- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算がめんどくさい理由は？効率化する解決策を解説
経費精算がめんどくさいと感じるのは、申請書作成や承認プロセス、確認など多くの手間と時間がかかるためです。めんどくさいゆえに発生するリスクもあります。
本記事では、従業員・承認者・経理担当者それぞれの視点から経費精算がめんどくさいと感じる理由を解説し、それによって生じるリスクや効率化のための解決策について詳しく解説します。
目次
経費精算とは
経費精算は、従業員が業務遂行中に立て替えた費用を会社に請求し、承認を得て返金を受けるプロセスを指します。旅費交通費、接待交際費、消耗品費などが経費の対象です。
経費精算には「実費精算」と「仮払精算」の2種類があり、いずれも領収書の提出が必要です。経費精算は企業の財務管理において重要で、適切な処理が求められるプロセスといえます。
経費精算の主な業務フロー
一般的な経費精算の流れは、以下のとおりです。
- 従業員が業務上の費用を立て替える
- 領収書を添付し、申請書を作成
- 上長または権限者に申請を提出
- 承認者が内容を確認し、承認または差し戻し
- 経理部門が申請内容をチェックし、会計処理を行う
- 従業員に対して払い戻しを実施
この一連のプロセスには多くの手順と確認作業が含まれるため、関係者全員にとって負担となり、めんどくさいと感じる可能性があります。
従業員が経費精算をめんどくさいと感じる理由
従業員にとって、経費精算は本来の業務とは別の付随的な作業であり、できるだけ簡便に済ませたいと考えることも多いのではないでしょうか。しかし、実際には経費精算には多くの手続きが必要であり、従業員の負担となっているケースも少なくありません。
ここでは、従業員の立場から経費精算がめんどくさいと感じる理由を見ていきましょう。
申請書の作成に時間や手間がかかる
経費精算の申請書作成には、詳細な記録と領収書や明細書の添付が求められます。出張の場合、日程ごとの交通費やルート、交通手段、宿泊費、日当などを細かく記入しなければなりません。また、接待交際費であれば参加者の氏名や所属、目的、場所などを記載する必要があります。
紙ベースの申請システムを採用している企業では、記入項目が多いうえに情報を正確に記載しなければならず、物理的な手間や時間がかかることに加え、神経を使います。
また、領収書の管理を手間に感じることもあるでしょう。
承認をもらうために工数がかかる
多くの企業では、経費精算の承認プロセスに複数の承認者が介在します。直属の上司、部門長、経理部門責任者などが順次承認する必要がある場合、各承認者の確認や申請書の回覧に時間がかかり、申請から最終承認までに数日を要することも珍しくありません。
承認者が出張中や休暇中の場合、承認プロセスが停滞し、さらに時間がかかることがあります。また、差し戻しがあった場合、申請者は再度申請書を修正して提出しなおす必要があり、追加の工数が発生することがめんどくさい、と感じることにつながります。
外出先・出張先で申請できない
従来の紙ベースの経費精算システムでは、出張先など外出先からの申請が困難です。領収書の原本が必要であったり、申請書を手配する必要があったりするため、直帰できる場合でも経費申請のためだけに帰社しなければならないケースも少なくありません。
リモートワーク時も同様です。経費精算のためだけに出社を余儀なくされる状況は、従業員にとって大きな負担となり、経費精算をめんどくさく思うことになりかねません。
承認者が経費精算をめんどくさいと感じる理由
経費を申請する従業員のみならず、経費精算の承認者にとっても経費精算プロセスは負担になりがちです。承認者の多くは部門長や管理職であり、自身の主要な業務に加えて部下の経費精算を確認・承認する責任を負っているためです。
ここでは、承認者にとっては経費精算のどのような点がめんどくさいと感じるのかを解説します。
確認項目が多い
経費精算において、承認者は多くの項目をチェックする必要があります。1件の申請につき10以上の確認項目があるケースも少なくありません。
多数の項目を1件ずつ丁寧にチェックすることは、時間がかかるうえ、承認者にとって大きな負担となります。とくに多くの部下を持つ管理職の場合、この作業に多くの時間を割かれめんどうになることもあるでしょう。
経理処理の締め日間際に承認依頼が集中する
多くの企業では、経費精算の締め日が月末など特定の日に設定されています。そのため、締め日間際になると、大量の経費精算申請が一斉に承認者のもとに届くことになります。
月末締めの場合、月末の2〜3日前から承認依頼が急増し、企業の規模によっては1日に数十件の申請を確認・承認しなければならない状況も珍しくありません。こういった状況は承認者の本来の業務を圧迫し、めんどうに感じがちになるでしょう。
また、締め日に間に合わせるためのプレッシャーから、承認者が十分な確認を行わずに承認してしまうリスクも高まる可能性があります。
経理担当者が経費精算をめんどくさいと感じる理由
経理担当者は申請内容の最終チェックから会計処理、支払いまでを担当するため、経費精算業務の負担が特に大きいといえます。
経理担当者は、経費精算のどのような部分がめんどうと感じるのでしょうか。
確認や仕訳の負担が大きい
経理担当者は、承認済みの経費精算申請を1件ずつ確認し、勘定科目ごと仕訳したうえで支払い処理を行います。このフローにおいては、消費税の取り扱いなどの税務処理の確認作業や添付されている領収書がインボイスの条件を満たしているかなどのチェックが含まれます。
件数が重なると、経理担当者の負担が大きくなりめんどうに感じがちです。
従業員への不備確認や差し戻しが発生する
経費精算申請には、記載ミスや領収書の添付漏れなどの不備があることも少なくありません。経理担当者は確認段階で不備を見つけると、申請者に確認をとる、または差し戻す必要があります。
差し戻しなどの個別対応が増えると一連の業務フローが中断され、時間がかかることに加え、当該従業員とコミュニケーションをとる必要があり、場合によってはめんどうになるでしょう。
