- 更新日 : 2025年2月4日
スキャナ保存制度とは？改正点や要件・業務フローについて解説
スキャナ保存制度とは、紙で作成・受領した書類を電子データで保存することを認める制度です。要件を満たした状態でデータを保存すれば、これまで紙で保存していた書類の廃棄が可能になります。
本記事では、スキャナ保存制度の概要や保存要件、2022年・2023年の改正点について図解を交えつつ、業務フローや運用時の注意点も解説します。
目次
スキャナ保存制度とは紙の書類を画像データで保存できる制度
スキャナ保存制度とは、自身が作成した書類の写しや紙で受領した書類をスキャンして、電子データとして保存することを認める制度のことです。
一定の要件を満たしたうえでスキャナ保存を行えば、紙の原本を保存する必要がなくなります。
なおスキャナ保存への対応は、義務ではなく任意です。導入するかどうかは事業者の選択に委ねられており、必ずしも実施する必要はありません。
紙の書類をデータ化して保存するか、紙のまま保存するかは事業者の自由です。
スキャナ保存制度の対象書類
国税関連の書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」の2つに分けられます。スキャナ保存制度の対象となるのは、「取引関係書類（例：請求書や領収書）」です。
さらに国税関係書類の取引関係書類は、資金や物の流れに直接関連があるかどうかにより「重要書類」と「一般書類」に区分されます。
ここでは「重要書類」「一般書類」それぞれについて解説します。
重要書類
スキャナ保存制度における「重要書類」は、資金や物の流れに直結する文書を指します。
重要書類の具体例は、以下のとおりです。
| 重要書類 | ||
|---|---|---|
| 資金や物の流れに 直結・連動する書類のうち とくに重要な書類 | 高 | 契約書 領収書 （写しも含む）など |
| 資金や物の流れに 直結・連動する書類 | 中 | 預かり証 借用証書 預金通帳 小切手 約束手形 有価証券受渡計算書 社債申込書 契約の申込書 請求書 納品書 送り状 輸出証明書 （写しも含む）など |
「重要書類」は「一般書類」よりも重要度が高く、受け取った後すぐまたは各企業で設定している業務処理サイクルの期間（2か月以内）後すぐ（どちらもおおむね7営業日以内）にスキャナで保存し、入力することが求められます。
一般書類
スキャナ保存制度における「一般書類」は、資金や物の流れに直接関わらない文書を指します。
一般書類の具体例は、以下のとおりです。
「一般書類」は「重要書類」に比べて保存に関する条件は比較的緩く、入力は適時でよいとされています。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存制度に対応するには、文書の真実性と可視性を担保するため、文書の重要性に応じて設定された要件を満たす必要があります。すなわち、スキャナでの保存時に改ざんや削除を防ぐための措置を講じていることや、税務調査時に迅速に検索可能な状態であることが重要です。
要件としては「スキャナの要件」「システム要件」「運用上の要件」の3つに大別されます。具体的には、下表のとおりです。
以下、それぞれについて解説します。
スキャナの要件
スキャナの要件は以下のとおりです。
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| 一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り | ||
| カラー画像による読み取り （赤・緑・青それぞれ256階調（24ビットカラー）以上） | グレースケールでの 読み取りも可 |
参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】｜国税庁
スキャナや複合機の一般的な設定では、読み取り解像度は200dpiまたは300dpiとなっており、そのままで使用可能なケースが大半です。
一方、スマートフォンでは解像度をdpiで確認することが難しいため、画素数でチェックしましょう。画素数での確認をする場合、A4サイズで換算すると、200dpiは約387万画素に相当します。
現在のスマートフォンやデジタルカメラは、388万画素以上の写真撮影が可能であり、技術的な問題はほぼ発生しないと考えられます。さらに領収書は通常A4サイズ以下で、とくに小さな文字が使用されることは少ないため、スマートフォンやデジタルカメラを用いて電子化することで十分に対応可能でしょう。
システム要件
システム要件は以下のとおりです。
