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  • 更新日 : 2021年5月25日

飲食店の経理はエクセルと会計ソフトのどっちを使うべき?

飲食店の経理はエクセルと会計ソフトのどっちを使うべき?

飲食店をうまく経営するには、料理の味やメニューの増加といったクオリティアップだけでなく、正確な経理作業による経営実態の把握や正しい税申告が必要です。このとき経理データが整理されていなければ、売上や原価をもとにした経営分析や適切な決算ができません。

経理作業を効率化したいときは、エクセルや会計ソフトを用いたデータ管理がおすすめです。しかし、コストや機能を天秤にかけても、どちらを選べばよいのか迷っている担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では飲食店経理を行うために必要な基礎知識や、エクセルと会計ソフトのどっちを選べばよいのかについて解説します。

飲食店でも経理は重要

飲食店の経理は、顧客との取引を1つひとつ正確に記録しなければ、正しい会計処理や確定申告が行えません。現金を直接やり取りする取引が多い分、抜けや漏れのせいで帳簿の金額と現金が合わないトラブルは、飲食店経営によくある問題です。

また、普段から正しく経理を行うことで、記録したデータを「どの料理が売れているのか」「原価率はどうなのか」などの分析に活用できます。売れる料理のマーケティングやコストダウン施策立案などの情報源にもなることから、飲食店の経理は事業戦略に深くかかわっているといえるでしょう。

飲食店が顧客に美味しい料理や飲み物、快適な時間を提供するのは大前提です。しかし、顧客満足度を上げるためには、飲食以外の業務にも注力する必要があります。したがって、飲食店の経理は非常に重要な業務といえるでしょう。

飲食店の経理で必要な知識

飲食店の経理で押さえておきたい基礎知識は、次のとおりです。

上記の知識と飲食店経理との関係を交えながら解説します。

飲食店経理の現金主義・発生主義・実現主義

日本の会計処理は企業会計原則に従いつつ、収益や費用を認識するタイミングによって、「現金主義」「発生主義」「実現主義」と呼ばれる3つの記録方法があります。

名称   概要
現金主義現金の受け取りや支払いなど、実際に現金が動いた時点で会計処理を行うもの
発生主義現金の入出に関係なく、経済的事象が発生した時点で会計処理を行うもの
実現主義実際に商品やサービスを提供した時点で会計処理を行う、主に売上高の計上で使われる

企業の会計処理の基本は発生主義(+実現主義)です。例えば「5月10日に取引が確定して、5月20日に顧客から支払いがある」という場合は、10日に確定した取引の内容や未払いの売上を、20日には支払われた現金等の動きを記録します。

しかし、飲食店の事業は、料理や飲み物、そのほかのサービスの提供について「その日の現金取引」で済む現金商売です。レジに打ち込んだ代金を顧客から受け取り、その場でレシートやおつりのやり取りを行います。

そのため飲食店経理では、現金主義の考え方での会計処理を行うケースが多いです。経費の立替費用として金庫等に「小口現金」を用意したり、出金伝票を使ったりすることで、うまく取引内容を整理します。

しかしながら、飲食店においても帳簿付けに関しては、青色申告白色申告にかかわらず発生主義で行うことが原則です。また、青色特別控除を受けるには固定資産や貸付金、未払金などの現金以外の資産や負債などについて、決算書にまとめなければなりません。掛取引や金融機関からの融資などは、発生主義で記帳を行いましょう。

ただし「青色申告者かつ小規模事業主の個人事業主」かつ「2年前の不動産所得+事業所得が300万円以下」の場合は、現金主義による所得計算の特例を受けることで現金主義の帳簿付けが認められます。開業したてで売上が不安定な場合は、経理負担を減らすために導入を検討してみてください。

現金主義や発生主義の違いについて詳細を知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

キャッシュレス決済の扱い

飲食店経理の基本は現金主義ですが、クレジットカードやQRコードを利用したキャッシュレス決済を取り入れている場合、必ずしもサービスを提供した日に現金が入るわけではありません。

キャッシュレス決済を正確に処理するには、発生主義と実現主義での計上が必要です。とくにポイント還元や値引きが関係すると、その分の仕訳が発生するため、決済手段の導入を検討する前に、内容を確認しておきましょう。

単式簿記と複式簿記

単式簿記とは、勘定科目を1つだけ使って取引内容を記載する方法です。複式簿記の知識が必要なく、非常に簡単な記帳で済みます。ただし、財政状態の詳細な変化が見えない点がデメリットです。仕訳例をみていきます。

<◯月△日の売上>

売上高  ¥100,000

<◯月△日に光熱費支払い>
水道光熱費¥50,000 

もし個人事業主が単式簿記での記帳による確定申告を行う場合は、白色申告または10万円の青色申告特別控除になります。65万円(55万円)の青色申告特別控除を適用するには、複式簿記での記帳が必要です。

