- 作成日 : 2025年2月5日
入金確認メ－ルの例文とポイント！催促する際のメールの書き方も紹介
入金確認メールには、入金されている旨を伝え、相手の不安を払拭する役割があります。また、入金が確認できないときにも、催促のメールを送付する必要があるでしょう。
本記事では、入金確認メールの例文と、メールを送付する際に意識すべき内容を解説します。入金確認できないときに送付する、催促のメールのポイントもお伝えしますので、参考にしてください。
目次
入金確認メールの役割
入金確認メールには、相手の不安を払拭する役割があります。取引先や顧客に対して請求した金額の入金を確認した際は、入金確認メールを送付しましょう。
入金した相手は、「入金額は合っていたか」「入金先に誤りはなかったか」など、不安を抱えていることが少なくありません。入金を確認できたら、正しい金額が入金されていたことを速やかに伝えることで、安心感を与えられるでしょう。
さらに入金確認メールは、相手の不安を払拭するだけでなく、支払期日を守り、依頼した方法で正しい金額を入金してもらったことへの感謝を伝える意味合いも含みます。
入金確認メールを送付する際のポイント
期日を過ぎても入金が確認できないケースでは、確認メールを送る必要があります。ただし、支払い済みにもかかわらずトラブルが発生している可能性や、行き違いが生じていることも考えられるため、送付のタイミングを慎重に検討しましょう。
入金確認メールを送るにあたっての注意点は以下のとおりです。
- 丁寧な言葉遣いで統一する
- 請求情報を記載する
- 行き違いや間違いがあった場合を想定する
ここでは、それぞれについて解説します。
入金を確認次第なるべく早く連絡する
入金確認メールは、入金を確認できた段階でなるべく早く送ることが鉄則です。
通常、入金した取引先は何日の振込になるのかを把握しているため、その日に連絡がないときちんと入金できたかどうか不安を感じてしまうでしょう。そのため、入金確認ができたら速やかにその旨を伝えて、安心してもらうことが大切です。連絡は早ければ早いほど親切でしょう。
そのためにも、こまめに入金のチェックを行うことが求められます。日頃からルーティン化しておくことで、確認漏れを防げるでしょう。
要件はメールの件名と冒頭に記載する
入金確認メールであることがひと目でわかるように、メールの件名と冒頭に入金を確認した旨を記載しましょう。それにより、重要なメールと思わずに未読のまま破棄されたり、読み飛ばされたりするリスクを回避できます。また、結論や要件を最初に記載することは、ビジネスメールのマナーでもあります。
たとえば、件名には「【入金確認のお知らせ】◯◯株式会社」などと記載するとよいでしょう。あわせて、本文の冒頭にも入金を確認したことを記載します。
丁寧な言葉遣いで統一する
催促のメールを送る際、相手を責めるような表現は避けましょう。請求書の支払い忘れや確認不足など、相手に落ち度がある場合でも同様です。
「入金が確認できておりません」といった表現を用いて、直接的に「入金を忘れている」「遅れている」といった相手を責めるような表現は避けなければなりません。
文面には「お忙しいところ恐れ入りますが」「誠に恐縮ですが」といったクッションを挟むことで、相手への配慮を伝えられます。
催促メールの目的は相手に気づいてもらうことが目的であるため、丁寧な文面を心がけましょう。
請求情報を記載する
入金催促メールでは、再度請求情報を明記しましょう。その際、請求相手が速やかに取引内容を確認できるように、商品名や請求書の番号などの詳細を正しく記載することが大切です。
これにより、たとえ取引先が請求書を紛失した場合でも催促メールに記載された請求情報によって入金手続きを行うことができます。
行き違いや間違いがあった場合を想定する
連絡の行き違いには注意を要するものの、完全に防ぐことは難しいところもあります。したがって、行き違いが起こることを想定し、予防策を講じておくことが大切です。
行き違い入金とは、催促状が届く前に取引先がすでに入金を済ませているケースのことです。その場合、取引先は催促状を受け取ることで不快に思うかもしれません。
そのため、催促状の最後に「行き違いがありました際には、何卒ご容赦いただけますと幸いです。」といった一文を添えることで、相手に不快感を与えずに済みます。
今後の対応がある際は流れを記載しておく
入金確認後に、なんらかの対応がある場合はその流れも記載しましょう。
たとえば、前払いで入金を確認した後に、商品を発送する流れになっている場合などが該当します。このようなケースで「入金を確認しました」という内容のみを伝えた場合、相手は「商品はいつ頃届くのだろう？」という新たな疑問を抱くことになりかねないため、「ご購入いただいた商品は◯日に発送予定です」という内容も添えましょう。
