• 作成日 : 2022年7月8日

個人所有のポイントを利用して経費精算は可能か？

ポイントサービスが広く普及した昨今においては、従業員自身が保有するポイントを利用して経費を立て替えるといったケースも考えられます。個人がポイントを使用した場合、経費精算の対象とすることは可能なのでしょうか。この記事では、立て替えに利用した個人のポイントは経費精算が可能かどうか、経費精算の方法、税金の取り扱いについて解説していきます。

個人のポイントを使って経費精算は可能？

クレジットカードやバーコードなどのキャッシュレス決済の多くでは、利用金額に応じてポイントが付与されます。また、店舗が独自に運用するポイントシステムによって、決済方法に関わらず利用額に応じたポイントが付与されるケースもあります。

さまざまな決済方法が導入され、ポイントの付与が一般的になった現代において、従業員が個人の所有するポイントを利用して会社の経費を支払い、経費精算申請をするといった状況も考えられるようになってきました。

個人がポイントを利用して経費精算した場合、ポイント利用分を含めた経費精算は認められるのでしょうか。結論から述べると、従業員が個人のポイントを使って経費精算した場合であっても、従業員はポイント利用分を含めた全額を会社に請求できます。本来会社が負担すべき経費の額は、ポイント利用分を含めた総支払額であるためです。

そのため、会社側は仮に従業員が全額ポイントを使用した場合であっても、総支払額に対する経費精算をする必要があります。

個人のポイントを使った経費精算の方法

従業員個人がポイントを利用して経費を負担した場合、以下のような流れで経費精算を行います。具体的なケースも交えながら精算までの流れを見ていきましょう。

1. 経費の発生
   （例）出張のため従業員がクレジットカード決済で新幹線の予約（往復20,000円）を行った。内、2,000円分は従業員個人のポイントを利用して支払われている。なお、会社では従業員に対して仮払いを行っていない。
2. 領収書の取得
   会社の経費を負担した証拠として領収書を取得します。今回のようにポイントを利用した場合は、実際の発生額やポイント利用額など詳細を確認するためにも必ず領収書や明細書を取得しましょう。
3. 経費精算申請書の申請
   会社のルールに従い、経費精算申請書などを提出します。申請書には経費発生の日付や内容を記載し、取得した領収書と合わせて提出しましょう。
4. 経費精算書と領収書の確認
   従業員が上長などに承認を得た後、経理担当者が経費精算書と領収書の内容に間違いがないか確認し、経費計上の会計処理を行います。
5. 経費精算
   今回の例では、ポイント利用分を含めた20,000円が精算の対象です。会社のルールに従い、現金または給料支払時の振込で精算し、会計処理を行います。

このように、経費精算の流れは、基本的な経費精算のケースと同じです。ただし、ポイントを含めた総支払額およびポイントを利用した事実の確認が必要ですので、領収書のような内訳や詳細を確認できる書類の取得は必須です。

ただし、サービスの提供者によっては領収書の金額にポイント利用分を含めない場合や、領収書の発行が難しいケースがあります。そのためポイントを含めた支払いに関するトラブルを防止するために、ポイントを利用した経費の支払いに関する社内規定を設けておくとよいでしょう。

個人のポイントに税金はかかる？

従業員が個人のポイントを利用して経費を立て替える場合、従業員はポイント利用分を除いた額を支払います。しかし、経費精算によりポイント分を含めた金額が返ってくるため、利用したポイントを現金化したことになります。

税務上考えなくてはならないのは、会社が精算したポイント分の現金が給与の支給に該当する可能性です。会社が従業員に対して支給する給与には、金銭だけでなく経済的利益（記念品の贈与や商品の割引販売、資格取得費用の負担など金銭や資産の譲渡以外の利益）も含まれるため、ポイント分に対する現金支給が給与と見なされた場合には、所得税や住民税の課税対象と考えられます。

しかし、会社から見れば本来会社が負担すべき経費を従業員が何らかの形で立て替え、正規の代金で精算した形になります。あくまで従業員が自分の資産で経費を立て替えただけに過ぎませんので、ポイント分の精算は給与の支給には当たりません。よって、課税関係は発生しないことになります。

一方、会社の経費の立て替えにクレジットカードなどを利用してポイントを受け取るなら、そのポイントそのものが経済的利益の供与と考えられ、課税対象になる可能性があります。現時点では多くの会社において経費の立て替えで貯まったポイントは不問とされていますが、今後ポイントが報酬の一部と見なされる可能性は否定できません。そうした動きに備え、経費立て替えで貯まるポイントの扱いについて、社内でも十分な検討を行いましょう。

個人のポイントを使った経費精算にはルールを設けておこう

従業員が個人のポイントを利用して経費精算を行った場合であっても、会社はポイント利用分を含めた全額を経費として精算する必要があります。ポイント利用を理由に経費精算を拒否することはできませんので、トラブルを避けるためにも、あらかじめ個人のポイント利用に関して経費精算のルールを設けておくとよいでしょう。

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よくある質問

個人のポイントを使って経費精算は可能？

従業員が個人のポイントを使った場合でも、会社の必要経費であれば、会社に対してポイント利用分を含めた全額の経費精算を請求できます。 詳しくはこちらをご覧ください。

個人のポイントを使った経費精算の方法は？

基本的に一般的な経費精算の流れと変わりませんが、ポイント利用分や実際の支払額、経費全体の額の証拠となる領収書などの提出は必要です。詳しくはこちらをご覧ください。