- 更新日 : 2024年11月5日
出張経費精算書の記載項目やチェックポイントを解説！テンプレートも紹介
出張経費精算書とは、出張において使用した経費を精算するために申請する書類を指します。出張の日程や目的、交通手段など詳細な記載が必要であり、申請された出張経費精算書は経理部門によって厳しくチェックされます。
本記事では、出張経費精算書の記載項目やチェックポイント、効率化の手段まで詳しく解説します。
目次
出張経費とは
出張経費とは、従業員が業務のために出張する際に発生する費用を指します。交通費や宿泊費、取引先との交際費などが含まれますが、出張経費の範囲は各企業の出張規程によって決まります。
旅費交通費
旅費交通費は、出張に伴う移動や宿泊に関する費用を処理するための経費科目です。主に従業員が出張先に向かうための交通費や、出張先での移動で使うタクシーやバスなどの費用、宿泊費が含まれます。
また、宿泊費は宿泊施設の種類や料金の範囲が企業ごとに定められており、高額な宿泊施設を利用する場合には事前に許可が必要なケースもあります。
出張の日当
出張の日当とは、出張に行く従業員へ支給される手当を指します。出張中に発生する小さな費用や雑費を補うため、または移動などの負担を慰労する意味でも支給されます。労働の対価である「賃金」とは異なる「手当」の一種であり、日当の金額や支給方法について法律上の定めはありません。
日当を出張経費とするには、「出張旅費規程」が整備されている必要があります。この規定の範囲内の運用であれば、日当も経費として認められます。
交際費
交際費には、取引先との会食や接待、打ち合わせに伴う飲食費や、取引先に渡す手土産代などが該当します。企業の業務に関連する関係者とのコミュニケーションや信頼関係を深めるために使用される費用であり、出張中にも発生するケースがあります。
交際費として認められるためには、会食や接待が業務上必要であったことを証明するために、領収書の保存と詳細な内容の記録が必要です。企業ごとに交際費の支出上限や使用条件が異なるため、従業員はその規定に基づいて運用しなければなりません。
また、交際費の支出内容に問題があると税務署の指摘を受けるリスクもあるため、出張時の交際費処理には十分な注意が必要です。業務に関係ない個人的な買い物や食事代は、経費になりません。
出張経費の精算方法
出張経費の精算方法には、主に「固定費支給」と「実費精算」の2種類があります。どちらの方式を採用するかは、企業の規定に基づきます。
固定費を支給する
固定費支給方式は、あらかじめ定められた金額を従業員に支給する方法です。この方式では、出張後に精算する必要がありません。一般的には宿泊費や交通費などの大まかな出張費用をカバーできる金額に設定されており、従業員はその範囲内で自由にお金を使えます。
企業側としては、出張経費の管理や精算手続きが簡素化され、経理担当者の作業負担も減少するメリットがあります。しかし、実際の出費が固定額を超える場合は従業員がその差額を自己負担しなければならないことがあり、出張の内容や状況に応じた適切な金額設定が大切です。
実費精算する
実費精算方式は、出張にかかった実際の費用を出張後に精算する方法です。この方式では、従業員が出張中に発生した費用を一時的に立て替えて出張終了後に精算する立替払いと、出張前に概算で仮払金が支払われるケースがあり、精算の手続き方法が異なります。
以下で、立替払いと仮払金を支給されるケースでそれぞれの手続きの流れについて紹介します。
従業員が立替払いをする
立替払い方式は、従業員が出張中に発生した経費を個人で一時的に支払い、後日、会社に領収書や明細書を添えて精算を申請し払い戻しを受ける方式です。
申請の際には旅費精算書を作成し、出張の詳細（出張先、出張期間、目的など）を正確に記載しなければなりません。その後旅費精算書は上司の承認後、経理部門へ提出されます。経理での確認を経て、不備や問題がないと判断されれば支払われます。
出張前に仮払金を渡す
仮払金制度は、従業員が出張する際に事前にある程度の金額を企業から受け取り、そこから出張に関する出費を行う方法です。一時的に従業員が出張費を負担することがないため、特に出張費が高額になる場合や、長期の出張が予定されている場合に採用されることが多い傾向があります。
従業員は出張前に申請を行い、上司や経理部門からの承認を得た後、仮払金を受け取ります。出張が終わった後、従業員は実際の支出と仮払金の差額を精算します。もし仮払金が余った場合は企業に返金し、逆に不足した場合は追加で支払われます。
出張経費精算書の主な記載項目
出張経費精算書は、法的に決まった様式はありません。企業によっては所定のフォーマットを用意しているケースがあるため、指定があればそれを使用します。
一般的には、以下の項目を記載します。
- 氏名・所属
- 申請日
- 出張先
- 出張の目的
- 出張期間
- 交通手段と交通費
- 宿泊先と宿泊費
- 出張手当
- その他の費用
その他の費用としては、取引先との会食を行った場合の費用や手土産の費用といった交際費などが挙げられます。また、交通費はどの交通手段を利用したか、どの経路で行ったかを詳細に記載しなければなりません。
いずれの項目にしても、使った費用についての領収書や明細書はすべて保管しておき、申請書とともに提出する必要があります。
なお、出張旅費規程に定めがある場合は、規程に応じた金額の出張手当についても記載します。
出張経費精算書のテンプレート集（無料）
先述のとおり、出張経費精算書は多くの項目を記載しなければならず、慣れていなければミスが出ることも多々あります。提出期限が迫っていれば、精算書の作成に時間がかけられないケースもあるでしょう。その点テンプレートを活用すれば記載すべき事項がわかり、ミスによる差戻しや申請遅れが減らせる可能性があります。
マネーフォワード クラウド経費では、エクセル形式の出張経費精算書の無料テンプレートを用意しており、縦書き3種類、横書き3種類の計6種類をそろえているため使いやすいものを選べます。
