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  • 作成日 : 2021年2月5日

出張費とは?相場や旅費交通費との違いを詳しく解説

経理担当者にとって出張費の精算業務は、負担の大きい業務の1つといえるでしょう。申請内容にミスがあり、確認するべき経費が多いと、時間や手間を取られるためです。

また、出張手当旅費交通費のそれぞれを会計処理する必要があり、出張内容によっては非常に分かりにくいと感じることもあるでしょう。しかし、申請する側の従業員にとって出張費は手当になるので重要な内容でもあります。

そこで、経理担当者や経営者にとって参考となるよう、出張費や旅費交通費に関する基礎知識や違い、相場、流れなどについて解説します。

出張費とは

出張費とは出張にかかる交通費やホテルなどの宿泊代、食事代などの費用の総称であることを、まず理解しておきましょう。類似する言葉に出張手当がありますが、出張手当はあくまでも出張費の一部という扱いです。

旅費交通費とは?

旅費交通費という勘定科目は、旅費と交通費を経費処理するためにあります。旅費は出張などに必要な移動費や宿泊代を目的とする経費で、出張費と同義です。

出張手当も旅費としての取り扱いで処理をすることで、問題ありません。会社によっては宿泊代や出張手当は旅費として、出張中の移動費は交通費として扱う場合もあるでしょう。

交通費とは、自宅から会社までの通勤や業務上必要な移動にかかる電車やタクシーなどの経費です。経費処理の際は、どちらも旅費交通費の勘定科目で処理できるので、その区分を明確化しておきましょう。

出張費と旅費交通費の違いは?

経理の実務の中でも、出張費と旅費交通費の違いには迷う場合があるかもしれません。
出張費は出張に必要となる交通費や宿泊費、出張手当など出張時のみに生じる費用をまとめた「一般的な呼び名」です。一方、旅費交通費とは、旅費と交通費を経費処理ための「勘定科目の名称」を指しています。

主な旅費交通費は次の通りです。

  • タクシー代
  • 電車やバス代
  • ガソリン代
  • 駐車料金
  • 宿泊費、食事代、日当

当然ながら旅費交通費は目的が仕事と関係がない場合は旅費交通費とはならないので、注意が必要です。

出張費の相場は?

一般的な出張費の相場はどれくらいなのでしょうか。宿泊費と出張日当のそれぞれの相場を、国内海外に分けて確認していきましょう。

宿泊費の相場

宿泊費の費用相場は、以下の通りです。実費精算する会社もあれば、一律支給した後に差額を精算する会社もあります。

海外出張は国内出張よりも宿泊額が高くなるのが一般的です。海外の場合は行き先によってその相場が大きく変わるため、今回は「北米行き」を想定しています。

役職宿泊費(国内)宿泊費(海外)
社長・役員クラス12,000~16,000円16,000円
部長クラス10,000円15,000円
一般社員8,000~9,000円14,000円

出張日当の相場

役職に応じて支給額は異なるもの、2,000〜3,000円が出張日当の相場といえるでしょう。また、出張手当がつかないという企業があるのも事実です。

そのほかには、一律で出張日当を現金支給し、お釣りは自由に使用できるという場合もあるでしょう。

役職出張日当(国内・日帰り)出張日当(国内・宿泊出張日当(海外)
部長クラス2,500円2,800円5,500~6,000円
一般社員1,900円2,200円4,500~5,000円
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出張費精算の流れ

ここからは出張費を清算する際の流れについて解説していきます。

ステップ1 稟議書・起案書の作成、承認

まずは「稟議書や起案書の作成、承認」です。実際に出張に行く本人が稟議書を作成します。

出張の目的や訪問先などを明らかにし、本人の上司などから承認を得てもらい、どの部署の誰に責任があるのかを明確にします。なお、稟議書には次のような項目への入力や記入が必要となるでしょう。

  • 目的
  • 訪問先
  • 移動距離・移動手段
  • 行動履歴
  • 必要となった費用の内容や内訳
  • 契約内容
  • 仮払いの有無
  • 購入や契約締結後にどうなるか
  • 購入や契約で発生する可能性のあるリスク

ステップ2 領収書の内容を確認

稟議書に問題がなければ、次は領収書の内容を確認します。稟議書の記載通りになっているか確かめることで、不正防止にもつながるでしょう。

領収書は印字されているものや手書きのものなど、様々な形式があります。内容を明確にするために、以下の記載事項が必要となるので注意しましょう。

  • 領収書である旨の記載
  • 支払人名(正式名称)
  • 金額
  • 但し書き
  • 発行者名と押印
  • 領収書発行日
  • 金額が5万円以上ならば収入印紙の貼付と割印

ステップ3 立替金を精算する

次は精算についてです。従業員が出張費の一部またはすべてを立替ている場合には、立替金の精算書を作成してもらいます。立替金専用とする精算書を事前に用意しておくと仕訳がスムーズです。会社によっては、専用フォーマットを準備してあるかもしれません。
精算書や勘定科目の仕訳内容は税務調査の対象となる可能性もあるので、必要な記載事項があるかどうか、今一度確認してみてください。

  • 精算書の申請日
  • 部署名
  • 氏名
  • 出張の目的
  • 仮払金額
  • 支払先名称
  • 支払内容
  • 領収書の添付(領収書がない場合は支払証明書が必要)
  • 仮払いの有無
  • 取引先名
  • 相手方名(可能ならば役職も)
  • 人数

ステップ4 精算書を提出し承認を得る

出張した本人が作成した精算書をその上司が確認し、経費として認めたことを証明する承認印をもらうことで正式に提出されたことになります。その正式な精算書をもって、経理が立替金を支払うことができるのです。

稟議書や精算書に不備がある場合は、必ず差し戻しを行いましょう。経理側では決して書類の修正や代筆などを行ってはいけません

ステップ5 精算書をもとに立替金を支払う

正式な精算書をもとに、経理が立替金を支払います。支払い方法は現金銀行振込が一般的です。

現金の場合は、現金を入れるための封筒の作成が必要となります。封筒には支払先名内容金額などをを明記したうえで、出張した本人から精算書や受領書に押印してもらいます。

また、口座振込の場合は、封筒などの作成は不要です。普段給与に使用している銀行口座に振り込むことになります。ここで注意すべきは、給与と一緒に振り込んでしまうと精算金が所得税に課税されてしまうことです。
出張費は本来所得税法非課税となるため、可能であれば給与とは別の振込手続きをおすすめします。

出張で必要な費用は経費で落とそう!

ここまで出張費や旅費交通費に関する基礎知識や違い、相場や流れなどについて解説しました。経理担当者にとって、経費の精算や仕訳は大変な作業の1つかもしれません。

しかし、1つひとつ丁寧に経費処理することで節税にもつながりますし、内部の不正防止にもつながります。出張に関わる経理業務の中で出張費と旅費交通費の違いには迷った時は、その「目的」をしっかり確認するようにしましょう。

経理に関する知識をさらに高めて、出張費や旅費交通費を正確に経費で落としていけるようにしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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