作成日 : 2024年11月20日

小口現金の立替精算で領収書がない場合はどうする？小口精算の流れや確認のポイントを解説

小口精算とは、従業員が経費を立て替えた場合に、会社が小口現金から精算する手続きのことです。小口精算手続きについては、領収書がない場合などのイレギュラー対応も多いことから、社内環境の整備が求められます。この記事では、小口精算のメリット・デメリットや精算手続きの流れ、領収書がない場合の対応方法などについて解説します。

小口精算とは
- メリット
- デメリット
小口精算の対応の流れ
領収書がない場合の対応はどうする？
経理担当者が領収書を確認する際のポイント
- 領収書の形式
- 支出の妥当性
領収書の代わりにレシートを利用するための条件
小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワードクラウド経費の導入がおすすめ！
社内ルールを整備して小口精算を効率化しよう！

小口精算とは

小口精算とは、企業が小口現金を用いて従業員の立替経費を精算する手続きのことです。なお、小口現金とは、少額の出費に充てられるように、あらかじめ会社内に用意されている現金を意味します。

具体的には、業務において発生した経費を一時的に従業員が立て替えたあと、その経費を会社が小口現金から従業員に対して払い戻すことによって小口精算が行われます。

しかし、小口精算の運用には適切な管理体制の整備が重要であり、以下のようなメリットとデメリットを正しく理解したうえで導入することが大切です。

メリット

小口精算を導入するメリットとしては、「従業員の負担軽減」と「領収書の紛失リスク削減」が挙げられます。

企業が小口精算を導入することで、小口現金を用いて従業員が立て替えた経費の精算手続きをスムーズに行うことが可能です。経費精算が素早く完了すれば、従業員は立替経費の金銭的な負担を短縮できるため、安心して業務に専念しやすくなります。

また、スムーズな経費精算を実現することによって、精算手続きまでのタイムラグが短くなり、従業員による領収書などの紛失リスクを軽減することにも効果的です。

デメリット

小口精算を導入する場合のデメリットとしては、「経理業務の負担増加」と「盗難や不正リスクの拡大」が挙げられます。

小口精算を行うには、社内に小口現金を用意する必要があるため、経理担当者は小口現金管理を行わなければなりません。具体的には、小口現金出納帳の作成や定期的な残高確認、従業員への経費精算対応、小口現金の入出金に関する会計処理などの業務が発生します。

また、会社規模が拡大したり、従業員からの経費申請が集中したりするなど、小口精算の頻度が高くなると、経理担当者の業務負担が増加し、通常の経理業務に支障をきたす場合もあるでしょう。

そのほかにも、社内に小口現金を備え置くことによって、現金の紛失や盗難、不正リスクが高まります。

これらのリスクを軽減するためには、小口現金残高を毎日チェックすることや、複数名によるチェック体制を構築するなどの対応が必要となり、結果的に業務負担の増加につながるケースが多いです。

小口精算の対応の流れ

小口精算をスムーズに行うためには、適切なプロセスに沿って対応することが重要です。

小口精算の一般的な流れを理解し、社内の業務フローを構築しましょう。

従業員が領収書を提出する

従業員が経費を立て替えて支払った場合には、会社ごとのフォーマットによって経費精算申請書を作成したうえで、領収書を添付して経理部門に提出します。

経費精算申請書を作成する際には、領収書などの証憑書類に基づいて、経費を支払った年月日や支払額、支出の内容などを記入しなければなりません。

申請書の記載内容や領収書については、経費の正当性を証明するための重要な書類であり、もし不備がある場合には経理担当者から差し戻しを受けるケースもあります。

経理担当者が領収書を確認し、小口現金から精算する

経理担当者が従業員から経費精算申請書や領収書の提出を受けた場合、まずはそれらの内容を確認します。申請内容に問題がなければ、経理担当者は小口現金から経費を精算し、従業員に対して支払います。

