更新日 : 2024年12月16日

懇親会の稟議書の書き方は？テンプレートや例文でポイントが分かる！

懇親会の稟議書は、新入社員の歓迎会や忘年会などの開催に際し、上長の承認を得るために作成します。目的や開催のメリットを明確にし、わかりやすい文章で書くことが大切です。

本記事では、懇親会の稟議書を作成するケースや書き方、例文を紹介します。また、便利な稟議書の無料テンプレートをダウンロードできるため、ぜひご活用ください。

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懇親会の稟議書を作成するケース
懇親会の稟議書の書き方
- 記載項目
- 書き方のポイント
稟議書の無料テンプレート
懇親会の稟議書の例文
懇親会の稟議書のレビューポイント
懇親会の稟議書は目的をチェックしよう

懇親会の稟議書を作成するケース

稟議書とは、上長や関係者から承認や決裁を得るための書類です。物品の購入や契約の締結など、承認を得る必要がある場合に作成します。通常、複数の上層部に稟議書が回覧され、それぞれの承認を得るという形式で承認が行われます。

承認を得る必要があるたびに会議を開き、上層部を集めるのは現実的ではありません。効率的に承認を行うことが、稟議書を作成する目的の1つです。

稟議書は、提案が組織の目標や方針に合致しているかを確認し、社内での意思決定をスムーズに行うために欠かせません。その作成により提案内容を明確にでき、一貫性を保つことができます。

稟議書は、主に大きな設備投資や高額な物品の購入を行う場合や、新規の契約を検討するとき、および採用や昇進など人事に関わる重大な決定をする際などに作成されます。

また、社内の親睦会や歓迎会、飲み会といった懇親会を開催する場合も、稟議書が作成するのが一般的です。計画の内容や予算について上長の意見や判断を仰ぎ、承認を得るために作成します。

懇親会の稟議書の書き方

懇親会の稟議書は、開催の目的や背景、開催のメリットなどをわかりやすく書くことがポイントです。

ここでは、稟議書の記載項目や書き方のポイントを解説します。

記載項目

懇親会の稟議書には、次の項目を記載します。

件名
概要
承認を求める内容
開催の日時
開催の目的
金額

最初に、何を申請するのかについて「件名」を端的に記載します。件名は最初に目にする部分であり、どのような内容の稟議書であるかがわかるよう、短く具体的に書くことが大切です。

「概要」では、何についての稟議書なのかがわかるよう、要点を簡単にまとめます。

そのあと、「承認を求める内容」を記載し、承認者が判断すべき項目を明確にしてください。何について承認すればいいのかを明らかにすることで、スムーな判断ができます。

開催の日時・目的も必ず記載しましょう。目的の記載によって、稟議の内容が承認に値するかどうかの判断ができます。

「金額」の項目には、必要となる金額を記入します。1人あたりの金額など、できるだけ具体的に書きましょう。

書き方のポイント

稟議書は、申請の理由やメリットなどを詳細に書くことが大切です。稟議書が承認されずに差し戻されるケースの多くは、「目的がわかりにくい」「メリットが感じられない」といった理由があげられます。懇親会の目的や趣旨、背景を明確にして、開催によりどのようなメリットがあるのかを説明してあれば、承認者の納得を得やすいでしょう。

内容だけでなく、読みやすさも大切です。説明が長く読みにくい文章では、要点が伝わらない可能性があります。

箇条書きにして要点を明確にするなどして、ひと目で趣旨のわかる稟議書にすることが大切です。

また、事前に承認者へ口頭で申請内容を伝えておくと、承認作業がスムーズになります。事前の知識なく提出された稟議書は、趣旨を理解するまでに時間を要することもあるでしょう。事前に懇親会の開催やその目的を伝えておけば、稟議書が回ってきたとき、詳細を再確認するだけで済みます。迅速に回覧され、承認も早く下りる可能性が高いでしょう。

