作成日 : 2024年11月5日

経費精算システムは導入サポートの内容で選ぶ！チェックポイントや流れを解説

経費精算システムにおける導入サポートとは、スムーズにシステムを利用できるようセッティングや使い方を支援してくれるサービスです。経費精算システムの選定には機能だけではなく、導入サポートの充実度にも注目するべきといえます。導入サポートの充実度がシステム導入の成否の鍵を握るといっても過言ではありません。

ここでは、経費精算システムにおける導入サポートの重要性や、選ぶ際のチェックポイントなどを解説します。

経費精算にシステムを導入するメリット
経費精算システムは導入サポートが充実しているものを選ぼう
経費精算システムの導入サポートをチェックするポイント
経費精算システムを導入する流れ
経費精算システムの本稼働後も導入サポートを活用しよう
経費精算システム選定時は導入サポートを必ずチェック

経費精算にシステムを導入するメリット

経費精算システム選びにおいて、導入サポートは重要なチェックポイントといえます。サポートの充実度がスムーズなシステムの導入につながるためです。

ここでは、システム導入によって得られる具体的なメリットについて解説します。

業務を一元化できる

経費精算システムを導入する大きなメリットとして、業務を一元化できることが挙げられます。経費・交通費・旅費など多くの項目がある経費の申請から承認、仕訳、精算といった一連のフローをシステムで管理できるためです。

経理担当者の管理業務がシンプルになることに加え、担当者間の情報共有もしやすくなります。システムを通して管理するため、属人化防止にも貢献するでしょう。属人化すると特定の人員にリソースが偏りがちですが、そういった事態を防いでバランスよく業務を振り分けられ、結果的に効率アップにもつながります。

精算業務がスピードアップする

経費精算システムを導入すると手作業で行っていた経費申請や承認プロセスが自動化され、業務全体のスピードが大幅に向上します。紙ベースの場合、経費の申請から承認、そして最終的な精算までには多くのステップが必要で、回覧にも時間がかかりがちです。

システムの導入によって経費精算のワークフローが一元管理されるため、申請者と承認者の間でのやり取りもシンプルになり、無駄な待機時間が減少するでしょう。

ヒューマンエラーを削減できる

ヒューマンエラーを削減できることも、経費精算システムがもたらすメリットのひとつです。手動でのデータ入力や確認作業は、ミスが発生する可能性を否定できません。

その点、経費精算システムでは入力や仕訳、確認作業を自動で行ってくれるため、ヒューマンエラーの発生を抑制できます。また、事前に設定されたルールやガイドラインに基づいて自動的に処理が行われるため、フローを理解していないためのミスなどもなくなります。

ガバナンスが強化される

システムでは、経費申請や承認に関わる詳細なルールをあらかじめ設定できるため、経費の不正申請や不適切な支出を防げます。

特定の経費項目や承認手順に関するルールを社内規定に合わせて細かく設定できるため、企業全体のコンプライアンスを遵守しやすくなるでしょう。

また、システムによる透明性の向上もガバナンス強化に貢献します。申請の履歴や承認の過程がすべてデジタルで記録され、いつ、誰が、どの経費を申請し承認したのかが明確に追跡できるため、紙ベースでの運用より監査対応もスムーズになります。

経費精算システムは導入サポートが充実しているものを選ぼう

どれだけ優れたシステムであっても、操作が難しく導入ハードルが高い、トラブルが頻発する、あるいは現場での理解が進まないといった状況では、その真価を発揮できません。そのため経費精算システムを選定する際は機能だけではなく、導入後のサポート体制がどれだけ充実しているかを確認することが大切です。

特に、デジタル化が進んでいない企業では、システム導入に対して現場の従業員が不安や抵抗を感じることが少なくありません。そういったケースに対応しスムーズな導入を実現するためにも、しっかりとしたサポートが不可欠です。

導入時のトレーニングや設定に関するレクチャーが受けられることはもちろん、システムが稼働した後も更新やトラブル時などにサポートしてくれる体制があることが望ましいでしょう。また、導入企業専任のサポート担当者がついていればよりきめ細やかな対応が可能となり、現場でのストレスや混乱を最小限に抑えられます。

経費精算システムの導入サポートをチェックするポイント

経費精算システムには様々なものがあり、それぞれサポート体制も異なります。ここではシステム選定の際に、サポートについて確認しておきたいポイントを見ていきましょう。

自社専任のサポート担当者がつく

専任のサポート担当者がつくと、導入から運用まで一貫したサポートが受けられます。その会社独自の設定に合わせて対応してくれるため、漠然とした内容ではない具体的なアドバイスやサポートが得られるのは大きなメリットです。

トラブル時も迅速に対応してもらえるため、影響も最小限に抑えられるでしょう。また、自社のシステム事情に通じ、いつでも相談できる存在がいること自体が現場の従業員の安心につながります。

