更新日 : 2024年11月21日

振替伝票のペーパーレス化とは？手書きの電子化やシステム導入を解説

振替伝票のペーパーレス化とは、振替伝票をデータとして保管することです。帳簿の電子化で文書のスリム化を図るなら、法律面で注意しなければならない部分もあります。振替伝票のペーパーレス化のメリットや注意点、手書きの振替伝票の扱いについて解説します。

振替伝票のペーパーレス化とは？
- 電子化が可能な主な会計伝票の種類
振替伝票は電子保存の対象になるか
振替伝票をペーパーレス化するメリット
振替伝票を紙で管理するデメリット
手書きの振替伝票をペーパーレス化するには？
振替伝票のペーパーレス化の始め方
- 自社に適したシステムを選ぶ
- 社内に浸透するよう導入を進める
振替伝票をペーパーレス化する際の注意点
- セキュリティ対策をする
- 電子帳簿保存法に対応させる
振替伝票のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート
振替伝票のひな形、テンプレート
振替伝票のペーパーレス化で文書のスリム化を実現しよう

振替伝票のペーパーレス化とは？

振替伝票のペーパーレス化とは、振替伝票を電子化することです。振替伝票とは、3伝票制において、現金の入出金以外の取引を記録するための伝票です。振替伝票を電子化することで、膨大な会計データの中から必要な伝票を素早く取り出せるようになります。

電子化が可能な主な会計伝票の種類

伝票のうち、以下の種類については、電子帳簿保存法の対象としてペーパーレス化できます。

入金伝票
出金伝票
仕入伝票
売上伝票
振替伝票

振替伝票は電子保存の対象になるか

電子帳簿保存法の対象として電子化できる主な会計伝票に、振替伝票が含まれていることを紹介しました。しかし、振替伝票も記載内容によっては、電子帳簿保存法に定める保存の対象にならないことがあります。

まず、電子帳簿保存法の対象になるのが、振替伝票が主要簿の内容を補充する目的で作成されている場合です。例えば、総勘定元帳の取引内容を振替伝票でより細かく記載している場合が該当します。この場合は、振替伝票を補助簿として電子帳簿保存法の対象に含めます。

一方、電子帳簿保存法の対象にならないのが、企業での決裁や整理を目的に作成された伝票である場合です。元帳と記載内容が同じで、確認のために作成した振替伝票は、電子帳簿保存法の対象にならない可能性があります。

振替伝票をペーパーレス化するメリット

振替伝票をペーパーレス化することで得られるメリットを紹介します。

過去のデータ検索がしやすい

振替伝票のペーパーレス化のメリットは、情報がスリム化することで必要な伝票を検索しやすくなることです。紙ベースの場合、事業年度ごとなどに分けられた伝票の中から取引年月日などで探し出す必要がありました。電子化すれば、検索条件を組み合わせることで、必要な振替伝票にすぐにたどり着けるようになります。

経理の業務スピートの向上

振替伝票を電子化するということは、基本的に会計システムを導入してデータとして保存するということです。データはシステム上に保管されることになるため、情報共有がスムーズに実行できます。また、手書きでの読み間違いなども起きなくなるため、経理業務の効率化や業務スピードの向上につながる可能性があります。

セキュリティの強化

振替伝票の紙での保存は、書類が紛失するリスクがあります。保管方法が適切でない場合は、振替伝票の情報が流出するセキュリティリスクもあるでしょう。振替伝票の電子化は、セキュリティ対策が取られている安全性の高いソフトを選べば、紙の保存よりもセキュリティを強化することができます。

振替伝票を紙で管理するデメリット

振替伝票をペーパーレス化せずに紙で保管するデメリットを紹介します。

保管スペースが必要になる

振替伝票を紙で保存する場合は、振替伝票をファイリングして保管するための物理的なスペースが必要です。取引量の多い企業では、作成する振替伝票が多くなり、保管スペースを圧迫する可能性もあります。

数年前の振替伝票をすぐに破棄できないのも問題です。国税関係の帳簿書類は保存期間が定められています。法人の場合、帳簿書類の保存期間は、原則として7年です。青色繰越欠損金や災害損失金額が生じた事業年度の帳簿書類については10年間の保存が求められます。

経理業務が非効率になるおそれがある

振替伝票をペーパーレス化しないことで、経理業務が非効率になる可能性があります。過去のデータを参照したいとき、膨大な紙のデータから必要な伝票を探さなければならないためです。書類の整理が適切に行われていないと、必要なデータがなかなか見つからない可能性があります。また、古い振替伝票を別の場所に保存する場合、書類を取り出すのに手間がかかります。

