作成日 : 2024年8月30日

過入金はどう仕訳する？勘定科目や返金・相殺の対応を解説

経理における入金処理について、過入金が発生するのは先方の振り込み間違いだけでなく、当方のミスが原因のこともあります。過入金が発生したらできる限り早急に対応することが大切です。

この記事では、入金処理における過入金への対応方法と仕訳処理について解説します。防止策も紹介しますので、過入金の対処方法に悩んでいる方は参考にしてください。

過入金とは

過入金とは、当方の請求金額に対し請求先からの入金額が多いことです。請求額と入金額の差額については、早急に原因をつきとめて解決する必要があります。

請求側のミスで発生する場合（誤請求等）

本来の金額より多く請求してしまった場合、結果的に過入金となることがあります。請求金額が多くなってしまった原因は当方にあるため、「誤請求」となった経緯を早急に調査しなければなりません。

入金側のミスで発生する場合

正しく請求していた場合、先方の何らかの手違いで請求金額よりも多く振り込まれているケースがあります。先方の入金ミスまたは認識の違いによって過入金となるケースです。当方の提出した請求書の控えを確認した上、先方に確かめましょう。

例えば、契約により振込手数料は当方で負担することになっていても、先方負担で振り込みがなされた場合、少額ですが過入金となります。または、継続して同額の請求書を送付している場合、先方が次回請求分も合わせて入金してきたのか、単に金額をミスしたのか確かめないとわからない場合もあります。

過入金を受けた場合の対応方法

返金・相殺はイレギュラー処理となりますので、社内ルールに従って行いましょう。なお、先方との話し合いや解決方法は、管理職に委ねられる場合もあります。

入金処理において過入金を発見したときの手順としては、以下などが考えられます。

請求書の控えを確認し請求額や記載内容を確認する
請求に間違いはないか、売掛金以外の請求はなかったかなどを調査します。二重請求などが発覚した場合には、処理後の課題として防止策を講じる必要があります。
振込手数料の負担先等を明らかにする
契約書などで振込手数料の負担先を明らかにし、正しい負担先になっているかを確認します。負担先が契約書には当方負担、請求書には先方負担などとなっていないかなども確認します。
先方の入金担当者に確認をとる
先方の入金担当者と連絡をとり、請求書の控えなどを参照しながら事実確認を行います。請求書送付先と入金担当者が異なる場合もあるため、先方の入金担当に照会するほうが早く解決するでしょう。

過入金を受けて先方の入金担当者に確認をとったあとは、次に示す後続処理を行います。

返金処理をする

先方の入金担当者が誤入金を認めた場合、なるべく早く返金処理をします。返金にかかる振込手数料の負担先も先方との間で決めておきましょう。

【当方の誤請求が原因の場合】
当方のミスで先方に手数を掛けていることを十分に認識して処理します。返金方法や返金予定日の決定、請求書の再交付、誤請求書の処理方法、新たな請求の支払期限、次回請求書との関係など細かな打合せをする必要があります。

【先方の過入金が原因の場合】
確認の結果、先方の認識違いによる過入金であることが判明したら、返金方法を相談します。この場合、先方においても解決にあたり、先方の管理職に委ねられる場合もあります。返金方法や返金予定日などについて取り決める必要があります。

次月の請求と相殺する

継続して請求処理がある得意先の過入金においては、次回の請求と相殺することも考えられます。

【当方の誤請求が原因の場合】
誤った請求書は、本来的には正しい請求書と入れ替えてもらうべきです。しかしながら、過入金となった金額が少ない場合などでは、次回請求書と相殺（過入金となった差額をマイナス請求）することも考えられます。

【先方の過入金が原因の場合】
過入金となった差額については、「仮受金」などの処理をして、帳簿の摘要欄などには過入金処理の経緯を記載しておきます。また、次回請求書作成時に過入金となった差額が相殺されていることを確認するよう、請求担当に申し送ります。

過入金の勘定科目

過入金についての処理方法が決まったら、会計仕訳を行います。その際に使用する勘定科目は、過入金の処理方法や過入金差額の多寡によりいくつか考えられます。

返金する場合の勘定科目

返金することが即日決定した場合は、「未払金」などの勘定科目で処理をします。しかし、返金かどうか判断がつかない場合には、「仮受金」の勘定科目を選択するのが一般的です。イレギュラーな仕訳になるため、摘要欄には「過入金のための返金」などと記載しておきます。