| システム要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| タイムスタンプの付与 | タイムスタンプ（ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことの証明）を一つの入力単位ごとに電磁的記録の記録事項に付すこと | |
| ヴァージョン管理 | 国税関連の電磁的記録が訂正・削除された場合、その事実と内容を確認できるシステム、または訂正・削除が不可能なシステムを使用すること | |
| 帳簿との相互関連性の確保 | スキャナデータと関連帳簿の間で、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと | |
| 見読可能装置の備付け等 | 14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ、操作説明書を備え付けること | |
| 速やかに出力すること | スキャンデータについて、以下の状態で速やかに出力できること
| |
| システムの概要書等の備付け | スキャナ保存するシステム等の「概要書」「仕様書」「操作説明書」「スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類」を備え付けること | |
| 検索機能の確保 | 電磁的記録の記録事項は、「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」での検索が可能であることなど | |
参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】｜国税庁
スキャナでの保存には、「真実性」と「可視性」の確保が必要です。「真実性」は、スキャナでの保存時に改ざんや削除を防ぐための措置を指し、「可視性」は税務調査時に迅速に検索可能な状態であることを意味します。
運用上の要件
運用上の要件（入力期間の制限）は以下のとおりです。
| 重要書類 | 一般書類 | |
|---|---|---|
| 早期入力方式 | 国税関係書類の受領後、速やか（おおむね7営業日以内）に記録事項の入力をすること | 【適時入力方式】 入力期間の制限なし |
| 業務処理サイクル方式 | 業務の処理に係る通常の期間（最長2か月以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）に記録事項の入力をすること | |
ここでの「入力」は、文書をスキャンし、システムに登録するまでの期間を指します。この作業は、年度末などにまとめて行うのではなく、指定された期限内に完了する必要があります。
システム要件も含めてスキャナ保存には多くの要件が設定されています。運用面では、書類の受け取りからシステム登録までを期限内に行う必要があります。一方システム面では、スキャナ保存の要件を満たす会計ソフトウェアやスキャナ装置の使用が必要です。
とくに、タイムスタンプ・検索機能・帳簿との関連性の確保は、会計システムの仕様が重要です。近年では、会計システムと連携する経費精算システムなどがリリースされており、スキャナ保存を運用する際には、これらを利用するとスムーズに対応できます。
スキャナ保存の業務フロー
ここからは、スキャナ保存の具体的な業務フローを3ステップにわけて紹介します。
1.要件を満たす状態で紙の書類をスキャンする
まずは、データで保存したい紙の書類をスキャナでスキャンしましょう。情報がきちんと読み取れるよう全体が映るように読み込むのがポイントです。
データをスキャナや複合機で読み取る際には、解像度は200dpi相当以上、赤・緑・青の各色の階調がそれぞれ256階調（24ビットカラー）以上であることが求められます。要件を満たしていれば、デジタルカメラやスマートフォンでの撮影でも問題ありません。
なお一般書類の場合は、白黒（グレースケール）でのスキャンも許可されていますが、重要書類はカラーでの保存が必要です。
2.期間内に入力し、タイムスタンプを付与する
データをスキャンできたら、所定の期間内にシステムへの入力とタイムスタンプの付与を行いましょう。
重要書類の場合、早期入力方式ではおおむね7営業日以内、業務処理サイクル方式では2ヶ月とおおむね7営業日以内に、システムへの入力およびタイムスタンプを付与する必要があります。
ただし、訂正・削除の履歴が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用すれば、タイムスタンプの付与は不要です。
タイムスタンプが必要な範囲や利用方法、発行手順、費用など詳細は以下を参考にしてください。
3.そのほかの要件を満たしてデータを保存する
データの保存を行う際にも、いくつかの要件を満たす必要があります。たとえば「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる機能の確保や、訂正があった場合のバージョン管理などが求められます。
