作成日 : 2024年11月5日

勤怠管理と経費精算はまとめて効率化できる！方法や注意点を解説

勤怠管理は従業員の労働の記録を残すこと、経費精算は従業員が業務のために立て替えたお金を企業側が払い戻すことです。

本記事では、勤怠管理と経費精算をまとめられるか否かについて、両者をまとめるメリットとデメリット、まとめる際の注意点も踏まえて解説します。

勤怠管理と経費精算はまとめられる？
勤怠管理と経費精算をまとめるメリット
- 経費を申請する従業員のメリット
- 経理担当者のメリット
勤怠管理と経費精算をまとめて効率化する方法
勤怠管理と経費精算をまとめる際の注意点
マネーフォワードクラウドなら、勤怠から経費精算までシームレスに連携できる！
勤怠管理と経費精算をまとめて効率的な業務を実現しましょう

勤怠管理と経費精算はまとめられる？

勤怠管理とは労働基準法で定められた企業の義務で、出勤や退勤など、労働の記録を数字的に管理することです。以前は出勤簿やタイムカードなどで勤怠管理を行っていましたが、近年は勤怠管理システムを導入する企業も増えています。

勤怠管理システムには経費精算システムがセットになっているものもあり、従業員ごとに出勤状況を集計し、そのデータから交通費を自動で計算することが可能です。

勤怠管理と経費精算をまとめるメリット

結論から述べると、勤怠管理と経費精算をまとめることは可能です。以下では、両者をまとめることで具体的にどのようなメリットが得られるのか、従業員と経理担当者、それぞれの立場から解説します。

経費を申請する従業員のメリット

経費申請をする従業員のメリットとして、ヒューマンエラーの防止が挙げられます。申請書を使用して経費申請をする場合、経費の種類や金額が少なければミスが発生する心配はほとんどありません。

しかし、経費の種類や金額が増えれば、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。経費の精算誤りが発生した場合、本人の悪意の有無に関係なく大きな問題に発展する可能性も否定できません。

勤怠管理と経費精算をまとめて行うシステムを導入すれば、打刻と一緒に正確に経費申請を行ってくれるため、従業員を守ることにもつながります。作業工程も少なくなり、本来の業務に集中しやすくなる点もメリットです。

経理担当者のメリット

経理担当者にとってのメリットとして、人的コストの削減が挙げられます。人的コストを削減するにあたって、基本となるのが業務の効率化です。

業務の効率化を目指してマルチタスクを課す企業もありますが、マルチタスクには適性が存在します。適性を無視して無理に複数の業務を任せた結果、従業員一人あたりの仕事量がただ増えただけで、業務の質も効率も低下するケースは決して珍しくありません。

勤怠管理と経費精算をまとめて行えば、勤怠管理の集計業務をはじめ、各種業務に要していた時間の短縮が可能です。また、業務に関わる人員が最低限ですむほか、残業代などのコストの削減もできます。

勤怠管理と経費精算をまとめて効率化する方法

勤怠管理と経費精算をまとめて効率化を目指すことは、従業員にとっても企業にとってもメリットがあります。以下では、両者をまとめる主な3つの方法のメリットとデメリットを解説します。

交通費精算機能を搭載した勤怠管理システムを導入する

最初に紹介するのは、交通費精算機能が備わった勤怠管理システムを導入する方法です。出勤日に応じた交通費が自動計算されるため、従業員の業務負担や管理者のチェック負担の軽減が期待できます。

出張先やリモートワークに対応しているシステムも登場していますが、新規でシステムを導入する関係上、初期コストがかかってしまうのがデメリットです。

利用中の勤怠管理システムと経費精算システムを連携する

現在利用している勤怠システムと経費精算システム、両者を連携して効率化を目指す方法もあります。この方法は、システムの保守管理をしやすくなる点がメリットです。

勤怠管理システムと経費精算システムが連携していない場合、それぞれ別の保守管理を用意しなければなりません。保守管理をするための人員も必要になるため、人的コストもかかってしまいます。