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懇親会の稟議書の例文

懇親会の稟議書について、新入社員歓迎会と忘年会の例文を紹介します。

（新入社員歓迎会）

件名：新入社員歓迎会について

今年度の新入社員を歓迎し、現社員との懇親を図るため、下記のとおり新入社員歓迎会を開催したく、許可をお願いいたします。

実施日：〇年〇月〇日（金）
開催場所：△△レストラン
金額：20万円（1人あたり5,000円）
参加者：添付のリストに記載

歓迎会の開催により、新入社員を歓迎する我が社の姿勢を示すことができます。現社員との交流を深めることで、新入社員が早く職場になじみ、安心して業務に取り組めるようにしたいと考えています。歓迎会では参加者がリラックスできるよう、商品付きのゲームも取り入れる予定です。

以上の理由から、新入生歓迎会の開催を承認していただきたく、ご検討のほどよろしくお願いします。

（忘年会）

件名：忘年会の開催について

今年度の忘年会を下記の通り開催したく、許可をお願いいたします。

実施日：〇年〇月〇日（金）
開催場所：△△ホテルxxの間
金額：30万円（1人あたり6,000円）
参加者：リストを添付

忘年会は、今年度の従業員を労い、重要な取引先との懇親を図る目的で開催します。現在の我が社には、従業員が一堂に会する機会や、取引先と交流する機会がなかなかありません。

1年の最後に忘年会の場を設けることで、従業員同士、および取引先との交流を深めることができ、今後のコミュニケーションをさらに向上させることが期待できます。参加者がリラックスしながら今年度を振り返り、来年もさらに絆を深められるような場にしたいと考える所存です。

以上の理由から、忘年会の開催を承認していただきたく、ご検討のほどよろしくお願いします。

懇親会の稟議書のレビューポイント

懇親会の稟議書をレビュー（承認チェック）する側からみたチェックポイントは、次の3つです。

懇親会を開催する目的が明確である
会場の場所や開催日時、費用など詳細がわかる
参加予定者（対象者）のリストが添付されている

レビューする側の視点を把握することで、稟議書の正しい書き方をより詳しく理解できるでしょう。

それぞれの内容について解説します。

懇親会を開催する目的が明確である

レビューでは、何を目的に懇親会を開催するのか、目的をチェックします。稟議書の内容から、「なぜ懇親会が必要なのか」「その懇親会で目的を達成できるのか」を理解できるかが重要です。

目的が明確でなければ、懇親会を開催する必要性を見出せません。

特に、新入生歓迎会や忘年会など例年開催されている懇親会でない場合、目的が明確であるかが大きなチェックポイントになります。

会場の場所や開催日時、費用など詳細がわかる

会場や日時が決まっているか、必要になる費用が記載されているかのチェックも必要です。まだ会場や日時が決まっていないのに稟議書を出されても、承認はできないでしょう。

特に費用は、おおまかな金額ではなく、1人あたりの金額など、具体的な数字を示してあるかをチェックします。曖昧な金額のまま承認すると、あとから予算オーバーになる可能性もあります。

具体的な金額が記載されていない場合は、差し戻しをすることになるでしょう。

参加予定者（対象者）のリストが添付されている

懇親会は参加人数によって予算が変わるため、具体的な参加予定者のリストが添付されていることも大切です。リストがあれば、1人あたりの金額と合計金額に間違いがないことを確認できます。

ただ人数を記載するよりも、参加者のリストがあることで、懇親会の内容もより明確にイメージできます。承認の判断材料として必要不可欠といえるでしょう。

懇親会の稟議書は目的をチェックしよう

懇親会を開催する稟議書は、開催の目的や背景などが明確であることが大切です。日時や開催場所、金額の明記も欠かせません。稟議書の提出前に、上司に開催の予定や目的を伝えておくと承認がスムーズに承認を得ることができるでしょう。

懇親会の稟議書を作成する際は、テンプレートを使うと便利です。無料でダウンロードできるため、ぜひご活用ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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