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• 更新日 : 2023年7月11日

【2023年改正最新版】電子帳簿保存法とは？対象書類や適用要件などを解説

電子帳簿保存法は国税帳簿書類を対象としており、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分（※それぞれの区分については後述の電子帳簿保存法の概要部分で説明）があります。

電子帳簿保存法の対象書類や対象企業、適用要件、電子帳簿保存法に対応した業務フロー、導入することによるメリットや注意点などを全体的に解説していきます。さらに2023年の改正点を図解を交えながら解説します。

なお、2023年税制改正による改正事項については、2024年1月1日以降に適用されますのでご留意ください。

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電子帳簿保存法とは？図解で解説

そもそも電子帳簿保存法とはどのような法なのか、用語の定義に触れながら解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの保存処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。電子帳簿保存法は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つに区分されます。

電子帳簿等保存は、コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものです。国税関係帳簿書類は、次の図のように分けられます。

これらのうち、会計ソフトなどにより作成した「国税関係帳簿」「決算関係書類」、自己が作成したデータ（上の図で赤く色づけしたもの）については、一定の要件を満たしたときに、電子データ保存できます。これが電子帳簿等保存の区分です。

また、スキャナ保存とは、自己が作成した紙の書類の控や取引先から受け取った紙の請求書などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるものです（上の図で青く色づけしたもの）。スキャナではなく、スマートフォンやデジカメを活用することもできます。

電子取引は、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたものです。一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。

電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。前述のとおり、電子帳簿等保存の対象となる書類、そしてスキャナ保存の対象となる書類は「データが紙か」で変わります。

ここでは2023年の改正点を中心として電子帳簿等保存とスキャナ保存について対象となる書類を見ていきましょう。

【電子帳簿保存の対象】

電子帳簿等保存の適用については、希望者のみの対応となります。

予め届出書を提出し、一定の範囲の帳簿が「電子帳簿」の要件を満たすと、過少申告加算税が5%軽減される措置があります。これは「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」と呼ばれ、2023年の改正においては、下記のとおり帳簿の範囲が見直されました。

＜優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の対象となる帳票＞

• 仕入帳
• 総勘定元帳
• その他必要な帳簿
  具体例：売上帳、仕入帳、経費帳、賃金台帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳など

参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁
「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」

【スキャナ保存の対象】

スキャナ保存の適用についても、希望者のみの対応となります。
前述のとおり決算関係書類を除く国税関係書類のうち、紙で取引先から受領した書類は、スキャナやスマホで読み取った電子データで保存することができます。

参考：電子帳簿保存法一問一答（スキャナ保存）｜国税庁（問2ご参照）

電子帳簿等保存・スキャナ保存の適用要件

電子帳簿等保存、そしてスキャナ保存については事業者の任意となりますが、それぞれ適用要件があります。それぞれについて、従来までの要件と2023年改正による要件についてまとめました。

従来までの適用要件

電子帳簿等保存およびスキャナ保存の主な適用要件は、次のようにまとめられます。
いずれも、電子帳簿等保存制度における申請制度はなくなりましたので、電子帳簿等保存の適用についての提出書類はありません。

電子帳簿等保存については、信頼性の高い帳簿である優良な電子帳簿とそれ以外では要件が異なります。下記、国税庁の一問一答を参照して確かめておきましょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和4年1月1日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」
「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」

2023年改正で変更された適用要件

電子帳簿等保存については、大きな適用要件の見直しは特にありません。
「電子帳簿等保存の対象」で述べたように軽減措置の対象範囲が見直されています。
なお、この軽減措置を受けるためには、適用を受けようとする法定申告期限までに「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書」を提出しなければなりません。

参考：［手続名］国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出｜国税庁
「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書」

スキャナ保存について、2023年改正では適用要件が変更されています。

参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁
「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」

なお、スキャナ保存についても適用にあたって提出書類はありませんが、「過去分重要書類」のスキャナ保存については届出が必要です。国税庁のパンフレット等でご確認ください。

参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁
「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法の対象は、所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存義務者です。法人税を納める義務がある普通法人と公益法人等、所得税の納税義務がある人のうち事業を営んでいるような個人事業主が対象になります。法人や個人事業の規模は問われません。

なお、電子帳簿保存法で電子保存が義務付けられた電子取引についても、同様に法人税を納める義務がある法人や所得税を納める個人事業主が対象です。いずれも要件に沿った電子保存に対応していく必要がありますので注意しましょう。

