更新日 : 2024年11月5日

入金管理とは？効率化する方法・販売管理システムで入金消込は可能？

入金管理は、多くの企業にとって重要な課題です。従来から、入金管理の中でも特に「入金消込」の効率化に時間を要していたことから、入金消込にフォーカスしたサービスやシステムなども開発されてきました。

この記事では、入金消込処理について具体的な手順を確認し、エクセル管理と販売管理システムによる入金管理の違いなどを解説します。

入金管理とは？
入金管理の業務内容は？
入金管理を行う方法は？
- エクセルで管理する
- 入金管理システムで管理する
エクセルで入金管理を行う場合の注意点は？
- 手入力によるミスが発生しやすい
- 複数請求や分割入金による金額のズレが発生する
販売管理システムで入金管理・入金消込はできる？
マネーフォワードクラウド債権管理で入金管理を効率化
入金管理の効率化ならシステム導入の検討を！

入金管理とは？

入金管理とは、企業等が顧客や取引先から受け取る売上代金や返済金などの管理業務全般を言います。具体的には、現預金などについて入金の確認、記録（仕訳）、追跡、報告などが含まれます。

入金管理は、企業にとって生命線である資金繰りの安定、不正取引の防止などにつながるバックオフィスの重要な業務であり、正確な入金の記録は会計監査や税務調査において頼りになります。

また入金管理によって、入金タイミングを正確に把握することで余剰資金の活用や資金不足の回避ができますし、入金の遅延を早期に把握することで、債権回収コストを低く抑えることができます。

最近では、入金管理においてもシステム導入による自動化が増え、手作業の削減や業務フローの効率化が進んでいます。

入金管理の業務内容は？

取引先から銀行振り込みなどで入金があった場合、どのような手順で入金管理をするのか主な流れを見てみましょう。企業の状況などにより違いはあるものの、大まかな流れは似通っています。

入金予定を確認する

入金予定の確認は、今後の資金繰り把握のために重要な業務です。

例えば、過去の入金履歴や請求書発行時の入金予定日をもとに、将来の入金予定を作成します。

取引先ごとに注意する必要はありますが、来月以降にいつ、いくらの入金が見込まれるかを把握することは、資金繰り計画の資料となります。入金予定を把握することで、大口の支払タイミングを調整したり、不足が予想される場合には資金調達を行ったりすることが可能となるため、企業の資金繰り計画には欠かせない業務となります。

入金予定の確認は、広い意味での入金管理業務として、資金繰り計画のための資料として月末などにすることが多い作業です。

売掛金と照合する

入金情報が確認できたタイミングで売掛金との照合を行います。

まず、入金情報の入金日を確認し、振込名義、振込額をチェックします。

次に、手元の請求書控えや売掛金データなどと突合します。入金が同額でも振込名義はよく確認しなければなりません。手元の売掛金額と入金データに誤差があったり、似たような名義でも前回の名義と異なったりすると、照合不一致のケースもありますので速やかに原因を究明します。

取引先の思い違いや、当方の請求書ミスなども原因として考えられますので、正しく迅速な照合は入金管理における問題の早期発見につながります。

入金消込を行う

照合作業後に、帳簿上の売掛金等を消し込む作業が入金消込です。

入金消込における入金登録とは、使用するシステムによって異なりますが、該当する売掛金に対し入金額を登録することです。

この際、振込手数料を差し引いて入金されている場合や複数の請求書を合算して入金されている場合などがあります。検討の結果、過少入金や過剰入金となっている場合には、できるだけ早く取引先の入金担当者に連絡をして解決を図る必要があります。

この作業は通常、月末などの締日に集中することが多く、一時的に作業量が多くなることがあります。

未入金の確認や催促を行う

請求書の期限を過ぎても入金がない場合、未入金の確認と催促を行います。

まず、未入金一覧表などを用いて未入金となっている取引を洗い出し、請求書控えなどを元に請求が正しく行われていたかを確認します。

次に、該当する取引先に対して電話、メール、郵便などの方法で支払い状況を聞いて、入金処理を促します。

重要なことは、この未入金の確認や督促が「正確かつ迅速」であることです。入金の確認と入れ違いに支払っている場合もありますし、催促にあたっては取引関係を維持するために丁寧かつ適切な対応を心がける必要があります。

なお、継続的に未入金が発生する取引先については、与信管理の見直しや取引条件の変更を検討することも重要です。

入金管理を行う方法は？

入金処理の方法として、エクセルを使った方法や販売管理システムを利用する方法などが考えられます。販売管理システム等で入金管理が難しいときは、会計システムからのダウンロードデータなどを利用します。

エクセルで管理する

エクセルでは、数式や関数を活用して、売掛金の未回収状況がわかる一覧形式でのフォーマットを準備し、データを入力して一覧表を作成することができます。

また、会計ソフトなどからデータをダウンロードして、ピボットテーブルを利用した集計・分析もエクセルなら短時間で作成することができます。

エクセルで入金管理のメリットとしては、低コストであり、エクセルの関数やマクロ機能を活用することで会社に合わせた未入金一覧表をカスタマイズできることです。ただし、入力ミスなどには気を付ける必要があります。