そのほか、領収書を送付する場合は「領収書はご登録いただいたご住所宛てに、◯日にお送りいたします」などと記載します。
このように入金確認した旨とあわせて今後の流れも伝えることで、相手に不安や疑問を抱かせることなく、スムーズに取引できるでしょう。
【ケース別】メールの文例
次の各ケースについて、メールの文例を紹介します。
- 正確に入金されていた場合
- 入金額が多かった場合
- 入金額が不足していた場合
- 不足分が入金された場合
- 期日を過ぎているのに入金されていない場合
以下で、それぞれ詳しく解説します。
正確に入金されていた場合
入金確認ができたら、すぐにメールを送ります。
入金後しばらく経っても入金確認の連絡がないのは失礼にあたります。取引件数が多くなればなるほどメールの対応が漏れやすくなるため、入金確認後すぐに送る習慣をつけるとよいでしょう。
「入金確認ができた」という内容は、タイトルや本文のはじめに記載します。また、金額も必ず記載しましょう。そうすることで、請求書通りの金額が支払われたか、お互いに再確認できます。
お礼メールの例は次を参考にしてください。
＜入金確認のメール文例1＞
件名：入金確認のご連絡／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
9月1日ご注文の代金をお振り込みいただき、誠にありがとうございます。
ご入金を確認いたしました。
ご注文いただいた内容は以下のとおりです。
—–
商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
—–
この度は、ご購入誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
入金額が多かった場合
請求額を超える入金（過入金）があった場合、適切な対応が必要です。過入金への対処を怠ると、金銭管理が複雑になり、トラブルの原因にもなりかねません。
過入金への対処方法は、次の3つが考えられます。
- 全額返金し、正しい金額を再入金してもらう
- 過入金分のみを返金する
- 次回の取引時に過入金分を相殺する
1と2は単発的な取引に、3は継続的な取引に適しています。いずれの場合も、過入金の事実と対応内容を記録に残すことが重要です。適切な過入金対応により、金銭管理の正確性が保たれ、トラブル防止につながります。
＜入金額が多かった場合のメール文例＞
件名：〇月〇日請求額より多くご入金いただいた件について／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日に貴社よりご入金いただきました金額が、当社からのご請求金額より多いことが確認できました。
つきましては、多くご入金いただいた金額の処理方法について、ご相談のメールを差し上げた次第です。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
—–
商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
—–
上記請求金額に対し【〇〇円】多くご入金いただいております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくご確認いただきたくお願い申し上げます。
入金額が不足していた場合
請求書の金額に対して入金が不足している場合、まず自社の請求書に誤りがないかを確認しましょう。その後取引先に連絡を行い、不足分の入金を求めます。
もし誤りが自社にある場合は請求書を無効にし、正確な請求書を再発行します。請求書の再発行は、新規または一回限りの取引に適した対応です。
定期的な取引がある場合には、不足分のみの入金を求めるよりも、次回の請求時に不足分を繰り越すことも対処方法の一つです。不足分の繰り越しにより、振込手数料を節約し、取引先が再度入金する手間を省けます。
その際、請求金額の不足分については、同じ内容の取引が2回行われたと誤解される可能性があるため、新たな請求書は発行しない方が無難です。
＜不足分が入金された場合のメール文例＞
件名：〇月〇日ご入金額の不足について／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日に貴社よりご入金いただきました金額が、当社からのご請求金額と一致していないようです。
お手数ではございますが、請求金額についてご確認いただきたくお願い申し上げます。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
—–
商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
—–
不足分のご入金につきましては、誠に勝手ながら【〇月〇日】までにご対応をお願いできますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
