作成日 : 2024年12月9日

交通費精算のDX化とは？DX化のポイントや精算書のテンプレートを紹介

交通費精算のDX化とは、企業が従業員の交通費申請をデジタル技術で効率化することです。交通費をはじめとする経費精算のDX化によって、業務効率化やコスト削減が可能になります。

本記事では、交通費精算のDX化の必要性やメリット、具体的な方法について詳しく解説し、企業がどのようにしてこの変革を進めるべきかを紹介します。

交通費精算とは
- 業務内容
- 紙ベースの交通費精算の問題点
交通費精算のDX化の必要性
交通費精算をDX化するメリット
交通費申請書の無料テンプレート
交通費精算をDX化する方法
- 経費精算システムの導入
- 法人用クレジットカードなどの導入
交通費精算をDX化する注意点
交通費精算に限らず企業におけるDX化は急務といえる

交通費精算とは

交通費精算とは、従業員が業務で使用した交通費を申請し、企業がそれを確認・承認して支払う手続きを指します。出張や通勤にかかる費用も含まれますが、出張費や通勤費は事前に交通手段や経路を申請するのが一般的です。

業務内容

交通費精算の業務内容には、申請者による経路と金額の確認、上司や経理担当者による申請内容の確認と承認、そして最終的な支払い手続きが含まれます。

この一連の交通費精算の流れにおいては正確かつ迅速な処理が求められるため、申請者と承認者の間で円滑なコミュニケーションと情報共有が重要です。また、企業によっては、月次や四半期ごとにまとめて精算を行う場合もあり、その際には集計作業や報告書の作成も業務の一部になります。

紙ベースの交通費精算の問題点

従来行われてきた紙ベースの交通費精算には、多くの問題点があります。まず、申請書書類の作成や処理に時間がかかり、誤入力や計算ミスが発生しやすいことが挙げられるでしょう。手作業で一連の作業が行われるため人為的なミスが避けられず、その修正にも時間と労力が必要です。

次に、紙媒体であるため保管や管理にも手間がかかり、紛失や不正利用のリスクも無視できません。さらに、大量の紙書類は環境負荷も高く、今の時代に求められる持続可能性への配慮からも改善は必須です。このような問題点から、多くの企業では交通費をはじめとする経費計算のデジタル化（DX化）への移行を開始、または検討しています。

交通費精算のDX化の必要性

交通費精算のDX化とは、紙を利用した従来の交通費精算をデジタル技術で効率化し、業務負担を軽減する取り組みです。DX化によって業務効率の向上やコスト削減、不正防止が可能になります。

DX化が遅れると、企業は依然として手作業による処理に頼らざるを得ず、計算ミスや不正申請のリスクが増大します。また、手続きに時間がかかるため、迅速な経費管理が難しくなるでしょう。

経済産業省が提唱する「2025年の崖」問題では、DX化の遅れが企業の競争力低下につながると指摘されています。このような背景から、交通費精算システムの導入を含むDX推進は、どの企業においても急務といえるでしょう。DX化により、より迅速で正確な経費精算が可能となり、データ分析を通じた戦略的な経費管理も実現できます。

参考：経済産業省 DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～（本文）

交通費精算をDX化するメリット

交通費精算のDX化には、以下のような多くのメリットがあります。

業務効率化
ペーパーレス化による管理コスト削減
不正・改ざんの防止

それぞれについて、詳しく解説します。

業務効率化

デジタルツールを活用することで、交通費精算業務の効率化・迅速化が進むことが真っ先に挙げられるメリットでしょう。従業員が交通費を申請する際に紙で作成していた申請書の作成や承認・確認のプロセスが自動化され、すべてオンライン上で完結できます。

経理担当者や管理者は手間を省き、迅速に処理を進められます。その結果として、従業員は本来の業務に集中できるようになり、生産性の向上も期待できるでしょう。また、システム導入によってエラーを減少させるため、精度の高いデータ管理が可能になる点も無視できないメリットです。

ペーパーレス化による管理コスト削減

DX化によって紙書類が不要になり、保管スペースや印刷コストが削減されます。オフィススペースの有効活用が可能になることに加え、ペーパーレス化による環境負荷の低減も実現するでしょう。