メールアドレスや事業区分、従業員数の入力だけですぐにダウンロードできるため、出張経費精算書の仕様で悩むことがあればご活用ください。
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出張経費精算書のチェックポイント・注意点
スムーズに経費精算を行うためには、申請者、経理担当者ともにチェックポイントや注意点を押さえておく必要があります。出張する従業員、経理担当者それぞれの出張経費精算に関するチェックポイント・注意点を紹介します。
従業員が申請する際のチェックポイント
従業員は、出張精算書を提出する際に申請期限を守り、記入漏れがないように注意する必要があります。申請書の提出期限が短い場合もあるため、あらかじめ確認して遅れのないようにすることも大切です。
また、業務に関連しない食事代や私的な出費を誤って経費申請しないように注意しましょう。取引先が絡んだ業務の一環としての飲食費は接待交際費として経費申請できますが、個人での食事は経費対象にはなりません。
経理担当者が確認する際のチェックポイント
経理担当者は提出された申請書、領収書にくまなく目を通し、記載された内容が正確であるか、記入漏れや不備がないかを確認する必要があります。
特に高額な出張旅費が含まれている場合、税務調査で指摘されるリスクがあるためその妥当性を慎重に判断することが求められます。不審な点や不明点があるなど、直接従業員に確認する必要が出てくることもあるでしょう。
記載漏れや領収書の添付漏れなどがあった場合は、差し戻すケースもあります。
出張経費精算書の抱える課題
出張経費精算書について、申請する従業員側、処理を行う経理側それぞれの課題を理解し、課題を解消できる方法を探すことが効率化の鍵といえます。
それぞれについて、見ていきましょう。
締め日間際に出張があると、提出期限に間に合わない
出張のタイミングによっては、出張経費精算書の提出期限に間に合わないことがあります。特に締め日直前の出張では、記入漏れやミスで差戻しが発生すると、さらに遅延する可能性があるため、余裕を持った対応が必要です。
企業によっては、出張経費精算書の提出が期限に間に合わなかった場合の罰則が設けられているケースもあります。
作成の機会が少なく、不備や差戻しが発生しがち
日常的に経理関係の書類に触れる機会が少ない従業員は申請書などの作成に慣れておらず、ミスが多くなりがちです。不備などによって差戻しが発生し、出張した従業員も経理部門も手間がかかることになりかねません。
作成に時間がかかり、申請期限に間に合わないケースもあるでしょう。特に出張の頻度が少ない従業員にはその傾向があります。
出張経費精算を効率化する方法
出張経費精算を効率化することは、一連のフローに関係する従業員の負担軽減やヒューマンエラーの防止などに貢献します。出張経費精算を効率化する方法としては、以下の3つが挙げられます。
経費精算システムを導入する
経費精算システムの導入は、ヒューマンエラーを大幅に減少させるだけでなく、経理部門と申請する従業員、そして承認者の業務負担を軽減します。自動化されたシステムを利用することで経費処理がより迅速になり、業務全体の効率化も期待できるでしょう。
システムによってはICカードやクレジットカードと連携させたり、スマートフォンから申請したりすることが可能なケースもあり、申請遅れを減らせるメリットもあります。
出張経費の申請ルールを周知徹底する
出張経費精算に関するルールが不明確である、または従業員がそのルールを正しく理解していない場合は、ミスや混乱が生じることが多くあります。
経費申請に関するルールを従業員に周知徹底することは、申請ミスや遅延を防ぐ上で重要です。従業員が正しくルールを理解していれば不備が減り、経理部門、申請する従業員双方の負担が軽減されるでしょう。
テンプレートを活用する
経費精算書のテンプレートを使用すれば、誰でも簡単に必要な情報を入力でき、記入ミスを防げます。経理側にとっても統一されたフォーマットを使うことで処理速度が向上し、効率的な精算が可能になるメリットがあります。
先に紹介したような無料で使用できるテンプレートを活用し、自社のルールに合わせてカスタマイズするのもひとつの方法です。
経費精算の効率化には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！
「マネーフォワード クラウド経費」は、出張経費をはじめとする経費精算において、申請から経理処理まで効率化できるツールです。
交通系ICカード、クレジットカードなど各種サービスと連携でき、データを自動取得するため経費登録は対象の明細を選ぶだけで完了します。
また、領収書や明細をスマートフォンで撮影するだけで日付や金額、支払先をデータ化する機能もあり、スマートフォンから経費申請、承認ができるため、一連の精算フローにかかる時間が大幅に短縮できるメリットがあります。
出張先からも申請可能で、締め日ぎりぎりであっても安心です。チャット機能によって申請者と承認者のコミュニケーションが取れるため、申請ごとの確認もスムーズになります。
出張経費計算などの効率化、迅速化なら、マネーフォワード クラウド経費にお任せください。
出張経費精算書の効率化は従業員・経理担当者双方の負担軽減になる
出張経費精算書の効率化は、従業員と経理担当者双方の負担を大幅に軽減し、業務全体の生産性を向上させます。システム導入やルールの徹底により、申請ミスや手間を減らし、より迅速で正確な処理が可能になるでしょう。
経費精算のフローをあらためて見直し、テンプレートやシステムなどを活用してより効率のよい方法を検討してみてはいかがでしょうか。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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