不足分が入金された場合
不足分が入金された場合には、取引先に感謝の言葉を添えるようにしましょう。
＜不足分が入金された場合のメール文例＞
件名：不足分のご入金についてご対応いただきありがとうございました／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
〇月〇日にご連絡を差し上げた〇〇のご入金額の不足につきまして、不足していた【〇〇円】のご入金を確認いたしました。
迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
期日を過ぎているのに入金されていない場合
入金の催促を行う際には、相手を責めるような文面にならないよう気をつけましょう。
＜期日を過ぎているのに入金されていない場合のメール文例＞
件名：【ご確認】◯◯のお支払いについて／◯◯株式会社
本文：
株式会社△△
〇〇様
いつもお世話になっております。
◯◯株式会社の〇〇です。
◯月◯日付にてご請求いたしました◯◯の代金◯◯円につきまして、◯月◯日現在、ご入金の確認ができておりません。
お忙しいところお手数をおかけしますが、お支払い状況をご確認いただき、未納の場合は◯月◯日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。
なお、今回のご請求金額は下記のとおりです。
—–
商品：◯◯◯
数量：10点
金額：110,000円（税込）
—–
ご入金後、本メールにご連絡いただけますと幸いです。なお、行き違いによりすでにご入金が完了している場合は何卒ご容赦ください。
ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。
入金確認・催促のメールを送付するタイミング
未入金のリスクを防ぐためには、リマインドメールや入金を催促するメールの送付が有効です。ここでは、リマインドメールや催促のメールを送付するタイミングについて解説します。
リマインドメール：入金期日前
リマインドメールを入金期日前に送付することで、入金忘れの確率を減らせるでしょう。ただし、入金する予定の取引先に送付すると、不快にさせてしまいかねません。
そのため、特定の取引先に送付しているわけではないことを伝えるために、「リマインドメールはすべての取引先にお送りしています」といった一文を添えるとよいでしょう。
1回目のメール：入金期日の翌日
入金期日の翌日までに入金が確認できない場合は、催促のための1回目のメールを送付します。
期日までに入金が確認できなかったからといって、強く責めるようなメールを送付するのは避けましょう。このタイミングまでの未入金は、単なる入金忘れや期日の勘違いの可能性があるためです。
「お手続きのご確認をお願いいたします」や「本日、ご入金いただけますでしょうか？」など、相手の事情を考慮したスタンスでメール文を作成しましょう。取引先との良好な関係を維持するためにも、やんわりと伝えることがおすすめです。
2回目のメール：入金期日の3日後
1回目の入金催促メールを送付した後も入金がない場合には、期日の3日後あたりに未入金であることを伝え、入金予定日を尋ねるメールを送付します。
取引先が休業日であったり、担当者が休んでいたりする場合があるため、1回目の催促メールの後、すぐに連絡することは避けましょう。
何回か連絡をしても入金が確認できない場合は、メールだけでなく、電話や書面での連絡も併用します。
入金確認・催促のメールを送付する前に考えるべきこと
入金が確認できない状態が続くと不安になりますが、対応を誤ると取引先との関係性に影響を及ぼす可能性があります。そのため、入金を催促するメールを送付する前に、未入金の理由を考えてみましょう。その際、考慮すべき点は以下のとおりです。
- 悪気があるケースは少ない
- 行き違いで入金される可能性がある
- ほかの口座に振り込まれている場合がある
- 入金の見落としなど、こちらにミスがある
それぞれの内容を確認します。
悪気があるケースは少ない
未入金の理由は取引先によって異なるものの、悪気があるケースは少ないといえるでしょう。ほとんどが、支払をうっかり忘れていたというケースに該当します。そのため、相手との今後の関係性も考え、厳しく追及するようなメールを送付することは控えるのが賢明です。
行き違いで入金される可能性がある
入金を催促するメールを送付後、行き違いで入金されることも少なくありません。相手が期日ギリギリに入金をした場合、送金にはタイムラグが発生するため、タイミング次第では行き違いになってしまうこともあるでしょう。
支払期日の翌日に催促のメールを送る際は、行き違いになっている可能性があることを考慮し、その場合のお詫びの言葉を添えておきましょう。
ほかの口座に振り込まれている場合がある
