- 作成日 : 2023年7月28日
出張予定表の書き方は？テンプレをもとに注意点を解説
出張予定表は、従業員の出張の工程を把握するのに適した書類です。出張予定表に決まった様式はありませんが、一般的にどのような内容を記載するのか、出張予定表の書き方や注意点を解説します。出張予定表のテンプレートのリンクも記載していますのでダウンロードしてご利用ください。
目次
出張予定表とは？
出張予定表は、会社の業務として発生する出張の日程や行程を表す計画表のようなものです。
出張予定表を作成する目的
出張予定表は、出張を予定している社員が、会社に出張のスケジュールを報告する目的で作成する書類です。
出張予定表には一般的に、出張の日程や訪問先、出張期間、移動方法やルートなどを記載するため、その出張が妥当なものか会社側が判断する材料にもなります。出張予定表の計画が適さない場合、会社は出張の日程が来る前に計画の変更を促すなどの対応ができます。
出張予定表を作成するケース
出張予定表は、「○日○○時の客先訪問に間に合うように○○日の○○時に新幹線で移動する」などのように、出張の行程に重点を置いた計画書です。出張時のスケジュールが詳しく記載されることから、出張の正当性を裏付ける書類にもなります。出張が多い会社などで活用されます。
出張予定表と出張申請書との違い
出張予定表に似た書類に、出張申請書があります。出張申請書も出張に関連する書類ですが、出張予定表よりも経費面を重視した内容の書類である点が異なります。出張申請書をもとに仮払金の支給が行われることもあるため、出張予定表よりも移動方法や移動ルート、宿泊先、出張にかかる経費などを細かく記載する様式のものが多いです。
会社によっては、出張予定表と出張申請書を分けずに、出張申請書（出張予定申請書）などとして、まとめて管理することもあります。
出張予定表のテンプレート・ひな形
下記テンプレートページでは、Excelの出張予定表のテンプレートをシンプルなものから明細を細かく記載できるものまで複数のバージョンで提供しています。ダウンロードは無料で、ダウンロードしてそのまま入力して使用したり、印刷して従業員に配布したりすることができますので、ぜひご活用ください。
出張予定表の書き方
一般的に、出張予定表には次のような項目を記載していくことになります。
申請日（提出日）
申請日（提出日）は、出張予定表を作成して、上司に出張予定表を提出する日を表します。
出張する社員の情報
誰が出張に行くのか、出張する社員の氏名と所属を記載します。
出張先や出張の目的
出張先（得意先などの訪問先）を具体的に記載し、何のために出張をするのかその目的を記載します。出張先で面会する担当者が決まっている場合は、担当者の役職や氏名などの記載があるとわかりやすいです。
出張期間
どのくらいの期間出張することになるのか、移動の期間も含めて出張期間を記載します。
出張行程
移動のスケジュールや出張先でのスケジュールなど、出張の行程がわかるように記載します。
宿泊先（宿泊が含まれる場合）
出張時に宿泊を伴うケースでは、宿泊先の名称のほか、何かあったときに連絡がとれるように宿泊施設の連絡先などを記載します。
出張予定表を書く際の注意点
出張予定表は、その出張が必要なものであるか、出張のスケジュールが妥当なものであるか、会社側で確認するための書類です。そのため、出張予定表の記載項目の中でも、出張の目的や出張の行程はできるだけ具体的に記載するのが望ましいです。
例えば出張の目的では、「◯◯研修のため」「新規販売ルート開拓のため」「○○のトラブル対応のため」など、出張の目的がひと目ではっきりとわかるように記載します。
出張の行程についてもわかる範囲で、「◯月◯日の○○時～○○時にA社訪問」など具体的に記載するとよいです。
出張予定表と出張申請書を兼ねる書類を提出する場合は、出張行程のほか、移動ルートや移動費、宿泊費、そのほかの経費など、必要な経費も計算したうえで記載するようにします。
必要な項目を押さえて出張予定表を作成しよう
出張予定表は、出張前にスケジュールを会社に報告するための書類です。出張が妥当なものか、後々証拠書類になることもありますので、出張予定表を作成する際はできるだけ詳しく記載するのがよいでしょう。特に、目的や行程の部分は明確に記載することをおすすめします。
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