- 更新日 : 2024年11月20日
小口現金をキャッシュレス化する方法・ステップを簡単解説！
小口現金をキャッシュレス化することにより、業務の効率化だけでなく、長期的に見て顧客ニーズ対応など多くのメリットがあります。特に人員の限られる中小企業においては、将来的な競争力維持のためにもキャッシュレス化を前向きに検討することが推奨されます。この記事では、小口現金のキャッシュレス化について解説します。
目次
小口現金の管理が負担になる理由
最近では、多くの企業が小口現金のキャッシュレス化や振込による精算に移行する傾向が見られます。その理由の一つに小口現金は、担当者にとって負担になることが挙げられます。小口現金における具体的な負担を見ていきましょう。
残高確認の工数が大きい
小口現金の管理では、小口現金の取引がある都度、残高確認が必要となります。具体的には、次のような作業がほぼ毎日発生する企業もあるでしょう。
- 1日の取引の終わりに、小口現金の帳簿残高と実際の現金有高を照合する。
- 金額不一致となった場合、数え間違いや精算時の過不足がなかったかなど、日付を遡って原因を調査する必要がある。
毎日行うべきこれらの作業は、1回当たりの時間が短いとしても、月単位や年単位で考えると膨大な時間になります。経理担当者にとって、このような現物管理は大きな負担です。
締め日の照合作業に時間がかかる
社内ルールに基づき、締め日において行う照合も担当者にとっては負担となります。
- その都度小口現金の残高確認を行っていても、締め日には現金出納帳の確認が必要であり、そのためには小口現金取引の証拠書類の確認も必要となる。
- 月末などの締め日は、どの部署も忙しい時期と重なり、さらに小口現金の照合に時間を取られて残業などにつながる。
このように、現金照合作業は繁忙期に追加の負担を強いる結果になり、経理担当者の業務効率を低下させる原因となります。
盗難・紛失のリスクがある
小口現金を管理するにあたり、想定されるリスクには次のようなものがあります。
- 現物を扱うため、常に盗難や紛失のリスクが伴う。
- 小口現金出納帳と現金の数字が合わない場合、原因調査に多くの時間を費やすことがある。
単に金銭的なリスクや損失だけでなく、現物を管理する担当者の精神的なストレスや、業務効率の低下を招きます。
小口現金をキャッシュレス化する方法
小口現金の管理をなくし、キャッシュレス化する具体的な方法として、よく見られるものに「法人カードや電子マネー決済の利用」「口座振替」「オンライン購入による口座引き落とし」などがあります。
法人クレジットカードや電子マネー決済を取り入れる
決済方法に法人クレジットカードや電子マネー決済を取り入れると、小口現金の利用が大幅に減ります。特に、従業員立替金の精算処理などが簡単になるでしょう。
キャッシュレス決済の場合、支出先が一元化されるため管理がしやすいうえ、カードや電子マネーの利用履歴から誰がどのように経費を使ったか確認できるため、不正リスクも回避できます。
直接取引を口座振替に切り替える
口座振替は予め合意した金額について、事前に銀行にデータを送り、自社の銀行口座から引き落として支払う仕組みです。従業員立替金などの振込を給与支給日などに合わせて口座振替に切り替えることで、小口現金の支払頻度を減らすことができます。
毎回の出納作業がなくなり、支払タイミングが一定となるため、繁忙期における業務量の偏りを減らせます。
備品購入はオンラインで行う
社内の備品や消耗品などの日常的な購入をオンライン購入に変更すると、小口現金の使用を減らすことができます。オンラインショップでは、振込をはじめ、クレジットカードや電子マネーで支払いが可能です。
オンライン購入による特典や割引が利用できることも多く、また、購入履歴はデジタルで管理できるため、経費精算が容易になります。
小口現金をキャッシュレス化するメリット
キャッシュレス化によって小口現金の管理を電子データの管理に変えると、以下のようなメリットがあります。
業務の効率化
小口現金のキャッシュレス化により、経理担当者の業務を大幅に軽減できます。
従来の小口現金管理では、残高確認や現金精算、帳簿記入、現金の補充などに時間がかかっていました。キャッシュレス化によってデータの取り扱いに変わると、作業の時短につながります。