未入金の理由として、ほかの口座に振り込まれていることも考えられます。そのため、入金催促のメールを送る前に、自社のほかの口座に入金されていないかを確認するとよいでしょう。
とくに複数の口座を知らせている場合、相手が振込先を誤り、ほかの口座に入金されている可能性があります。相手との関係性を考慮し、必要以上にことを大きくしないように対応することをおすすめします。
入金の見落としなど、こちらにミスがある
必ずしも、取引先に落ち度があるとは限りません。入金されているにもかかわらず見落としていたり、請求書の送付漏れをしていたりするなど、こちらにミスがある可能性もあるでしょう。取引先からあらかじめ入金が遅れる旨の連絡を受けているのにもかかわらず、把握していないことも考えられます。
そのため、入金を催促するメールを送付する前に、自社の対応にミスがないかを改めて確認しましょう。自社が確認漏れをしているのにもかかわらず、催促のメールを送付してしまうと失礼にあたり、今後の取引に影響を及ぼしかねません。
入金確認できないときに送付するメールのポイント
入金確認できないときに送付するメールを作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。
- クッション言葉を使用する
- 1回目の催促時のメールを引用し、依頼した内容をすぐに把握できるようにする
- 事実を明確に記載する
- 行き違いが起きている可能性を考慮した文章にする
- 午前中のうちに送る
それぞれのポイントについて解説します。
クッション言葉を使用する
入金を催促するメールでは、クッション言葉を使用しましょう。クッション言葉とは、相手に依頼したり断ったりする際に、本題の前に添えて使う言葉のことです。そのまま伝えてしまうと相手の気分を害するようなことや言いにくいことの前に挟むことで、、角が立たないようにします。
クッション言葉には、以下のようなものがあります。
- 恐れ入りますが
- お手数をおかけしますが
- お忙しいところ申し訳ありませんが
- ご面倒をおかけしますが
- もしよろしければ
入金を催促するメールであれば、単に「〇月〇日までにご入金をお願いします」と伝えることは避け、クッション言葉を挟みましょう。「お手数をおかけしますが、〇月〇日までにご入金いただけますでしょうか」というように、文章を作成するとよいでしょう。
1回目の催促時のメールを引用し、依頼した内容をすぐに把握できるようにする
入金催促メールへの返信がない場合は、1回目のメールで依頼した内容をすぐに把握できるように、引用や転送することをおすすめします。
受け取る相手は1回目のメールの存在を知らず、初めて認識する内容かもしれません。また、メールが埋もれていて探し出せないことも考えられます。催促メールに1回目のメールを引用すると取引先が対応しやすく、親切でしょう。
事実を明確に記載する
入金催促のメールを送る際は、事実を明確に記載するようにしましょう。1回目のメールはいつ送ったのか、いつまでに対応して欲しいのかなど、誰が読んでも正しく意味が伝わるように、明確に書くことがポイントです。
行き違いが起きている可能性を考慮した文章にする
入金確認ができないときに送付するメールの文章は、行き違いが起きている可能性を考慮して作成することが重要です。
入金催促のメールを送付するタイミングで入金作業をしていたり、入金が反映されていないだけで、入金作業自体は終わっていたりする可能性があるためです。また、入金が反映されているにもかかわらず、自社がそれを見落としてしまっているという状況も考えられます。
具体的には、「本メールと行き違いですでにご入金いただいている場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです」などの一文を添えましょう。このような一文を加えることで、たとえ行き違いが起きていたとしても、相手に不快感を与えずに済むでしょう。
午前中のうちに送る
入金を促すメールを送る際のポイントとして、午前中のうちに送ることも挙げられます。午前中に送付することで、その日中に対応してもらえる可能性が高まるでしょう。
しかし、午後や夕方に送ると、メールに気づいたとしても、その日のうちに入金手続きを行うのは難しい可能性があります。少しでも早く入金をしてもらうためにも、入金を催促するメールは午前中に送ることをおすすめします。
入金催促のメールを送付しても支払われないときは？
入金催促のメールを送付してもなお支払われない場合、次のステップを考える必要があります。その場合、以下のような流れで対応する必要があるでしょう。
- 督促状を送付する
- 支払督促の手続きを実施する
- 強制執行・訴訟に進む
それぞれの内容について解説します。
1．督促状を送付する
