作成日 : 2024年12月9日

交通費精算のルールとは？作成のポイントや精算書のテンプレートを紹介

経費精算のルールは、企業が従業員の経費申請を管理し、適切に精算するための取り決めです。適切なルールの策定により無駄な経費の削減や不正受給の防止、法的リスクの回避が可能になります。

本記事では、交通費精算の基本ルールや、交通手段別のルール策定のポイントなどについて詳しく解説します。

交通費精算とは

交通費精算とは、従業員が業務中に立て替えた交通費を会社に請求し、返金を受けるための手続きを指します。営業担当者が取引先を訪問する際に利用した電車やバスの運賃などが、例として挙げられます。

通常は交通費精算申請書を作成し、上司などの承認を得た後に経理部門で確認され、問題がなければ支払いが行われます。交通費精算は、企業が従業員の業務上の移動に伴う費用を適切に管理し、効率的に処理するために欠かせない業務といえます。

交通費と通勤手当の違い

交通費精算は、取引先の訪問など業務上発生した移動にかかる費用を精算する作業であり、自宅から職場までの通勤費用とは区別され、その都度明細や領収書が必要です。

一方、通勤手当は従業員が毎日の通勤、つまり自宅から職場までの移動にかかる交通費を補助する制度であり、所定の金額内であれば非課税になります。通勤手当は事前に使用する交通手段や経路の申請が必要であり、毎月一定額が支給されるのが一般的です。

このように、交通費と通勤手当は目的や運用方法が異なるため、それぞれ適切な管理が求められます。

交通費精算のルールの必要性

交通費精算のルールは法的に決まっているものではなく、各企業が独自に作成するものです。労働基準法上、交通費精算を必ず行う規定はなく、交通費の上限や範囲についても企業の判断に委ねられています。

しかし、法的な決まりがないことは、必ずしもルールの必要性を否定するものではありません。交通費精算のルールを明確にすることで、経費管理の効率化や不正受給の防止が可能になります。

以下で、交通費精算におけるルールが必要な理由についてみていきましょう。

交通費精算に関する業務負担を減らす

明確なルールがない場合、決算後に精算依頼をしたり、申請外の経費の精算が発生したりするなど、混乱が生じることが予想されます。こういった無法状態では経理担当者の負担が増大し、業務効率が低下する可能性が高いでしょう。

適切なルールを設けることで、申請プロセスを標準化し、経理部門の業務負担を軽減できます。

すべての社員が適切に経費を使用するため

交通費精算ルールは、社員が経費を適切に使用するための指針ともなります。明確なガイドラインに従うことで、不必要な経費を発生させず、会社全体でのコスト管理の徹底が可能になるでしょう。

また、社員一人ひとりがルールを理解し遵守することで、公平かつ透明性のある経費処理が実現します。結果として、企業文化としてもコンプライアンス意識が高まり、不正行為の抑止にも寄与することが期待できます。

不正受給の防止

経費の不正受給を防ぐためにも、交通費精算ルールは重要です。二重申請や水増し請求などの不正行為は企業にとって大きな損失となり得ます。

詳細な申請フローや領収書提出などの手続きを義務化することで、こうした不正行為を未然に防げるでしょう。また、定期的な監査やチェック体制を整えることで、不正行為の抑止力を高めることも可能です。

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交通費精算のルールに記載する項目

交通費精算のルールを策定する際には、経費管理の透明性を高めて不正や混乱を防ぐために、以下の項目を盛り込みましょう。

適用範囲や認定基準
申請フロー
申請期限
禁止事項
領収書が無い場合の対応

それぞれの詳細を解説します。

適用範囲や認定基準

最初に決めるべきなのは、交通費として認める範囲や条件です。適用範囲や認定基準を明確に規定することで、従業員がどのような場合に交通費申請が可能かを理解しやすくなります。

経費になるのは業務上必要な移動に限る、移動距離に応じた特定の交通手段のみ認めるなど、具体的な基準を設けましょう。不必要な経費申請を防ぎ、企業のコスト管理を徹底するための基本事項です。

申請フロー

交通費精算の申請フローは、以下の手順が一般的です。

申請者（従業員）が交通費を申請：業務に関連する交通費の詳細を記入し、必要な領収書を添付して申請書を作成
上長が申請内容を確認し承認：提出された申請書を確認し、内容が適正であることを確認した上で承認
経理担当者が最終チェック：上長の承認を受けた申請書を経理部門で最終確認し、支払い処理を実施

この流れを明確にルール化することで、ミスや遅延を防止し、効率的な経費処理が可能になるでしょう。各ステップでの役割と責任を明確にし、必要な書類や情報を整理しておくことも求められます。

申請期限

交通費の申請期限は、月末など1ヶ月程度とするのが一般的です。期限を設けないと、決算時期に未処理の申請が集中し、決算業務に支障をきたすおそれがあります。

明確な期限設定によって、経理部門の月次決算や年度末決算時の負担軽減にもつながるでしょう。また、期限内に処理されることでキャッシュ・フローの予測も容易になり、企業全体としての財務管理がしやすくなります。

