパソコンに最初からインストールされていることが多く、費用をかけずに使用することが可能です。会計帳簿もエクセルを利用することで出費を抑えて作成することができます。しかしエクセルで会計帳簿を作ると、以下のような問題点が生じる恐れがあります。

フォーマットを作る手間がかかる

エクセルで会計帳簿を作るためには、フォーマット作成から始めなければなりません。会計帳簿には主要簿(総勘定元帳仕訳帳)のほか補助簿(現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳)があり、これらのフォーマットを一から作る必要があります。何もない状態からの作表は意外に大変です。手間がかかり、多くの時間と労力が必要になります。

関数やマクロなど難易度が高い

エクセルでの会計帳簿作成では、関数やマクロを使って各帳簿間でのデータのやり取りを行います。難易度の高い関数やマクロを使ってデータを関連付けなければならず、エクセルについての深い知識・習得度が求められます。さらに簿記・会計についても理解していなければ、エクセルで会計帳簿を作成することはできません。とくに総勘定元帳を作るのは非常に難しく、エクセルと簿記・会計に精通していることが必須です。

制度の改正やルールの変更に対応しにくい

自分でエクセルを使って帳簿を作成した場合、制度の改正や会計ルールの変更などがあったときには自分で設定をし直さなければなりません。その都度その都度、再設定する必要があります。手間がかかるのはもちろん、場合によっては簡単に修正ができない場合もあります。複雑な関数やマクロを一からやり直さなければならない可能性もあり、大変です。

関数など帳簿フォーマットの設定を間違えると取り返しの付かないことも

エクセルで帳簿を作るときには、入力したデータを自動的に転記したり、自動で計算したりする設定が利用できます。しかしこのような機能は便利な反面、間違えてしまうと取り返しの付かないことになるリスクがあります。
間違いの修正に時間がかかったり、場合によっては設定が狂ってしまい元に戻せなくなったりします。確認ややり直しに多くの労力を要する恐れがあるため、十分な注意が必要です。

共有の際にも問題が起こりがち

会社の会計帳簿は何人かで分担して入力作業を行ったり、税理士による閲覧・チェックがあったりと、複数人での使用が一般的です。しかしエクセルファイルには共有することで起こる問題もあることに注意しなければなりません。

たとえば複数人がエクセルファイルに対して同時に作業を行ってしまうと、全員の作業が反映されなくなる可能性が生じます。また使用しているエクセルのバージョンの違いにより機能が使えなかったり、ファイルが開かなくなったりすることも考えられます。

会計ソフトを使うメリット

会計帳簿の作成にはエクセルよりも専用の会計ソフトを使う方が、効率的で便利です。会計ソフトを使用して会計業務を行うことには、以下のようなメリットがあります。

フォーマット作成の必要がない

会計ソフトにはすでに各帳簿のフォーマットが準備されおり、自分で作る必要はありません。すぐにデータを入力することができ、便利です。

専用ソフトだから使いやすい

会計ソフトはエクセルと比べてカスタマイズもしやすく、現状に合わせて使いやすい設定に自由に変えることができます。会計ソフトでは、基本的に仕訳を入力すれば自動的に帳簿に転記されるしくみになっています。会計ソフトを導入するだけで、日常の会計業務を大幅に効率化することが可能です。

制度等の改正にもスピーディーに対応できる

制度改正や会計ルールの変更があった場合、エクセル帳簿なら自分で修正しなければなりません。しかし会計ソフトを使っていれば、ソフト会社が変更に対応してくれます。
会計ソフトにはクラウド型とインストール型の2種類があり、インターネットで接続されているクラウド型は必要なアップデートも随時行われます。インストール型でも多くのソフト会社は制度改正等に対応するためのアフターサービスを利用することで、必要なアップデートを行うことができます。

自分でこまめにバックアップをとらなくてもいい

会計ソフトを使うとバックアップ機能により保存のし忘れを防ぐことができ、データ消失のリスクも回避することができます。さらにクラウド型の場合には入力したデータはサーバーに保存されているので、会社のパソコンが故障してもデータを失う心配がありません。

計算ミスやエラーを防げる

会計ソフトは自分でフォーマットを作るわけではないので、エクセルと違って関数やマクロの設定ミスの心配がありません。仕訳を間違えた場合にも確認するよう警告が出ることがあり、入力ミスが防げます。日常的なエラーの減少により、スムーズに決算業務に取りかかれるようになります。

会計ソフトとエクセルを併用する使い方もおすすめ

会計ソフトの中には、エクセルのデータをインポート(取り込み)できるものもあります。エクセルデータのインポートができれば、エクセルとの併用も簡単です。

現金出納帳など一部の帳簿を慣れたエクセルで作成する

多くの会計ソフトには金融機関やECサイトのデータは自動で取り込む機能が備わっていますが、現金の入出金は手入力しなければなりません。
そのため現金出納帳はエクセルで作成し、インポート機能を利用して会計ソフトに取り込むといった使い方もおすすめです。
エクセルはたくさんの人が使い慣れているソフトです。エクセルで現金出納帳等を作成して会計ソフトに取り込むことで、エクセルと会計ソフトの両方の長所を活用することができます。
また、会計ソフトではエクセルのテンプレートがあらかじめ用意されているものもあるので、活用するとよいでしょう。