催促状を送ってもなお入金が確認できない場合は、督促状を送ります。どちらも記載する基本的な内容は似ていますが、意味合いが異なります。督促状では支払われない場合は法的手段を取るなど、催促よりも強い意味合いで使用されることがポイントです。
督促状を送る際は、送ったという証拠が残すことができる内容証明郵便を利用することをおすすめします。内容証明郵便とは「いつ、いかなる内容の文書」を「誰から誰宛てに差し出されたか」といった事実を、差出人が作成した謄本によって郵便局が証明する制度です。
内容証明郵便を利用すると「受け取っていない」という相手の言い逃れができません。さらに、法的な措置を取る意思があることを相手に示す意味合いもあります。
2．支払督促の手続きを実施する
支払督促は、貸した金銭や家賃、賃金などの未払いがある場合に、簡易裁判所の書記官が申立人の申立てに基づいて相手に支払いを命じる略式手続です。支払督促は裁判所に出向く必要がなく、書類審査のみで行われます。また、手数料は訴訟の半分で済みます。
申立てに基づいて金銭の支払を命じる支払督促が発付され、相手が支払いや異議申立てをしない場合は、仮執行宣言によって強制執行を申し立てることが可能です。証拠集めが不要であるため、金額や支払時期などに関して相手と認識の違いがない場合に適しています。ただし、相手の反論が見込まれる場合は、民事訴訟や民事調停が適しています。
3．強制執行・訴訟に進む
債務者が話し合いに応じず、支払督促が効果的でない場合は訴訟を検討しましょう。訴訟で勝訴しても財産がない場合は、売掛金の回収は困難なため財産の仮差押えが重要です。仮差押えは相手の財産を処分されないようにする暫定的な手続きで、強制執行の実効性を高めます。
訴訟の目的は債務名義（強制執行を行う際に、その前提として必要となる公的機関が作成した文書）の取得であり、債務名義の取得により強制執行が可能です。
強制執行可能な財産としては債権や不動産、動産などがあります。ただし、不動産に抵当権がついているときや、財産が見つからない場合は回収が難しくなります。預金債権は、比較的強制執行しやすい財産であり、債務者の代わりに支払いを受けることが可能です。
入金確認を自動化するには
入金確認から入金消込までの業務を自動化して効率的に行う方法は、企業の予算や規模によって選びましょう。
入金管理表テンプレートの利用
入金管理に必要な取引先名や請求金額など、必要項目が記されたテンプレートを利用する方法です。基本的にはエクセルで作られたテンプレートで、オートフィルタ機能などがあらかじめ設定されています。
そのため、一から管理表フォーマットを作る必要がなく、関数を活用することで自動的に必要な入金情報を抽出することが可能です。ただし、社名や金額などの入力は必要になります。
入金管理システムの導入
入金管理を自動化できる、システムを導入する方法です。
入金情報の自動入力や、未払い先に自動で督促メールを行うなど、さまざまな機能があります。ただし、システムによっては無料のものから月額費用がかかるものもあり、自動化する内容も異なります。どこまで自動化したいかによって、導入するシステムを選びましょう。
請求代行サービスの利用
請求書の発行から入金確認、入金消込など、請求に関わる作業をすべて代行してもらい、自動化できるサービスを利用する方法です。
請求代行サービスを利用することで、業務の手間を省くことはもちろん、代行業者が一括管理することで回収漏れや二重請求などの管理ミスも起こりません。さらに、期日までに入金されなかった場合の保証も準備されており安心です。
まとめ
入金確認メールは、相手の不安を払拭する役割を担います。取引先や顧客に対して請求した金額の入金を確認した際は、なるべく早く入金確認メールを送付しましょう。
入金期日になっても入金を確認できない場合は、入金を催促するメールを送付します。入金が確認できない理由として、行き違いが起きている、ほかの口座に振り込まれている、入金を見落としているといったことが考えられます。
とくに注意が必要なのは、自社が入金を見落としているケースです。銀行振込の入金確認は、エクセルを使って金額入力などを手作業で行うのが一般的です。その場合、どうしても人為的なミスが起こりやすくなるため、目視チェックを慎重に行う必要があるでしょう。入力内容や確認内容にミスがあると修正と再確認に膨大な時間を取られ、取引先にも迷惑がかかります。
請求代行サービスは、ミスが起きやすい入金確認の作業をすべて代行してくれるため、ミスやストレスから解放され、入金確認業務を効率化できるでしょう。マネーフォワード ケッサイなら、掛け売りに必要な与信審査から請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。業務の効率化に、ぜひご活用ください。
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