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  • 作成日 : 2024年11月20日

小口現金はいくらまで設定できる？上限設定のポイントや適正額の算出方法を解説

小口現金とは、企業が日常業務における少額な経費の支払いをスムーズに行うために用意する現金のことです。ただし、小口現金をきちんと管理できていない場合には、不正や盗難などのリスクも高まるため注意が必要です。本記事では、小口現金の管理方法や導入のメリット・デメリット、上限額を設定する際のポイントなどについて解説します。

小口現金とは

小口現金とは、企業が日常的な少額の支払いをスムーズに処理するために、社内に準備している現金のことです。

具体的には、消耗品や交通費、通信費など、日常的に発生する小規模な支出をカバーするために使用されます。小口現金を導入する場合には、急な出費や経費精算にも対応できるように、あらかじめ金庫などに一定の残高を備え付けておきます。

ただし、小口現金を導入するかどうかは企業ごとの方針によって異なるため、自社の業務プロセスを考慮したうえで、導入の是非を検討しましょう。

現金との違い

現金と小口現金の違いは、資金使途と管理方法にあります。

一般的な現金は、主に企業全体の資金管理に使用され、売上代金の回収や取引先への支払いなどに伴って用いられます。

それに対して小口現金の場合には、日常業務において小規模な経費を現金で支払う場合に使用されることが特徴です。

また、現金については、取引後に銀行口座に戻されるケースが大半ですが、小口現金は常に社内に備え付けられており、残高が減少した場合には適宜補充されます。

小口現金を導入するメリット・デメリット

小口現金を導入することで、スムーズな現金支払いや経費精算業務への対応を追求しやすいというメリットがあります。

たとえば、小口現金を使用すれば、文房具の購入や交通費精算といった日常的な少額の経費を即座に処理できます。そのため、経理担当者にとっても振込手続きを行う手間が減り、銀行振込の業務負担を削減することが可能です。

また、従業員による立替経費が発生した場合でも、小口精算を活用することで経費精算までのタイムラグを短縮でき、従業員の金銭的な負担を軽減しやすくなります。

一方で、小口現金を導入することにはデメリットも伴います。

まず、小口現金を管理する経理部門には、小口現金出納帳への記帳や残高の確認など、煩雑な作業が必要となり、管理業務による負担が増加する可能性が高いです。

社内で適切な管理が行われなければ、不正使用や紛失・盗難などの発生リスクも高まります。これらのリスクを軽減するためには、複数名によるチェック体制の導入や定期的な監査など、厳重な管理体制を構築する必要があります。

しかし、強固な管理体制を追求するほど、より多くのマンパワーが小口現金管理に割かれることとなるため、結果的に労働生産性が低下するというジレンマに陥るケースも少なくありません。

小口現金の管理方法

小口現金の管理方法には、「定額資金前渡制度」と「随時補給制度」の2種類があります。

  • 定額資金前渡制度

定額資金前渡制度では、あらかじめ小口現金の開始残高を設定したうえで運用を行います。一般的には、その月に使用した分をそのまま翌月初めに預金口座から補充することで、定められた小口現金の残高に戻します。

定額資金前渡制度の最大のメリットは、使用した分だけを補充すればよいため、管理が容易であることです。しかし、繁忙期で支出が重なる場合など、小口現金の利用金額に波がある企業においては、ニーズに合わせた柔軟な対応が難しいというデメリットもあります。

一般的には、小口現金の動きが安定しており、入出金の予測が立てやすい企業に適した管理方法と言えるでしょう。

  • 随時補給制度

随時補給制度とは、小口現金の開始残高を設定せずに、必要なタイミングで必要な分だけ補充する方法です。

この管理方法では、金額やタイミングを決めずに臨機応変に補充できるため、支出の状況に応じた柔軟な対応をしやすい点が最大のメリットです。

ただし、補充する時期や金額は担当者の判断に委ねられるため、管理業務が属人化しやすいというデメリットがあります。また、補充に関する判断ミスが生じた場合には、小口現金残高が過大になったり、不足額が発生したりするリスクもあります。

