更新日 : 2024年12月9日

会社経費をクレジットカードで個人立替する場合、領収書は必要？経費精算書のテンプレートも紹介

会社経費を個人のクレジットカードで立て替えても問題ありません。ただし、クレジットカードで個人立替する際に必要な書類や注意事項が存在するため、あらかじめ理解しておきましょう。

本記事では、個人のクレジットカードを用いて経費精算することで得られる利点や立替経費精算書の無料テンプレートなども紹介するので、参考にしてください。

会社経費をクレジットカードで個人立替してもよい？
会社経費をクレジットカードで個人立替するメリット・注意点
- メリット
- 注意点
立替経費精算書の無料テンプレート
クレジットカード決済で経費精算するために必要な書類
利用明細・レシートを領収書の代わりに利用する場合の記載事項
クレジットカード決済の領収書を確認するポイントは？
個人立替したクレジットカードの領収書等の保管期間
会社経費をクレジットカードで個人立替する場合は、注意点を理解しておこう

会社経費をクレジットカードで個人立替してもよい？

個人のクレジットカードを用いて会社の経費を支払い、立て替えを行うことは禁止されていません。起業したばかりの会社などでは、法人カードを用意できていないというケースもあり、そういう場合などでは、個人のクレジットカードを用いて立て替えることもあります。

会社経費をクレジットカードで個人立替するメリット・注意点

会社経費をクレジットカードで個人立替することには、メリットや注意点が存在します。これらのことを理解したうえで、個人立替を行いましょう。

メリット

会社経費をクレジットカードで個人立替するメリットは、次の4点です。

クレジットカードのポイントやマイルが貯まる
月々の利用明細を管理しやすくなる
キャッシュ・フローが改善される
緊急時での支払いにも対応できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

クレジットカードのポイントやマイルが貯まる

個人のクレジットカードで会社経費を立て替えることで、個人のクレジットカードにポイントやマイルが付与される点はメリットです。

会社の経費としては、オフィスの賃料や光熱費、通信費などが考えられます。これらの費用は大きな金額が動くこともあるため、ポイントをより効率的に貯められるでしょう。

月々の利用明細を管理しやすくなる

クレジットカードで経費立替を行えば、月々の利用明細を管理しやすくなります。クレジットカードの明細書を見れば、支出の詳細がひと目で確認できるため、効率的にお金の管理を行えるでしょう。

また、クレジットカードを会計ソフトと連携できれば、領収書やレシートを見ながらの会計処理が不要になり、経理業務の効率化にもつながります。

キャッシュ・フローが改善される

クレジットカードを利用することで、キャッシュ・フロー改善にもつながります。一般的にクレジットカードを利用すると、支払いまでに1〜2ヶ月の余裕ができます。この期間を活用することで、キャッシュ・フローを改善することが可能です。

緊急時での支払いにも対応できる

個人のクレジットカードでの経費立替が可能であれば、緊急時の支払いにも対応できます。

従業員が事前に会社のクレジットカードの貸与を受けていないと、会社名義でのカード決済ができません。個人のクレジットカードでの決済が可能であれば、出先で急な支払いが必要になった場合でも対応できるでしょう。

緊急性の度合いや使用可能額などについてはあらかじめ社内ルールを設けておけば、健全なクレジットカードの利用にもつながります。

注意点

会社経費をクレジットカードで個人立替する際の注意点は、次の3点です。

領収書が必要になる
領収書が発行されない場合は利用明細書が必要になる
私用での利用分と分ける必要がある

メリットだけでなく注意点もあるため、あわせて理解しておきましょう。

領収書が必要になる

個人で経費の立て替えを行った際には、立替金の精算をするために領収書が必要です。いつ、どこで、何のために使用したのかがわかるように領収書を発行してもらいましょう。

領収書が発行されない場合は利用明細書が必要になる

経費精算には領収書が必要ですが、領収書が発行されない場合には、利用明細書が必要になります。とくにクレジットカード決済の場合、領収書が発行されずレシートや利用明細書が渡されることが一般的です。

消費税法上の領収書として認められるためには、必要項目が記載されていなければなりません。レシートや利用明細書にそれらが記載されていれば、経費精算にも使えます。

経費となる支出については、証憑の保管義務もあります。詳細は後述しますので、そちらもあわせてご確認ください。

私用での利用分と分ける必要がある

会社経費を個人のクレジットカードで立て替える場合は、私用での利用分と分けて管理する必要があります。利用目的を明確にしておかないと、経費精算でミスや不正が生じるリスクが高まるため注意しましょう。

