• 更新日 : 2022年11月29日

電子帳簿保存法とは? 2022年の法改正点まで解説

【2022最新版】電子帳簿保存法とは?対象書類や適用要件、改正の歴史を解説

電子帳簿保存法は国税帳簿書類を対象としており、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分(※それぞれの区分については後述の電子帳簿保存法の概要部分で説明)があります。電子帳簿保存法の対象書類や対象企業、適用要件、電子帳簿保存法に対応した業務フロー、導入することによるメリットや注意点などを全体的に解説していきます。さらに2022年の改正点を図解を交えながら解説します。

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電子帳簿保存法とは?図解で解説

そもそも電子帳簿保存法とはどのような法なのか、言葉の定義に触れながら解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。電子帳簿保存法は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つに区分されます。
電子帳簿等保存は、コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものです。国税関係帳簿書類には、決算書類(貸借対照表損益計算書)、注文書、契約書、領収書、仕訳帳現金出納帳売掛金元帳などがあります。これらを会計ソフトなどにより作成し、一定の要件を満たしたときに、電子データ保存できます。
スキャナ保存は、取引先から受け取った紙の請求書などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるものです。スキャナ保存する場合はタイムスタンプの付与が必要です。スキャナでなく、スマートフォンやデジカメを活用することもできます。
電子取引は、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたものです。一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。

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電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。さらに電子帳簿保存のみできるものと、スキャナ保存できるものに分かれます。これらをまとめたのが以下の表です。

【電子帳簿保存の対象】

種別
内容
帳簿
開始から一貫してコンピューターを使用して作成する帳簿

例:仕訳帳 総勘定元帳
補助簿(経費帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など)を含めるかどうかは任意選択
決算関係書
貸借対照表 損益計算書 棚卸表 など
計算、整理または決算に関して作成されたその他の書類

【スキャナ保存の対象】

書類
内容
重要書類
資金や物の流れに直結・連動する書類

例:契約書 納品書 請求書 領収書 預金通帳 小切手 約束手形借用証書 預り証 送り状 振替依頼票など
一般書類
資金や物の流れに直結・連動しない書類

例:見積書 注文書 検収書 貨物受領証 口座振替依頼書など

電子帳簿保存の適用要件

承認申請書には、帳簿の種類、備え付けを開始する日、保存場所、帳簿の作成・保存に使用するシステムやソフトウェアの概要などを記載します。原則として、承認を受けようとする帳簿の備え付けを開始する日の3カ月前までに、所轄税務署長に提出する必要があります。

なお、過去分重要書類のスキャナ保存については、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書(過去分重要書類)」で申請します。
スキャナ保存の要件は以下の通りです。

要件
重要書類
一般書類
過去分重要書類
入力期間の制限
(書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力)
一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り
カラー画像による読み取り
(赤・緑・青それぞれ256階調<約1677万色>以上)
※1
タイムスタンプの付与
※2
※3
※3
解像度および階調情報の保存
大きさ情報の保存
※4
バージョン管理
(訂正または削除の事実および内容の確認)
入力者等情報の確認
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
見読可能装置
(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備え付け
※1
整然・明瞭出力
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け
検索機能の確保
その他
※5、※6

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2 入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3 当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
※4 受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
※5 過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限られます)の備え付けが必要。
※6 過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

引用:電子帳簿保存法一問一答 問10| 国税庁

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法の対象は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者です。法人税を納める義務がある普通法人と公益法人等、所得税の納税義務がある人のうち事業を営んでいるような個人事業主が対象になります。法人や個人事業の規模は問われません。

なお、電子帳簿保存法で電子保存が義務付けられた電子取引についても、同様に法人税を納める義務がある法人や所得税を納める個人事業主が対象です。いずれも要件に沿った電子保存に対応していく必要がありますので注意しましょう。

電子帳簿保存法の業務フロー

電子帳簿保存法の業務フローを、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3区分別に簡単に説明します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、コンピューターを利用して電子的に作成した帳簿や書類の電子保存等のことをいいます。電子保存等とは、ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどにデータを保存することです。図のように、優良帳簿で電子保存する場合のみ、検索要件を満たすシステムを準備する必要があります。