一般的には、時期によって小口現金の動きが激しい場合や、創業間もない企業で小口現金の入出金が予測しにくい場合に適した管理方法と言えるでしょう。

小口現金はいくらまで設定できる？

小口現金の残高には上限などの規制は存在せず、企業ごとに任意の金額を設定することが可能です。

企業は小口現金が経費精算において効率的に機能するように、適切な上限金額を設定する必要があります。具体的には、日常的な支出の規模や経費精算の頻度、緊急時の対応などを総合的に勘案し、自社にとって最適な金額を見極めることが重要です。

小口現金の残高が不適当な場合には、以下のように業務効率や小口現金管理に悪影響を及ぼす可能性もあるため注意が必要です。

上限を多く設定するデメリット

小口現金の残高が過大な場合には、まとまった金額を小口現金として社内に保管することになるため、盗難や災害などのリスクも高まり、小口現金管理の負担がより一層増加する可能性があります。

また、多額の現金が社内に滞留することで、事業資金の有効活用が妨げられ、キャッシュフローの効率が低下する恐れもあります。

上限を少なく設定するデメリット

一方で、小口現金の設定金額が過少な場合には、頻繁に補充を行う必要があり、経理担当者の管理業務が煩雑になりがちです。

資金補充のタイミングが多くなると、現金管理や入出金記録の手間も増え、経理業務の効率が低下します。さらに、必要な現金が不足する状況が頻発すると、現場でのスムーズな支出が困難になり、業務の遅延や従業員の負担増加につながりかねません。

経費処理の遅延や申請手続きが滞りやすくなることで、結果的に経理プロセス全体に支障をきたす可能性があります。

小口現金の上限額を設定するポイント

小口現金の残高を適切に設定することは、小口現金管理の効率化と業務の円滑化のために必要不可欠です。上限額を設定する際には、企業ごとの業務規模や支出状況を考慮することが重要です。

具体的には、以下のようなポイントを踏まえ、自社に合った小口現金残高を設定することをおすすめします。

担当者や部署に応じて設定する

小口現金の上限額は、実際に小口現金を使用する部署や担当者の業務内容を加味することで、使用実態に即した金額を設定しやすくなります。

たとえば、日常的に立替経費が頻繁に発生する部署には、比較的まとまった小口現金を設定し、経費申請が少ない部署には小口現金残高も少なく設定するといった方法です。

使用実態を踏まえた金額設定を行うことで、各部署や担当者が過不足なく小口現金を活用でき、小口現金業務の効率が向上します。

過去の使用実績に基づいて設定する

経費精算システムなどを通じ、過去の経費精算データを集計・分析できる場合には、実際の使用実績に基づいて、小口現金の上限を設定することも効果的です。

過去の使用実績を踏まえて残高を設定することで、実態に即した運用方法を追求でき、小口現金の滞留や資金ショートを避けやすくなります。

ただし、従業員規模の拡大や組織再編などによって社内環境が大きく変化した場合には、過去のデータがかえって判断ミスを招くケースもあるため注意が必要です。

緊急時の対応を考慮して設定する

企業活動においては、予測していなかった急な出費が発生するケースも少なくありません。小口現金の上限を検討する場合には、このような支出にも対応できるよう、日常的な使用金額にプラスアルファを考慮して設定することが望ましいです。

急な出費を見込んで残高を設定することで、予期せぬ支払いにも対応しやすくなり、スムーズな小口現金業務を実現できるでしょう。

小口現金の適正金額を算出する方法

適切な小口現金の金額を算出するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。

具体的には、以下のような手順で検討を進めることで、小口現金の適正金額を設定しましょう。

過去の支出データを分析

まず、過去の小口現金の使用データを収集し、日常的な支出額の平均値を算出します。

部署ごとに小口現金の適正金額を検証する場合には、各部署や担当者別の使用実績を集計しましょう。

部署ごとの支出傾向を考慮

過去の使用実績だけでなく、各部署の業務内容を考慮し、支出傾向を捕捉することも重要です。支出傾向に基づいた金額設定については、新たな部署を立ち上げた場合や組織体制を変更した場合など、過去データを活用しにくい場合にも有効です。

