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  • 更新日 : 2021年12月16日

【2022最新版】電子帳簿保存法とは?対象書類や適用要件、過去の改正も解説

【2022最新版】電子帳簿保存法とは?対象書類や適用要件、改正の歴史を解説

業務や経理に必要な帳簿や書類などの保存を、電子データで行うこと認めているのが「電子帳簿保存法」です。
電子帳簿保存法は、利便性の向上や社会情勢の変化に対応するために、何度も法改正が行われてきました。前回は2020年に法改正がありましたが、2022年にも改正されます。

そこで、ここでは対象書類や適用要件など、最新の法改正に対応した電子帳簿保存法について解説します。

令和4年度税制改正大綱より※
令和4年1月1日より電子取引の情報の電子保存の義務化が開始されます。2023年12月31日までの間に電子保存に対応できない事情があると税務署長が認め、かつ出力書面での提出等に応じることができる場合は出力書面での保存も認められます。

電子帳簿保存法とは?

はじめに、電子帳簿保存法とはどのような法なのか、言葉の定義に触れながら解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理に係かかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。電子帳簿保存法は大きく分けて国税関係帳簿書類(税法上、保存が義務付けられている書類)に関するものと、電子取引に関するものの2つに分かれます。

国税関係帳簿書類に関するもの」とは、具体的には、決算書類(貸借対照表損益計算書)、注文書、契約書、領収書、仕訳帳現金出納帳売掛金元帳などの国税関係書類を、一定の要件を満たす会計ソフトなどにより作成し、電子データにて保存することができるというものです。

一定の要件を満たす会計ソフトなど」とは、記録した内容を訂正・削除した場合に、そのことを確認できたり、日付・金額の範囲指定により検索できたりするようなシステムを指しています。したがって、電子帳簿保存法を適用したい場合、要件を満たすシステムを導入しなければなりません。

また、取引先から受け取った紙の請求書などは、一定の要件のもとでスキャナによる電子データ保存が認められます。ただし、スキャナ保存する場合にはタイムスタンプの付与が必要になります。スキャナ保存は、スマートフォンやデジカメを活用することもできます。

電子取引に関するもの」とは、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合に、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと定めたものです。
電子取引の情報を電子保存することにも、一定のルールが定められています。

電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。さらに電子帳簿保存のみできるものと、スキャナ保存できるものに分かれます。これらをまとめたのが以下の表です。

【電子帳簿保存の対象】

種別内容
帳簿開始から一貫してコンピューターを使用して作成する帳簿

例:仕訳帳 総勘定元帳
補助簿(経費帳、売上帳など)を含めるかどうかは任意選択
決算関係書貸借対照表 損益計算書 棚卸表 など
計算、整理または決算に関して作成されたその他の書類

【スキャナ保存の対象】

書類内容
重要書類資金や物の流れに直結・連動する書類

例:契約書 納品書 請求書 領収書 など
一般書類資金や物の流れに直結・連動しない書類

例:見積書 注文書 検収書 など

電子帳簿保存の適用要件

電子帳簿保存を行うためには、税務署長などの事前承認が必要になります。電子データの保存については、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」を提出する必要があります。※2021(令和3)年12月31日以前

承認申請書には、帳簿の種類、備え付けを開始する日、保存場所、帳簿の作成・保存に使用するシステムやソフトウェアの概要などを記載します。原則として、承認を受けようとする帳簿の備え付けを開始する日の3カ月前までに、所轄税務署長に提出する必要があります。

また、紙で受け取った請求書などを電子データとして保存したい場合は、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出する必要があるのでご注意ください。※2021(令和3)年12月31日以前

なお、過去分重要書類のスキャナ保存については、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書(過去分重要書類)」で申請します。

スキャナ保存の要件は以下の通りです。

要件重要書類一般書類過去分重要書類
入力期間の制限
(書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力)
一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り
カラー画像による読み取り
(赤・緑・青それぞれ256階調<約1677万色>以上)
※1
タイムスタンプの付与※2※3※3
解像度および階調情報の保存
大きさ情報の保存※4
バージョン管理
(訂正または削除の事実および内容の確認)
入力者等情報の確認
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
見読可能装置
(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備え付け
※1
整然・明瞭出力
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け
検索機能の保存
その他※5、※6

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2 入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力し
たことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3 当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与
に代えることができる。
※4 受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
※5 過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の
手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限られます。)の備付けが必要。
※6 過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