複数拠点の管理にもおすすめ

複数拠点があり、各拠点からの会計ソフトへのアクセスを許していないケース、各拠点での入出金の詳細の把握が必要な場合にも、この方法なら問題なく会計業務を進めることができます。

エクセルで各拠点の現金出納帳等を作成すれば、現金残高の管理に利用できます。また、会計ソフトにそのままデータを取り込ませることができ、入力し直す必要はありません。

特定の期間ごとでまとめてインポートすることも可能なので、一か月ごとの出納帳形式のエクセルを読み込ませることもできます。会計ソフトの補助として、現金出納帳、総勘定元帳や補助元帳などを、業態に合わせて臨機応変にエクセルで管理することでさらなる業務効率化が期待できます。

会計ソフトを選ぶポイントは?

会計業務にはエクセルだけを使うよりも会計ソフトを使った方が効率的ということがおわかりいただけたと思います。会計ソフトはいろいろな種類がありますが、以下ではどんな会計ソフトを選んだらよいのかを説明します。

クラウド型会計ソフトなら経理以外でも、どこでも作業可能

クラウド型の会計ソフトとは、パソコンにインストールするのではなく、インターネットのサーバーを利用して提供される会計ソフトです。パッケージを購入する必要はありませんが、利用するには月単位や年単位で利用料がかかります。
クラウド型のメリットの1つに、インターネットに接続できるところなら、どこでも作業できるという点があります。サイトにアクセスしてIDとパスワードを入力すれば使えるので、自宅でも会社でも場所を選ばず入力作業ができます。複数人でも作業しやすく、税理士との共有も簡単です。

銀行口座等と連携できれば入力の手間を削減できる

インターネットを利用するクラウド型では、ネットバンキングと連携して取引明細を取り込み、自動で入力する機能も利用できます。銀行口座と連携できれば、預金通帳を見ながら1つ1つ入力していく手間がかからないので、大幅に手間を削減できます。
クラウド型会計ソフトの中には、銀行口座だけでなく、クレジットカード、電子マネー、通販など様々なサービスと連携可能なものもあるので、業務効率化に大きく役立ちます。

併用はエクセルテンプレートありの会計ソフトが便利

エクセルと会計ソフトを併用して会計業務を行う際には、エクセルテンプレートが付いている会計ソフトがおすすめです。何の準備も要らずにすぐに利用可能、スムーズに取り込ませることができます。

現金出納帳等の会計帳簿のテンプレートをエクセルで作るのは手間がかかります。会計ソフトに付いていれば、この手間を省くことができます。

複数の人や拠点で利用する場合にはテンプレートも必要分コピーして、配布しなければなりません。会計ソフトのエクセルテンプレートであればダウンロード可能なものがほとんどなので、コピー・配布の手間もかかりません。

また会計ソフトに付いているエクセルテンプレートであれば、インポートもスムーズに行えます。ソフトへのデータ取り込みでは形式が違う、項目の順番が指定通りになっていないといったことから、エラーになることがよくあります。会計ソフトに付いているエクセルテンプレートであれば問題なく、スムーズなインポートが可能です。

まとめ

会計業務をエクセルだけに頼るのは非効率的な上に、リスクもあります。会計ソフトを使えば、エクセルで生じるデメリットを解消し、会計業務をスムーズに行うことができます。
日々の帳簿入力の手間を減らせれば、会計業務に充てていた時間をメイン業務に充てることも可能になります。この機会に一度、会計ソフトを見直して、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

マネーフォワード クラウド会計とエクセルの併用利用で業務を効率化

マネーフォワード クラウド会計ならインポートもカンタン!

会計ソフトの中には、エクセル入力用のテンプレートが用意されているものもあります。以下ではマネーフォワード クラウド会計を例にエクセルデータ取込の例を紹介します。

<主な手順>

  1. テンプレートのダウンロード
  2. マネーフォワード クラウド会計を開き、「自動で仕訳>連携サービスから入力>インポート」からテンプレートをダウンロードします。

  3. データの入力
  4. マネーフォワード クラウド会計 テンプレート エクセル
    テンプレートは出納帳形式で入力が可能です。科目や部門などを指定しデータを入力します。

  5. インポートして完了
  6. エクセルデータをインポートすると仕訳登録が完了します。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド会計

会計・経理業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド会計が提供します。
取引入力と仕訳の作業時間を削減、中小企業・法人の帳簿作成や決算書を自動化できる会計ソフトならマネーフォワード クラウド会計。経営者から経理担当者まで、会計業務にかかわる全ての人の強い味方です。

関連記事