電子帳簿保存法の業務フロー

電子帳簿保存法の業務フローを、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3区分別に簡単に説明します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、コンピューターを利用して電子的に作成した帳簿や書類の電子保存等のことを言います。電子保存等とは、ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどにデータを保存することです。図のように、優良帳簿で電子保存する場合のみ、検索要件を満たすシステムを準備する必要があります。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で作成した書類や紙で受領した書類をスキャンして電子保存することです。スキャナ保存では解像度や色の階調などの要件が細かく定められているため、まず要件を満たせる機器でスキャンする必要があります（要件を満たせばスマートフォンなどを利用した保存も可能です）。

スキャンしたデータは、一定の期間内に入力やタイムスタンプの付与が必要ですが、編集履歴の残るシステムを利用している場合には原則としてタイムスタンプは不要です。

タイムスタンプを付与したら、読取情報の保存やバージョン管理、検索機能の確保など、そのほかの要件を満たしたうえで電子保存を行います。

なお、スキャナ保存は、重要書類と一般書類に分類され、重要書類は帳簿との関連性が求められます。ほかの電子保存と比較して要件が多いため、すべ全ての要件を取りこぼさないように業務フローを細かく設定していく必要があります。

電子取引

電子取引は、電子的に授受したデータを電子保存するための区分です。電子取引では、規定された改ざん防止措置のいずれかを実施する必要があります。上の図のように業務フローにしっかり組み込んで保存を行うようにしましょう。

なお、改ざん防止措置として、タイムスタンプの付与やタイムスタンプが付与されたデータの受け取り、訂正削除の記録が残るシステムや訂正削除ができないシステムの利用、訂正削除防止のための事務処理規程の備え付け、原則としてこのいずれかを実施することが求められます。

ただし、2023年改正により電子取引に係るデータ保存要件が緩和されています（後述しています）。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するメリットは、社内のペーパーレス化や電子化の促進、内部統制の強化ができることです。紙原本の保管がなくなることで管理業務や物理的な保管スペースが不要になり、紙原本のやりとりで発生した郵送作業が削減されます。これらによりバックオフィス業務がより一層効率化されることが期待されるでしょう。
ペーパーレス化や電子化は、コロナ禍において多くの企業が対応不足を痛感した部分かと思います。今後の電子化に向けた対応を進めている企業にとっては、電子帳簿保存法改正は追い風となるでしょう。

また、電子帳簿保存法への対応は内部統制にも役立ちます。内部統制とは、社内の不祥事を防止して業務を適正に行うための社内体制のことです。
例えば、スキャナ保存ではタイムスタンプの付与などでデータの改ざん防止が定められています。単に電子保存をするのではなく、電子帳簿保存法に対応させることで内部統制上のリスクを回避できるため、内部統制の強化が期待できます。

電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存およびスキャナ保存の注意点を解説していきます。

スキャナ保存について

要件の多いスキャナ保存については以下の3つに気をつけましょう。

1について、グレースケール（白黒）でスキャンすることが可能なのは一般書類のみです。特に重要書類（資金や物の流れに直結・連動する書類）はカラーでスキャン、または撮影しなければいけません。

2について、契約書や請求書などが複数ページにわたる書類をスキャンする場合は、複数回に分けてスキャンすることが認められています。また、一度にスキャンできないからといって、書類の原本の大きさを変更した「コピー」をスキャンすることはできません。
複数ページある書類の原本は複数回に分けてスキャンしましょう。

3について、スキャン後すぐに書類を破棄すると以下のケースで困る場合があります。

【書面（紙）を保存する必要がある場合】

• 入力期間が過ぎた場合
• 読み取った書類がプリンターの最大出力よりも大きい場合
• 定期的な検査で不備があった場合　※2021（令和3）年12月31日以前

上記のケースで困らないために、定期的な検査までの期間は原本（紙）の破棄をしないほうがよいと言えるでしょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和4年1月1日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（問10ご参照）