設定のレクチャーサービスを用意している

ワークフロー関連、エラー対応関連など、設定や操作のレクチャーが受けられるサービスがあれば導入難易度が下がります。自力でのセッティングが難しい場合、レクチャーサービスはマストといえるでしょう。

特に経理担当者がアナログでの対応しか経験がなく、システム導入に抵抗感を示すケースにおいて心理的ハードルを下げることが期待できます。

電話でのサポート体制がある

トラブルなどが起き、急ぎで解決したいときなどは電話サポートがあると便利です。現在、問い合わせ対応などはメールがほとんどで、電話サポートを用意している企業は少ないといえます。

メールは気付いてもらえないなど、対応に時間がかかることがあるでしょう。対して電話なら、担当者とつながりさえすればその場でサポートが受けられます。

可能であれば、電話でのサポートも受けられるシステムを選ぶことをおすすめします。

経費精算システムを導入する流れ

経費精算システムの導入は、業務効率化の鍵となります。システムの導入フローを理解することで円滑な移行とより効果的な運用が実現できるため、導入の流れを詳しく解説します。

導入目的と自社の課題を明確にする

システム導入前に、まずは現状を正確に把握しましょう。そのうえで自社の経費精算における課題を洗い出します。手続きの遅延やヒューマンエラーの多さ、コストの高さなど、現行のプロセスでボトルネックとなっている部分を明確にすることで、改善するべき点が見えてきます。

改善点を見極めてはじめて、経費精算システムに必要な機能を正確に絞り込めます。

システムを選定し契約手続きを行う

自社の課題やニーズが明確になったら、それに基づいて複数のシステムを比較し、適したものを選定します。

経費精算システムには、基本機能を備えたものから高度な機能を持つものまで、多くの種類があります。サポート体制はもちろんのこと、クラウド型かオンプレミス型か、モバイル対応の有無、外部システムとの連携が可能かなど、様々な視点から検討しましょう。

システム選定後は導入契約を締結し、具体的な導入スケジュールを策定します。

システム導入を社内周知し、新たな運用ルールを策定する

システムの選定が完了し導入が決まったら、システム導入の事実を社内に広く周知しましょう。経費精算は多くの従業員に関係するため、手続き方法が変わることを認識してもらう必要があります。

経費精算システムの導入によって、業務フローが大きく変わる可能性があるため、新しいプロセスに適した運用ルールも策定します。承認フローなども、社内ルールに合わせて設定しましょう。

試験運用を行う

いきなり全社的にシステムを導入するのではなく、まずは試験運用を行って実際の業務フローでどのようにシステムが機能するかを確認します。

試験運用は、小規模な部署やプロジェクト単位で行うのが一般的です。システムの使い勝手やエラーの発生状況、従業員のフィードバックを確認し、設定や運用ルールの調整を行います。

また、導入サポートを積極的に活用して、トラブルシューティングや未解決の課題に対処しておくことも大切です。この段階で問題点を洗い出し適切に対処することで、全社的な導入時にスムーズに運用を開始できるでしょう。

マニュアルを整備し、本稼働する

試験運用を経てシステムが適切に機能することを確認したら、本格的な導入へ移行します。移行前には全社員が新しいシステムをスムーズに利用できるよう、操作マニュアルやFAQを整備し、必要に応じてトレーニングや説明会を実施しましょう。

システムに慣れるまでの期間は導入サポートを積極的に活用し、疑問点や不明点を迅速に解決できる体制を整えておくと従業員の安心につながります。

本稼働後は定期的にシステムの運用状況を確認し、必要に応じてサポートの手を借りながら設定の見直しや改善を行って効率的な運用を維持するようにしましょう。

経費精算システムの本稼働後も導入サポートを活用しよう

導入後のサポート体制はシステムによって異なり、充実しているサービスではオンラインMTGなどによるサポートやレクチャーがあります。

経費精算システムの本稼働が始まった後も、こうした導入サポートを引き続き活用して効率的な運用を維持することはもちろん、より使い勝手が向上するように調整していくことが大切です。

特に、システムがアップデートされる際や新しい機能が追加される場合、従業員が変化に迅速に対応できるよう、適切なサポートが必要でしょう。また業務の拡大や法改正などに伴い、社内組織やルールの変更に対応するための設定変更についても活用できます。

会計システムなどほかのシステムとの連携時にも、役立ってくれるでしょう。サポートが充実していると、業務の実態に合わせてシステムを進化させながらの利用が可能になります。

経費精算システム選定時は導入サポートを必ずチェック

経費精算システムを選定する際には、システムの機能性だけでなく導入サポートの充実度も確認しましょう。いくら優れた機能を持つシステムであっても、現場での導入や運用にトラブルが発生すれば、ポテンシャルを最大限に発揮することはできません。

長期的な視点でシステムを適切に運用するためにも、導入サポートは経費精算システム選定時に重視するべきポイントといえるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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