禁止事項

自己決裁禁止や例外禁止などの禁止事項も、不適切な経費使用や不正行為を未然に防ぐためのルールとして明記しておくべきです。

一般的には、上長の承認なしでの精算や、規定外の交通手段利用などを禁止事項として設定します。

領収書が無い場合の対応

領収書なしでの精算についての取り扱い規定も、定めておきましょう。高額な交通費については領収書なしでの精算を不可にするなど、領収書なしでは経費として精算できないものをその理由とともに誰にもわかるように明確にします。

こうしたルールによって交通費の不正受給リスクの低減や、税務監査への対応の強化が可能になります。

移動手段別のルールの作成ポイント

交通費精算のルールは、使用する移動手段ごとに異なる特性を考慮して策定することが求められます。

以下で、移動手段ごとのルール作成ポイントをみていきましょう。

タクシー

タクシー利用時のルールとしては、申請時に領収書を添付することを義務付けるのが基本です。また、タクシーは業務上で必要な場合のみ利用可能とし、深夜の移動や公共交通機関が利用できない場合に限るなど、制限を設けることが望ましいでしょう。

さらに、一定の距離以上のみ使用を認めるなど、具体的な基準を設定することで無駄な利用を防ぎます。

電車・バス

電車やバスといった公共交通機関の利用に関しては、最短かつ最安経路で申請することが原則です。また、通勤定期券区間内の移動は除外し、それ以外の区間のみを経費の対象とするルールを設けることも忘れてはいけません。

自家用車・社用車

自家用車や社用車を使用する場合は、ガソリン代や駐車場代の申請時に領収書を添付することが求められます。また、社用車で高速道路を利用する際にはETCを使用し、会社の法人カードで支払うようにルールを規定しておけば、精算が楽になることに加え不正も防げます。

さらに、自家用車使用時には走行距離に応じた燃料費の補助基準も設定すると良いでしょう。

飛行機・特急・船舶

飛行機や特急、船舶などの長距離移動の場合は交通費が高額になりがちであるため、特に詳細なルールの設定が求められます。申請時には必ず領収書を添付することはもちろん、マイレージなどを使用していない金額で申請するようなルールも必要になってくるでしょう。

そのほか、役職ごとの上限金額を設定し、必要以上に高額な出張費用が発生しないよう管理します。

こうしたルールの設定により、大きな出費となり得る長距離移動でも透明性の確保が可能です。

交通費精算のルールをどのように従業員へ共有する？

作成・修正した交通費精算のルールは、企業全体で一貫して遵守されるよう、従業員に共有することが大切です。以下にその方法を詳しく解説します。

就業規則に記載する

交通費精算のルールを就業規則に明記することは、全社員に情報を行き渡らせるための基本的な方法です。就業規則は従業員が常に参照できるものであり、そこに記載することで、ルールが正式な企業方針として認識されます。

新入社員のオリエンテーションや定期的な社員研修で就業規則を確認する機会を設けることで、全社員がルールを理解し、遵守することが期待できるでしょう。

また、就業規則へのルール記載は、従業員とのトラブル防止にも役立ちます。

定期的にルールを周知する

交通費精算ルールの新たな追加や改定があった場合などはもちろん、そういったタイミング以外でも定期的に社内報やメールニュースレターなどを通じ周知することも大切です。

定期的な周知によって従業員がルール変更や、申請における重要なポイントを常に把握できるようになります。特に、ルールが変更された場合や新たなガイドラインが追加された際には、迅速かつ明確な情報伝達が必要です。

ルールに違反した場合は交通費の精算を拒否できる？

交通費精算のルールに違反している場合でも、精算を求められた際にそれを拒否することが法的に可能かどうかは、状況によります。一般的に、不正でない経費については、企業が支払いを拒否することは難しいとされています。

これは、就業規則にルールが記載されていても、その規則自体には法的な強制力がないためです。民法166条によれば、経費精算の時効は10年または5年とされており、この時効期間内であれば、申請遅れなどのルール違反があっても、企業側は支払いを拒否できません。

ただし、明らかに不正な申請（架空の経費や水増し請求など）があった場合には、企業側は請求を拒否する正当な理由があります。不正行為が認められた場合、企業はその精算を拒否し、必要に応じて法的措置を取ることも考えられます。

交通費精算のルール違反があった場合でも、その内容が不正でない限りは企業側が一方的に精算を拒否することは難しいといえます。企業としては、ルールの周知徹底と不正防止策を強化することで、トラブルを未然に防ぐことが求められるでしょう。

参考：e-Gov法令検索民法

交通費精算において適切なルールの策定は大切

交通費精算の適切なルール策定は、企業の経費管理を効率化し、不正防止に寄与します。就業規則への記載や定期的な周知を通じて、全社員に一貫した理解を促すことが大切です。ルール違反時の対応も明確にし、法的リスクを回避しましょう。

適切なルールは、企業全体の信頼性向上と健全な経営基盤の構築に繋がります。交通費精算のルールを適宜見直し、そのタイミングで効率化なども併せて検討することをおすすめします。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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