- 作成日 : 2023年5月26日
仕入帳の書き方は？作成義務の有無や記入例を解説
仕入帳とは、仕入によって発生するお金の流れを記載する書類です。仕入先や単価、数量など、仕入にかかわる情報はすべて記載します。仕入帳があることでお金の流れを時系列に把握しやすくなりますが、作成義務はありません。本記事では、仕入帳の書き方や保存期間などを紹介します。
目次
仕入帳とは
仕入帳とは、仕入によるお金の流れを把握する書類です。補助簿に該当し、総勘定元帳や仕訳帳などの主要簿の補助的な役割を果たします。
仕入帳には、仕入先の名前や仕入個数、単価などの仕入に関する覚書を記載します。基本的にはこれらの情報は主要簿には記載されないため、商品管理のためにも仕入帳などの補助的な役割を果たす帳簿が必要です。
仕入帳が必要な理由
仕入帳には、仕入の記録を時系列で記載していきます。どのような順番で仕入を実施したのか、後から確認したいときなどにも仕入帳が必要です。
値引きをした記録や返品なども、仕入帳には記載します。いずれも時系列でまとめるため、取引の流れを把握しやすくなります。
仕入帳の作成は義務？
仕入帳などの補助簿の作成は義務ではありません。しかし作成することで取引の流れが理解しやすくなるので、できれば作成しておくほうがよいでしょう。
仕入帳の作成は、伝票から情報を転記しておこないます。手間のかかる作業ですが、会計ソフトを利用している場合は、伝票だけ入力すれば主要簿も補助簿も自動的に作成できるため手間がかかりません。
仕入帳に記帳するタイミング
仕入帳は仕入や値引きの覚書です。仕入や値引きが発生したときに都度記載することで、時系列の記録が完成します。
重複記載を回避するためにも、仕入帳を作成する担当者を決めておくほうがよいでしょう。
仕入帳の保存期間
仕入帳の作成は義務ではありませんが、作成した場合は会社法では10年間、税法では7年間の保存義務があります。電子帳簿として保存すれば、保管スペースが不要になるだけでなく、過去の記録を検索しやすくなります。
参考：国税庁 個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について
国税庁 No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項
仕入帳のひな形・テンプレート（エクセル）
仕入帳は仕入の記録を残すための帳簿です。特に決まりはないため、使いやすいように作成しましょう。エクセルで作成すると、仕入単価を入力すると仕入金額が自動計算されるように設定できるため、より簡単に仕入を記録できます。
以下から無料テンプレートをダウンロードしていただけます。ぜひご利用ください。
仕入帳の書き方
仕入帳は仕入担当者がわかりやすいように記載するだけでなく、仕入担当者以外の方が見てもわかりやすいようにすることが大切です。納品書などのほかの帳簿とも照らし合わせて、正確性を確認しておくことにも注意してください。
無料テンプレートを使った書き方を紹介します。
摘要
無料テンプレートには3つのタブがあります。まずは真ん中の「コードマスター」のタブを開いてください。
ここで摘要を記入しておきます。パソコン販売業者であれば、型番などで商品単価を決めて記入しておきましょう。
数量・単価・仕入金額
次に「テンプレ」のタブを開きます。実際に利用するときはタブの名前を「仕入帳」などに変更してください。
開くと次の画面が表示されます。右上のセルに年月を記載しておきましょう。
8列のBに「月」、Cに「日」、Dに「コード」を入力します。12月が決算月の場合であれば、1月は前期繰越から始まるため、「コードマスター」のタブで設定した「0100」を入力しましょう。繰越金の金額を8列Kの「差引残高」のセルに記入します。
販売した日を記入し、商品のコードと数量、仕入金額を適宜記入します。摘要と単価、仕入金額、差引残高については自動的に入力されます。
差引残高
差引残高は仕入金額から支払い金額を差し引き、なおかつ前項までの差引残高を反映した数字を記載しなくてはいけませんが、テンプレートを使用すれば自動的に計算されます。計算ミスを防ぐためにも、ぜひ無料テンプレートをご利用ください。
仕入帳でお金の流れを正確に把握しよう
仕入帳を作成することで、仕入によるお金の増減を把握しやすくなります。時系列で記録できるため、間違いがないか確認しやすいのもメリットです。ぜひ無料テンプレートも活用して、お金の流れを正確に把握できるようにしておきましょう。
マネーフォワード クラウド会計の導入事例
金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。
株式会社久松農園 久松 達央 様
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よくある質問
仕入帳とは何ですか？
仕入によって発生するお金の流れをまとめた書類のことです。補助簿に相当するため作成義務はありませんが、お金の流れを時系列で理解しやすくなるため、有用性が高い書類といえます。詳しくはこちらをご覧ください。
仕入帳には作成義務がありますか？
仕入帳は補助簿に該当するため、作成義務はありません。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
