作成日 : 2024年12月9日

交通費精算を効率化するには？やり方や精算書のテンプレートを紹介

交通費精算を効率化すると、処理スピードが上がります。経理担当者の負担を軽減できるだけでなく、企業全体のコスト削減、経費管理の改善が期待できるでしょう。

この記事では、交通費精算の効率化方法について詳しく解説し、ペーパーレス化や経費精算システムの導入のメリットを紹介します。

交通費精算とは

交通費精算は、従業員が業務で発生した交通費を会社に申請し、その費用を払い戻す一連の流れを指します。

通勤以外の目的で業務上必要な移動にかかる費用を対象とし、従業員が一時的に立て替えた交通費を後日精算するのが一般的です。

通勤手当との違い

通勤手当と交通費精算は、目的と運用方法において違いがあります。通勤手当は、従業員が自宅から勤務先まで通勤するために必要な交通費を補助するものであり、毎月固定額が給与とともに支給されるのが一般的です。

一方で、交通費精算は営業活動などの業務上必要な移動にかかる実際の費用を対象としており、通常は社員がいったん立替え、後日精算します。

また、通勤手当は税制上一定の非課税枠が設けられていますが、上限を超過した場合、超過分は課税対象になります。対して交通費は事業活動における経費であるため、全額が非課税です。

旅費交通費との違い

旅費交通費は、一般的に遠方への出張で飛行機や新幹線を利用するなど交通費よりも高額なものを指します。出張における移動費のほか、宿泊費や日当など出張に伴うさまざまな経費も含まれます。

対して交通費は、在来線での電車移動やバス、タクシーなどの比較的距離の近い業務上の移動にかかる経費です。なお、旅費交通費は会計上の勘定科目名で「交通費」は通称である、という違いも認識しておくといいでしょう。

交通費精算の流れ

交通費精算の手続きは企業によって多少の違いはあるものの、一般的には以下の流れで進行します。

交通費の発生：従業員が業務上の移動により交通費を立て替える。営業活動など、業務に関連する移動が対象
申請書類の作成：従業員が交通費精算申請書を作成。この際、利用した交通機関や経路、日付、金額などを正確に記入し、領収書を添付
上司などによる承認：作成された申請書は、従業員の上司や担当者によって内容が確認され、問題がなければ承認、不備があれば修正依頼を実施
経理部門での確認と処理：承認後申請書は経理部門に送られ、最終確認を受ける。問題がなければ、支払い処理を行う
精算金額の支払い：最終確認後、従業員に対して立て替えた交通費が支払われる

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交通費精算を効率化する必要性

交通費精算の効率化は、従業員・承認者と経理担当者双方の負担を軽減し、企業全体の生産性向上につながります。特に大量の申請処理を抱える企業では、その重要性が増しています。

ここでは、従業員・承認者と、経理担当者それぞれの負担を通して交通費計算効率化の必要性を改めて考えてみましょう。

従業員・承認者の負担

従来の紙ベースの申請方法では、申請書類の作成や承認の流れが煩雑で時間がかかります。交通費精算にかかる負担が大きく、本来の業務に集中できないという問題が生じることもあるでしょう。

申請手続きを面倒に感じ、後回しにすることで経費精算が遅れるリスクも否定できません。また、外出時やリモートワーク時も、交通費精算のためだけに出社する必要があります。

その点システムの導入などで交通費精算を効率化すると、外出先から申請、承認が可能になります。また領収書データをアップロードできるシステムもあり、負担が大幅に軽減できるでしょう。

経理担当者の負担

経理担当者は、多くの申請書類を確認し、不備があれば差し戻し対応を行う必要があります。多大な時間と労力がかかり、人為的ミスも発生しやすくなるでしょう。申請が集中しがちな締め日の間近は、その傾向が強くなります。

また、大量の紙資料を扱う場合、その保管や管理にもコストがかかります。こうした状況を避け、経理担当者の負担やヒューマンエラーを減らしてリソースに余裕を持たせること、またコスト削減の視点から見ても、交通費計算の効率化の必要性が高いことがうかがえるでしょう。

交通費精算を効率化する方法

交通費計算を効率化する方法としては、以下の3つが挙げられます。

経費精算システムの導入
ICカードの利用
ペーパーレス化の推進

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

経費精算システムの導入

交通費生産を効率化する方法として真っ先に挙げられるのが、経費精算システムの導入でしょう。経費精算システムの導入によって、申請から承認までの流れの自動化が可能です。

