- 作成日 : 2022年1月21日
期間按分とは？計算方法・対象となる勘定科目・エクセル管理も解説！
月次処理や決算など会計処理をしていく過程で「期間按分」が必要になるケースがあります。「期間按分」とは、一定の基準に基づいて収益や費用を対応する期間それぞれに按分する計算方法を指します。今回はこの「期間按分」について、基本的な考え方や計算方法、対象となる収益費用などについて解説していきます｡
期間按分とは？
はじめに「期間按分」の基本的な考え方を理解した上で、会計処理と期間按分との関係について解説していきましょう。
そもそも按分とは？
1つのものを2つ以上に分割することを「分ける」と呼びますが、「按分」という言葉から、分割するということは容易にイメージできるでしょう。しかし「按分」はただ漠然と分けるのではなく、ある一定の数的基準に基づいて1つのものをその割合に応じて正確に分けることを意味します。
例えば、1つのケーキを各自が食べたい大きさで適当に切ればただ「分けた」だけですが、体積が等しくなるように正確に切り分けたとしたらそれは「按分」したことになります。
会計にこの「按分」という考え方を取り入れる場合、按分されるのは「金額」であり、「期間」や「割合」などといった数的基準をベースにして金額を按分することになります。
3ヶ月分の費用30万円を一括で支出した場合の、1ヶ月当たりの金額を求めてみましょう。
対象となる期間は3ヶ月ですから、1ヶ月分の金額は30万円×1ヶ月/3ヶ月＝10万円となります。
30万円という「金額」を、3ヶ月間という「月数」を基準として各月に按分したわけです。
按分計算の方法は？
このように、按分するためにはまず「按分する金額」と「按分割合」が必要となります。
ポイントとなるのは、どのような数的基準を用いて「按分割合」を決定するかです。
会計実務において収益や費用を按分する際の根拠として挙げられるものとして「費用収益対応の原則」や「事業割合」などがあります。これらのうち「期間按分」の根拠となるのが「費用収益対応の原則」です。
企業の会計処理指針である「企業会計原則」のなかに「費用収益対応の原則」というのがあります。
一般的に収益と費用は対応関係にあります。収益をあげるためには費用を要しますし、費用が発生すればそれに対応する収益を計上する必要があります。「費用収益対応」とは簡単にいうと、事業期間内に対応する収益や費用を期間の経過に応じて対応させて計上しましょう、という原則です。
したがって「期間按分」をする際に用いる数的基準としては月数や日数、時間などといった時間的なものが用いられます。
12月決算の会社が、費用を支出し期間按分するケースを例に解説します。
例:1月に自動車の自賠責保険料24,000円（24ヶ月分）を支払った
もし仮に支出した24,000円を当期において全額費用としてしまえば、将来の費用である12ヶ月分も一緒に費用計上されてしまいます。これでは費用収益が期間に応じて対応しているとはいえません。したがって、費用総額を期間の経過に応じて「期間按分」する必要があります。
上記の例であれば、費用総額24,000円（24ヶ月分）のうち、当期に対応するのは12ヶ月ですから期間按分額は「24,000円×12ヶ月／24ヶ月＝12,000円」となります。
なお､按分計算について詳しく知りたい方は以下のサイトをご参照ください。
期間按分が必要な勘定科目は？
では、会計実務で「期間按分」が必要となる具体的な勘定科目について、いくつか例示してみましょう。
前受金
家賃の一括受取や雑誌購読料の複数年払いなど、将来分を含めて代金を前受けするケースがあります。もし受け取った時に全て収益計上してしまえば、将来の収益まで先食いしてしまうことになり、費用収益対応の原則から外れてしまいます。
したがって、受け取った代金のうち当期に対応する分を期間の経過に応じて「期間按分」することになります。
減価償却費
機械装置、工具器具備品等のうち固定資産に該当するものは、税法の規定により原則として支出した時点で一括費用計上することが認められていません。（少額減価償却資産や即時償却の特例を除きます）
固定資産を費用計上する処理を減価償却と呼び、減価償却により計上される費用が「減価償却費」です。
減価償却費は会社の任意により計上することはできず、税法で定められた期間内（法定耐用年数）に対して税法で定められた割合（法定償却率）を「期間按分」することになります。
損害保険料
火災保険料や自賠責保険料などの損害保険料を複数年前払いするケースがあります。支出時に将来の費用を含めた総額を一括で支払っていますので、全額を支出時の費用とすることはできません。よって、保険契約の期間にわたって「期間按分」することになります。
期間按分はエクセルで管理できる？
「期間按分」が必要な収益や費用は前章で解説したものだけではありませんし、同じ勘定科目内であっても「期間按分」が必要なもの、必要ないものに分かれることがあります。
対象となる支出の数が少なければ、手計算により台帳管理していくことも可能でしょう。しかし、事業規模が大きくなり期間按分の対象数が増加するにつれ事務負担は重くなります。
「期間按分」の計算を軽減する方法として挙げられるのが、エクセルやソフトを利用した計算の自動化です。
按分が必要な支出と対象期間さえ正しく認識して入力すれば、あとはパソコンが自動で按分計算してくれますので、手計算による煩雑な計算や台帳管理をする必要がなくなるというメリットがあります。
しかし、エクセルで費用按分を管理した場合、対象期間や按分方法に変更があればその都度1つずつ変更しなければなりません。また、計算式が壊れてしまい違う答えが計算されるといったリスクも考えられます。エクセル管理は確かに計算が自動になり楽ですが、台帳管理自体は煩雑になりがちです。
期間按分の管理はクラウド会計ソフトがおすすめ！
そこでおすすめしたいのが「ソフトウエアを使ったシステム管理」です。
エクセル管理の場合、入力項目から計算式、計算結果やエクセルシート管理などを自分で1から作成し、管理しなければなりません。
その点「ソフトウエアによるシステム管理」であれば、指定された入力欄に必要な項目だけ入力すればあとはソフトが自動的に管理してくれます。エクセルによるシステムの立ち上げや計算式の変更などの事務負担を軽減することができますし、計算式が壊れたり入力間違いをするというリスクを軽減することにも繋がります。
システムですので費用負担が発生するというデメリットはありますが、費用按分の事務負担に悩んでいる方は検討してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
「期間按分」とは何ですか?
収益や費用を期間の経過に応じて按分計算することです。詳しくはこちらをご覧ください。
「期間按分」の対象となる収益や費用は?
前受家賃や減価償却費、損害保険料などが挙げられます。詳しくはこちらをご覧ください。
「期間按分」の効率的な管理方法は?
エクセルやソフトウエアを利用した台帳管理がお勧めです。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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