作成日 : 2024年11月5日

【2024年最新】電子帳簿保存法の検索要件とは？不要な場合も解説

電子帳簿保存法に対応する上で、満たすべき要件のひとつに「検索要件」があります。検索要件とは、取引情報や帳簿、書類をデータ化する際に、必要な書類を発見する機能の条件です。

本記事では、電子帳簿保存法の検索要件に対応すべき分野や、対応の方法をご紹介します。

対応する必要がないケースもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

電子帳簿保存法において検索要件の指定がある分野3選
電子帳簿保存法に対応する必要がない場合2選
- 検索機能が不要なケース
- すべての要件対応が不要なケース
電子帳簿保存法の検索要件を満たす3つのポイント
電子帳簿保存法の検索要件に対応するため、会計システムを導入しよう

電子帳簿保存法において検索要件の指定がある分野3選

ここでは、電子帳簿保存法において検索要件が指定されている分野である「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つについて解説します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存において、検索要件への対応が求められるのは「過少申告加算税の軽減措置」を受ける場合に限られます。軽減措置を受けない場合は、検索要件への対応は義務化されていません。

軽減措置を受ける場合は、次の検索要件を満たして「優良帳簿」の認可を受ける必要があります。

年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

税務職員の要請に応じて、データを引き渡せる場合、2・3番の対応は不要です。上の条件を満たすことで、申告漏れの際に課される「過少申告加算税」を減額できます。

スキャナ保存

スキャナ保存の検索要件も、電子帳簿等保存と同じく、3項目あります。

年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

要件のうち、対応が義務なのは1番のみです。2番・3番は、税務職員によるデータのダウンロード要請に応じられる場合は、免除されます。

2022年1月における電子帳簿保存法の改正以前は、1〜3番すべての対応が必須でした。しかし、企業の対応が追い付かない現状を考慮して、要件が減らされています。

電子取引

電子取引の保存も「年月日・金額・取引先名の条件」の対応が義務化されています。ダウンロードの求めに応じてデータを引き渡せるなら「検索範囲指定」「2つ以上の検索指定」への対応は必要ありません。

電子帳簿保存法では従来、電子取引の内容を印刷し、紙媒体で保存することが認められていました。しかし、2022年1月の改正により、電子データで送受信した取引情報は、原則データで保存するルールに変更されています。

電子帳簿保存法に対応する必要がない場合2選

ここでは、電子取引データ保存への対応が必要ないケースについて解説します。

検索機能が不要なケース

次のケースに該当する場合、検索要件への対応が不要になります。

前々年（前々事業年度）の売上高が5,000万円以下（※基準期間における売上高については、消費税および地方消費税の額を除いた税抜金額で判断）
電子的に受け取った書類を印刷して、取引年月日や取引先ごとに整理した状態で提示、提出できる

上2つのいずれかを満たせば、検索要件を満たす必要がありません。ただし、税務職員からダウンロードの要請が来た場合、速やかに対応する必要があります。

また、閲覧用機器の設置や、タイムスタンプの付加などの対応は必須です。紙媒体で資料を保管してあるからといって、元データを破棄しないよう注意しましょう。

すべての要件対応が不要なケース

次の条件に該当する企業は、電子帳簿保存法における、すべての要件対応が不要です。

所轄税務署長が、要件を満たす形での電子取引データの保存ができない相当の理由があると認める（事前申請不要）
税務調査などの際、電子データのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示および提出の求めにそれぞれ応じられる

文面中の「相当の理由」とは、電子データの管理要員不足や、システム選定の対応が遅れているなどが考えられます。

電子帳簿保存法の検索要件を満たす3つのポイント

電子帳簿保存法の検索要件は、次の3つです。

年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

上記の検索要件を満たす対応について解説します。

会計システム・その他管理システムを導入する

電子帳簿保存法に対応する、もっとも簡単な方法が、会計システムのようなクラウド製品等の導入です。検索要件に限らず、電子帳簿保存法の要件を自動で満たしてくれるため、導入や確認の工数を削減できるでしょう。

システム選定の際は、次のポイントに着目してください。

「JIIMA認証」の有無
扱えるデータの種類
口座・クレジットカードとの連携
作成できる書類の種類
タイムスタンプ付与機能の有無

「JIIMA認証」とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が管理する認証制度です。認証を取得した製品は、電子帳簿保存法の要件を満たせることが確認されています。

ファイル・フォルダの管理ルールを決める

システムを導入しない場合は、必要なファイルを速やかに発見できるよう、管理ルールを制定しましょう。管理の方法は、たとえば次のような内容が考えられます。

ファイル名に日時・取引先名称・金額を入れる
取引相手ごとにフォルダを作成する
事務処理規程を策定する

社内で管理ルールが統一されていないと、検索性を確保できません。ファイル管理マニュアルを作成したり、社員教育を行ったりして、社内にルールを周知する必要があります。

表計算ソフトを利用する

データを手動で管理する場合、Excelのような表計算ソフトを用いて、索引簿を作るのがおすすめです。次の項目に沿って作成すると、内容の視認性が増し、検索性の向上が期待できます。

ファイルに連番を振る
日付・金額・取引先の名称・種別を一覧で表示する
フォーマットを工夫し、印刷時の外見を整える

上記の内容に従うことで、視認性の高い索引簿を作れるでしょう。しかし、件数が増えるとファイルが重くなるため、適宜ファイルを分けることも必要です。また、誤操作によるフォーマットの崩れが起きないよう、操作マニュアルを作りましょう。

電子帳簿保存法の検索要件に対応するため、会計システムを導入しよう

電子帳簿保存法における検索要件は、次の3つです。

年月日・金額・取引先名の条件で検索できる
検索において、取引年月日・金額の範囲を指定できる
検索の際、任意の記録項目を2つ以上組み合わせられる

対応すべき要件は、分野によって異なります。対応を進める分野ごとに、抑えるべきポイントを把握しておきましょう。

検索要件に対応する方法のうち、もっとも費用対効果が高いのは、会計システムなどのクラウド製品等を導入することです。システムの導入により、電子帳簿保存法の内容が変更されても、自動で対応できます。制度の内容は、今後意図しない方向に変更される恐れもあるため、対応に工数をかけたくない方は導入を検討してみましょう。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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