- 作成日 : 2022年6月10日
小規模事業者は改正電子帳簿保存法にどう対応すればいい？
1998年の創設から年々改正が重ねられてきた電子帳簿保存法は、2021年度の税制改正でさらに大幅な見直しが行われました。2022年1月1日からは、2021年度の税制改正の内容を盛り込んだ改正電子帳簿保存法が施行されています。
改正後の電子帳簿保存法に対応するため、小規模事業者にはどのような取り組みが必要なのでしょうか。注意点や対象書類、電子帳簿保存法で悩んだときの相談先などについて解説していきます。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存を認める法律です。制度上の区分には、電子的に作成した帳簿類を保存する「電子帳簿等保存」、紙で受領した書類を保存する「スキャナ保存」、電子的に授受したデータを保存する「電子取引」の3つがあります。
2022年1月1日から施行の電子帳簿保存法では、主に以下のような改正が行われました。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- 電子帳簿等保存の要件緩和と優良電子帳簿の設置
- スキャナ保存の要件緩和と適正事務処理要件の廃止
- 電子取引の電子保存の義務化（※2023年12月31日までは紙に出力して保存することも容認）
要件の緩和や税務署長による事前承認の必要性がなくなったことで、より多くの事業者が帳簿書類の電子化に対応しやすくなっています。
電子帳簿保存法の概要と2022年の改正点については、こちらの記事もご覧ください。
電子帳簿保存法は小規模事業者も対応すべき？
電子帳簿保存法には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分があると説明しました。電子帳簿等保存とスキャナ保存は任意で選択できますので、電子保存に対応する必要はありません。電子保存するか、紙に印刷または紙の原本を印刷するかは事業主の判断に委ねられます。
一方、電子メールで受け取った請求書や電子データで受け取った領収書など、電子取引に該当する書類は、事業者の規模に関わらず電子保存が義務化されました。
とはいえ、電子保存の環境を整備するのには時間もかかることなどから、2年間の猶予措置（2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は紙にプリントアウトして保存することも可能）が設けられています。猶予期間終了後の2024年1月1日以降は、全ての事業者が電子取引によるデータの電子保存を行う義務がありますので注意しましょう。
なお、詳細は後述しますが、2期前の売上が1,000万円以下の小規模事業者は、電子取引の電子保存の要件が通常より緩和されています。
電子帳簿保存法で小規模事業者が注意すべきポイントは？
個人事業主など小規模事業者が電子帳簿保存法を適用して電子保存する場合、どのような点に気をつければよいか、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3区分に分けて説明します。
電子帳簿等保存のポイント
電子帳簿等による保存は、これまで一律に保存の要件が付されていましたが、2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法により、電子帳簿等保存は優良な電子帳簿と優良な電子帳簿以外に区分されることになりました。
優良な電子帳簿は過少申告加算税の軽減措置を受けられるメリットがありますが、これまでの電子帳簿等保存と同様に検索要件を満たした保存を行わなければなりません。検索要件には、取引年月日、金額、取引先の検索ができることなどの要件が定められています。
優良な電子帳簿への対応が難しい小規模事業者が帳簿類を電子化したいときは、優良な電子帳簿以外の要件を満たした保存を検討しましょう。優良な電子帳簿以外の保存であれば、以下の要件を満たすことで、電子帳簿保存法の要件に沿った電子帳簿等保存ができます。
【電子帳簿等保存の優良な電子帳簿以外に該当する帳簿書類の要件】
- システム概要書などシステム関係書類等の備え付けがあること
- 保存場所にパソコンやプログラム、プリンターなどの備え付けがあり、すぐに出力できる状態にあること
- 税務職員の質問検査権に対し、ダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと（一部検索要件を満たしていれば不要）。
仕訳帳や総勘定元帳など、帳簿の作成は会計ソフトで行う事業者も増えました。帳簿書類の電子帳簿等保存を行う場合は、電子帳簿等保存の要件に対応している会計ソフトを利用するのが便利です。
スキャナ保存のポイント
スキャナ保存は、取引先から受領した紙の書類、自身が作成して発行した書類の控えの電子保存を認めるものです。
自身が作成して発行した書類のうち、電子データで作成したものは先に紹介した電子帳簿等保存の対象になります。スキャナ保存の対象になるのは、紙で作成した書類などです。
スキャナ保存は、重要書類（契約書や請求書など）と一般書類（見積書や注文書など）に区分され、それぞれ要件が異なります。資金やものの流れに直結することから、特に重要書類については厳しい要件が設けられています。