入金管理システムで管理する

販売管理システムにおいては、利用するシステムによって入金管理における帳票も異なりますが、一般的なものとして次のものが挙げられます。

未入金売上明細表：売上伝票単位で未入金情報を表示
入金予定表：案件ごと等における入金予定情報を表示
債権明細表：顧客ごとの未回収債権を詳細に表示
回収予定表：顧客ごとの回収予定額等を表示

システムによっては、一覧形式の項目についてドリルダウン（システム上から、より詳細なレベルへと掘り下げて閲覧できるしくみ）ができるものなどもあります。

これらによって、入金予定日を過ぎても入金されない売掛金を見つけ、督促につなげます。

エクセルで入金管理を行う場合の注意点は？

エクセルでの入金管理をする場合、外部システムからのデータダウンロードやインポートに手間がかかります。また、取引量が増えたり、新しいシートが増えるほど、パフォーマンスが低下したり動作が重くなったりすることも考えられます。基本的な注意点を見てみましょう。

手入力によるミスが発生しやすい

エクセルの作業においては、手入力や目視確認が必要な場合が多く、入力ミスや確認漏れなどの人為ミスを完全に防ぐことは難しいと言えます。

さらに、うっかり削除してしまうなどの誤作動によるミスや作業における属人性などが問題視されます。

エクセルを使用する場合でも、手入力ではなく、ダウンロードしたデータを用い、同じ表が毎月作成できるようにマニュアル化しておくこと等が大切です。

複数請求や分割入金による金額のズレが発生する

エクセルでの入金管理において、請求額と入金額が1対1にならないときに消費税額までを合わそうとすると難しい場合があります。

例えば、次のような請求パターンにおいては実際の請求額合計と入金額にズレが生じることがあります。

同じ顧客に対して複数の請求を行う場合
同一取引内において複数の請求がある場合
分割請求（一つの取引について複数回に分けて請求する場合）など

同様に入金が複数回となる次のようなパターンにおいても請求額と入金額合計にズレが生じることがあります。

契約上の分割払い
部分入金（最初に一部のみの入金があり、残額が後日入金される場合）
顧客の資金繰りの都合などにより、事後的に分割入金に変更される場合
支払遅延があるときに、元本と延滞金が合算されて入金される場合　など

販売管理システムで入金管理・入金消込はできる？

一般的に販売管理システムとして販売されている商品には、入金管理や入金消込の機能が提供されています。販売管理システムの主な機能については以下のとおりです。

販売管理機能

見積管理、受注管理、売上管理、請求管理、入金管理機能などが搭載されています。

帳票作成や検索のほか、請求管理においては締め処理機能、入金管理においては消込処理や、未回収の一覧出力などがあります。

その他の機能

在庫管理、購買管理、各種補完・便利機能、データインポート・エクスポート機能、各種レポート機能等

マネーフォワードクラウド債権管理で入金管理を効率化

マネーフォワードクラウド債権管理は、入金管理が簡単にでき、債権情報を一元化する使い勝手のよいシステムです。煩雑な入金消込作業でもAIにより学習されるため、自動照合率が高くなります。

入金データの自動取得と一括消込が可能

マネーフォワードクラウド債権管理では、銀行などからの入金データをシステム内に自動取り込みをし、「一括消込機能」によって、入金額と売掛金の照合業務を効率化します。

複数の入金口座がある場合でも、入金データを自動取得は可能です。

レポート機能も充実し、未入金一覧表だけでなく前受金や残高の年齢表も作成します。

複数請求や分割入金も自動で照合できる

マネーフォワードクラウド債権管理では、データから学習し、照合をパターン化し、予測や決定を行うマシンラーニング（ML）機能により照合処理を効率化します。

入金消込において懸念されていた得意先をまたぐ複数請求や、一度の請求に複数の入金などがあった場合においても、照合パターンを学習すれば、請求と入金を自動で紐付けできます。

したがって、使うほどに照合率が向上するようになっています。

既存の販売管理システムとも連携できる

マネーフォワードクラウド債権管理では、既存システムとの連携がしやすいように設計されています。

マッピング設定で柔軟にシステムごとに異なる請求データのCSVファイルを取りこむことが可能です。

また、マネーフォワードクラウド債権管理で処理したデータを会計システムに仕訳連携することもでき、既存の各システムと組み合わせて利用することができます。

参考：マネーフォワードクラウド債権管理

入金管理の効率化ならシステム導入の検討を！

入金管理は、企業の財務的な基盤を支える重要な業務であり、資金繰りの安定化、顧客関係の強化、法令遵守など多岐にわたる目的を持ちます。

日々発生する入金に対し、売掛金を照合して消込する作業を、「正確にかつ迅速に」行うためには、システムの導入をおすすめします。エクセルでの管理も手作業よりは効率的ですが、学習機能や複雑な自動処理には無理があります。

システム導入後の担当者は、入金管理システムに取引を学習させ、システムの処理結果を見極めるスキルを向上させることが新たな業務となるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：福留聡 (公認会計士)
福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。