更新日 : 2024年8月13日

領収書は郵送しても大丈夫？経費精算の方法は？

領収書は重要書類ですが、郵送することに対して特に規制はされていません。郵送するときに利用したい方法をいくつか紹介するので、ぜひ参考にしてください。また、領収書を郵送する際に注意する点や経費精算についても見ていきましょう。

領収書は郵送しても大丈夫？
領収書の郵送方法
領収書を郵送する場合は送付状も送ろう
- 送付状とは
- 送付状の項目
領収書などの書類を郵送した場合の経費精算はどうする？
- 郵便局に持ち込んだ場合
- ポスト投函した場合
領収書の送付方法を決めておこう

領収書は郵送しても大丈夫？

領収書を郵送してはいけないという決まりはありません。ちなみに、現金は現金書留で送ることが日本郵便の決まりです。

商品券やプリペイドカードなどの金券は普通郵便で送ることができますが、一般書留や簡易書留を利用するほうが良いでしょう。書留を選択するとある程度の損害が賠償されるだけでなく、配達の記録も残すことができます。

また、商品券やプリペイドカードは現金ではないため、現金書留は利用できません。ただし、商品券などの金券と一緒に現金を郵送する場合は、現金書留を利用することができます。

領収書も現金ではないため、現金書留は利用できません。また、金券でもないので、損害賠償を請求する事態にもならないでしょう。特別な保証を必要としない場合には、安心して普通郵便で送ることができます。

領収書の郵送方法

領収書の郵送は、普通郵便でも問題ありません。日本郵便でも領収書の郵送方法を特に規定していないため、送料が割安な普通郵便を選択することも可能です。

しかし、領収書のように大切な書類を普通郵便で送るのはマナー違反だと感じる方もいるため、できれば普通郵便以外の方法で送るようにしましょう。領収書の郵送に用いることができる方法としては、次の種類が挙げられます。

簡易書留
レターパック
特定記録
普通郵便

それぞれの方法の特徴や料金について解説します。

簡易書留

書留とは、引き受けから配達までの過程を記録し、万が一、送付したものが破損したり、届かなかったりしたときに既定の範囲内で実損額の賠償を受け取れる郵便方法です。書留には、一般書留と簡易書留、現金書留の種類がありますが、このうち、領収書の郵送に用いることができるのは一般書留と簡易書留の2種類になります。

簡易書留は、一般書留に比べて、料金が割安な郵便方法です。引き受けから配達までのすべての過程を記録する一般書留とは異なり、簡易書留では引き受けと配達のみを記録します。

また、一般書留では万が一破損などのトラブルがあったときは実損額の賠償を受けることができますが、簡易書留では、賠償として受け取れるのは原則として5万円までの実損額です。領収書自体には金銭的な価値はないため、賠償額が少ない簡易書留でも特に問題は生じないと考えられます。

簡易書留の利用料金は、普通郵便の料金＋320円です。一方、一般書留は普通郵便の料金＋435円（損害請求額が10万円以下の場合。損害請求できる金額を5万円増やすごとに21円加算）となります。

参考：郵便局書留

レターパック

レターパックは、A4サイズかつ4kgまでのものであれば全国一律料金で郵送できるサービスです。信書も送れるため、領収書の送付にも適しています。

レターパックの種類は、対面で渡し、受領印を受け取る「レターパックプラス」（全国一律520円）と、郵便受けへの投函で完了する「レターパックライト」（全国一律370円）の2つです。土日祝日いつでも毎日配達するため、急ぎのときにも活用できます。

参考：郵便局レターパック

特定記録

特定記録とは、郵便局側が引き受けたときに記録し、受領書を発行するため、郵送した記録を残したいときに活用できる方法です。また、インターネット上で配達状況を確認でき、配達完了のメール通知サービスも利用できます。

特定記録では、手渡しではなく郵便受けへの投函で配達完了です。取引先の手を煩わせることなく送付できるといえるでしょう。なお、料金は通常の郵便料金＋160円です。

参考：郵便局特定記録

普通郵便

普通郵便は、引き受け・配達ともに記録の残らない郵送方法です。84円～と料金が安いので、利用しやすいでしょう。

参考：郵便局郵便物（手紙・はがき等）

電子領収書の送付

郵送方法ではありませんが、領収書を紙ではなく電子で発行し、メールに添付して送付する方法もあります。送料がかからないこと、瞬時に送付できることなどのメリットがあるだけでなく、5万円以上の取引を記した領収書も収入印紙を貼付しなくても良いため、経費削減にもなる方法です。

また、送付してすぐに電話などで受け取りを確認できます。急ぎのときにも活用できるでしょう。

領収書を郵送する場合は送付状も送ろう

領収書だけ封筒に入れるのはマナー違反だという考え方もあります。領収書を送付するときは、送付状も添えて郵送するほうが良いでしょう。

送付状とは

送付状とは、挨拶や感謝の言葉を記載した手紙です。通常、1枚の紙にまとめて作成します。挨拶などに加え、領収書に記載されている内容を説明することもできるでしょう。

送付状の項目

送付状には、簡単な季節の挨拶の他に、差出人の部署や名前、書類の内訳を書くことが一般的です。同時に複数の領収書を送る場合には、送付状内にそれぞれの領収書の明細を記すと、よりわかりやすくなるでしょう。

また、取引先をおもてなしするイベントや新製品、新サービス、住所・電話番号の変更などの特別な案内や連絡があるときも、送付状に含めることができます。

領収書などの書類を郵送した場合の経費精算はどうする？

郵送にかかった費用は、通信費か荷造運賃のいずれかの勘定科目で仕訳をすることが一般的です。どちらの勘定科目を用いても問題ありませんが、いずれか一つを選んだら、以後は同じ状況下では同じ勘定科目を用いて仕訳をするようにしましょう。

郵便局に持ち込んだ場合

郵便局の窓口で現金で支払った場合は、以下のように仕訳をすることができます。窓口で送料を支払うとレシートを受け取れるため、後で仕訳処理が簡単です。

借方		貸方		摘要
通信費	1,000円	現金	1,000円	郵便局　A社へ領収書を送付

領収書に加え、商品サンプルなどを入れて小包として送るときは、荷造運賃が適当です。摘要欄にその旨を記載しておきましょう。

借方		貸方		摘要
荷造運賃	2,000円	現金	2,000円	A社へ領収書とサンプル送付

ポスト投函した場合

切手を貼って投函する場合は、次のように仕訳をすることができます。また、郵便局などでレターパックをまとめて購入し、後日ポスト投函したときも同様です。

借方		貸方		摘要
通信費	370円	現金	370円	A社へ領収書送付（レターパック）

領収書の送付方法を決めておこう

領収書の送付方法には、郵便局のサービスを利用する方法と、電子領収書として発行し、メールに添付して送付する方法があります。郵便局を利用するときは、受け取り時に記録するか、万が一のときに損害賠償請求を行うか、受取人に直接手渡しするかによってサービスの種類を選びましょう。あらかじめ送る方法を決めておくと便利です。

また、電子領収書で送付するときは、電話などで送達確認をするとより安心して利用できるかもしれません。

よくある質問

領収書は郵送で送れる？

送っても問題はないが、取引先によっては普通郵便をマナー違反と感じることもあります。万が一に備えて、配達記録が残る方法で送るほうが良いでしょう。詳しくはこちらをご覧ください。

領収書の郵送方法は？

簡易書留やレターパック、特定記録などを利用できます。送るときには送付状を添えると丁寧な印象です。電子領収書で発行するときはメール添付で送付します。詳しくはこちらをご覧ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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