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  3. 売掛金管理でエクセルや会計ソフトを使う方法
  • 更新日 : 2021年2月26日

売掛金管理でエクセルや会計ソフトを使う方法

売掛金管理

売掛金管理をする方法はさまざまです。
どのような管理表が求められるのか、また、エクセルや会計ソフトで売掛金管理をするにあたっての注意点などをご説明します。

売掛金管理とは?なぜ重要か

会社のあらゆる活動の中でも、販売活動はマーケティングとともに会社の事業継続を左右する最も重要な活動と言えます。

売上計上をすると、「一定期間をおいてから」入金される売掛金と呼ばれる債権が発生します。受注や売上がいくら多くても、売掛金の回収ができなければ「資金繰り」に影響し、最悪の場合には倒産の可能性が生じます。

販売活動は、売上計上までではなく代金の回収までを視野に入れて考えるべきであり、効率よく売掛金の回収をするための売掛金管理は会社にとって生命線ともいえるべき重要なタスクの一つです。

売掛金管理のポイント

売掛金管理をいくつかのステップに分け、それぞれのポイントを見ていきましょう。

1:請求書発行

売上が計上されたことを確認し、請求書を発行します。請求書発行は決められた締め日に実施しますが、新規得意先などへの説明がいきわたっているかなど営業サイドとのすり合わせは重要です。

請求書は自社の書式で作成するもののほか、得意先によっては専用請求書が指定されているものもあります。また、都度請求するものや請求書の発行ではなく契約により売上計上するものもありますので、個々の得意先についての請求の仕方をまとめておくとよいでしょう。

2:代金回収方法

売掛金の回収方法で多いのは銀行振込です。

自社の振込先が複数ある場合には、どの得意先がどの口座に入金となっているのかを確認しておきます。回収方法が口座振替となっているものは、振替不能となっているものはないかを確認します。

クレジットカードや手形、さらには小切手を利用している場合もありますので、得意先ごとの入金方法も把握しておきましょう。

3:入金確認

入金の確認方法はさまざまです。

預金通帳への入金で確認する方法や銀行からのFAXによる入金確認もありますが、インターネットバンキングによって入金情報を入手する方法が早いと言えます。一日に一度でなく、何度でも入金情報を入手できるのもインターネットバンキングの便利な点です。

4:入金消し込み

得意先と振込人、売掛金と入金額が一致すれば、売掛金の消し込みができます。
振込手数料の負担は当方でするかどうかは予め決めておきますが、新規の得意先については事前の約束どおりになっているかを確認します。

請求金額と入金金額に差額が生じた場合については、個別に対応します。

問題が発生した場合には、まず社内で情報を共有し、得意先への確認は入金担当が行うのか営業サイドで行うのか等は決めておきます。

売掛金管理の方法

エクセルを使う

エクセルなどの表計算ソフトを用いて売掛金表を作成し、すべての得意先の売掛金データの管理を行う方法が考えられます。

個々の売掛金の入力は手作業でするか、または会計ソフトの得意先元帳(または総勘定元帳売掛金勘定)からデータをエクスポートしたものを利用します。

売掛金管理表に最低必要な項目としては、請求年月日、得意先名(部署名)、売上額、入金方法、入金予定日などです。

得意先の数が多い場合には、社内共通のコードを付し、コードを入れると得意先名などが表示できるエクセル関数などを利用するとよいでしょう。

エクセル 売掛金管理

エクセルなどで会社独自の売掛金の管理台帳を作成すると、その会社に最も合った売上や回収の状況が把握できます

エクセルにはオートフィルタ機能やピボットテーブル等便利機能がたくさん揃っていますので、必要に応じ、また入金担当者の熟練度に応じて管理表の機能をカスタマイズできる利便性があります。

できれば1枚の表まとめられるようにし、新たな情報を入力するかシステムから取り込んで、常に最新の管理表にしておきます。自部署だけでなく、営業サイドや上層部への説明にも使いやすいです。

会計ソフトを使う

会計ソフトには各種の管理表が準備されています。

売掛金管理において、多くの会計ソフトで利用できるのが得意先元帳です。得意先元帳はそれぞれの得意先ごとの入出金の状況がわかりますが、一覧性はありません
最近のクラウド型の会計ソフトには、売掛金と入金のマッチングまでする機能を備えたものもあります。しかしながら、会計ソフトは売掛金管理をメインに作成されたシステムではないため、便利機能を最大限活かしつつ、エクセルなどを補完的に利用する方法が便利なのかもしれません。

会計ソフトの更改などにあたっては、会計ソフト側に売掛金管理機能を求めるのか、販売管理システムなどに売掛金管理を求めるかを検討する必要があります。

売掛金管理には「V-ONEクラウド」が便利

売掛金管理のうち、特に入金消し込みについては煩雑な手間が発生し、経理担当者の熟練度、正確性、処理能力などが問われる作業とも言えるでしょう。

そこで、売掛金管理に特化したソフトウェアやクラウドサービスを利用するのも効率化の手段です。ここでは、株式会社アール・アンド・エー・シーが提供する『V-ONEクラウド』を紹介しましょう。

V-ONEクラウドとは、販売管理の中で最も時間や手間のかかる入金消し込み・債権管理業務に特化したクラウドサービスです。販売管理システムと会計ソフトの間に入り、売掛金管理のハンドリングを引き受けてくれる ため、既存のシステムを変更する必要はありません

主な機能としては、「入金データからの自動消し込み」「滞留債権の管理」「売掛金残高の管理」「消込仕訳の出力機能」の4つが挙げられます。

V-ONEクラウドは機械学習によって個々の得意先の入金のパターンを覚え、属人的になりがちな入金業務について、請求情報と入金情報の突き合わせを自動で行います。また、売掛金残高年齢表や面倒な督促状はワンボタンで出力できます。

さらにメールやチャットによる遅延通知機能がありますので、入金担当者だけでなく、営業担当にも同時に知らせることが可能です。

V-ONEクラウド|ホームページ

売掛金管理は資金繰りのための絶対条件

冒頭でも触れましたように、売掛金管理は「資金繰り」に多大な影響をもつ作業です。経理担当だけでなく、社内でどのような売掛金管理が最も当社にあっているかを検討し、社内の連携プレーによる管理体制を敷くことをおすすめします。

回収遅延や未回収の増加が資金繰りに及ぼす影響を社内で共有し、盤石な管理体制にしていきましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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