修正された申請書を再度確認する追加の工数の発生も、めんどうさに拍車をかけるかもしれません。
不正チェックに手間がかかる
重複申請がないか、私的な経費使用が混入していないか、領収書の改ざんはないかなどの不正のチェックも経理担当者が行う必要があります。
不正チェックは時間がかかるだけでなく、心理的な負担も大きくなります。特に、不正の疑いがある場合、申請者や上司とのコミュニケーションには細心の注意が必要となるでしょう。
また、不正を見逃してしまいその不正が発覚すると、経理担当者自身が疑われることにもなりかねません。こうした点も、経理担当者が経費精算をめんどうに思うことにつながっている可能性があります。
経費精算がめんどくさいことによるリスク
経費精算プロセスが煩雑で「めんどくさい」と感じられることは、単なる不便さだけでなく、企業にとって重大なリスクをもたらす可能性があります。
その理由について、解説します。
経費精算に遅れが生じる
経費精算フローが煩雑で作業がめんどうであれば、後回しにする従業員が多くなります。とくに紙ベースで経費精算を行っている場合、承認者や経理担当者などの回覧に時間がかかり、処理が遅れることもあるかもしれません。
払い戻しが遅れることで従業員の金銭的負担が増加し、モチベーションの低下を招くこともあるでしょう。
また、経費精算の遅延は会計処理の遅れにつながり、期日内に精算できず財務諸表の正確性が損なわれる可能性があります。税務申告や監査対応に支障をきたす可能性もあり、コンプライアンス上の問題にもつながりかねません。
経費精算の不正が発生する
経費精算がめんどうに感じられることは、不正の発生リスクを高める要因のひとつになり得ます。煩雑な手続きのため申請を先延ばしした結果、領収書の紛失などが増え、偽造した領収書の使用といった不正が行われる可能性が高まります。
さらに、現行の経費申請フローに不備があると、チェック機能が不十分になり、不正を防ぐことが難しくなります。とくに承認プロセスが担当者の個人的な判断に依存している場合や、業務が多忙で申請内容の誤りに気づけない状況では、不正が見逃されやすくなるでしょう。
また、締め切りに追われて十分な確認をせずに申請することで、計算ミスや申請漏れが生じ、承認者も疲弊して不正を見逃すリスクが増加します。故意ではない過失であっても、不正として扱われる可能性があるため注意が必要です。
このように、経費精算のめんどうさは不正や誤りを引き起こす要因となるため、プロセスの効率化と適切なチェック体制の構築が不可欠といえます。
経費精算を効率化する解決策
経費精算を効率化する解決策としては、以下の方法が挙げられます。
- 経費精算システムを導入する
- 経費の申請ルールを周知徹底する
- 経費精算フローを見直し無駄をカットする
- 経理業務を外部委託する
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
経費精算システムを導入する
経費精算システムを導入することで、申請から承認、経理処理までの手間や時間を大幅に削減できます。
必須項目や入力規則を設定できるため、手入力によるミスも大幅に減るでしょう。従業員情報や取引先、勘定科目をマスターデータとして登録することで、入力項目を選択式にすることも可能です。
また、交通系ICカードと連携できるシステムであれば、乗車区間や電車賃を自動的に反映させることができ、交通費の入力ミスや不正も防げます。
経費の申請ルールを周知徹底する
経費申請における流れや期日など、申請ガイドラインを作成したうえで全従業員に周知徹底しましょう。必要であれば、随時トレーニングなども行います。
従業員の経費精算についての認識不足からくるミスや申請遅れを減らし、スムーズな経費精算の実現が期待できます。特に新入社員や異動した社員に対しては、経費精算のルールや手順について十分な説明が必要です。
経費精算フローを見直し無駄をカットする
経費精算フローの分析・見直しを行い、承認ステップの削減や権限委譲を実施することでプロセス全体の効率化が図れる可能性があります。高額な経費は複数の承認が必要ですが、一定額以下の経費申請についてはより簡易な承認プロセスにすることなどが例として挙げられるでしょう。
先述した経費精算システムの導入も、経費精算におけるフローの見直しや無駄の削減に大きく貢献します。
経理業務を外部委託する
経費精算業務の一部、またはすべてを専門業者に委託することで、内部の業務負担を軽減することが可能です。特に繁忙期には外部リソースを活用することで、業務効率の大幅な向上が図れるでしょう。
こうした施策を組み合わせることで、経費精算プロセスの大幅な効率化と正確性の向上が期待できます。
経費精算の効率化には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！
経費精算における「めんどくさい」を減らし、経費管理の効率化を図るには、「マネーフォワード クラウド経費」の活用がおすすめです。
経費申請から承認、管理までのプロセスが自動化され、作業の手間が大幅に軽減されます。また、スマートフォンでのレシート撮影機能を利用することで、従来の紙ベースの処理を削減し、ペーパーレス化を実現します。
リアルタイムでのデータ確認が可能で、各部門間のコミュニケーションも円滑になるでしょう。さらに、承認フローがクラウド上で管理されるため、どこからでも迅速な対応が可能です。
経費計算の「めんどくさい」をなくして効率化しよう
経費計算は多くの従業員にとって煩雑な作業で、めんどうに感じることもあるかもしれません。めんどうさはミスや不正にもつながるリスクがあるため、できるだけ効率化してめんどくさい、と感じにくくすることが急務といえます。
効率化には経費申請ルールの周知やフローの見直し、経費精算システムの導入などが有効です。経費申請における「めんどくさい」を解消し、正確性と生産性を向上させましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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