またデジタルデータは容易に検索・管理できるため、必要な情報を迅速に取得することができ、業務のスピードアップにもつながります。このように、ペーパーレス化は経済的にも環境的にも企業にとって大きなメリットになります。

不正・改ざんの防止

デジタルツールの使用によって作業履歴が詳細に記録され、アクセス管理や改ざん防止にも貢献します。不正やミスを防げるうえ、データが一元管理されることで情報の信頼性も向上するでしょう。

ただし、経費精算システムを導入する際には、システム自体のセキュリティ対策も大切です。適切なセキュリティ対策を講じ、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることが求められます。

交通費申請書の無料テンプレート

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交通費精算をDX化する方法

交通費精算をDX化するには、デジタル技術を活用したさまざまな方法があります。以下に、例として2つの方法を解説します。

経費精算システムの導入
法人用クレジットカードなどの導入

経費精算システムの導入

経費精算システムの導入は、交通費精算をDX化するための主要な手段です。経費精算システムによって、申請から承認、支払いまでの一連のプロセスがすべてシステム上で完結するため手作業によるミスが減少し、業務の効率化が図れます。

また、経費精算システムにはデータ分析機能が備わっていることが多く、この機能を活用することで経費削減の機会を見出すことも可能です。たとえばどの部署でどれだけの交通費が発生しているかを分析し、不必要な出張や移動を削減するための戦略を立てることができるでしょう。

法人用クレジットカードなどの導入

法人用クレジットカードや交通系ICカードの導入も、交通費精算のDX化に貢献します。こうしたカードの一部は経費精算システムと連携させることができ、従業員が交通費を使用した際に、その情報が自動的に記録されます。

自動記録機能のおかげで、手動での入力作業が不要になり、申請プロセスがさらに簡素化されるほか、不正しにくくなるメリットも期待できるでしょう。特に法人用クレジットカードは、キャッシュ・フロー管理にも役立ちます。

交通系ICカードも同様に便利であり、日常的な通勤や出張時の交通費管理を効率化します。

交通費精算をDX化する注意点

交通費精算のDXには多数のメリットがある一方、注意するべきポイントもあります。以下の3つの点について、詳しくみていきましょう。

目的や予算にあったDX化の方法を選ぶ
社内や取引先へ周知を徹底する
マニュアル作成などにより業務を可視化する

目的や予算にあったDX化の方法を選ぶ

交通費精算のDX化に際しては、企業ごとに異なるニーズに応じた適切なシステムやツールを選ぶことが求められます。予算や導入の目的を明確にし、それに基づいて自社に適した方法を選択しましょう。

システム選定において、現在の社内ルールや精算方法に合致するかだけではなく、将来的な拡張性や他のシステムとの連携可能性も考慮するべきです。今後の事業拡大や新たな業務ニーズにも対応できる、柔軟性を持つシステムが望ましいでしょう。

社内や取引先へ周知を徹底する

DX化後の新しい交通費精算の方法を従業員や関連する取引先に周知し、理解を促進することも、スムーズな移行には欠かせません。

必要に応じて説明会やトレーニングセッションを開催し、新しいシステムの使い方やその利点などを詳しく説明しましょう。また、FAQやサポート窓口を設けることで、不明点や疑問点がすぐに解消できる体制を整えることも必要です。こうしたコミュニケーションは、DX化の成功に欠かせません。

マニュアル作成などにより業務を可視化する

DX化をきっかけに交通費精算における業務フローを整理し、マニュアルを作成して従業員にわかりやすく共有しましょう。マニュアルは定期的に更新し、最新の法令や社内規定に対応することが大切です。

マニュアル化によって交通費精算の流れを可視化し、新しいシステム導入後の混乱を防ぎ、業務効率の向上につなげられます。さらに、マニュアルは新入社員への教育ツールとしても活用できるため、一貫した業務遂行が可能になるでしょう。

交通費精算に限らず企業におけるDX化は急務といえる

交通費精算のDX化は、企業が競争力を維持し、持続的に成長するために必要です。これからのビジネス環境では、交通費精算に限らずあらゆる部分においてDX化が求められます。

自社のニーズに合ったDX化を推進し、未来への準備を整えるべき時期に来ていることは明白です。経理分野においても経費精算システムの導入など、DX化は急務といえるのではないでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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