- 更新日 : 2024年8月13日
経費精算の間違いやミスを減らす方法とは？
経費精算における入力ミスや処理漏れなどの間違いは、どの会社においても発生します。なぜ経費精算における間違いは起きてしまうのでしょうか。経費精算で間違いが起きる原因と間違いやミスを減らすための対策について解説していきます。
目次
経費精算にまつわる課題
経費精算が思うように進まない、と課題を抱えている会社もあります。なぜ経費精算がうまくいかないのか、経費精算にまつわる主な課題を3つ取り上げます。
申請の差し戻しが多い
まず、差し戻しの問題です。社員が提出した経費精算申請書の内容や添付されている書類は、常に正しいとは限りません。記入漏れや内容の誤りといった書類の不備があると、承認者である上長や経理担当者などから差し戻しを受けることがあります。
一般的に差し戻しは起こり得ることですが、差し戻しの件数が多すぎる場合は何かしらの問題がある場合があります。差し戻しは申請者の修正作業、承認者や経理担当者の再手続きが発生するため、差し戻しが多いほど関係者に負担がかかってしまいます。
経理担当の入力ミスが多い
従業員数が多く経費精算の件数が多い会社では、経理担当者の入力ミスが多発する場合があります。このような問題は、作業量に対する経理担当者の人員不足が原因で発生する傾向が強めです。
入力ミスの発生後、経理担当者は何らかの修正対応を行わなければなりません。精算する際に間違って入力してしまった場合には、証憑と入力内容を合わせるための修正仕訳という余計な作業が増えてしまいます。
小口現金の管理が煩雑
少額の経費精算のために会社へ用意する金を小口現金といいます。小口現金による経費精算を行うたびに記帳し、常に帳簿残高と実際の現金残高を一致させなければなりません。
また、請求のあった金額を支払うための硬貨を用意しておくなどの準備も必要です。経費精算の件数が多いほど小口現金の出し入れ頻度も増えますので、残高のズレや記帳漏れといったミスも起こりやすくなります。
経費申請時の間違い・差し戻しはなぜ起こる？
経費精算でよくある課題について取り上げましたが、なぜ間違いや差し戻しが多発してしまうのでしょうか。経費精算のミスが発生する根本的な原因について取り上げます。
必要な項目が記載されていない
経費精算時、社員に会社で作成したフォーマットを利用するよう求めている会社は多いでしょう。しかし、フォーマットに必要な記載事項の枠を設けているにもかかわらず、記載しないまま精算手続きを申請するケースは少なくありません。必要な項目に記載がない場合は、適切に経費精算を行うためにも、申請者に不足している項目を記載してもらうよう差し戻しが必要です。
金額が間違っている
経費精算におけるミスとして頻発するのが金額間違いです。この問題は、さまざまなパターンが考えられます。
まず、領収書の合計金額と経費精算申請書に記載された金額が一致していないケースです。正しい金額を申請者に確認してもらうために差し戻しが発生します。経費精算申請書への入力ミスが一般的な原因ですが、稀に領収書の記載金額が誤っていることもあります。領収書に誤りがあるときは、発行先に連絡をして正しい領収書を再発行してもらわなければなりません。
ほかにも、経理担当者が経費精算の請求金額を誤って手渡してしまうケースが考えられます。誤った金額を渡してしまったときには、差額分を精算しなおし、あるいは直近で行われる次回の経費精算で相殺するといった対応が必要です。
領収書が添付されていない
領収書が添付されていない場合、経費精算の差し戻しが発生することがあります。領収書は支払いの証明となる書類であると同時に、不正利用を防止する重要な役割を果たします。領収書が発行される支払いでは、経費精算申請書とともに領収書を添付して提出するのが一般的です。
しかし、中には領収書を紛失してしまったケース、バス料金など領収書がもともと発行されないケースもあります。領収書がない場合でもその理由を明らかにし、詳細についても申請書に記載している場合は差し戻しの対象にならないこともありますが、領収書がなく情報も不足している場合は、差し戻しの対象になります。
経理担当者の入力する項目が多い
経費精算において、経理担当者は申請を受けた内容のチェックが必要です。同時に、経費精算を適切に行うための管理シートへの入力、経費精算結果の記帳や会計ソフトなどへの入力など、複数の入力作業が発生します。
経費精算の件数が少ない場合は、入力項目や入力作業を細かくチェックする余裕を持てるでしょう。しかし、経費精算の件数が増えるとチェックが行き届きにくくなり、手入力時のミスも起きやすくなります。
社内ルールが明確ではない
社内ルールが明確でないと、経費精算のミスや差し戻しが多発することがあります。ルールがあいまいなまま経費精算を行うと、書類の不足や不適切な支出の経費計上などの大きな問題に繋がるおそれがあります。
経費精算を一定のルールで行うためには、経費精算規定を設けるのが効果的です。経費精算規定の設置は任意ですが、ミスやトラブルが起きない経費精算を実現するためには、適切な経費精算規定の設置が望まれます。
