- 更新日 : 2024年8月13日
請求書は領収書の代わりに経費精算に使える？
領収書を受け取っていないときでも、請求書と明細書がそろっていれば経費精算することは可能です。他にもどのようなときに領収書なしで経費精算できるのか、わかりやすく解説します。また、領収書と請求書は一定期間の保管義務があります。Webで領収書などが発行されたときの対応についても説明するので、ぜひ参考にしてください。
請求書は領収書代わりに使える？
請求書は支払い前に発行する書類、領収書は支払い後に発行する書類です。目的も発行時期も異なるため、本来、請求書は領収書の代わりになりません。
しかし、銀行振込みやクレジットカード払いのときは、請求書と明細書がそろっていれば、領収書がなくても経費精算に活用することが可能です。また、請求書の中には、わかりやすい形で「了」や「代済」と記載され、請求と支払いがセットになった書類であることがわかる「請求書兼領収書」があります。この請求書兼領収書も、領収書として活用できます。
参考：国税庁 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書
請求書を領収書代わりに使う際の注意点
金銭や有価証券を受け取ったことを示す領収書は、5万円以上の取引について記載されているときは収入印紙を貼付して、印紙税を納付しなくてはいけません。そのため、請求書を領収書代わりに使う場合も、5万円以上の取引に関しては収入印紙の貼付が必要です。
ただし、電子請求書として発行し、紙にプリントアウトせずに領収書として使用するときは収入印紙の貼付は不要となります。電子請求書兼領収書として発行しても、印刷した時点で収入印紙の貼付が必要になるので注意しましょう。
また、クレジットカード払いのときは請求書と明細書を領収書代わりに使えますが、店舗で買い物をしたときなどのように領収書が発行されたときは、請求書と明細書の両方があっても領収書としては活用できません。領収書を受け取り、経費精算に用いるようにしましょう。
請求書と領収書の保管
請求書と領収書は、7年間の保管義務があります。起点となるのは事業年度の確定申告の期限の翌日です。
例えば、2021年1月に請求書や領収書を受け取ったとしましょう。2021年の取引に関する確定申告の期限は2022年3月15日なので、その請求書や領収書は2029年3月16日まで保管することになります。つまり、7年間の保管義務といわれていますが、実質は8年ほど保管することになるので注意が必要です。
また、青色申告をした事業年度で青色繰越欠損金が生じた年度、あるいは青色申告をしなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた年度に関しては、請求書や領収書は10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度については9年間）の保管義務があります。欠損金が生じたかどうかは事業年度末にならないとわからないため、とりあえず請求書や領収書などの書類は10年間保管しておくほうが良いでしょう。
個人事業主で青色申告をしている場合、支払い総額が300万円以下の領収書に関しては5年の保管義務となります。また、請求書や白色申告をしている場合の領収書は、支払い総額に関わらず5年の保管義務となるため、注意しましょう。
より詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。
請求書や領収書は正しく管理しよう
請求書は支払い前に発行する書類、領収書は支払い後に発行する書類のため、請求書が領収書の代わりになることは本来ありません。しかし、請求書と明細書がセットになった請求書兼領収書であれば、領収書の代わりとして活用することができます。
また、銀行振込みやクレジットカード払いで請求された金額を支払った場合であれば、領収書を受け取っていないときに限り、請求書と明細書を領収書代わりに使うことが可能です。
ただし、店舗などでクレジットカードを使って支払いをしたときは、領収書が発行されます。このようなケースでは請求書と明細書をすでに保有していたとしても、請求書と明細書を領収書代わりに使うことができません。領収書が発行されたときは領収書以外の書類を代わりにすることができない点に留意しておきましょう。
請求書や領収書には7年の保管義務があります。しかし、保管義務の起点となるのがその取引の確定申告の期限日の翌日のため、実質は8年ほどの保管義務です。また、欠損金が生じた年度に関しては10年間あるいは9年間の保管義務となるため、万が一に備えて、請求書と明細書は10年間保管しておくほうが良いでしょう。
正しく保管することで正しく経理管理を行えるようになります。帳簿も正確に記録し、正しい経営管理を実現しましょう。
よくある質問
請求書は領収書代わりに使える？
請求書と明細書の両方があり、領収書が発行されていないときは、領収書代わりに使うことができます。請求書兼領収書も領収書として利用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書を領収書代わりに使う場合の注意点は？
領収書と同じく5万円以上の取引に関しては収入印紙の貼付が必要です。電子文書で印刷しない場合、収入印紙は必要ありません。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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