- 更新日 : 2025年2月20日
出張予定表の書き方は?テンプレをもとに注意点を解説
出張予定表は、従業員の出張の工程を把握するのに適した書類です。出張予定表に決まった様式はありませんが、一般的にどのような内容を記載するのか、出張予定表の書き方や注意点を解説します。出張予定表のテンプレートのリンクも記載していますのでダウンロードしてご利用ください。
目次
出張予定表とは?
出張予定表は、会社の業務として発生する出張の日程や行程を表す計画表のようなものです。
出張予定表を作成する目的
出張予定表は、出張を予定している社員が、会社に出張のスケジュールを報告する目的で作成する書類です。
出張予定表には一般的に、出張の日程や訪問先、出張期間、移動方法やルートなどを記載するため、その出張が妥当なものか会社側が判断する材料にもなります。出張予定表の計画が適さない場合、会社は出張の日程が来る前に計画の変更を促すなどの対応ができます。
出張予定表を作成するケース
出張予定表は、「○日○○時の客先訪問に間に合うように○○日の○○時に新幹線で移動する」などのように、出張の行程に重点を置いた計画書です。出張時のスケジュールが詳しく記載されることから、出張の正当性を裏付ける書類にもなります。出張が多い会社などで活用されます。
出張予定表と出張申請書との違い
出張予定表に似た書類に、出張申請書があります。出張申請書も出張に関連する書類ですが、出張予定表よりも経費面を重視した内容の書類である点が異なります。出張申請書をもとに仮払金の支給が行われることもあるため、出張予定表よりも移動方法や移動ルート、宿泊先、出張にかかる経費などを細かく記載する様式のものが多いです。
会社によっては、出張予定表と出張申請書を分けずに、出張申請書(出張予定申請書)などとして、まとめて管理することもあります。
出張予定表のテンプレート・ひな形
下記テンプレートページでは、Excelの出張予定表のテンプレートをシンプルなものから明細を細かく記載できるものまで複数のバージョンで提供しています。ダウンロードは無料で、ダウンロードしてそのまま入力して使用したり、印刷して従業員に配布したりすることができますので、ぜひご活用ください。
出張予定表の書き方
一般的に、出張予定表には次のような項目を記載していくことになります。
申請日(提出日)
申請日(提出日)は、出張予定表を作成して、上司に出張予定表を提出する日を表します。
出張する社員の情報
誰が出張に行くのか、出張する社員の氏名と所属を記載します。
出張先や出張の目的
出張先(得意先などの訪問先)を具体的に記載し、何のために出張をするのかその目的を記載します。出張先で面会する担当者が決まっている場合は、担当者の役職や氏名などの記載があるとわかりやすいです。
出張期間
どのくらいの期間出張することになるのか、移動の期間も含めて出張期間を記載します。
出張行程
移動のスケジュールや出張先でのスケジュールなど、出張の行程がわかるように記載します。
宿泊先(宿泊が含まれる場合)
出張時に宿泊を伴うケースでは、宿泊先の名称のほか、何かあったときに連絡がとれるように宿泊施設の連絡先などを記載します。
出張予定表を書く際の注意点
出張予定表は、その出張が必要なものであるか、出張のスケジュールが妥当なものであるか、会社側で確認するための書類です。そのため、出張予定表の記載項目の中でも、出張の目的や出張の行程はできるだけ具体的に記載するのが望ましいです。
例えば出張の目的では、「◯◯研修のため」「新規販売ルート開拓のため」「○○のトラブル対応のため」など、出張の目的がひと目ではっきりとわかるように記載します。
出張の行程についてもわかる範囲で、「◯月◯日の○○時~○○時にA社訪問」など具体的に記載するとよいです。
出張予定表と出張申請書を兼ねる書類を提出する場合は、出張行程のほか、移動ルートや移動費、宿泊費、そのほかの経費など、必要な経費も計算したうえで記載するようにします。
必要な項目を押さえて出張予定表を作成しよう
出張予定表は、出張前にスケジュールを会社に報告するための書類です。出張が妥当なものか、後々証拠書類になることもありますので、出張予定表を作成する際はできるだけ詳しく記載するのがよいでしょう。特に、目的や行程の部分は明確に記載することをおすすめします。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
簿記知識がなくても平気?会計ソフトで作業の入力効率をアップするコツ
会計業務というのは、面倒で時間もかかるものです。ずっと手書きの帳簿やExcelの帳簿をつけている方は、「会計ソフトを導入した方が時間を節約できるのではないか?」と考えることも多いのではないでしょうか? 本記事では、会計ソフトを導入するなら知…
詳しくみる企業版ふるさと納税とは?延長されたふるさと納税の会社版について解説
企業版ふるさと納税は、寄附額の最大約6割が税額控除、それとは別に損金算入による減税効果が約3割となるため、合計で最大約9割の税負担軽減を得ながら地域活性化に貢献できる企業向け制度です。 本記事では、企業版ふるさと納税の利用期限の延長や申請手…
詳しくみる戦略分野国内生産促進税制とは?対象や適用要件についてわかりやすく解説
戦略分野国内生産促進税制とは、令和6年度税制改正大綱に盛り込まれた制度です。半導体などの戦略分野の国内投資を推進するため、生産・販売量に応じて減税されます。適用を受けるためには一定の要件があり、計画の認定と認定も必要です。 本記事では、戦略…
詳しくみるサッカー界の「脱税ベストイレブン」!? 大会の裏でちらつく“お金の疑惑”
6月14日に開幕した、4年に1度のサッカーの祭典。日本代表は、初戦で強豪コロンビアを相手に見事勝利を収め、セネガルにも善戦。残す対戦相手はすでに予選敗退が決まっているポーランドで、日本は引き分け以上で決勝トーナメントへ進出します。 世間の熱…
詳しくみるFASS検定とは?試験形式や日程、難易度、勉強時間、問題集の活用方法などを解説
経理や財務の仕事に携わる上で、「自分のスキルレベルはどのくらいだろう?」「もっと実務に役立つ知識を身につけたい」と感じることはありませんか?特にキャリアの浅い方や、これから経理職を目指す方にとって、自身のスキルを客観的に把握し、次のステップ…
詳しくみる懇親会の稟議書の書き方は?テンプレートや例文でポイントが分かる!
懇親会の稟議書は、新入社員の歓迎会や忘年会などの開催に際し、上長の承認を得るために作成します。目的や開催のメリットを明確にし、わかりやすい文章で書くことが大切です。 本記事では、懇親会の稟議書を作成するケースや書き方、例文を紹介します。また…
詳しくみる