複式簿記とは、勘定科目を2つ以上使って取引内容を記載する方法です。帳簿には左側を借方、右側を貸方とし、それぞれ勘定科目を記帳します。

帳簿付けの手間が増えるものの、取引内容や資産の状況が正確に記録できるため、確定申告の対応や経営分析を行う際には単式簿記より優れた記帳方法といえます。

具体例は次のとおりです
<◯月△日の売上>

借方借方
現金¥100,000売上高¥100,000

<◯月△日に小口預金を使って材料費を支払った>
借方借方
材料費30000小口現金50000
消耗品費20000

貸借対照表と損益計算書などの決算書

個人事業主・法人にかかわらず、青色申告による確定申告を行う場合には、貸借対照表と損益計算書といった決算書の作成が必要です。(法人のうち株式会社は白色申告でも決算書を作成し公告する義務あり)

とくに個人事業主は、青色申告によって最大65万円の青色申告特別控除が受けられます。法人の場合、特別控除はありませんが、金融機関や税務署からの信頼を得たり赤字の繰越控除を適用できたりする恩恵があるので、事業を進める上で青色申告は重要な作業といえます。これらの決算書についての知識も深めておきましょう。

キャッシュ・フロー計算書を含めて財務三表と呼ばれることも多いですが、ここでは青色申告に必要なこの2枚について解説します。

なお多くの飲食店では、より細かい取引実態の記録や現場作業の効率化のために、出金伝票やお会計伝票といった伝票も一緒に使用されることが一般的です。

飲食店における貸借対照表

貸借対照表

貸借対照表(B/S)とは企業の資産と負債、資本のバランスを「資産の部」「負債の部」「純資産の部」の3つに分けて記載した決算書です。決算日時点で「どのくらいの資産を持っているのか」「負債はあるのか」を表します。原則として「資産の部=負債+純資産」です。

飲食店の場合、資産の部にはレジや金庫に入っている「現金」、厨房設備や空調設備などの「固定資産」、金融機関等から借りている「借入金」などが勘定科目に該当します。

飲食店における損益計算書

飲食店における損益計算書

損益計算書(P/L)とは、企業の収入や支出、最終的な純利益などの数値を記載した決算書です。事業年度に「どれくらい売上があったのか」「原価や管理費はどれくらいかかったのか」といった企業の損益や成長性を表します。

飲食店の場合、料理や飲物の売上が「売上高」、材料費が「売上原価」、シェフやスタッフなどの従業員にかかる人件費が「費用及び一般管理費」に該当するわけです。

飲食店での減価償却

減価償却とは、固定資産を法的に定められた耐用年数をもとに、購入代金を数年に分割して費用計上する会計処理です。会計上、固定資産を「時間が経つごとに価値が下がる資産」とみなすことで、期間経過を考慮した資産価値を計上します。

例えば、飲食店用設備の場合は、耐用年数が8年と省令で決まっています。もし400万円で設備を購入した場合「400万円÷8年=50万円」を8年間かけて費用計上が必要です。

飲食店の場合は、飲食店用の厨房や配達用の車両、冷蔵庫、電気設備、テーブル、店舗などが減価償却の対象です。それぞれの耐用年数は「減価償却資産の耐用年数等に関する省令」で定められています。

「少額減価償却資産の特例」といった制度が使える可能性もあるので、以下の記事でも減価償却について一度確認してみてください。

飲食店における現金出納帳

現金出納帳とは、現金の入金や出金を記録し管理するための帳簿です。補助簿に当たるので、貸借対照表や損益計算書のような法的な作成義務はありません。

しかし、毎日現金の支出が発生する飲食店経営では、正確な現金管理と取引実態把握のためには欠かせない帳簿です。税務調査のときに証拠資料としても使えます。

また、金額を毎日記録しておけば、万が一従業員が架空の経費を申請したり現金を盗んだりしたときにもすぐ気づけます。不正や盗難に対するリスクマネジメントとしても役に立つでしょう。

飲食店における消費税とインボイス制度

2019年10月より開始した軽減税率制度は、テイクアウト・宅配の飲食料品や外食を除く飲料食品などが対象になったため、飲食店への影響が大きくなりました。そのため、同じく消費税の仕入控除にかかわる「インボイス制度」に関しても、飲食店経理と深くかかわってきます。

インボイズ制度に対応するには、レシートや領収書の発行や普段の帳簿付けなどで、消費税率および消費税額を、すべて8%と10%で区分しなければなりません。また、飲食店はインボイスを発行できるインボイス発行事業者にならなければ、インボイスを必要とする個人事業主や法人の利用が減る可能性もあります。

飲食店の経理で主に使用する勘定科目

飲食店経理の仕訳で主に使用する勘定科目は次のとおりです。おしぼりやホールに置く新聞、まかない料理についても記載しているので、ぜひ参考にしてください。

勘定科目飲食店で該当する具体例
売上顧客に販売した商品の代金
仕入食材や家具類の仕入代金
サービス費おしぼり代(消耗品費でも可能)や有線放送代、新聞代など
水道光熱費店舗の電気代や水道代、厨房のガス代など
地代家賃借店舗の家賃
消耗品費文房具や伝票、そのほかに備品
福利厚生費
(法定外福利費)
従業員の住宅手当や食事補助など
法定福利費社会保険料や雇用保険、労災保険など
荷造運賃商品発送の宅配代
広告宣伝費チラシの作成費やグルメサイトへの広告掲載費など
通信費会計ソフトの継続使用料や広告用のWebサイト運営費など
給料・賞与従業員への給料やまかない代金
(まかないに関しては3,500円以下・従業員が50%以上負担とすれば給与に含まれない)
減価償却費減価償却の金額