既存のシステムを連携できれば、データを一元化できるほか、保守管理の効率化も可能です。新規でシステムを導入するのと比べ、コストもかからないでしょう。

ただし、すべての勤怠管理システムと経費精算システムが統合できるとは限りません。連携する前には、統合の可否を確認しておく必要があります。

ICカードリーダーを導入して勤怠管理や経費精算と連携する

ICカードリーダーを導入し、勤怠管理と経費精算を連携する方法もあります。従業員が最初から所有しているICカードをそのまま使用できるため、導入コストが低いのがメリットです。また、ICカードが利用できるタクシーやバス、コインパーキングなどの経費申請漏れを防げるほか、打刻の際に経費が記録されるため、経費の改竄防止効果も期待できるでしょう。

打刻漏れのリスクが高い点は、デメリットとして挙げられます。ICカード1枚で手軽に打刻ができる分、打刻を忘れてしまう可能性が高いです。そのため、担当の従業員や管理者が都度確認するなどの対策をしなければなりません。

そのほかにも、ICカードの貸し借りによる不正打刻やICカードの紛失にも、注意が必要です。

勤怠管理と経費精算をまとめる際の注意点

勤怠管理と経費精算をまとめる際は、いくつか押さえるべき注意点があります。あらかじめ注意点を把握しておかないと、期待していた効果が得られない可能性も否定できません。

以下で具体的な注意点を解説します。

サポート体制の整備

新しいシステムを導入するにあたって、サポート体制を整えておくことが大切です。導入前後のサポートに問題があると、システム運用の定着に時間がかかります。

システム導入直後は操作に慣れていないこともあり、どうしても業務効率が落ちますが、その期間が長引けば企業の業績にも悪影響を与えかねません。また、現場の従業員たちの間で不満の声が上がり、離職者の大量発生にもつながる可能性も考えられます。

そのため、新しいシステムの質問や不明点に対応してくれる窓口やサポート体制を、必ず準備しておきましょう。

社内ルールの整備

必要に応じて、社内のルールも整備しましょう。勤怠管理システムには大人数に対応したものをはじめ、それぞれ異なる特徴があります。

導入するシステムによっては、使用できる機能が自社の勤怠ルールに合わないケースも少なくありません。とくに安価なシステムは、複雑な社内ルールに対応しきれない可能性が高いです。

使用感のチェック

システムを導入する前に、使用感のチェックも忘れずに行いましょう。従業員がスムーズにシステムを使いこなせないと、業務効率は向上するどころか低下してしまいます。また、確認や修正の手間も増えてしまい、担当者の負荷も増加しかねません。

従業員がシステムを使いこなせない理由は、「システムの種類が多すぎる」「複雑化している」などさまざまです。無料期間を利用して、実際の使い勝手を確認するとよいでしょう。

費用対効果のチェック

新システムの導入において、費用対効果の確認も重要です。各種業務システムは、基本的に無料で使用できません。導入する際に必要な初期費用はもちろん、導入後もランニングコストがかかります。

本社以外に複数の支店を有している場合、それぞれの支店にも同じシステムを導入しなければなりません。機能性とコストが見合っていない場合、利益が見込めないどころか、赤字につながる可能性も高いです。システムの導入によってどの程度の費用対効果が見込めるのか、必ず調べておきましょう。

マネーフォワードクラウドなら、勤怠から経費精算までシームレスに連携できる！

勤怠管理と経費精算をまとめて行えるシステムは、さまざまな企業から提供されています。種類も決して少なくないため、どのシステムを選択すればよいかわからなくなることもあるでしょう。

もし導入するシステム選びに迷った場合は、マネーフォワードクラウド給与の利用をおすすめします。マネーフォワードクラウド給与とは、中小から大規模の企業まで対応した給与計算ソフトのことです。

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勤怠管理と経費精算をまとめて効率的な業務を実現しましょう

勤怠管理と経費精算をまとめれば、業務効率の向上をはじめさまざまなメリットが享受できます。ただし、勤怠管理と経費精算のシステムは複数あり、自社に適したものを選択しなければ、期待している効果は得られません。

社内ルールの制定をはじめとする環境整備、無料サンプルによるシステムの使用感のチェックなどを行い、快適な業務を実現できるようにしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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