スキャナ保存

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で作成した書類や紙で受領した書類をスキャンして電子保存することです。スキャナ保存では解像度や色の階調などの要件が細かく定められているため、まず要件を満たせる機器でスキャンする必要があります(要件を満たせばスマートフォンなどを利用した保存も可能です)。

スキャンしたデータは、一定の期間内に入力やタイムスタンプの付与が必要です。

タイムスタンプを付与したら、読取情報の保存やバージョン管理、検索機能の確保など、そのほかの要件を満たしたうえで電子保存を行います。

なお、スキャナ保存は、重要書類と一般書類に分類され、重要書類はより厳しい要件が定められています。ほかの電子保存と比較して要件が多いため、全ての要件を取りこぼさないように業務フローを細かく設定していく必要があります。

電子取引

電子取引

電子取引は、電子的に授受したデータを電子保存するための区分です。電子取引では、規定された改ざん防止措置のいずれかを実施する必要があります。上の図のように業務フローにしっかり組み込んで保存を行うようにしましょう。

なお、改ざん防止措置として、タイムスタンプの付与やタイムスタンプが付与されたデータの受け取り、訂正削除の記録が残るシステムや訂正削除ができないシステムの利用、訂正削除防止のための事務処理規程の備え付け、このいずれかを実施することが求められます。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するメリットは、社内のペーパーレス化や電子化の促進、内部統制の強化ができることです。紙原本の保管がなくなることで管理業務や物理的な保管スペースが不要になり、紙原本のやりとりで発生した郵送作業が削減されます。これらによりバックオフィス業務がより一層効率化されることが期待されるでしょう。
ペーパーレス化や電子化は、コロナ禍において多くの企業が対応不足を痛感した部分かと思います。今後の電子化に向けた対応を進めている企業にとっては、電子帳簿保存法改正は追い風となるでしょう。
また、電子帳簿保存法への対応は内部統制にも役立ちます。内部統制とは、社内の不祥事を防止して業務を適正に行うための社内体制のことです。例えば、スキャナ保存ではタイムスタンプの付与や一定期間内の入力が必要なたび、改ざんを防止するための要件が電子帳簿保存法では定められています。単に電子保存をするのではなく、電子帳簿保存法に対応させることで内部統制上のリスクを回避できるため、内部統制の強化が期待できます。

電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存およびスキャナ保存の注意点を解説していきます。

スキャナ保存について

スキャナ保存については以下の3つに気をつけましょう。

  1. グレースケール(白黒)スキャンが認められるのは一般書類のみ
  2. 書類が大きく、一度にスキャンできない場合は複数回のスキャンが可能
  3. スキャンした書類はすぐに破棄せず一定期間保持しておいたほうがいい

1について、グレースケール(白黒)でスキャンすることが可能なのは一般書類のみです。特に重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)はカラーでスキャン、または撮影しなければいけません。

2について、契約書や請求書などが複数ページにわたる書類をスキャンする場合は、複数回に分けてスキャンすることが認められています。また、一度にスキャンできないからといって、書類の原本の大きさを変更した「コピー」をスキャンすることはできません。
複数ページある書類の原本は複数回に分けてスキャンしましょう。

3について、スキャン後すぐに書類を破棄すると以下のケースで困る場合があります。

【書面(紙)を保存する必要がある場合】

  • 入力期間が過ぎた場合
  • 読み取った書類がプリンターの最大出力よりも大きい場合
  • 定期的な検査で不備があった場合 ※2021(令和3)年12月31日以前

上記のケースで困らないために、定期的な検査までの期間は原本(紙)の破棄をしないよう気をつけましょう。

承認申請の時期について

電子帳簿保存法は、事前の承認申請が撤廃されました。そのため、これから電子帳簿保存法に対応していく分には問題ありませんが、過去に電子帳簿保存法の承認を受けている場合は少々問題が出てきます。
電子帳簿保存およびスキャナ保存は、現行の制度ではなく、その申請を行った直前の電子帳簿保存法の要件が適用されるためです。そのため、電子帳簿保存およびスキャナ保存の申請を2022年(令和4年)1月1日以前に行っている場合は、本記事で解説した要件での運用をすることができず、過去の要件に従った運用を行うことになります。
電子帳簿保存法の改正は要件が緩和される方向の内容ですので、過去の要件を満たしている場合は改正後も問題ありません。

