作成日 : 2024年10月1日

売掛金の入金処理はどうする？作業の流れと合わせて自動化する方法を解説

売掛金の入金処理は、企業の財務状況を安定化させるために重要な役割を果たします。適切な手続きを行うことで、入金確認や消込の精度が向上し、資金繰りの安定化にも効果的です。

ここでは、入金確認時のポイントや入金処理で発生しがちな課題、入金処理を自動化する方法について解説します。入金処理の精度向上や効率化に取り組み、企業としての財務基盤を強化しましょう。

売掛金の入金処理の流れ
売掛金の入金確認時のチェックポイント
入金処理の課題
入金処理の自動化の例
- エクセルの関数やマクロを活用する
- 専用のシステムを導入する
売掛金の入金処理を効率化して財務管理を改善しよう

売掛金の入金処理の流れ

売掛金の発生から入金処理を行うまでの間には、大きく分けて「売掛金の計上」や「入金の確認」「入金消込」の3つのステップがあります。

企業における債権管理を効率化するためには、3つのステップについて正しく理解することが必要不可欠であり、適切な業務プロセスを整備することで、企業の財務状況を正確に把握することが可能です。

売掛金の計上

売掛金とは、クライアントに対して商品やサービスを提供した場合において、それらの対価を現金として即日入金するのではなく、掛取引として後日回収する際に発生する債権のことです。

通常、商品やサービスの販売を行ったタイミングで納品書や請求書を作成し、クライアントに対して送付します。

請求書には、取引年月日や取引の内容、請求金額、消費税額、支払期日などの情報を記載するケースが一般的です。なお、請求書を作成する際には、取引の都度作成する方法と、末締めや20日締めのように、一定期間内に行った取引についてまとめて請求書を発行する方法の2通りがあります。

売掛金を正確に計上し、管理することは、その後の入金確認や消込処理をスムーズに進めるために必要不可欠です。万が一、売上の計上漏れなどが発生した場合には、法人税や消費税の過少申告につながるリスクもあるため、取引先別に請求金額や債権残高をきちんと記録し、正確な経理処理を徹底しましょう。

入金の確認

売掛金の入金確認とは、クライアントに対する請求金額について、相手先から支払期日までに入金されたかどうかを確認する作業です。

一般的には、預金通帳やインターネットバンキングの入出金履歴を確認し、「請求金額がきちんと入金されているかどうか」や「入金額が適切かどうか」をチェックします。設定した期日までに入金が確認できない場合は、クライアントに対してリマインダーを送るなど、迅速な対応が必要です。

なお、部分入金や複数取引の一括入金などのイレギュラーなケースもあるため、入金の内訳についてもきちんと確認することが重要です。

また、売掛金などの債権回収については、必ずしも預金口座に振り込まれるとは限りません。クライアントによっては、現金や手形などによって債権回収を行うケースもあるため、取引先ごとに入金方法が異なる場合には、入金確認の漏れが発生しないように注意しましょう。

入金消込

入金消込とは、クライアントに対する請求金額と実際の入金額を照合し、入金済みの金額を債権残高から消し込むための手続きのことです。

入金消込を正確に行うことで、クライアントごとの売掛金残高を最新の状態に保ち、入金額の誤りや債権回収の遅れが発生した場合にも、それらの異変にいち早く気づきやすくなります。

特に債権回収の遅延が発生した場合には、資金繰りの悪化や貸倒リスクの拡大にもつながりかねないため、迅速かつ的確な対応が求められます。

また、入金消込を正確に行うことは、クライアントとの信頼関係を構築するためにも必要不可欠です。すでに入金されているにもかかわらず、社内での入金消込処理が正しく行われておらず、取引先に督促の連絡や二重請求を行ってしまった場合には、信用問題に発展しかねないため、慎重な対応を心掛けましょう。