また、電子化されることによってデータの集計や分析が容易になり、経理業務全体の効率が向上します。
ヒューマンエラーの削減
キャッシュレス化によって、人為的なミスを大幅に減少させることが可能です。
小口現金を扱う際には、計算間違いや現金の取り扱いミス、記帳ミスなどの可能性があり、これらのエラーにより残高確認に時間を要することも多々あります。キャッシュレス化すると取引データが自動的に記録されるため、このようなヒューマンエラーが大きく低減されます。
不正の防止
小口現金の管理には、不正や横領の機会を生み出すリスクが伴います。現金を直接扱わないキャッシュレス化によって、このような不正行為のリスクが大幅に減少します。クレジットカード利用などについてはすべて記録され追跡可能となるので、不正や横領を防止する効果が期待できるでしょう。
また、承認プロセスについてもシステム化することで、承認タイミングを確認できるようになり、不正の抑止力となります。
セキュリティ面の向上
キャッシュレス化は、物理的な現物管理に伴うリスクを大幅に軽減します。
小口現金の保管がなくなれば、そもそも現金盗難や紛失のリスクがなくなります。現物管理において事故があれば、その金額の損失だけではなく管理体制そのものや担当者までが影響を受けることがあります。
キャッシュレス化により取引履歴が電子データで保存されると、調査が必要な場合にも迅速かつ正確な情報提供が可能となり、経理部門だけでなく企業全体のリスク管理能力が向上するでしょう。
小口現金をキャッシュレス化する注意点
小口現金のキャッシュレス化における注意点としては、「適切なシステム選択」「従業員教育」が挙げられます。
ニーズにあったシステムの選択
キャッシュレス化にあたっては、企業のニーズに合った適切なシステムを選択することが重要です。経費精算システムや法人カード、電子マネーなど、キャッシュレス化には多くの選択肢がありますが、自社の規模や業務フローに合ったものを慎重に選びましょう。
試用期間などを利用し、実際のデータを用いてシミュレーションを行ったり、附属するアプリなどについても使用感を確かめたりすることが大切です。
従業員教育
新しいシステムを導入する際、利用する従業員が正しく使用できるよう十分な説明と教育が不可欠です。まずはなぜキャッシュレス化をするのか、目的は何かなど、システムの使い方だけでなく、自社の方針を従業員に明確に説明し、新システムへの理解を徹底させましょう。
従業員が新システムの利用に納得し、基本的な操作が苦でなくなれば、その後は利用の機会が増えるにつれて習熟していくものです。また、経費精算の機会が少ない従業員やシステムの操作に不慣れな従業員については、訓練の機会を多く持つような教育計画も検討しておきましょう。
小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！
マネーフォワード クラウド経費は、経費精算業務を大幅に効率化するシステムです。
マネーフォワード クラウド経費を導入すると、外出先や隙間時間にスマホアプリを活用して、経費申請から承認まで完結できます。また、クレジットカードや交通系ICカードとの連携により、データを自動取得して手入力の手間を大幅に削減可能です。
電子帳簿保存法にも完全対応しており、法令遵守の面でも安心できます。従業員への振込データの自動作成や金融機関との連携により、経費処理から会計の処理まで一気通貫で効率化を実現できます。
キャッシュレス化を目指す企業にとって、経費精算業務の効率化を担うマネーフォワード クラウド経費はよりよい選択肢となるでしょう。
段階的なキャッシュレス化により新たな流れを作る！
キャッシュレス化は一気に行うのではなく、十分な移行期間を設けて段階的に導入することが重要です。まずは経費精算の多い部署など試行しやすいところから始め、徐々に対象者を増やしていくことにより、大きな現場の混乱を防ぐことができます。
また、経理担当者においても、より自社に合った使い方を積極的に提案するなど、企業が一丸となって取り組むことにより、新たな流れが生まれるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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