また、経費精算業務が属人的となり、経費精算フローを複数人でチェックする体制が整っていないと、ミスが起きやすくなります。ルールに基づいた経費精算フローをマニュアル化し、誰でも対応できる体制を整えることで、経費精算のミスへのフォローがしやすくなるでしょう。
経費精算の間違いを減らす方法
度重なる経費精算の間違いや差し戻しで業務負担を増やさないためには、どのような対応が必要なのでしょうか。経費精算の間違いを減らすための方法を3つ取り上げます。
社内ルールを徹底する
第一に行いたいのが、経費精算にまつわる社内ルールの設定です。社内規定として経費の範囲や上限、領収書がない場合の対応などの細かなルールを設定することで、経費精算の基準を明確に定めます。その結果、領収書がない場合の判断などに迷わなくなり、経費精算時のミスを軽減できるでしょう。過去に問題になった事例を中心に、必要事項を規定するのがおすすめです。
一方、経費精算規定の設定だけでは、間違いや差し戻しの件数が改善しないこともあります。経費精算規定を設けたあとは、その内容を社員と広く共有することが大切です。さらには情報を共有するだけに限らず、社内ルールの徹底に関する情報を定期的に発信するよう心がけましょう。
経費精算規定の作成ポイントについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
経費精算フローを見直す
経費精算フローが複雑だと、経費精算の間違いや差し戻しを引き起こしやすくなります。現在の経費精算フローを見直し、複雑な手順の簡略化を進め、間違いや差し戻しが起こりにくいフローに改善していきましょう。
また、経費精算フローを見直した結果、間違いが頻発する特定のフローを発見できるかもしれません。なぜ問題が発生するのか、精算手続きの流れを吟味し、適切なフローへ見直しを行いましょう。
一般的な経費精算の業務フローはこちらの記事で詳しく紹介しています。
経費精算システムを導入する
経費精算の間違いを減らすには、経費精算の手順を簡略化・効率化する経費精算システムの導入が効果的です。
連携したサービスからの領収書自動取得機能や、スマートフォンで撮影した領収書のアップロードに対応したシステムであれば、経費精算申請書への金額転記間違い、領収書の添付忘れといったミスを防止できます。ルート検索で交通費を自動で計算してくれる機能があれば、交通費の計算ミスも防げるでしょう。
また、経費精算の進捗状況のデータ化、会計システムへのデータ自動取得といったフローの自動化により、経理担当者の入力の負担も軽減できます。さらには精算フローの属人化を防ぎ、効率化されたフローを採用できるため、業務負荷によるミス軽減にも繋がるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費なら経費精算のミスを軽減
「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算の間違いを軽減できる次のような機能が備わっています。
- 連携したクレジットカードなどから明細を自動取得できる
- 交通サービスなどとの連携で領収書データを自動取得できる
- スマートフォンで撮影した領収書はOCRやオペレーター入力でデータ化できる
- ICカードをスマートフォンにタッチするだけでデータを取得できる
- 経路検索で交通費を自動計算する
- 会社規定の日当や宿泊費を自動計算する
- エラーやアラートによる不備入力の防止機能がある など
また、マネーフォワード クラウド会計との連携ができるため、経費精算のデータを仕訳に反映させることも可能です。経理担当の入力作業や転記作業が減り、入力ミスの防止に役立ちます。
経費精算の間違いはシステム導入で軽減できる！
経費精算の手続きにおいて、社内ルールの不備や経理担当者の作業負担過多などが原因となり、間違いや差し戻しが発生することがあります。間違いや差し戻しは申請者と経理担当者両方の作業を増してしまいますので、できるだけ間違いや差し戻しが起きない体制を築くことが大切です。
経費精算の間違いを減らす方法はいくつか考えられますが、複数の課題をマルチに解決するなら経費精算システムの導入が効果的です。経費精算システムには、作業の効率化に繋がるさまざまな機能が備わっていますので、ミスの軽減と同時に作業効率化も実現できます。
よくある質問
経費精算でよくある問題とは？
申請の差し戻しが多い、経理担当の入力ミスが多い、小口現金の管理が複雑でミスが起こりやすい、などの問題があります。詳しくはこちらをご覧ください。
経費精算の間違いを減らす方法は？
社内ルールを規定して徹底する、経費精算フローを見直す、経費精算システムを導入するといった方法があります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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