会計ソフトやクラウドサービスについて

電子帳簿保存法の適用を受けようとする場合に、市販の会計ソフトやクラウドサービスを使用することができます。
このような場合で、優良帳簿に対応したい際には、会計ソフトやクラウドサービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による認証を受けたものであるかを確認しましょう。

社内の経理規程の整備

電子帳簿保存法において、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引、のそれぞれの要件が大幅に緩和されましたが、その分、不正のリスクも高まりました。電子帳簿保存法の改正では、このような不正を排除するため、スキャナ保存で不正があったときの重加算税の加重措置、電子取引情報の仮装や隠ぺいがあったときの重加算税の加重措置も同時に設けられました。

加重措置の対象にならないように、電子帳簿保存法を適用して電子保存を適切に運用するには、要件にはないものの、一定の社内規程を設ける必要があるでしょう。

例えば、電子帳簿等保存を適切に行うための社内経理規程、スキャナ保存を適切に行うための電子化保存規程、電子取引データの改ざん防止のための事務処理規程などです。社内規程を設けることで、電子保存に関わる社員に電子保存のあり方や適切に保存するための社内ルールを示すことができます。

2022年1月改正の電子帳簿保存法の主な変更点

2022年1月の電子帳簿保存法の改正では、主に次の点が変更されました。

事前承認手続きの廃止

事前承認手続きの廃止

これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に税務署長から承認を得る必要がありましたが、令和4年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、事前承認が廃止されました。電子取引については手続きは必要ないものの、適用が義務となりました。

タイムスタンプの要件が緩和

タイムスタンプの要件が緩和

スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプについて、付与期間が最長約2カ月に統一されました。また、スキャナで読み取る前の受領者の自署も不要となりました。電子取引についても、スキャナ保存と同じようにタイムスタンプを付与する場合の期間が最長約2カ月に緩和されています。

検索要件の緩和

検索要件の緩和

スキャンしたデータや電子データの保存については、検索機能を付けておくことが必要でした。これまでの検索機能では、多くの項目が検索できなくてはなりませんでしたが、改正後は「取引年月日、金額、取引先」に限定されました。
ただし、国税庁などに電子データのダウンロードを要求された際、随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件も不要となっています。
電子帳簿等保存に関しても検索要件が設けられていましたが、優良な電子帳簿とその他の帳簿に分けられたことで、優良では引き続き検索要件を満たす必要があるものの、その他の帳簿では検索要件を全て満たす必要がなくなりました。

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件の廃止

改正前までは、内部統制(不正防止のため)の目的で、電子帳簿保存に関する社内規程の整備や2名以上での対応(チェック機能の強化)などの適正事務処理要件がありましたが、2022年度より廃止されました。そのため、より電子帳簿保存を会社に導入しやすくなっています。

電子取引における書面による保存の廃止

電子取引における書面による保存の廃止

改正前は、所得税や法人税などに関する電子取引に対するデータの保存は、データを出力して紙ベースで保存することも認められていました。改正後は、データを出力して紙ベースで保存することが認められなくなりました。

電子保存義務化の2年宥恕処置(猶予期間)

電子保存義務化の2年宥恕処置(猶予期間)

やむを得ない事情で電磁的記録の保存要件を満たせない企業の場合は、対応までに2年間の猶予期間が設けられました。この期間は従来通りの方法での処理が認められます。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

電子帳簿保存法のこれまでの主な法改正

電子帳簿保存法は、過去にも法改正が行われてきました。ここでは、2019年と2020年の主な改正点について見てみましょう。

2019年度の改正点

【法令の改正】

■新たに業務を開始した個人事業主の承認申請の提出期限の特例
新規設立の法人は設立日より3カ月以内であれば電子帳簿保存およびスキャナ保存の手続きを行うことが可能でしたが、個人事業に対しては同様の特例がなかったため、追加されました。