保存要件は多岐にわたるため、すべてを自社で管理するのは負担が大きくなりがちです。そのため、スキャナ保存の要件を満たしたシステムを導入するのがおすすめです。必要な機能があらかじめ備わっているため、スムーズなスキャナ保存を実現できるでしょう。
【2024年】スキャナ保存に関する電子帳簿保存法の改正内容
2024年1月より、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度が大幅に改正されました。従来の煩雑な要件が緩和され、電子化のハードルが大きく下がりました。
主な改正点は、以下の3つです。
- 解像度･階調･大きさに関する情報の要件が廃止
- 入力者等情報の確認要件が廃止
- 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定
それぞれについて解説します。
解像度･階調･大きさに関する情報の要件が廃止
2024年の1月1日に施行された改正により、国税関係書類のスキャナ保存における解像度、階調、大きさの情報保存の数値情報を画像データとともに保管する要件がなくなりました。
ただし、スキャニング時の解像度（200dpi相当以上）、諧調（赤・緑・青それぞれ256階調（24ビットカラー）以上）などの要件自体がなくなるわけではないため注意が必要です。
入力者等情報の確認要件が廃止
スキャナ保存における記録事項の入力者やその監督者の情報確認要件がなくなりました。ここでの「入力者」は、スキャナで取得した画像が紙の記述や色調と一致していることを検証する人です。
帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定
2024年1月の改正以前は注文書や見積書などの「一般書類」は帳簿との関連性を確保する必要がありました。しかし、2024年1月の改正以降は、スキャナ文書と帳簿との関連性が分かるようにしておくを確保する必要がある書類は、契約書や領収書などの「重要書類」に限定されました。
【2023年】スキャナ保存に関する電子帳簿保存法の改正内容
スキャナ保存の改正は、2023年にも行われています。主な改正ポイントは以下の3点です。
解像度、階調、大きさに関する情報の保存が不要に
スキャナ保存データに解像度や階調、大きさといった情報を保存する必要がなくなりました。
「解像度200dpi以上、原則カラー」というスキャン時の要件自体は変わらないものの、これらの情報をデータ内に保持する必要がなくなったため、データ容量の削減や管理の簡素化につながります。
入力者等情報の確認要件が不要に
スキャナ保存を行う際に、誰がスキャン作業を行ったかという入力者情報の確認が不要になりました。
これまでは入力者または監督者の情報を確認できる状態にする必要がありましたが、この確認要件が廃止され、事務処理の負担が軽減されました。
帳簿との相互関連性を必要とする書類を重要書類に限定
帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が、重要書類に限定されました。
見積書や注文書など資金や物の流れに直接関わらない一般書類は、相互関連性を確保する必要がなくなりました。
【2022年】スキャナ保存に関する電子帳簿保存法の改正内容
2022年にスキャナ保存に関する電子帳簿保存法の改正が行われ、多くの企業にとってスキャナ保存がより手軽で利用しやすいものになりました。
タイムスタンプ要件の緩和
2022年の改正で、タイムスタンプの付与期間が大幅に緩和されました。以前は、受領者自らが読み取る場合は3営業日以内という厳しい制限がありましたが、改正後は最長2ヶ月とおおむね7営業日以内に延長されています。
タイムスタンプを付与する猶予期間が大幅に延長されたことで、業務の負担が軽減されます。また電子データの訂正や削除の履歴が残るシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムを利用している場合は、タイムスタンプ自体が不要になりました。
検索要件の緩和
改正前は、検索要件として「取引年月日」や「勘定科目」「取引先」など複数の項目が検索要件として設定されていました。しかし、2022年の改正により「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目だけに緩和されています。
| 改正前の検索要件 | 改正後の検索要件 |
|---|---|
| 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること ※税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、2.3の機能は不要 |