過去の承認申請について

電子帳簿保存法は、2021年改正において事前の承認申請が撤廃されましたが、過去に電子帳簿保存法の承認を受けている場合は少々問題が出てきます。

電子帳簿保存およびスキャナ保存の申請を2022年（令和4年）1月1日以前に行っている場合は、原則として過去の要件に従った運用を行うことになります。

会計ソフトやクラウドサービスについて

電子帳簿保存法の適用を受けようとする場合に、市販の会計ソフトやクラウドサービスを使用することができます。

このような場合で、優良帳簿に対応したい際には、会計ソフトやクラウドサービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を受けたものであるかを確認しましょう。

参考：電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和4年1月1日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（問53ご参照）

社内の経理規程の整備

電子帳簿保存法において、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引、のそれぞれの要件が大幅に緩和されましたが、その分、不正のリスクも高まりました。電子帳簿保存法の改正では、このような不正を排除するため、スキャナ保存で不正があったときの重加算税の加重措置、電子取引情報の仮装や隠ぺいがあったときの重加算税の加重措置も同時に設けられました（2021年度改正）。

加重措置の対象にならないように、電子帳簿保存法を適用して電子保存を適切に運用するには、要件にはないものの、一定の社内規程を設ける必要があるでしょう。

例えば、電子帳簿等保存を適切に行うための社内経理規程、スキャナ保存を適切に行うための電子化保存規程、電子取引データの改ざん防止のための事務処理規程などです。社内規程を設けることで、電子保存に関わる社員に電子保存のあり方や適切に保存するための社内ルールを示すことができます。

2023年改正における電子取引の変更点

電子帳簿等保存やスキャナ保存については、「電子帳簿保存の適用要件」のところなどで2023年の改正点を紹介してきましたが、2023年度改正において最も大きな変更点があったのは「電子取引」についてです。

電子取引が電子帳簿等保存やスキャナ保存と大きく異なるのは、どの事業者にも適用される点です。2023年改正における電子取引における改正は、該当事業者にとっては大きいと言えます。

電子取引によるデータ保存の改正

電子取引の変更点は大きく分けて2つあり、ここで詳しく説明しましょう。

1.検索機能のすべてを不要とする対象者の見直し

税務調査の際には、調査担当者からのダウンロード要請に応えることができる場合、すべての検索要件が不要となります。
この検索要件がすべて不要となる対象者が次のように見直されました。

2.宥恕措置の廃止と猶予措置の新設

したがって、電子取引においては電子データの保存義務はありますが、検索要件については大幅に緩和されました。

参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁
「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」

いままでの電子帳簿保存法の主な変更点

電子帳簿保存法は、もともと1998年に創設されたものですが、2004年に「e-文書整備法」が公布された際、その1つとして位置づけられました。その後、2004年から2021年改正までに電子帳簿保存制度がどのように変わっていったのか概要を見てみましょう。

特に、2015年、2021年には大きな改正がなされました（なお、ほとんどは改正年度の翌年に施行開始されています）。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

マネーフォワード クラウドは電子帳簿保存法に完全対応

マネーフォワード クラウドは電子帳簿保存法に完全対応。『マネーフォワード クラウド会計』にアップロードした証憑データは、改正電子帳簿保存法の保存要件に対応した『マネーフォワード クラウドBox』に自動保存されます。
また、メールで受け取ったPDFの請求書や領収書を『マネーフォワード クラウド会計』に取り込むだけで保存完了。データ連携した銀行明細やクレジットカード明細は自動でデータが保存されます。

電子帳簿保存法に対応してDX化を進めよう！

デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや組織全体を変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されています。その一環として、電子帳簿等保存制度はペーパーレス化だけでなく、会計業務の効率化やさらなるデータ分析に応用することができます。

電子帳簿保存法も、ある程度は事業者の状況を見ながら法改正が行われ、緩和措置も設けられっています。特に電子取引などへの対応が困難な場合には、猶予措置などでしばらくは様子を見るなどして、組織全体を見据えたDXを推進することをおすすめします。

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よくある質問

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。詳しくはこちらをご覧ください。

2023年の電子帳簿保存法 改正ポイントは？

電子帳簿等保存、スキャナ保存にも見直しはありましたが、特に電子取引における「相当の理由」による猶予措置は適用時限がなく、紙保存を認めるものとして注目に値します（ただし、電子データ保存が前提）。詳しくはこちらをご覧ください。

スキャナ保存の注意点は？

グレースケールスキャンが認められるのは一般書類のみであること、書類が大きい場合はコピーではなく原本を複数回スキャンする必要があることなどです。詳しくはこちらをご覧ください。