作成日 : 2024年11月5日

電子帳簿保存法における受領側の請求書対応は？保管方法や要件を解説

「電子帳簿保存法に対応した、受領側の請求書の保管方法がわからない」と悩んでいませんか？電子請求書は受け取り側も保存のルールを守る必要があり、管理体制がずさんだと罰則が課される可能性があります。

本記事では、電子帳簿保存法における受領側の請求書の対応方法を解説します。記事を最後まで読むと、請求書の保管方法で罰則を受けずに済むでしょう。

電子請求書を受け取ったときの受領側の対応
- 対応①請求書を電子データで受領したケース
- 対応②請求書を紙で受け取ったケース
電子帳簿保存法が改正されてからの請求書の保存要件
- 要件①電子取引のデータ保存要件
- 要件②スキャナでの保存要件
電子帳簿保存法における請求書の受領側の保管期間
- 法人は7年間の保管期間が必要
- 個人事業主は5年間（または7年間）の保管期間が必要
受領側における請求書の保存方法を理解しよう

電子請求書を受け取ったときの受領側の対応

電子請求書を受け取ったときは、以下2つのパターンで対応します。自社で取り扱っている請求書の形式を確認し、正しく保管できるよう対策してください。

対応①請求書を電子データで受領したケース
対応②請求書を紙で受け取ったケース

対応①請求書を電子データで受領したケース

電子データで受け取った請求書は、そのままの形式で保存する必要があります。そもそも電子データとは何か、以下3つの区分を確認してみましょう。

電子帳簿等保存
スキャナ保存
電子取引

電子帳簿保存法における区分では、電子帳簿保存法における区分では、「電子取引」が電子データで受領したケースに該当します。メールなどで請求書を受領したら、そのままの形式で保存しなければなりません。会計ソフトやメールなどで請求書を受領したら、そのままの形式で保存しなければなりません。

なお、電子データを紙で保存する方法は原則禁止されています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

対応②請求書を紙で受け取ったケース

請求書を紙で受け取ったときは、以下2つの方法で保存します。

紙のまま保存
スキャンをして電子データ保存

後者の方法は電子帳簿保存法における「スキャナ保存」と呼ばれるものです。スキャナ保存とは、紙で受け取った請求書をデータ化して保存する方法を指します。

スキャナ保存は専用の機械だけでなく、スマートフォンなどでも対応が可能です。ただし、データを保存する際は、入力期間の制限やスキャンする書類の解像度など、一定の要件を満たす必要があります。

スキャナ保存を活用すれば、受領した紙の請求書は廃棄しても構いません。書類のファイリングやファイルを保存するスペースが不要になるでしょう。。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法が改正されてからの請求書の保存要件

電子帳簿保存法に対応した形式でデータを保存するために、保存方法に合わせた要件を確認しておきましょう。

これまでと同じ形式で保存して罰則を課されてしまわないよう、以下で紹介する2つの要件をチェックしてください。

要件①電子取引のデータ保存要件
要件②スキャナでの保存要件

要件①電子取引のデータ保存要件

	要件
真実性の確保（①〜④のいずれか1つ）	①タイムスタンプが付されたあと、取引情報を受け取る
	②取引情報を受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付すとともに、情報を確認できるようにする
	③記録事項の訂正・削除を行ったとき、その事実や内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムで取引情報を受け取る
	④正当な理由がない訂正・削除の防止に関するマニュアルを定め、規程通りに運用する
可視性の確保	①保存場所にパソコン・プログラム・ディスプレイ・プリンタおよび操作マニュアルを備え付ける
	②電子計算処理システムの概要署を備え付ける
	③検索機能を確保する

電子データを保存する場合の要件は、上記の通りです。保存するときは「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められ、それぞれ要件に沿ってデータを保存できているか確かめなければなりません。

「真実性の確保」に関しては、表内の①〜④いずれかを満たしていれば正しく保管できています。また「可視性の確保」では、パソコンなどを備え付けて検索機能を確保することが大切です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

要件②スキャナでの保存要件

要件	重要書類	一般書類
①入力期間の制限を設ける	◯
②解像度200dpi相当以上で読み取れる	◯	◯
③赤・緑・青それぞれ 256 階調（約1,677万色）以上で読み取れる	◯
④タイムスタンプを付与する	◯	◯
⑤スキャナデータの訂正・削除の事実や内容を確認できるシステムを導入する（または訂正・削除できないシステム）	◯	◯
⑥スキャン文書を帳簿との関連性を確認できる	◯
⑦4ポイントの大きさの文字を認識できる、14インチ以上のカラーディスプレイを設置する	◯
⑧スキャナデータは整然・明瞭な形式で出力できる	◯	◯
⑨電子計算機処理システムの開発関係書類等を備え付けている	◯	◯
⑩スキャナデータの検索機能を確保している	◯	◯

スキャナでデータを保存するときは、上記の要件を満たさなければなりません。重要書類とは、決算関係書類以外の国税関係書類（総勘定元帳や請求書）のことです。

また一般書類とは、見積書や注文書など、資金や物の流れに直結・連動しない書類のことを指します。

受領した請求書は重要書類に該当するため、表で紹介している10項目を満たした形式で保存してください。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

電子帳簿保存法における請求書の受領側の保管期間

請求書を受領したときは、各種税法に基づいて一定期間保管する必要があります。受領した請求書をすぐに破棄しないよう、自社の業態にあった保管期間を確認してください。

法人は7年間の保管期間が必要
個人事業主は5年間（または7年間）の保管期間が必要

法人は7年間の保管期間が必要

法人が請求書を受領したときは、7年間の保管期間が必要です。その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管しなければなりません。

たとえば、3月決算の会社が請求書を2024年1月1日に受領したと仮定しましょう。この場合の領収書の保管期間は以下の通りです。

領収書の受領：2024年1月1日
決算：2024年3月末
確定申告：2024年5月末
領収書の保管期限：2031年5月末

なお、欠損金（赤字）の繰越控除は10年間保管しなければなりません。

参考：5 適格請求書等の写しの保存｜国税庁

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

個人事業主は5年間（または7年間）の保管期間が必要

所得税法において、個人事業主の場合は以下の期間請求書の保管が必要です。

白色申告：5年
青色申告：5年（帳簿や決算関係書類、領収書等の保存は7年）

受領した請求書を5年間保管する必要があります。また適格請求書発行事業者（インボイス登録している事業者）なら、7年間保管しなければなりません。

実際に請求書の保管事例を以下で確認してみましょう。

適格請求書発行事業者
請求書の受領：2024年10月1日
決算：2024年12月末
所得税の確定申告：2025年3月15日
請求書の保管期限：2030年3月15日

インボイスとして請求書を受け取った場合は、上記の例にかかわらず7年間の保存が必要です。期日を間違えて破棄しないよう、適切な期間保管してください。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

参考：5 適格請求書等の写しの保存｜国税庁

受領側における請求書の保存方法を理解しよう

請求書を受領したときは、電子帳簿保存法に基づいた形式での保存が必要です。具体的には「真実性の確保」「可視性の確保」を守り、正しくかつチェックしやすい形式で保存する必要があります。

また、法人・個人事業主など、業態に合わせた保存期間を守らなければなりません。法人であれば7年、個人事業主は5年間（インボイス登録している事業者なら7年間）は保管しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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