文書の紛失・劣化のリスクが高まる

紙の振替伝票は紛失リスクがあるだけでなく、膨大な量のファイルが存在すると、紛失していることに気が付くのが遅れる可能性があります。また、紙はデータとは違い劣化するものです。長期間保管することで劣化し、内容が一部判別できなくなるリスクもあります。

手書きの振替伝票をペーパーレス化するには？

会計ソフトで作成した振替伝票を保存する形でペーパーレス化する方法のほか、手書きの振替伝票をペーパーレス化する方法もあります。

手書きの振替伝票のペーパーレス化は、スキャナーによる保存が考えられます。手書きの振替伝票をデジタル画像に変換して保存します。

なお、国税関係帳簿については、原本の保存、電子データやマイクロフィルムへの保存しか電子帳簿保存法の対象になりません。帳簿のスキャン保存は対象外です。電子帳簿保存法に適応させて電子保存する場合は、スキャン保存以外の方法を検討する必要があります。

振替伝票のペーパーレス化の始め方

振替伝票のペーパーレス化を始めるポイントを紹介します。

自社に適したシステムを選ぶ

振替伝票のペーパーレス化は、基本的に会計ソフトの導入により行います。振替伝票から移行する場合は、使い慣れた振替伝票の画面で仕訳ができるシステムを選ぶとよいでしょう。また、システムごとにセキュリティ対策が異なります。振替伝票は会社の財務情報の一種であるため、暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策を講じているシステムを選びましょう。

社内に浸透するよう導入を進める

紙の振替伝票から電子化する場合、従来の方法とはまったく異なる方法で振替伝票を作成します。振替伝票を作成する可能性がある社員への周知や教育が必要です。振替伝票のペーパーレス化に批判の声がある場合は、導入のメリットについて丁寧に説明することも重要です。

振替伝票をペーパーレス化する際の注意点

振替伝票のペーパーレス化で特に注意したいポイントを紹介します。

セキュリティ対策をする

振替伝票を電子化すると、ネットワーク上でデータを管理することになります。注意したいのは、紙の文書の保管とは異なるセキュリティリスクです。ネットワーク上でのデータの保管には、サイバー攻撃のリスクや不正アクセスのリスクがあります。データが攻撃されて消失してしまったり、外部に重要な情報が漏れてしまったりする可能性があるということです。

振替伝票のペーパーレス化を進めるには、セキュリティ対策の強化が欠かせません。セキュリティ対策を講じている会計ソフトを利用するだけでなく、社内でのデータ取り扱いのルールやアクセス権限の付与などについても決めておきましょう。

電子帳簿保存法に対応させる

電子帳簿保存法に対応した保存をしていないと、電子化しても紙の原本を合わせて保管しておかなければなりません。国税帳簿書類については、スキャナー保存は対象外です。電子データでの作成や保存が求められます。

振替伝票などの国税帳簿書類を電子保存したい場合は、電子帳簿保存法に適した方法で保存するようにしましょう。電子保存には要件があるため、電子帳簿保存法に対応した会計システムを利用することをおすすめします。

振替伝票のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート

振替伝票のペーパーレス化と国税帳簿の電子化は、「マネーフォワードクラウド会計」がサポートしています。2,300以上の金融関連サービスとデータ連携ができるクラウド型の会計システムです。以下の機能が利用できます。

データ連携で明細を自動取得
AIで仕訳候補を提案
決算書のワンクリック作成
レジ連携
キャッシュフロー・レポートなどの作成機能

など

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。暗号化によるセキュリティ強化とアクセス制限により、不正アクセス防止にも対応しているサービスです。

マネーフォワードクラウド会計

振替伝票のひな形、テンプレート

振替伝票を手書きで作成したり、Excelへの入力で作成したりできるように、振替伝票のテンプレートも用意しています。必要に応じてご活用ください。

振替伝票のテンプレート

振替伝票のペーパーレス化で文書のスリム化を実現しよう

振替伝票は、毎日の入出金以外の取引を記録するための帳簿です。日々の取引を記録していくため、取引量が多いと、振替伝票だけでも保管スペースが狭くなってしまう可能性があります。保管文書のスリム化を実現するなら、振替伝票のペーパーレス化も検討しましょう。電子帳簿保存法に対応した方法で電子化することが重要です。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：福留聡 (公認会計士)
福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。