また、税務職員のダウンロードの求めに対応できる体制を整えていれば、日付や金額の範囲指定、複数項目の組み合わせ検索といった機能は不要になりました。
税務署長の事前承認制度が廃止
以前は、スキャナ保存を実施する3ヶ月前までに所轄の税務署長から承認を受ける必要がありました。しかし、2022年の改正後はこの手続きが不要になります。
事前承認が不要になったことで、企業は自社のタイミングでスキャナ保存を開始できるようになりました。
適正事務処理要件の廃止
2022年の法改正で、不正防止を目的としていた「適正事務処理要件」も廃止されています。具体的な要素は以下の3点です。
- 相互けんせい：関連する事務作業を異なる担当者で分担し、不正リスクの抑制を図る
- 定期的な検査：事務処理内容の正確性を確認するための検査体制と手順を整備する
- 再発防止：処理に不備があった場合は、報告、原因究明、改善策の検討の実施を義務付ける
上記の要件が廃止されたことで、複数人で行う必要があった事務処理が1人で行えるようになりました。また、以前は定期検査のために必要だった原本の保管が不要になり、スキャン後にすぐ廃棄が可能になっています。
不正発覚時の重加算税の加重措置
スキャナ保存に関する要件が緩和される一方、不正に対する罰則は強化されました。帳簿書類の隠蔽や偽造などの不正が発覚した場合、重加算税が10%加重されます。
適正なスキャナ保存の運用がこれまで以上に重要になっています。
スキャナ保存を実施するメリット
紙ベースの書類管理をスキャナ保存しデジタル化するメリットは、主に以下の3点です。
- 書類の保管に必要なコストやスペースを削減できる
- 生産性の向上・業務効率化を期待できる
- テレワークの推進につながる
ここでは、これらのメリットを具体的に解説します。
書類の保管に必要なコストやスペースを削減できる
スキャナ保存のメリットとしては、まずコスト削減が挙げられます。
国税関係書類の保存期間は原則7年であり、書類の種類は多岐にわたるため、保管すべき書類の量は膨大です。一部の企業では、社内の書庫だけでは収容しきれず、外部の書庫を借りることもあります。
スキャナ保存は、こうした保管スペースの確保や費用の削減に寄与します。
生産性の向上・業務効率化を期待できる
データをスキャンして保存することで、目的の書類の検索が容易になり、社員間での情報共有もスムーズになります。さらに、スキャナで保存する場合、紙で保存していた際に必要だったファイリングやタグ付けの作業が不要です。
結果として、スキャナ保存への移行は業務効率の向上をもたらし、本来の業務に集中するための時間が増えることにより、生産性の向上が期待できます。
テレワークの推進につながる
紙の管理からデジタル化への移行は、担当者がオフィスに出向いて書類の探索や押印する必要性がなくなるため、テレワーク化の促進につながります。
スキャナ保存を実施するデメリット
スキャナ保存制度は、帳簿書類を電子データで保存できる便利な制度ですが、導入にあたってはいくつかのデメリットも存在します。
- 要件を満たしたスキャナが必要になる
- スキャン作業そのものや社内への周知に手間がかかる
- セキュリティに関する対策が必要になる
これらのデメリットを理解した上で、自社の状況に合致するかどうかを検討することが重要です。
要件を満たしたスキャナが必要になる
スキャナ保存制度の要件をクリアするためには、データの真実性を担保するための機器の準備が必要です。解像度や色調の基準を満たすスキャン装置だけでなく、14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタも必要です。
また、場合によってはデータ保存用のサーバーや適切なシステムなど、導入費用だけでなく維持管理費用が必要なケースもあります。
スキャン作業そのものや社内への周知に手間がかかる
紙のドキュメントをスキャンする作業は、時間と労力が必要です。とくに大規模な組織では、専任の担当者が必要となる場合もあるなど、負担の大きい作業です。
さらに、スキャナ保存を適切に行うためには、運用ルールの遵守と、それを社内全体に周知し管理するための業務フローの作成が必要です。導入初期には混乱が生じ、経理担当者の負担が増えることもあります。
また、指導や導入時の説明にも時間がかかります。一部の人は、紙の方がデータよりも管理しやすいと感じているかもしれません。社内の協力を得るためには、導入のメリットを説明し、理解と同意を得ることが必要です。
セキュリティに関する対策が必要になる
書類を電子データとして保管する場合、情報の漏えいや画像の改ざんを防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。