売掛金の入金確認時のチェックポイント

売掛金の入金確認を行う際には、消込漏れなどのミスが発生しないよう、いくつかのポイントに注意して、慎重に業務にあたることが重要です。

特に以下の3つのポイントを丁寧に確認することで、誤入金や回収遅延、相殺漏れなどのトラブルを未然に防ぐことにも役立つでしょう。

請求金額と入金額が一致しているか？

まずは、取引先から入金した金額が請求金額と一致しているかどうかを確認しましょう。

入金額や請求金額と異なる場合には、その原因を追究しなければなりません。請求金額に対して実際の入金額が少ないケースでは、振込手数料が差し引かれていたり、材料費や会費などが相殺されていたりする場合が一般的です。

反対に、請求金額よりも実際の入金額が過大な場合には、クライアントが複数の請求書の合計金額を支払っている可能性などが考えられます。

いずれの場合においても、請求金額と入金額に過不足が発生している場合には、まずは社内の営業担当者などと連携し、ズレの原因を確認しましょう。もし入金額に誤りがあれば、差額については再請求もしくは返金処理が必要になります。

ただし、継続的に取引のあるクライアントの場合には、ただちに請求金額との誤差を精算するのではなく、次回以降の請求金額と相殺したり、本来の請求金額に上乗せして支払われたりするケースも多いです。

したがって、ミスや誤解によって請求金額と入金額にズレが生じた場合には、クライアントに事情を説明したうえで、具体的な対応方法も話し合うことをおすすめします。

買掛金との相殺が発生していないか？

企業間の取引では、得意先から商品やサービスを購入するケースも多く、特定のクライアントについて、債権と債務の両方が発生する事例も少なくありません。

そのような場合には、お互いに対価を支払い合うのではなく、それぞれの債権と債務を相殺したうえで、差額のみを決済することで、両社における支払業務を簡略化するケースが一般的です。

このような相殺取引が発生している場合には、入金額が請求額より少なくなることが通常です。したがって、請求金額に比べて入金額が少ない場合には、営業担当者などに相殺の事実がないかどうか確認したうえで、正確な入金消込を行いましょう。

入金漏れとなっている取引先がないか？

入金処理の際には、入金が漏れていないかどうかを取引先ごとにチェックすることも重要です。

特に事業規模が拡大してクライアントの数が増加するにつれて、取引先ごとの売掛金残高を確認しきれず、入金漏れが発生しやすくなります。特に債権管理を手作業で行っている場合には、滞留債権の存在を把握しきれず、回収不能となるリスクも高まってしまいます。

企業としての成長に伴って、取引先ごとの債権残高の管理が難しい場合には、現在の売掛金残高が売上日や支払期日からどの程度経過しているのかを表す「売掛金年齢表」などを作成することも効果的です。

企業全体のリスクヘッジを行うためには、滞留債権の存在をいち早く察知し、支払いの督促や取引量を制限するなど、適切な対応をスピーディーに行うことが極めて重要です。

入金処理の課題

売掛金の入金処理を行う際には、いくつかの課題があります。

以下のような問題が発生している場合には、業務効率の低下やキャッシュフローの悪化を招く原因にもなりかねないため、適切な改善策を検討し、健全な債権管理を追求しましょう。

ヒューマンエラーが発生しやすい

入金処理を手作業で行う場合には、担当者による金額の入力ミスや消込漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性も高まります。特に大量の取引を行う場合や、多数のクライアントを抱える企業では、それらに比例して経理担当者の処理件数も増加し、ヒューマンエラーの発生リスクも拡大します。

また、現金手渡しや預金振込み、手形回収など、入金方法が多岐にわたる場合や、買掛金との相殺などのイレギュラーな処理が頻発する場合には、正確な入金情報の把握が難しくなるため、消込漏れが生じることも多いです。

入金処理にエラーが発生すると、訂正作業に時間がかかるだけでなく、社内のキャッシュフローに悪影響を及ぼす可能性や、クライアントとの信頼関係に傷がつくおそれもあるため、丁寧な対応を心掛けましょう。

