• 作成日 : 2023年10月13日

出荷伝票とは?テンプレートをもとに書き方や注意点を解説

出荷伝票とは?テンプレートをもとに書き方や注意点を解説

出荷伝票とは、商品などを取引先などに引き渡す際に使用する伝票です。商品や商品を入れるダンボール箱などに貼り付けて使うことがあります。出荷伝票の必要性や納品書との違い、書き方についてまとめました。また、無料でダウンロードできる出荷伝票のテンプレートも紹介します。ぜひご利用ください。

出荷伝票とは?

出荷伝票とは、商品などを取引先に引き渡す際に使用する伝票です。出荷した商品名や数量、発注者名と住所、受注者名(送付者名)と住所・電話番号などを記載し、商品が入っているダンボール箱などに貼り付けます。

「出荷伝票を作成しなくてはいけない」という決まりはありません。しかし、出荷作業は人為的なミスが起こりやすい作業のため、作成するほうがよいでしょう。

たとえば、出荷伝票がダンボール箱に貼り付けてあれば、開封する前に中身を確認できます。間違っているときにはすぐに返送を依頼でき、返品・交換の対応がスムーズになります。

納品書との違い

納品書は、注文通りに商品が納品されているか確認するための書類です。受注側は納品するときに作成し、発注側は商品を受け取ったときに内容に間違いがないことを確認します。

また、納品書はダンボール箱の中に入れるが、出荷伝票は外側に貼り付けることが一般的です。そのため、納品書しかない場合は、ダンボール箱を開封しないと中身を確認できず、すぐには送付ミスに気付けません。

納品書と出荷伝票はそれぞれ目的が異なるため、別々に作成するのでもよいですが、納品書でまとめても問題ありません。発注者側の利便性も考慮したうえで、作成するかどうか決めましょう。

出荷伝票の処理の流れ

受注から出荷の流れは以下のとおりです。

  1. 受注
  2. 出荷準備
  3. 出荷
  4. 納品完了

それぞれの過程において作成する書類や注意点について見ていきましょう。

1.受注

受注時には、受注伝票を作成します。受注伝票番号(注文番号)を記載し、他の注文案件と区別できるようにしておきましょう。

2.出荷準備

受注伝票をもとに、出荷伝票と納品書を作成します。

後述しますが、出荷伝票に記載する出荷伝票番号は注文番号と同じでも問題ありません。ただし配送会社の送り状番号と同じにしておくと、受注側も発注側も問い合わせが簡単になります。送り状番号と同じ出荷伝票番号を記載するときは、送り状からの転記ミスがないように注意してください。

3.出荷

出荷伝票を箱の外側に貼り付け、納品書と押印していない受領書を箱のなかに入れます。出荷伝票・納品書・受領書のいずれも発注者名と受注者名、商品、数量が同一であることを確認しましょう。

なお、納品書は発行義務はありませんが、発行した場合は一定期間の保管義務があります。免税事業者の個人事業主の場合は5年間(その事業年度の確定申告期限日の翌日から5年間)、課税事業者の個人事業主と法人の場合は7年間(その事業年度の確定申告期限日の翌日から7年間)です。ただし、欠損金の繰越控除をする場合は、保管期間が10年間になります。

納品書は控えも作成しておきます。原本は発注者に送りますが、控えは手元に保管しておきましょう。

4.納品完了

発注者は商品を受け取り、間違いがないことを確認してから受領書に押印して受注者に返送します。発送業者が押印を代行することもあります。

もし受け取った商品に間違いがあるときは、発注者は速やかに出荷伝票に記載されている問い合わせ先に連絡をしなくてはいけません。連絡を受けた受注者は、商品の再発送などの処理をおこないます。

出荷伝票のテンプレート、ひな形

出荷伝票は必ずしも作成しなくてはいけない書類ではありませんが、発行することで発注者側が受け取った商品を確認しやすくなります。万が一、出荷した商品や個数に間違いがあっても、早期にミスに気付けるため、返送や再発送の手続きがスムーズに進みます。ミスによるトラブルを減らすためにも、出荷伝票の作成・発行を検討してみましょう。

出荷伝票には、受注側が発送するときに確認する事柄と、発注側が受取時に確認する事柄を過不足なく含めておくことが大切です。出荷内容やトラブル時の問い合わせ先などを明確に記載しておきましょう。

テンプレートを利用すると、簡単に必要事項の抜け漏れがない出荷伝票を作成できます。エクセルの無料テンプレートを以下からダウンロードして、ぜひご利用ください。

発注者に連絡事項があるときは、備考欄付きの出荷伝票が便利です。連絡事項だけをメールや別の書類で伝えることもできますが、見落とされる可能性があります。備考欄付きの出荷伝票を活用して書類をまとめ、見落としがないようにしておきましょう。

以下から備考欄付きの出荷伝票をダウンロードしていただけます。ご利用は無料です。別送品があるときや、複数の箱を送付するときなどに、ぜひご活用ください。

出荷伝票の書き方、注意点

出荷伝票の必要項目と各項目の書き方については、以下をご覧ください。

必要項目書き方のポイント、注意点
伝票番号
  • 注文番号とは別
  • 配送会社の送り状番号と統一しておくと、配送の問い合わせをしやすくなる
出荷日
  • 出荷日を明確に記載
  • 配送遅れなどが管理しやすくなる
発注者情報
  • 発注者名(取引先の社名など)
  • 取引先で担当者が決まっている場合は、担当者名も記載する
受注者情報
  • 受注者名(自社の社名)
  • 担当者の名前と問い合わせ用の電話番号も記載しておくと、発注者が問い合わせやすくなる
商品名
  • 商品名を明確に記載する
  • 間違いがあれば、開封前に気付いてもらえる
商品コード
  • 商品名に加え、商品コードも記載しておく
  • 商品にサイズや色バリエーションなどがあるときには、商品名だけでは区別しにくい。商品コードを明記して出荷ミスを防ぐ
数量
  • 数量を明確に記載する
  • 間違いがあれば、開封前に気付いてもらえる
単位
  • 「個」や「セット」など
  • 10枚で1セットのタオルなど、個数ではなくセット数でカウントするときは、単位が不明確だと発注者・受注者で数量の認識に相違が生まれることがあるため、単位を明確に記載することが大切
  • 実際の個数は「単位×数量」で計算する。ミスが生じやすい部分のため、単位と数量は別個に記載することが必要
単価
  • 単位あたりの価格
  • 複数個を販売するときに計算が合わなくなることもあるため、通常は税抜き。しかし、税込み表記のほうが便利なときは税込みで単価を設定することもある
  • 混乱を回避するためにも、税込み・税抜きを明確に記載する
金額
  • 数量×単価によって求めた金額を記載する
  • 税込み・税抜きを明確にする
摘要
  • 特筆すべきことがあるときは記載する
  • 別送品があるときや、同時に送付した箱が複数あるときなど

出荷伝票で出荷ミスをなくそう

出荷伝票は作成しなくてはいけないものではありませんが、作成することで出荷ミスを減らせます。出荷ミスがあると再発送や集荷の手間が増えるだけでなく、送料が2回発生するなど、コストも増えてしまいます。また、取引先からの信用を失うことにもなりかねません。

適切に出荷伝票を作成し、出荷時に商品や数量を確認できるようにしておきましょう。テンプレートを活用すると、抜け漏れのない出荷伝票を簡単に作成できて便利です。ぜひ紹介した無料テンプレートもご利用になり、出荷ミスの削減に役立ててください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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