【引用】電子帳簿保存法一問一答 問10| 国税庁

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するメリットは、社内のペーパーレス化や電子化が促進されることです。紙原本の保管がなくなることで管理業務や保管スペースが不要になり、また紙原本のやりとりで発生した郵送作業が削減されます。これらによりバックオフィス業務がより一層効率化されることが期待されています。

特にペーパーレス化や電子化においては、コロナ禍において多くの企業が対応不足を痛感したのではないでしょうか。それらの対応を進めている企業にとっては、電子帳簿保存法改正は追い風となるでしょう。

電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存およびスキャナ保存の注意点を解説していきます。

スキャン保存について

スキャン保存については以下の3つに気をつけましょう。

  1. グレースケール(白黒)スキャンが認められるのは一般書類のみ
  2. 書類が大きく、一度にスキャンできない場合は複数回のスキャンが可能
  3. スキャンした書類はすぐに破棄せず一定期間保持しておいたほうがいい

1について、グレースケール(白黒)でスキャンすることが可能なのは一般書類のみです。特に重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)はカラーでスキャン、または撮影しなければいけません。

2について、契約書や請求書などが複数ページに渡る書類をスキャンする場合は、複数回に分けてスキャンすることが認められています。また、一度にスキャンできないからといって、書類の原本の大きさを変更した「コピー」をスキャンすることはできません。
あくまでも、書類の原本を複数回に分けてスキャンしましょう。

3について、スキャン後すぐに書類を破棄すると以下のケースで困る場合があります。

【書面(紙)を保存する必要がある場合】

  • 入力期間が過ぎた場合
  • 読み取った書類がプリンターの最大出力よりも大きい場合
  • 定期的な検査で不備があった場合 ※2021(令和3)年12月31日以前

上記のケースで困らないために、定期的な検査までの期間は原本(紙)の破棄をしないよう気を付けましょう。

承認申請の時期について

電子帳簿保存およびスキャナ保存の申請は、その申請を行った直前の電子帳簿保存法の要件が適用されます。そのため、電子帳簿保存およびスキャナ保存の申請を2022年(令和4年)1月1日以前に行っている場合は、本記事で解説した要件での運用をすることができず、過去の要件に従った運用を行うことになります。

電子帳簿保存法の改正は要件が緩和される方向の内容ですので、過去の要件を満たしている場合は改正後も問題ありません。

会計ソフトやクラウドサービスについて

電子帳簿保存法の適用を受けようとする場合に、市販の会計ソフトやクラウドサービスを使用することができます。

このような場合は、会計ソフトやクラウドサービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による認証を受けたものであるかを確認しましょう。

マネーフォワード クラウドは電子帳簿保存法に完全対応

マネーフォワード クラウドは電子帳簿保存法に完全対応。『マネーフォワード クラウド会計』にアップロードした証憑データは、改正電子帳簿保存法の保存要件に対応した『マネーフォワード クラウドBox』に自動保存されます。

また、メールで受け取ったPDFの請求書や領収書を『マネーフォワード クラウド会計』に取り込むだけで保存完了。データ連携した銀行明細やクレジットカード明細は自動でデータが保存されます。

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2022年度改正の電子帳簿保存法の主な変更点

2022年度の電子帳簿保存法の改正では、主に次の点が変更されました。

事前承認手続きの廃止

これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に税務署長から承認を得る必要がありましたが、令和4年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、事前承認が廃止されました。

タイムスタンプの要件が緩和

スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプについて、付与期間が最長約2カ月に統一されました。また、スキャナで読み取る前の受領者の自署も不要となりました。

検索要件の緩和

電子データの保存については、検索機能を付けておくことが必要でした。これまでの検索機能では、多くの項目が検索できなくてはなりませんでしたが、改正後は「日付、金額、取引先」に限定されました。

また、国税庁などに電子データのダウンロードを要求された際、随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件も不要となっています。

適正事務処理要件の廃止

改正前までは、内部統制(不正防止のため)の目的で、電子帳簿保存に関する社内規定の整備や2名以上での対応(チェック機能の強化)などの適正事務処理要件がありましたが、2022年度より廃止されました。そのため、より電子帳簿保存を会社に導入しやすくなっています。

電子取引における書面による保存の廃止

改正前は、所得税や法人税などに関する電子取引に対するデータの保存は、データを出力して紙ベースで保存することも認められていました。改正後は、データを出力して紙ベースで保存することが認められなくなりました。