属人化が発生しやすい

特定の従業員のみが請求書の作成や債権管理などの業務を行う場合には、業務の属人化にも注意しなければなりません。

属人化が進行することで、担当者のみが理解している「ブラックボックス化」に陥りやすく、その担当者の不在によって業務が停滞したり、退職によって社内の業務効率が大幅に低下したりするリスクがあります。

業務の属人化を解消するためには、マニュアルを作成することで業務を「標準化」したり、複数名で対応することによって「平準化」させたりすることが重要です。

特定の担当者に対する依存度を軽減し、従業員と会社の双方にとって安心して入金処理に取り組める環境を整備しましょう。

部門間で情報共有しにくい

事業規模の拡大によって組織化が進むことで、部門間での情報共有が滞るケースも少なくありません。

特に入金処理においては、経理担当者と営業部門の間でクライアントに関する情報共有が不足する傾向にあり、部門間での業務連携が不十分な場合には、入金確認や債権管理においてもトラブルが発生しやすくなるでしょう。

たとえば、買掛金との相殺や入金方法、与信管理に関する情報について、部門間で共有できていなければ、売掛金残高の誤りが発生したり、信用リスクのある取引先への対応策がとれずに不良債権が増加したりするなど、さまざまなリスクが懸念されます。

入金処理の自動化の例

売掛金の入金処理を自動化することで、業務の効率化や正確性の向上につながります。

自動化の方法については、企業規模や業務フロー、社内における課題をしっかりと考慮し、最適な手段を選定することが成功の鍵となります。

一般的には、以下のいずれかの方法によって入金処理を自動化するケースが多いです。

エクセルの関数やマクロを活用する

エクセルの関数やマクロを使用することで、比較的コストをかけずに、手軽に入金処理の自動化に取り組むことが可能です。

具体的には、VLOOKUP関数やIF関数を活用して、請求書と入金データの照合を自動化したり、入金消込のプロセスを効率化したりすることができます。さらに、マクロを使用して定型的な作業を自動化することで、手作業によるミスを減らし、担当者の業務時間を短縮することにも役立ちます。

ただし、エクセルの関数やマクロを使用する場合、シート作成にはまとまった工数や専門的なスキルが求められるため、それらに長けた担当者の存在が前提となるうえ、業務の属人化につながるケースも少なくありません。

また、大規模なデータ処理には限界があるため、データ量が多い場合には、むしろ業務効率が低下する原因となる可能性も考えられます。

専用のシステムを導入する

債権管理に特化した専用システムを導入することによって、入金処理を自動化することも可能です。

専用システムでは、入金データを自動で取得し、それらを請求書の情報と照合することで、入金消込まで自動化できる機能などを備えており、入金処理のスピードを大幅に向上させることが可能です。

また、システムによっては、リアルタイムでの入金状況の把握や、回収が遅延している取引先のチェック機能なども備わっており、社内における売掛金やキャッシュフローの管理をより効率的に行えます。

ただし、専用のシステムを導入する際には、導入費用や毎月の利用料が発生するケースも多いため、企業規模や取引量を踏まえて費用対効果を慎重に検討しましょう。

なお、「マネーフォワードクラウド会計」では、入金消込の自動化について別記事で詳しく解説しています。ご興味のある方はぜひ以下のリンクをご参照ください。

会計の基礎知識

入金消込の自動化とは？課題とその解決策を解説

売掛金の入金処理を効率化して財務管理を改善しよう

売掛金の入金処理は、取引先との信頼関係の構築や企業の財務状況を安定化させるために重要な役割を果たします。適切な業務プロセスを整備することで、入金確認や消込の精度が向上し、資金繰りの安定化にも効果的です。

その一方で、手作業での入金処理にはヒューマンエラーや属人化のリスクがあるため、エクセルや専用システムを活用して自動化することも検討の余地があるでしょう。入金消込の自動化に取り組むことで、入金処理の業務効率化を促進し、企業全体の生産性を高めることにも役立ちます。

効率的かつ正確な債権管理を実現し、キャッシュフローの改善やクライアントとの信頼関係の強化につなげましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：服部大（中小企業診断士/税理士）
服部大税理士事務所
2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。