なお、従業員から提出を受けた経費精算申請書や領収書については、経費計上の根拠となる重要な書類であるため、社内のルールに則って適切に保管しましょう。

経理担当者が記帳する

従業員に対する経費精算手続きが完了した場合には、経理担当者は小口現金出納帳や会計システムに支出内容を記録します。

出納帳や会計システムに支出日や金額、支出内容などを記帳し、出納帳や会計上の小口現金残高が実際残高と一致していることを確認します。

これらの記帳作業や残高確認を丁寧に行うことで、経費管理の透明性を維持し、不正やヒューマンエラーの発生リスクを軽減しましょう。

領収書がない場合の対応はどうする？

従業員から「立替経費の精算をしてほしいが、領収書がない」と言われた場合、経理担当者は慎重に対応しなければなりません。

経費精算においては、経費としての正当性や妥当性が求められるため、支払内容や金額の根拠となる領収書がない状態での処理には一定のリスクが伴います。

経費に関する領収書がない場合の状況については、「領収書が発行されない場合」と「領収書を紛失した場合」の2パターンが考えられます。それぞれのケースごとに適切な対応方法を確認しましょう。

領収書が発行されずに代わりの書類で対応する場合

支払先によっては領収書が発行されないケースもあるため、そのような場合には領収書以外の書類で支払いの根拠を証明する必要があります。

たとえば、電車代やバス代を支払う場合や、自動販売機で飲食物を購入する場合、取引先などに対して慶弔費を支払う場合には、領収書が発行されないケースが多いため、経費精算においても柔軟な対応が求められます。

経費を支払った際に領収書が発行されなかった場合、経費申請時には以下のような手順で精算手続きを行うとよいでしょう。

出金伝票や交通費精算書の作成
領収書が発行されない場合には、支払内容を明らかにできるように、従業員が出金伝票や支払証明書、交通費精算書などの書類を作成します。
これらの書類には、支出年月日や支払先、支出の内容、金額などを詳細に記載し、業務上正当な経費であることを証明します。
支払いを証明できる代替書類の添付
領収書がない場合でも、支払いが行われたことを証明する他の書類がある場合には、それらの書類を添付しましょう。
たとえば、個人名義のクレジットカードで支払った場合には利用明細、慶弔費を支払った場合には案内状や招待状など、支払いの根拠となる書類があれば、出金伝票などに添付して提出し、経費の根拠として保管することが重要です。

このように、領収書が発行されない場合の経費精算に関するルールを設定し、社内規程として全社的に共有することでスムーズな精算手続きができるようになります。

領収書を紛失した場合

従業員が領収書を紛失した場合には、支出の正当性を証明する証憑書類がなくなるため、経理担当者としては以下のように段階的な対応を心がけることが大切です。

再発行の依頼
領収書を紛失した場合でも、支払先に依頼することで、領収書を再発行してもらえるケースがあります。
そのため、領収書を紛失した場合には、まずは領収書を再発行してもらえるかどうかを確認することが先決です。
代替書類の検討
領収書を再発行してもらえない場合には、支払いの根拠となる他の書類がないかどうかを検討します。
個人のクレジットカード明細やICカードの利用履歴、メールのやり取りなど、支払日や金額だけでなく、支払いの背景に関する説明資料として役立つ書類があれば用意しましょう。
出金伝票や支払証明書などの提出
従業員に領収書の代わりとなる出金伝票や支払証明書を作成してもらいます。これらの書類には、支出の詳細（支出日や支払先、金額、支出理由）を明記します。
上司や経理部による承認
領収書を紛失した場合の経費精算手続きには、従業員の上司や経理部の承認が必須です。不正防止のためのチェック機能を強化することで、経費処理の透明性を確保しましょう。