電子帳簿保存法のこれまでの主な法改正

電子帳簿保存法は、過去にも法改正が行われてきました。ここでは、2019年と2020年の主な改正点について見てみましょう。

2019年度の改正点

【法令の改正】

■新たに業務を開始した個人事業主の承認申請の提出期限の特例
新規設立の法人は設立日より3カ月以内であれば電子帳簿保存およびスキャナ保存の手続きを行うことが可能でしたが、個人事業に対しては同様の特例がなかったため、追加されました。

新たに業務を開始した個人事業主は、その業務を開始した日から2カ月を経過する日まで、電子帳簿保存およびスキャナ保存の手続きを行うことができます。

■過去の重要書類(過去分重要書類)のスキャナ保存が可能になる
承認を受ける前に作成または受領(じゅりょう)等をした重要書類について、適用届出書を提出した場合には、スキャナでの保存が可能となります(一定の要件の適用が必要)。

【運用上の見直し】

■承認申請手続きの記載事項や添付書類の一部省略が可能になる
市販のソフトウェアを対象に、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による要件適合性の確認(「認証」)を受けたものを利用する場合については、承認申請書の記載事項や必要書類の添付を一部省略することが可能です。

■事前相談体制の整備
受託開発されるシステムや自社開発のシステム等を対象に、要件適合性に関する事前相談体制が整備されました。

【入力期間について】

■重要書類の入力期間を「受領後1週間以内」から「おおむね7営業日以内」に改定
重要書類の入力方式である業務処理サイクル方式において、入力期間を「最長1カ月プラス1週間以内」から「最長2カ月プラスおおむね7営業日以内」に改定

受領者が読み取る場合のタイムスタンプ期間が「受領後3日以内」から「おおむね3営業日以内」に改定

【その他】

■スキャナ保存制度の定期的な検査の緩和
スキャナ保存制度の定期的な検査は「全ての事業所等を対象として1年に1回以上行う」ことが要件でしたが、「おおむね5年のうちに全ての事業所等の検査を行う」ことも要件として認められました。

■スキャナ保存制度の検索機能の要件緩和
これまでの「書類の種類別」に検索できることに加え、「勘定科目別に検索が可能」な場合も要件として認められました。

2020年度改正の電子帳簿保存法の変更・緩和点

2020年度の改正では、電子的に受け取った請求書などをデータのまま保存する場合(電子取引に関するもの)の保存要件が緩和されました。

【2020年度改正前】

電子帳簿保存法では以下a,bの保存方法が認められていましたが、多くの企業にとってこの要件に対応することは容易ではありませんでした。

a. 発行者のタイムスタンプが付された電磁的記録を受領した場合、受領者側が、データの受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与
b. 改ざん防止等のための事務処理規程を作成し運用

電子取引を行った場合の電子的記録の保存要件

【2020年度改正後】

2020年度の改正では新たにc,dの保存方法も認められるようになり、電子取引を行った場合の電子的記録の保存要件が緩和されました。政府は、これにより電子帳簿保存法を普及させ、企業の業務効率化・ペーパーレス化を進めたいという思いがあるようです。

c. データを受け取った側が、データを自由に変更などができないシステム等を利用
d. 発行者側でタイムスタンプを付与

新しく認められる保存要件

【改正のポイントは「タイムスタンプの付与」】

2020年度の改正では、必ずしも受領者側が「受け取った際にタイムスタンプを付与」する必要がなくなりました。タイムスタンプとは、その時間にそのデータが存在していたことを明らかにし、またその時刻より後に不正な改ざんなどが行われていないことを証明するためのものです。

cの方法では、受領者側がクラウドサービスなどを利用することでタイムスタンプを付与する必要がありません。また、タイムスタンプを付与した電子請求書などが発行者側から送られてきた場合も、受領者側はそのまま電子保存ができます。

電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化をすすめよう!

新型コロナウイルスの影響拡大により、テレワークが進む中、企業の業務もペーパーレス化が進んでいます。電子帳簿保存法も、事業者が利用しやすいように、常に法改正を行っています。

この機会に、電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化をすすめることを検討しましょう。

よくある質問

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理に係かかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。詳しくはこちらをご覧ください。

電子帳簿保存法に対応するメリットは?

社内のペーパーレス化や電子化が促進され、バックオフィス業務がより一層効率化されることが期待されます。詳しくはこちらをご覧ください。

電子帳簿保存法の注意点は?

グレースケールスキャンが認められるのは一般書類のみであること、書類が大きい場合はコピーではなく原本を複数回スキャンする必要があることなどです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド会計

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