システムは領収書をスマートフォンなどで読み取るだけで自動入力する機能や、自動仕訳機能など様々な機能を搭載しており、経費精算を効率化するとともにヒューマンエラーを大幅に削減します。リアルタイムでのデータ管理が可能であり、不正防止効果も期待できるでしょう。さらに、クラウドベースであればどこからでもアクセス可能であり、リモートワークにも対応できます。

ICカードの利用

交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）の連携機能を搭載したシステムであれば、ICカードの利用履歴を自動で取得できます。取得したデータはそのままシステムへインポートできるため、一貫したデータ管理が可能になるでしょう。

生産プロセスが迅速化するほか、二重申請などの不正行為を防止する効果や申請忘れ、申請遅れ防止、作業効率向上が期待できます。

ペーパーレス化の推進

交通費精算のペーパーレス化は、紙ベースで行っていた申請・承認プロセスを電子化することで実現します。電子化によって書類管理コストや保管スペースも削減されるでしょう。

また、電子データとして保存されるため検索性も向上し、不正防止や監査対策としても役立ちます。こうした環境整備によって、全体的なオペレーションコストの削減も可能になります。

交通費精算を効率化する注意点

システム導入などによる交通費精算の効率化を行う際には、以下の点に注意しましょう。

カスタマイズ性の高いシステムを選定する
導入サポートが充実していると安心
従業員・承認者が本来の業務に集中できる

カスタマイズ性の高いシステムを選定する

経費精算システムのカスタマイズ性は、システム選定時に必ずチェックするべきポイントといえます。

柔軟なカスタマイズが可能であれば、自社ルールに合わせた設定ができるでしょう。また、多様な機能拡張性があるシステムならば、将来的なニーズ変化にも柔軟に対応可能です。法改正や社内ルールの変更などの際に、余分なコストがかかることもありません。

導入サポートが充実していると安心

これまで紙ベースで交通費精算を行っていた場合、システム化などに従業員が戸惑うケースもあるかもしれません。その点導入サポートがあれば、デジタル化などに抵抗がある従業員も対応しやすく、導入のハードルが下がることが期待できます。

特に初めてシステムを導入する場合は、サポート体制が整っているベンダーを選ぶことで安心して運用できるでしょう。また、サポート内容にはトレーニングプログラムも含まれていると、より安心です。

申請方法の変更や期限を従業員に周知する

新しいシステム導入などの効率化を行った場合は、システムの使用方法や交通費の申請ルールの変更などについて、従業員への徹底した周知が必要です。

しっかりと情報が全員に行き渡り、共通認識を持つことによって混乱やミスが防げます。

交通費精算の効率化がもたらす効果

交通費精算効率化は、申請者、承認者、経理担当者といった交通費精算にかかわる従業員だけではなく、全社的にもメリットをもたらします。

経理業務の負担・ミス削減

システムによる交通費精算の自動化によって手作業が減少し、確認作業も簡易化されます。その結果、ヒューマンエラーが減り、経理担当者の負担は大幅に軽減します。また、効率化によって経理部門全体としてコスト削減効果も期待できるでしょう。

経費精算データの自動レポート機能などによって、経営判断材料としても活用できるメリットもあります。

経費利用の透明性が向上する

経費精算システムの導入によって効率化した場合、経費精算におけるすべてのデータがデジタルで管理されるため、履歴が残り不正がしにくくなるほか、アラート機能などによって二重申請や誤記入なども防げます。

結果として、企業全体の透明性向上が期待できます。また、履歴をデータ化してすぐに取り出せるため監査対応などもしやすくなるでしょう。

従業員・承認者が本来の業務に集中できる

経費精算システムによっては申請書の作成の負担が減らせるほか、オンライン上で承認や差し戻し、修正が可能です。

交通費精算の一連の作業が迅速化されることで、余分なリソースを経費精算作業に割かれることがなくなります。

経費計算の効率化を積極的に検討しよう

交通費精算の効率化は、企業全体の生産性や透明性の向上にもつながる重要事項といえます。システム導入やペーパーレス化など、具体的な方法を検討することで、交通費精算の業務負担を軽減し、効率を高められるでしょう。

経費精算システムの導入は、国内のすべての企業において急務といわれるDX化にも貢献します。この機会に、交通費精算の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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