ただし、出金伝票や支払証明書の作成はあくまで例外的な処理であり、これらの対応が頻発する場合には、経費処理の信頼性が失われかねません。

領収書を添付することの重要性を従業員にも共有し、経費に関する正しい考え方を醸成しましょう。

インボイス対応における注意点

2023年10月1日から開始したインボイス制度により、支払先から発行を受けた適格請求書（インボイス）を保存することが、新たな仕入税額控除の要件となりました。

インボイス制度開始前であれば、3万円未満の取引については帳簿の記載のみで仕入税額控除が可能でした。

それに対してインボイス制度開始後は、3万円未満の公共交通機関の利用料や自動販売機による購入費などの特例対象となる支出を除き、適格請求書の保存が義務付けられます。

そのため、領収書を紛失した場合など、支払先から適格請求書を受領できなかった場合には、仕入税額控除が適用できないケースもあるため注意が必要です。

経理担当者が領収書を確認する際のポイント

小口精算時に提出された領収書を確認する際、経理担当者は正確かつ慎重なチェックを行う必要があります。

具体的には、以下のようなポイントを意識することで、健全な経費精算手続きを行いましょう。

領収書の形式

経理担当者は、提出された領収書の記載内容が適切かどうかを確認する必要があります。

具体的には、代金を領収した旨に加えて、発行元の氏名や名称、取引年月日、支払金額、取引内容、宛名がきちんと記載されていることを確認します。また、金額の訂正がある場合には、発行元の訂正印や署名があることを確認し、不自然な修正がないかどうかもチェックしましょう。

さらに、インボイス制度開始後は、インボイスの登録番号や消費税額などが適切に記載されているかどうかについても確認したうえで、適正な仕入税額控除を行わなければなりません。

支出の妥当性

経理担当者は、領収書の記載内容だけでなく、その支出自体が「経費として妥当かどうか」を確認する必要があります。

プライベートの飲食費を申請するなどの悪意あるケースばかりでなく、業務上の経費の一部に意図せず個人的な支出が混入してしまう場合もあるため、経費としての正当性については慎重に確認しなければなりません。

また、高額な経費については特に慎重な確認が求められるため、説明資料の追加作成や事前の稟議書の提出を義務付けるなどの対応も検討しましょう。

領収書の代わりにレシートを利用するための条件

経費精算においては、領収書が用意できない場合でも、レシートがあれば領収書の代わりとして扱うことが可能です。ただし、レシートで経費精算を行う場合には、いくつかの要件を満たしていることが重要です。

まず、領収書と同様に、レシートには発行元の氏名や名称、取引内容、支払金額、消費税額が適切に記載されていることが必要不可欠です。特にレシートの場合には、購入品目などが詳細に記載されているケースも多いため、取引内容を細かく確認し、経費としての妥当性についてもきちんとチェックします。

また、レシートを確認する際には、支払い方法についてもチェックしましょう。特に法人カードを導入している企業では、法人カードで支払った経費を誤って小口精算してしまうと二重で経費が計上されてしまうため、注意が必要です。

なお、インボイス制度では、小売業や飲食店業、タクシー業など、不特定多数に対してサービスを提供する事業に関しては、宛名などの記載内容の一部を簡略化した「適格簡易請求書」の発行が認められています。

そのため、レシートの場合でも、適格簡易請求書の要件を満たしていれば、仕入税額控除を適用することが可能です。

小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワードクラウド経費の導入がおすすめ！

「マネーフォワードクラウド経費」では、企業における経費精算や小口現金管理の効率化を支援できるよう、さまざまな機能を提供しています。

領収書やレシートの画像をAI-OCRによって自動で読み取ったり、交通系ICカードなどの利用明細を自動取得したりすることで、経費精算手続きの入力作業を自動化できます。

また、申請から承認までの業務プロセスをオンライン上で完結できるうえ、スマホアプリからも作業できるため、スキマ時間を活用した効率的な経費精算業務を実現することが可能です。

サービスについてご興味のある方は、ぜひ以下のリンクをご参照ください。

参考：マネーフォワードクラウド経費

社内ルールを整備して小口精算を効率化しよう！

小口精算の導入によって、企業は迅速な経費精算業務の追求や、従業員の金銭的な負担感を軽減することが可能です。

しかし、適切な管理体制を整えなければ経理担当者の負担が増すだけでなく、不正や盗難の発生リスクも高まるため、適切な社内ルールの構築が欠かせません。

領収書がない場合の対応など、イレギュラー対応についてもきちんと考慮したうえで、社内規程を整備し、経費精算業務の効率化や透明性確保に取り組みましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：服部大（中小企業診断士/税理士）
服部大税理士事務所
2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。