たとえば、営業部門は外出による交通費の精算が頻発するため、業務内容や人数を加味してまとまった金額を設定するケースが多いでしょう。

緊急支出の予測

小口現金を用意する場合には、急な支払いにも対応できるよう、一定の金額を上乗せすることをおすすめします。

これにより、突発的な支出が発生した場合でもスムーズに対応しやすくなり、業務遅延の予防にも効果的です。

定期的な見直し

小口現金残高については、過大・過少のどちらの場合でも業務負担の増加につながります。

そのため、設定した金額については定期的な見直しを行い、より管理負担の少ない適正金額を追求することが重要です。

業務環境や経済情勢の変化に応じて適正金額も変動するため、管理負担とのバランスを考慮しつつ、定期的に小口現金残高を見直しましょう。

小口現金出納帳を用いた管理方法

小口現金出納帳とは、企業が小口現金の動きを正確に管理するために作成する帳簿のことです。

小口現金出納帳を正しく作成することで、企業は経費処理の透明性を確保できるだけでなく、ミスや漏れが発生した場合にも、いち早く察知しやすくなります。

小口現金出納帳と現金出納帳の違い

小口現金出納帳と現金出納帳については、どちらも企業におけるキャッシュの動きを記録するための帳簿であり、記載内容にも大きな違いはありません。

しかし、前者が小口現金を対象とするのに対し、後者は現金を記録するための帳簿であり、管理対象となる現金の種類が異なります。

小口現金を導入している企業においては、小口現金出納帳と現金出納帳の両方を作成するケースも多いため、経理担当者はこれらの現金をきちんと区分して記帳する必要があります。

小口現金出納帳の記載事項

小口現金出納帳における主な記載事項は以下のとおりです。

  • 日付：支出または入金が発生した日を記載します。
  • 摘要：入出金の具体的な内容を記載します。
  • 受入金額：小口現金に補充された金額や、前月からの繰越金額を記載します。
  • 支払金額：経費などで小口現金から支払った金額を記載します。
  • 支払内訳：支払金額について、勘定科目の内訳を記載します。
  • 残高：支払または入金後の小口現金の残高を計算して記載します。

小口現金出納帳の記載方法

小口現金出納帳の具体的な記載方法は以下のとおりです。

  • 具体例
  1. 4月1日：月初に小口現金として預金口座から3万円を引き出した。
  2. 4月5日：小口現金から切手代として3千円を支払った。
  3. 4月15日：従業員の経費申請により、1万5千円（交通費5千円、消耗品費3千円、接待交際費7千円）を小口現金から精算した。
  4. 4月30日：使用した分の1万8千円を預金口座から補充した。
  • 小口現金出納帳の作成例
受入日付摘要支払支払内訳残高
旅費交通費消耗品費接待交際費通信費
30,0004月1日預金より30,000
4月5日切手代3,0003,00027,000
4月15日経費精算15,0005,0003,0007,00012,000
合計18,0005,0003,0007,0003,000
18,0004月30日補給30,000
次月繰越30,000

小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！

「マネーフォワード クラウド経費」では、企業活動における小口現金の管理や経費精算業務の効率化をサポートできるよう、さまざまな機能を提供しています。

たとえば、領収書やレシートの自動読み取り機能の活用や、スマホアプリによる経費申請や承認手続きのオンライン化により、経費精算業務の自動化・効率化に取り組むことが可能です。

ご興味のある方は、ぜひ以下のリンクをご参照ください。

参考：マネーフォワード クラウド経費

適正金額を算出し、小口現金管理を効率化しよう！

小口現金を導入することで、日常業務における経費の支払いを効率化できる一方で、適切な管理や残高の設定が欠かせません。過去の支出データや各部署の支出傾向を分析し、緊急時の支払対応も考慮したうえで、自社に適した上限額を設定することが重要です。

効率的な小口現金管理を追求し、企業としての生産性向上を目指しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：服部 大（中小企業診断士/税理士）

    服部大税理士事務所
    2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。

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