原則として勘定科目の決め方に法的な決まりはありません。しかし、経理作業の効率化や経営実態の透明化などの観点から、わかりやすい勘定科目にしておくことをおすすめします。

飲食店の経理に必要なもの

飲食店経理の実務・管理を行う際には、エクセルや会計ソフトを使ったデータ管理を推奨します。メリットは次のとおりです。

  • 毎日の現金収支が整理されてわかりやすくなる
  • 在庫の数値管理によって材料の賞味期限や冷蔵庫の専有スペースが把握しやすくなる
  • 会計処理や損益をもとにした今後の経営戦略やイベント・企画を考えられる
  • 日々の記帳作業を快適かつ効率的に行える 

など

エクセルと会計ソフトの違いをみていきましょう。

エクセルを使う

エクセルを用いるメリットは次のとおりです。

  • 導入コストがかからない
  • Web上にあるデータ管理に関する無料テンプレートを参考にしやすい
  • 関数やマクロ等を利用したオリジナルの分析・管理の自動化が可能になる
  • シート機能を利用した月別管理をしやすい
  • 経理関係以外にも従業員の勤務表や在庫数管理なども行える 

など

ただし、エクセルには次のようなデメリットがあります。

  • 関数やマクロの知識が限られるとトラブルに対応しづらい
  • 関数やマクロを用いないと詳細な管理や利便性高い機能実装が難しい
  • 書式を考えて作らないと管理や検索が難しくなる
  • 簿記の知識がない従業員向けのマニュアルが必要になる 
  • 同時編集ができない

など

会計ソフトを使う

会計ソフトを用いるメリットは次のとおりです

  • 簿記知識がなくても数値を入力するだけで帳簿付けや仕訳ができる
  • 経営分析や決算書の作成サポート機能がある
  • POSレジ(販売時点情報管理レジ)との連携によってレジデータを取得するタイプがある
  • クラウド型なら端末があればどこからでもアクセス・操作ができる
  • 電話やチャットでの相談サポートが付いているタイプもある 

など

ただし、会計ソフトには次のようなデメリットがあります。

  • 機能をフルで使うには月額料金や初期費用が必要になる
  • サービスが終了したらデータが消失する可能性がある
  • そのほか規約違反や従業員による不適切な使用によって利用が禁止される可能性がある

など

会計ソフトはエクセルに比べ、経理や経営分析作業に特化した機能が豊富な点が大きな特徴です。

飲食店の経理では会計ソフトを使うと便利

飲食店の経理は会計ソフトの利用が非常に便利です。中でもPOSレジとの連携ができるタイプであれば、レジデータを自動で取得できるため、帳簿への転記作業や伝票のチェックの手間が省けます。また、書き間違いや計算ミスも防止できるでしょう。

クラウド型会計ソフト『マネーフォワード クラウド会計』であれば、このPOSレジ連携機能を搭載しているため、飲食店の経理作業の効率化につながります。

さらに、飲食店の経理作業が便利になる、以下の機能を利用できます。

  • 入力した会計ソフトデータをもとに損益計算書や貸借対照表などの決算書を作成できる
  • 他ソフトと連携することで、請求書や納品書、見積書だけでなく各種伝票も作成できる
  • キャッシュ・フローや損益レポート、得意先レポートなども確認できる
  • 銀行やクレジットカードの入金・出金データを取得できる
  • Amazonや楽天などのECサイトとも連携できる
  • インポート機能でエクセルデータを移行できる

など

新規登録後、1ヶ月間有料プランと同様の機能を無料トライアルとして試せます。はじめての会計ソフトを利用する方やパソコンが苦手な方でも簡単に使えます。

飲食店の経理では会計ソフトがおすすめ!

飲食店の経理においては、エクセル管理より会計ソフトのほうがおすすめです。日々の経理業務が効率的になるだけでなく、経営データの分析機能POSレジとの連携機能などのさまざまなシステムが使えるためです。

会計ソフトは簿記の知識がなくても操作できますが、経理担当者としては会計の基礎知識や決算書などの基礎知識を頭に入れておくことで、経営分析ツールや現場作業の見直しなどに利用できます。経理の基本を学びつつ、飲食店の経営をよりよいものにしていきましょう。

よくある質問

会計処理にはどのような記録方法がありますか?

収益や費用を認識するタイミングによって、「現金主義」「発生主義」「実現主義」と呼ばれる3つの記録方法があります。詳しくはこちらをご覧ください。

上の3つの中で飲食店で用いられるのはどれですか?

飲食店経理では、現金主義の考え方での会計処理を行うケースが多いです。詳しくはこちらをご覧ください。

飲食店の経理はエクセルと会計ソフトどちらがいいのでしょうか?

飲食店の経理においては、エクセル管理より会計ソフトのほうがおすすめです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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