立替経費精算書の無料テンプレート

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クレジットカード決済で経費精算するために必要な書類

経費精算には、原則として領収書の提出が必要です。しかし、クレジットカード払いは信用取引に該当するため、基本的に領収書が発行されないことを覚えておきましょう。

また、クレジットカード決済で経費精算する場合、消費税法の要件を満たした書類を証明書として利用することも求められます。利用可能な書類は、次の3つです。

領収書
利用明細
レシート

それぞれの書類について解説します。

領収書

クレジットカードの領収書は、税法上で証明書として認められていません。ただし、消費税法で規定されている5つの要件を満たせば証明書として使用可能です。

また、前述したようにクレジットカードは信用取引にあたるため、店舗側は領収書を発行する義務はありません。そのため、領収書が発行されない場合には利用明細書を利用するケースが多くなります。

利用明細

利用明細はクレジットカード決済時に販売者が使用者に対して発行する書類です。料金が支払われたと認められるため、領収書の代わりとなります。

ただし、領収書の代わりとして使用するためには、消費税法で規定されている5つの要件が記載されている必要があります。

レシート

レシートも利用明細と同じで、消費税法で規定されている5つの要件が記載されていれば、領収書の代わりに経費の証明書類として使用できます。

消費税法で規定されている5つの要件については、次項で解説します。

利用明細・レシートを領収書の代わりに利用する場合の記載事項

クレジットカードの利用明細・レシートは、領収書代わりの証明書として利用可能です。ただし、領収書代わりに使用するには、次の情報がすべて記載されている必要があります。

発行者（発行元の住所や店舗名など）
宛名（書類交付者の氏名または名称）
金額（消費税率ごとに区分した合計金額）
年月日（カード決済した日付）
購入内容（決済対象の商品またはサービス）

ただし、次のようなサービスを利用した場合は、宛名が省略されていても問題ありません。

小売業
旅行業
旅客運送業
飲食店業
駐車場業　など

なお、利用明細はインボイス記載事項を満たす書類に該当しません。仕入税額控除するのであれば、領収書やレシートを必ず受け取るようにしましょう。

クレジットカード決済の領収書を確認するポイントは？

クレジットカード決済の領収書を受け取る際、確認したいポイントを紹介します。領収書を受け取る際は、「クレジットカード決済」と明記されているか確認しましょう。

クレジットカード決済の場合は、店舗に領収書を発行する義務はありません。しかし、一部の店舗ではサービスとして領収書を発行してくれることもあります。

その場合、領収書に「カード決済」「クレジットカードによる支払い」といった記載があるか確認しておきましょう。なぜなら、クレジットカード払いの際に発行される領収書は領収書という記載があっても印紙税法上の領収書には該当せず、収入印紙を貼る必要がないためです。

しかし、「クレジットカード払い」などの表記が領収書にない場合、クレジットカード決済であるか判断できず印紙税法上の領収書とみなされてしまい、5万円以上の場合は収入印紙が必要になります。「クレジットカード払い」などの表記がないにもかかわらず収入印紙を貼らないでいると、貼り忘れとみなされて過怠税を課される恐れがあるため注意しましょう。

個人立替したクレジットカードの領収書等の保管期間

会社の経費となる支出については、証憑の保管義務があります。個人立替したクレジットカードの領収書等も、同様です。

法人においては、取引に関して受領した書類の保存義務は7年間です。電子取引の場合でも、保管期間は変わりません。

なお、保存期間は発行日ではなく、確定申告の期限締め切りの翌日から起算します。保存が行われていないと青色申告が無効になり、課税額が増加するなどの罰則が科されることがあるため注意しましょう。

会社経費をクレジットカードで個人立替する場合は、注意点を理解しておこう

会社経費をクレジットカードで個人立替することは、可能です。クレジットカードで個人立替することで、クレジットカードのポイントがたまったり、月々の利用明細を管理しやすくなったりする点はメリットといえます。

一方で、経費精算には領収書が必要になるほか、私用での利用分と分けて管理しなければ経費精算でミスが生じるリスクが高まることには注意が必要です。

クレジットカード決済で経費精算するための書類としては、領収書や利用明細、レシートなどがあります。利用するために必要な記載事項があるため、それらを受け取った際にはしっかりと確認するようにしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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