作成日 : 2024年7月26日

請求管理とは？業務内容や代金回収、請求管理システムの選び方も解説

経理や営業担当者は、取引先や金額、日付などを正確に把握して売掛金や未収入金を回収する必要があります。エクセルなどでも管理できますが、請求管理システムを利用すれば煩雑な請求管理業務をシンプルにすることができます。

今回は請求管理システムの導入を検討している方に向けて、請求管理ツールや請求管理システムについてご紹介します。

請求管理とは？
- 請求管理の業務内容
- 請求方法は都度請求と締め請求の2種類
請求管理の流れ
請求管理に関連する代金回収業務
請求管理をする上での注意点
請求管理を効率化させる請求書発行システム
- 請求管理システムのタイプ
請求書発行システムを利用するメリット・デメリット
- メリット
- デメリット
請求書発行システムの選び方
請求管理システムの導入で業務の効率化を

請求管理とは？

請求管理とは、債権を回収するために、自社の売掛金、未収入金などの債権を正確に管理することです。まずは、請求管理における業務内容の概要と請求方法について解説します。

請求管理の業務内容

請求管理の業務内容は、請求の締めから入金リストの消込までの一連の作業のことです。商品やサービスを掛け売りした場合、その後に請求書を発行して入金してもらう作業が必要な点は想像しやすいでしょう。

しかし、業務を正確に行うため、実際にはより細かな作業が必要です。

例えば商品を販売したのち、金額を集計して、請求書を作成します。その後、入金を確認して、入金リストの消込を行うというのが一般的な請求管理の業務内容です。

請求方法は都度請求と締め請求の2種類

請求方法（請求書に記載する金額の集計方法）には、都度請求と締め請求の2種類があります。

都度請求とは、商品の販売やサービスの提供ごとに請求する方法です。一方で締め請求とは、一か月間の請求金額を月末で区切るなど、一定期間ごとの取引金額をまとめて請求する方法です。

請求管理の流れ

ここからは請求管理業務の流れと、それぞれの作業の具体的な内容について解説します。

①請求の締め・確定

締め請求の場合は、請求の締めの作業が必要です。取引先との契約や交渉にもよりますが、通常は自社で設定した締めの基準日（締め日）が決まっていることが一般的です。

締め日には、対象となる期間の取引金額を集計して確定させる作業を行います。

②請求書の作成

都度請求の場合は、取引が完了した段階で請求書を作成します。締め請求の場合には、請求書の締め・確定が完了したら請求書を作成します。

③請求書の送付

作成した請求書を送付します。請求書を紙で送付する以外にも、最近ではメールで請求書のWeb共有リンクを送付したり、PDFファイルを添付したりすることも多くなってきました。

④入金の確認

入金期日までに入金されているか確認します。銀行の通帳やFB（ファームバンキング）データで確認します。決済代行会社などを利用した場合は、結果明細などで確認します。

⑤入金リストの消込

入金が確認できた請求は、入金リストから消込をして正確な債権残高の管理を行います。

請求管理に関連する代金回収業務

請求管理に関連する業務として、代金回収や与信管理があります。会社の債権管理にとって重要な業務のため、これらについて解説します。

未回収債権の管理

入金期日までに入金されなかった未回収の債権が発生した場合には、その後の債権管理のため個別に把握します。

この際、入金期日からの経過月数などを把握できるようにすると、その後の債権管理や会計処理などに役立つことがあります。

請求の催促・督促

未回収の債権については、個別に催促・督促を行います。

まずは、電話やメールなどで入金がされていない旨を連絡します。その後の状況に応じて、書面で催促・督促を行うなどします。

与信管理

与信管理とは、取引先の与信を管理することです。

掛け取引は、得意先が債権を支払えることを前提に行います。適切に与信を管理しないと、債権の回収に問題が生じることがあるため、そのリスクを抑える必要があります。

請求管理業務における与信管理では、得意先に対して設定した与信の上限額を超えていないかを管理します。

請求管理をする上での注意点

ここからは請求管理をする上での注意点について解説します。

請求書の記載内容に間違いがないか

請求書の記載内容に間違いがあるとトラブルにつながります。請求額、入金期日など請求書の記載内容に間違いがないか確認しましょう。

請求管理システムを利用する場合には、販売管理システムとの連携が正常に行われているか確認します。

請求書の発行・送付を遅延なく行う

請求書の発行・送付を遅滞なく行うことも債権の回収の観点から重要です。入金期日まで十分に余裕のあるタイミングで請求書の発行・送付を行いましょう。

入金された金額に間違いがないか

入金期日には入金された金額に間違いがないか確認しましょう。それにより未回収や入金の過不足が発覚することがあります。

請求管理を効率化させる請求書発行システム

ここからはどのような請求書発行システムがあるのかについてご紹介します。

請求管理システムのタイプ

請求管理システムは各サービスで様々な特徴がありますが、システムの保有方法という切り口からクラウドとオンプレミスに分けることができます。

クラウドの請求管理システムでは、他社が提供するクラウド上のシステムを利用します。設備を保有しないため初期投資が不要、保守管理も不要というメリットがあります。

一方、オンプレミスの請求管理システムでは、自社で構築したシステムを利用します。設備を保有するため初期投資や保守管理が必要ですが、自社に合った仕様で運用できるのがメリットです。

請求書発行システムを利用するメリット・デメリット

請求書発行システムが、請求管理システムに搭載されている製品もあります。ここでは、請求書発行システムを利用するメリット・デメリットについて解説します。

メリット

請求書発行システムを利用すると、請求書作成に要する時間や労力などのコストを削減できるのがメリットです。請求書を早く送送することにもつながります。

デメリット

請求書作成システムは、電子請求書の作成を前提にしていることが少なくありません。紙の請求書を発行する必要がある場合には、個別に対応が求められるというデメリットがあります。

請求書発行システムの選び方

ここからは請求書発行システムの選び方について解説します。

他のシステムと連携できるか

販売管理システムや、会計システムと連携できるかも重要です。請求書発行システム導入による業務効率化の程度を左右するでしょう。

自社の業務範囲に適しているか

例えば自社では電子請求書の発行を原則としているものの、一部の得意先からは紙の請求書の発行を依頼されることがあります。そのような場合には、印刷から投函までの郵送代行サービスがあるかなども考える必要があります。

サポート体制が整っているか

新しいシステムを導入する場合、スケジュールを考えたり導入準備、初期設定が必要になったりします。また、導入後もシステムに慣れるのには時間がかかります。導入支援や導入後のサポートがあるかも検討すべき点です。

セキュリティ対策は万全か

クラウド型の請求書発行システムの場合、データの暗号化や自動バックアップの有無などセキュリティ面も考慮する必要があるでしょう。

請求管理システムの導入で業務の効率化を

請求管理は、会社の資金繰りにとって重要な業務です。しかし、経理業務の中では時間と労力のかかる業務でもあります。請求管理システムを導入することで、業務の効率化につながります。本記事を参考にして、自社にとって最適なシステムを導入しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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