次月に相殺する場合の勘定科目

過入金となった差額を返金する場合には、「仮受金」などの勘定科目で処理するのが一般的です。そして、次月の請求で売掛金が発生した段階で、仮受金と相殺します。得意先単位で売掛金残高を消し込むのであれば、そのまま該当の得意先の「売掛金」の勘定科目で処理をする方法もあります。

僅少につき返金しない場合に用いる勘定科目

例えば、10円〜数百円程度の過入金の場合、先方と相談して「返金しない」で解決することもあります。その場合には、「雑収入」の勘定科目などで処理をするのが一般的ですが、消費税の調整とする場合もあります。また、振込手数料を当方で負担している場合には、振込手数料と相殺することもあります。

過入金の仕訳方法

実際に先に述べた勘定科目を使った仕訳例を見てみましょう。仕訳において、振込手数料は先方負担とし、日付は省略しています。

返金する場合の仕訳

例）得意先に11,000円を請求したところ、13,000円の入金があった。

照会の結果、先方の振り込みミスにより2,000円多く振り込まれたと判明した。

よって入金の翌日に2,000円を返金した。

【入金当日の仕訳】

借方		貸方		摘要
預金	13,000円	売掛金	11,000円	A社　〇〇サービス料
預金	13,000円	未払金	2,000円	A社　過入金のための返金

【返金の仕訳】

借方		貸方		摘要
未払金	2,000円	預金	2,000円	A社　過入金のための返金

次月に相殺する場合の仕訳

例）得意先に11,000円を請求したところ、17,000円の入金があった。

先方に連絡をしたところ、翌月分と相殺してほしいと依頼があったため、次月の売掛金　　（翌月の売掛金は8,800円）と相殺した。

【入金当日の仕訳】

借方		貸方		摘要
預金	17,000円	売掛金	11,000円	A社　〇〇サービス料
預金	17,000円	仮受金	6,000円	A社　過入金のため（翌月相殺）

【翌月売上時の仕訳】

借方		貸方		摘要
売掛金	8,800	売上高	8,800	A社　〇月分〇〇サービス料

【相殺時の仕訳】

借方		貸方		摘要
仮受金	6,000円	売掛金	6,000円	A社　●月●日過入金分と相殺

少額のため受け取る場合の仕訳

例）得意先に22,800円を請求したところ、23,000円の入金があった。

先方に連絡をしたところ、200円の差額は僅少につき返金不要との回答があった。

【入金当日の仕訳】

借方		貸方		摘要
預金	23,000円	売掛金	22,800円	A社　〇〇サービス料
預金	23,000円	雑収入	200円	A社　過入金（先方連絡済）

過入金の防止策

過入金の場合、先方のミスではなく、当方の請求に問題があるケースも考えられます。過入金の防止策として効果的なものをいくつかご紹介します。

請求書作成時における対応策

請求書作成後、送付（または送信）前に別の担当者が確認する
請求書作成の手順を明確にし、どの担当者となっても同じ作業になるようにする
請求書作成システムを導入し、人為ミスや確認作業を効率化する

入金確認時における対策

なるべく入金直後に入金額を確認する（早期発見）
自動消込システムを導入し、確認ミスを減らす（人為ミスを減らす）

取引先とのコミュニケーション強化

見誤りやすいと思われる請求内容の場合は、請求前に取引先に連絡する
請求書発送後に、メール等で先方に連絡する

社内体制の見直し

過入金等の対応について、研修などによる担当者のスキルアップを行う
入金確認時のチェックリストを作成し、確認もれをなくす

取引先への入金照会は頻度が少ないため、先方の入金担当者にすぐに連絡を取れないことがあります。過入金が決算前後に発生した場合、決算に影響を及ぼす可能性もあるため、日頃から取引先の担当者に連絡がつくようにしておきたいものです。

過入金防止のマニュアル整備を！

過入金は、当方のミスだけではないことからさまざまなケースが考えられます。当方に原因がある場合では、すべてシステムで自動化されている環境でない限り、今後も過入金は起こりうることです。

そこで、入金におけるマニュアルを作成し、社内で共有するとともに、定期的にブラッシュアップしていきましょう。マニュアルには作業手順や確認方法だけではなく、過去の事例を盛り込んで蓄積していきましょう。このような生きたマニュアルをどれだけ丁寧に積み上げられるかが、経理担当の腕の見せどころではないでしょうか？

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。