これまでの紙ベースの管理では、帳簿や書類を棚や倉庫に保管し、物理的な盗難や紛失などがなければ情報の漏えいは起こりませんでした。しかし電子帳簿保存法を適用しシステム化すると、セキュリティ対策が不十分な場合、一度に大量のデータが漏えいする可能性もあります。これらの問題は、電子化によるペーパーレス管理がもたらす特有の課題といえます。
スキャナ保存運用時に気をつけたい3つのポイント
ここでは、スキャナ保存でありがちなミスや注意点を中心に、運用時に気をつけたい3つのポイントを解説します。
スキャンした書類は一定期間保持しておく
スキャナ保存の要件を満たして正しく運用していれば、スキャンした書類の原本は破棄できます。しかし、念のため一定期間は原本を保管しておくことをおすすめします。
たとえば、重要書類の入力期間が過ぎた場合や読み取った書類がプリンターの最大出力よりも大きい場合は、書面（紙）を保存しておかなければなりません。
スキャナ保存の運用に慣れるまでの間は、万が一のトラブルに備えて、原本を一定期間保管しておくと安心です。
グレースケール（白黒）が認められるのは一般書類のみ
グレースケール（白黒）が認められるのは見積書や注文書といった一般書類のみです。請求書や領収書などの重要書類は、カラーでスキャンする必要があります。
誤って重要書類を白黒スキャンしてしまうと、要件を満たさなくなるので注意しましょう。ミスを防ぐためにも、要件の厳しい重要書類に合わせた業務フローを構築しておくことをおすすめします。
入力期間を過ぎた場合は紙で保存する
重要書類をスキャナ保存する場合は、入力期間に注意が必要です。
早期入力方式ではおおむね7営業日以内、業務処理サイクル方式では2ヶ月とおおむね7営業日以内にスキャナ保存を完了させる必要があります。入力期間を過ぎて、1年分や半年分をまとめてスキャナ保存することは認められていません。
スキャナ保存のポイントを押さえて正しくデータを管理しよう
本記事では、スキャナ保存制度の概要からメリット・デメリット、具体的な業務フロー、そして運用上の注意点まで解説しました。スキャナ保存は、適切な手順で運用すれば、業務効率化やコスト削減を実現する有効な手段です。
法改正によって、タイムスタンプや検索要件、適正事務処理要件など、多くの要件が緩和されました。これにより、スキャナ保存の導入・運用が以前より容易になっています。
スキャナ保存を正しく運用するためには、法改正の内容を理解し、自社に合ったシステムを導入することが大切です。この記事で紹介したポイントを参考に、効率的なスキャナ保存を実現しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
電子帳簿保存法の改ざん防止措置を徹底解説！4つの方法とよくある質問
改ざん防止措置とは、電子データが改ざんされていないことを証明するための保存要件のひとつです。電子帳簿保存法を正しく運用するには、この改ざん防止措置について理解しておかなければいけません。 本記事では、電子帳簿保存法で求められる改ざん防止措置…
詳しくみる会計ソフトで領収書を電子保存するメリットとやり方
領収書を整理してファイルに綴じる紙ベースでの保存を行っている法人、あるいは個人事業主も多いかと思います。紙ベースでの保存は原則的な方法ではありますが、必要な領収書を取り出す際、保管する際に少々不便です。 特に個人においては、青色申告特別控除…
詳しくみる伝票は電子帳簿保存法の対象になる？わかりやすく解説
伝票は、個々の取引の内容を個別に記録するための書類です。電子的に作成した国税関係帳簿は、電子帳簿保存法を適用して電子保存することができますが、振替伝票などの伝票も電子帳簿保存の対象になるのでしょうか。 この記事では、伝票の保存が電子帳簿保存…
詳しくみる貿易書類は電子データ等で保存できる？ 関税法における電子帳簿等保存制度を解説
令和3年度税制改正によって関税定率法等の一部を改正する法律（以下、関税法）が改正されました。改正前の関税法では貿易書類、すなわち関税関係の帳簿書類を電子データ等で保存する場合は、電子帳簿保存法の規定が準用されていました。 しかし改正後は、関…
詳しくみる電子帳簿保存法でペーパーレスを実現する方法！ 制度の概要も紹介
現代のビジネスにおいて、ペーパーレス化は効率的な業務運営のポイントとなっています。 そうした中で注目されているのが、紙の帳簿や書類を電子データで保存できるようにする電子帳簿保存法です。 本記事では、電子帳簿保存法によってペーパーレス化を実現…
詳しくみるインターネットバンキングも電子帳簿保存法の対象｜要件や保存方法を解説
「インターネットバンキングは電子帳簿保存法の対象なのかわからない」と悩んでいませんか。取引先への支払いなどでインターネットバンキングを利用して、明細を放置していることもあるでしょう。 インターネットバンキングは電子取引の対象で、電子帳簿保存…
詳しくみる