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  • 更新日 : 2021年2月26日

予実管理とは?目的・必要性とポイントを解説

会社の経営者にとって、会社の経営がうまくいっているのかどうか判断することは、必要不可欠です。会社の経営状態の判断材料として重要となるのが「予実管理」です。ここでは、予実管理の意味や目的について解説します。

予実管理とは

予実管理とは、その読み方のとおり「予実」を管理することです。「予実」とは、一般的には予定と実績のことですが、企業においては予算と実績を指します。つまり、企業における予実管理とは、あらかじめ決めておいた予算と実績を管理することです。予算どおりに計画が進んでいるかを確認し、予算どおりに計画が進んでいない場合は、その原因を分析し改善します。
どんなによい計画をたてても、実効性がなければ、意味をなしません。予実管理をしっかりすることで、有効性のある計画を立てたり軌道修正を行ったりすることができます。

予実管理の目的

予実管理の目的は、企業の経営状態を「見える化」することです。企業の経営状態を「見える化」することで、正しい経営判断をすることができます。
予実管理をするには、予算計画を作成する段階で、自社の財政状況や経営状態を確認する必要があります。自社の財政状況や経営状態を正しく把握することで、より実態に沿った予算計画をたてることができます。この時点でいったん、企業の状況を「見える化」することができます。
次に、期中に予算どおりに計画が進んでいるかどうかを確認し、予算どおりに計画が進んでいない場合はその原因を分析し改善します。
例えば、予実管理をすることで、赤字が出た場合にその原因が売上の低迷にあるのか、経費の使い過ぎにあるのかを判断し、的確な対処ができます。

予実管理のポイント

予実管理の手法

予実管理の手法に決まった形はありません。自社にあった方法で行います。一般的には、予実管理表を作成して予実管理を行います。
予実管理表とは、売上高や経費、利益など、自社で管理したい項目を表にしたものです。毎月の予算や実績、差額、予算比などを記入していきます。数値化することで、どの項目で予算と実績が乖離しているのかを一目で把握することができます。
また、当年の別月や前年同月比などを把握することで、予算と実績が乖離しているのが当月だけなのかどうかなどもわかるので、よりすみやかな軌道修正を行うことが可能です。
予実管理表は、会社の規模やチェック項目数などに応じて、Excelなどで作成したり予実管理ソフトなどを使ったりして管理します。

分析時のチェックポイント

分析時のチェックポイントには、次のようなものがあります。

    • 最初の予算設定は適切か

最初に行う予算設定の数値が大きすぎても小さすぎても、正確な分析はできません。過去の実績データをしっかりと分析して、予算設定の数値を決める必要があります。

    • リアルタイムで確認する

予実管理の目的は、予算と実績を比較し、問題点の把握と改善を行うことです。ただし、予実管理はリアルタイムで行わないと、正しい判断をすることができません。それは、会社の状況が数か月経つと、大きく変化していることがあるからです。予実管理の状況は原則、月1回程度行うようにする必要があります。

会社の経営状況を把握するために注目したいのが、営業利益です。営業利益とは、本業の売上から売上原価や経費を差し引いたもので、いわば本業の利益です。本業の利益が予算値と乖離している場合は、売上高が低いのか、経費が大きいのかを確認していきます。
営業利益に問題がなければ、本業以外の収益や費用(営業外収益特別損益)も確認していきます。

予実管理の注意点

    • 細かな数字にこだわり過ぎない

予実管理で注意しないといけないことのひとつに、細かな数字にこだわり過ぎないということがあります。細かな数字にこだわり過ぎると、経営状態の全体像や本質からずれてしまう可能性があります。
予実比が小さなものに時間をかけすぎて、大きなものに時間をかける余裕がなくなっては、本末転倒です。あらかじめ、どの程度の予実比のものを分析するのかを決めておき、予実比が大きなものから分析していきます。

    • 予実管理の業務が属人的にならない

予実管理は会社の経営状態が把握できてしまうため、経営者や経営者に近い人のみで行うこともあります。しかし、予実管理の業務が属人的になってしまうと、分析する項目に偏りが出るなど正しい分析ができない可能性があります。
予実管理の業務を属人的にさせないため、社内で共有したり、できるだけ複数人で管理したりする必要があります。

予実管理にはクラウド予算管理ソフト『Manageboard』が便利

予実管理には色々な方法がありますが、株式会社ナレッジラボが提供するクラウド予算管理ソフト『Manageboard(マネージボード)』を使うと便利です。自社の会計データを取り込むだけで、エクセルを使わずに予実管理やキャッシュフローシミュレーションが可能になります。

予実管理をしっかり行い、会社を成長させよう

企業における予実管理とは、あらかじめ決めておいた予算と実績を管理することです。予算どおりに計画が進んでいない場合は、その原因を分析し改善します。予実管理は、予実管理表を作成したり、予実管理ソフトなどを使ったりして行います。
予実管理をしっかりすれば、問題点をリアルタイムで把握でき、すぐに改善のための行動を起こすことができます。経営状況の問題点の改善はすなわち、会社の成長につながります。予実管理をしっかり行い、会社を成長させましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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