具体的な要件には、入力期間の制限、一定水準以上の解像度による保存、タイムスタンプの付与、検索機能の確保などが該当します。
特に注意したいのが入力期間の制限とタイムスタンプの付与です。原則的に、書類を受領または発行したら、最大2か月とおおむね7営業日の間に記載事項の入力とタイムスタンプの付与を行わなくてはなりません。
スキャナ保存の対象になる書類の電子化は必須ではありません。そのため、要件を満たしたうえでスキャナ保存を行うよう業務フローに組み込んでも問題なさそうか、タイムスタンプ機能などスキャナ保存に対応したシステムの導入を進めてもよいか、十分に導入を検討するとよいでしょう。
なお、帳簿書類の電子化は一部のみに限定することも認められています。スキャナ保存を実行する際には、一度に全ての帳簿書類を電子化するのではなく、まずは一部の書類から段階的に電子化を進めたほうが負担も大きくならず現実的です。
電子取引のポイント
電子帳簿保存法の電子取引は、電子メールなどインターネット上で電子的に授受した契約書や請求書などの取引情報を指します。前述したように、施行から2年の経過措置が設けられましたが、電子取引による取引情報の電子保存は、小規模事業者も取り組まなくてはならなくなりました。
電子取引に該当する国税関係書類は、原則的に以下の要件を満たして電子保存しなければなりません。
- パソコンやプリンターなどの備え付けを行うこと
- 改ざん防止措置の実施をすること
- 検索機能を確保すること
- システム概要書などの備え付けを行うこと（自社開発のシステムに限る）
改ざん防止措置としては、次のいずれかを行う必要があります。
- タイムスタンプが付与された書類をやり取りする
- 受領後速やかにタイムスタンプを付与する
- データの訂正削除の記録が残るシステムや訂正削除ができないシステムを利用する
- 訂正削除防止の事務処理規定を備え付ける
検索機能の確保は、電子取引保存に対応した専用システムの導入、索引簿の作成、規則的なファイル名の設定などの方法で対応できます。なお、2期前の売上が1,000万円以下の事業者については、税務調査時に税務職員のダウンロードの求めに応じることができれば、検索機能の確保を行わなくても電子帳簿保存法に沿った電子取引データの電子保存が認められます。
電子帳簿保存法の対象書類は？
電子帳簿保存法の対象になるのは、国税関係帳簿書類です。国税関係帳簿書類には以下のような書類があり、作成方法や受領方法などによって、電子帳簿等保存、スキャン保存、電子取引の保存に区分されます。
上記のように、帳簿そのものや、帳簿の作成にあたり、取引の証拠となる書類が国税関係帳簿書類に該当します。
電子帳簿保存法で困ったら誰に相談すればいい？
国税局や各税務署では、「要件適合性に関する事前相談窓口」が設けられています。この相談窓口は、自社開発や受託開発のシステムに関して要件適合の相談を受け付けています。電子保存に対応するためのシステム開発や外部業者への開発依頼の疑問は、こちらの窓口に相談するとよいでしょう。
また、国税全般については、国税局電話相談センターや税務署でも質問や相談を受け付けています。ただし、あくまで全体的な制度に関する質疑応答が対応範囲であるため、個別の相談には具体的な回答をもらえないおそれがあります。固有の問題に対応してもらいたいときは、電子帳簿保存法に対応している税理士や公認会計士などに相談するのがよいでしょう。
電子化のために具体的にシステムの導入を検討している場合は、システムを提供しているベンダーなどに相談する方法もあります。
小規模事業者でも電子帳簿保存法への対応について考えるべき
電子帳簿保存法の改正により、電子取引によりやり取りをしたデータは電子保存が義務化されました。電子取引の電子保存の義務化は2022年1月1日の施行から2年は猶予が設けられていますが、2024年1月1以降はどの事業者も対応しなければなりません。電子取引データの電子保存の対象は組織の規模を問わないため、個人事業主などの小規模事業者も、今後の電子帳簿保存法の対応についてしっかり考えていく必要があるでしょう。
マネーフォワード クラウド会計の導入事例
金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。
株式会社久松農園 久松 達央 様
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よくある質問
小規模事業者は電子帳簿保存法の対応が必要？
電子帳簿保存法の3区分のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存は電子保存するかどうか事業者が決められますが、2022年の改正で電子取引は電子保存が義務化されたため、電子取引については小規模事業者でも対応していく必要があります。 詳しくはこちらをご覧ください。
電子帳簿保存法は誰に相談すればいい？
公的な窓口として自社開発システムなどを対象にした「要件適合性に関する事前相談窓口」が設けられているほか、電子帳簿保存法に対応している税理士や公認会計士などへの相談が考えられます。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
