- 更新日 : 2023年3月14日
取引先が支払うべきものを立て替えた場合の経費精算と仕訳
取引先の社員の移動費など、本来は取引先が支払うべき経費を一時的に立て替えるケースもあります。取引先の経費を立て替えた場合、経費精算の対応はどのように変化するのでしょうか。この記事では、取引先が本来支出するべき経費を立て替えた場合の対応、仕訳の方法について解説していきます。
取引先の支払いを立て替えた場合の対応
本来は取引先が支払うべき経費を何らかの事情により立て替えた場合、自社の社員の経費精算とは異なるフローで処理しなければなりません。このようなケースではどのような経費精算の対応が必要になるのか、会計上の処理はどうなるのか、ひとつずつ説明していきます。
経費精算の対応
通常の経費精算では、社員が経費の立て替えを行ったときに経費精算申請書を作成してもらい、領収書などと一緒に提出してもらいます。しかし、取引先が支払うべき経費を一時的に自社で負担した場合は、後日取引先に支払ってもらわなくてはなりません。そのため、通常の経費精算とは異なる以下のようなフローで対応します。
- 取引先が支払うべき経費を自社で負担
- 立替金支払依頼書を作成する
- 立替金支払依頼書を取引先に送付する
- 取引先から支払いを受ける
取引先の経費を一時的に立て替えたときの対応で重要になるのが、立替金支払依頼書です。立替金支払依頼書は立替金請求書ともいい、請求書の一種として、自社が他社宛てに作成します。
一般的に立替金支払依頼書に記載する項目は次の通りです。
- 書類の発行日
- 書類を発行した事業者の名称や住所など
- 請求先の取引先の名称や担当者の名称など
- 立て替えを行った日の日付
- 立て替えた経費の内容（品目、数量、単価など）
- 請求金額の合計
- 振込先情報など精算方法の記載
- 支払期日
立て替えた金額だけでなく、立て替えた経費の明細や立て替え日など、詳細を記載して請求を行うようにしましょう。詳細がわからないと、請求の根拠や内容が不明で、取引先側の会計処理が適切に行えなくなってしまうためです。また、一般的な取引ではないイレギュラーな金銭のやり取りになりますので、立て替えが発生したら速やかに処理を行うよう念頭に置いておきましょう。
仕訳の対応
取引先が支払うべき経費を一時的に立て替えた場合、支出した金額は自社の経費になりません。社員の経費精算申請には対応する必要がありますが、仕訳上は「立替金」の勘定科目を使い、一般的な経費とは切り分けて記録します。「立替金」は資産の勘定科目で、会社が、社員や取引先が支払うべき額を一時的に立て替えたときに使用する科目です。
自社が取引先の経費を立て替えた際は、次のような仕訳を行います。
（例）取引先の社員の移動費10,000円を当社が現金で立て替えた。立て替えた経費は、後日請求予定である。
| 立替金 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 |
立替金支払依頼書を送付して、後日、請求した額が精算されたときは、次のような仕訳を行います。
（例）以前当社が立て替えた取引先の社員の移動費10,000円が当座預金に振り込まれた。
| 当座預金 | 10,000円 | 立替金 | 10,000円 |
以上のように、取引先が支払うべき経費の立て替えでは資産科目が異動し、費用や収益は発生しません。誤って、費用や収益の科目を使用しないようにしましょう。
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取引先の立て替え払いの経費精算の対応と仕訳を押さえよう
取引先の経費を立て替え払いした場合、取引先に精算を求める必要があります。原則として自社の経費にはできませんので、費用の勘定科目は使用せず、立替金勘定での仕訳を行います。自社の費用として計上する通常の経費精算の違いと対応について押さえておきましょう。
よくある質問
取引先の支払いを自社で立て替えた場合の対応は？
「立替金」の勘定科目で仕訳を行い、取引先には立替金支払依頼書を送付して精算を求めます。詳しくはこちらをご覧ください。
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