新たに業務を開始した個人事業主は、その業務を開始した日から2カ月を経過する日まで、電子帳簿保存およびスキャナ保存の手続きを行うことができます。

■過去の重要書類(過去分重要書類)のスキャナ保存が可能になる
承認を受ける前に作成または受領等をした重要書類について、適用届出書を提出した場合には、スキャナでの保存が可能となります(一定の要件の適用が必要)。

【運用上の見直し】

■承認申請手続きの記載事項や添付書類の一部省略が可能になる
市販のソフトウェアを対象に、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による要件適合性の確認(「認証」)を受けたものを利用する場合については、承認申請書の記載事項や必要書類の添付を一部省略することが可能です。

■事前相談体制の整備
受託開発されるシステムや自社開発のシステム等を対象に、要件適合性に関する事前相談体制が整備されました。

【入力期間について】

■重要書類の入力期間を「受領後1週間以内」から「おおむね7営業日以内」に改定
重要書類の入力方式である業務処理サイクル方式において、入力期間を「最長1カ月プラス1週間以内」から「最長2カ月プラスおおむね7営業日以内」に改定

受領者が読み取る場合のタイムスタンプ期間が「受領後3日以内」から「おおむね3営業日以内」に改定

【その他】

■スキャナ保存制度の定期的な検査の緩和
スキャナ保存制度の定期的な検査は「全ての事業所等を対象として1年に1回以上行う」ことが要件でしたが、「おおむね5年のうちに全ての事業所等の検査を行う」ことも要件として認められました。

■スキャナ保存制度の検索機能の要件緩和
これまでの「書類の種類別」に検索できることに加え、「勘定科目別に検索が可能」な場合も要件として認められました。

2020年度改正の電子帳簿保存法の変更・緩和点

2020年度の改正では、電子的に受け取った請求書などをデータのまま保存する場合(電子取引に関するもの)の保存要件が緩和されました。

【2020年度改正前】

電子帳簿保存法では以下a,bの保存方法が認められていましたが、多くの企業にとってこの要件に対応することは容易ではありませんでした。

a. 発行者のタイムスタンプが付された電磁的記録を受領した場合、受領者側が、データの受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与
b. 改ざん防止等のための事務処理規程を作成し運用

電子取引を行った場合の電子的記録の保存要件

【2020年度改正後】

2020年度の改正では新たにc,dの保存方法も認められるようになり、電子取引を行った場合の電子的記録の保存要件が緩和されました。政府は、これにより電子帳簿保存法を普及させ、企業の業務効率化・ペーパーレス化を進めたいという思いがあるようです。

c. データを受け取った側が、データを自由に変更などができないシステム等を利用
d. 発行者側でタイムスタンプを付与

新しく認められる保存要件

【改正のポイントは「タイムスタンプの付与」】

2020年度の改正では、必ずしも受領者側が「受け取った際にタイムスタンプを付与」する必要がなくなりました。タイムスタンプとは、その時間にそのデータが存在していたことを明らかにし、またその時刻より後に不正な改ざんなどが行われていないことを証明するためのものです。

cの方法では、受領者側がクラウドサービスなどを利用することでタイムスタンプを付与する必要がありません。また、タイムスタンプを付与した電子請求書などが発行者側から送られてきた場合も、受領者側はそのまま電子保存ができます。

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よくある質問

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理に係かかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。詳しくはこちらをご覧ください。

2022年の電子帳簿保存法 改正ポイントは?

事前承認手続きの廃止、タイムスタンプの要件が緩和、検索要件の緩和、適正事務処理要件の廃止、電子取引における書面による保存の廃止などになります。詳しくはこちらをご覧ください。

電子帳簿保存法の注意点は?

グレースケールスキャンが認められるのは一般書類のみであること、書類が大きい場合はコピーではなく原本を複数回スキャンする必要があることなどです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:岡 和恵 (税理士 / CFP)

大学卒業後、2年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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