- 更新日 : 2024年11月20日
小口現金をクレジットカードで楽にする方法・メリットデメリット
小口現金には便利な点もありますが、その管理にはいくつかの課題もあります。近年、業務効率化の要請やコンプライアンスの強化に加え、社会環境の変化によって、クレジットカードなどを用いたキャッシュレス化へのニーズが高まっています。
この記事では小口現金の課題やキャッシュレス化、法人クレジットカード導入の考え方などを解説します。
目次
小口現金とは
小口現金とは、会社が所有する現金のうち、日常的な少額の支払いのために用意された少額の現金を指します。まずは、小口現金の取り扱いについて確認しておきましょう。
現金との違い
会社において「現金」とは、会社や組織が保有する全ての現金を指します。預金と合わせて「現預金」ということもあります。
小口現金は、小さな金庫に入る程度の少額の現金を出納単位で管理するもので、日常使いのための少額のお金です。部門ごとに小口現金を管理する場合には、部門ごとに「現金」を保有し、それらをまとめたものが会社の「現金」を構成します。
小口現金を導入するメリット
小口現金を導入した場合のメリットとして次のものがあります。
- 「緊急時」における柔軟な対応が可能
小口現金により、急な支払いや予期せぬ出費に即座に対応でき、業務の遅延を防げます。例えば、急な来客時の接待費用や緊急の備品購入、代金引換での商品受け取
りなど少額の支出に便利です。
- 「日常」における少額取引の効率化
小口現金は少額の経費精算や日常的な小規模な支出に適しています。例えば、従業員の交通費精算、オフィス用品の購入、切手や収入印紙等の購入などにおいて短時間で精算ができます。
小口現金を導入するデメリット
一方、小口現金を取り扱う場合に想定されるデメリットとして次のものがあります。
- 管理の煩雑さ
小口現金の管理には、現金を数える手間、小口現金出納帳への記帳、月末の残高確認などの多くの手間がかかります。複数の拠点がある場合やリモートワークが増えている状況で管理するには大きな負担となります。
- 紛失や不正のリスク
担当者が自ら現金を精算するケースが多いことから、現金の取り扱いには細心の注意が必要です。同時に紛失、不正、横領のリスクもあります。
小口現金管理の課題はキャッシュレス化で解決できる
小口現金管理のデメリットである「管理の煩雑さ」は時間も手間もかかるため、業務効率化には相反します。また、「紛失や不正のリスク」は、コンプライアンスが強化される昨今では透明性の確保という点で問題があります。
そこで、現金をなくす＝キャッシュレス化することにより、管理の時短や不正リスクの軽減を図りましょう。
法人クレジットカードの活用でキャッシュレス化できる
業務効率化とコンプライアンス強化が重視される中、キャッシュレス化の有効な解決策の一つが、法人クレジットカードです。小口現金に代えて法人クレジットカードを活用することにより、次の点で改善が可能となります。
- 日常的な経費支払いの電子化
法人のクレジットカード等を利用することで、従来の小口現金が不要になり、オンライン購入も即時対応可能となります。
- 経費処理の効率化
個々に支払っていた小口現金がカード会社の請求書として一本化されるため、経費精算作業が削減されます。また、デジタル領収書との連携により証憑管理も楽になります。
- 支出管理の透明化
クレジットカードでは、使用履歴が即時確認可能となり、不正使用の防止に役立ちます。また、予算管理が容易になります。
法人クレジットカードと小口現金を併用するメリット
小口現金から一挙にキャッシュレス化せずに、両者を併用することによる利点もあります。完全に小口現金をなくすのではなく、状況に応じて両方の支払手段を使い分けることで、より実践的で効率的な経費管理が可能です。
小口現金の設定額を減らせる
クレジットカードの取り扱いのない業者との少額取引などのために、小口現金を残すとします。この場合、現金の取り扱い件数が少なくなるため、管理する小口現金の額も少なくなり、管理のための時間や手間が減るとともに、不正リスクも低減します。
クレジットカードなら取引履歴を確認しやすい
小口現金で行っていた多くの取引の管理は、クレジットカードの明細管理に移行可能です。クレジットカードを利用した場合には、その利用履歴をカード会社のサイトで確認できます。
利用履歴のあるものは、証拠書類が必要であるため、漏れがないかを確認しましょう。この確認作業も、利用履歴としてまとまっているためチェックしやすいと言えます。
法人クレジットカードと小口現金を併用する注意点
法人クレジットカードと小口現金の管理について、並行して行う場合の注意点を紹介します。
クレジットカードの利用限度額を定めて不正利用を防止する
法人クレジットカードの利用では、適切な「限度額の設定」が不正利用防止に欠かせません。部門や役職ごとに利用限度額を設定し、業務上必要な範囲内に抑える必要があります。
例えば、管理職と一般社員で設定額を変えることや、1回あたりの利用限度額も設定することで、突発的な高額取引を防ぐことが可能です。限度額を超える支出が必要な場合には、予め上長の承認を得るような承認フローを設定しておきましょう。
また、カード会社の利用通知サービス等も活用し、限度額に近づいた際のアラート機能を導入することで、カード利用者に過大利用予防の注意喚起をすることができます。
小口現金の残高やクレジットカードの利用履歴のチェック体制を構築する
効果的なチェック体制の構築には、定期的かつ複数名による確認が不可欠です。小口現金の管理では、残高確認と現金出納帳との照合を行い、一定期間ごとに照合結果についてチェックを実施します。
これと同様の管理ができるように、クレジットカードにおいてもカード利用者による購入明細等の提出を義務付け、請求書等とのカード利用明細の照合作業を行います。チェックの際には特に、「私的利用」「領収書（購入明細書）等の保管」「利用目的の妥当性」に重点をおきましょう。
確認作業により発覚した不適切な利用については、即座に是正措置を講じる体制を整えておきます。また、定期的な内部監査によりチェック自体の有効性を評価することも重要です。
法人クレジットカードを利用すれば小口現金は不要になる？
少額取引の一部においては、法人クレジットカードだけではできない取引があります。例えば、収入印紙の購入や代金引換郵便物の引換金などについては、現金払いのみとなっており、クレジットカードの利用ができません。
したがって、領収書や契約書に貼付する収入印紙が緊急で必要になった場合などのために若干の小口現金を残しておくほうが便利だと言えます。領収書や契約書も課税文書として作成するのではなく、電子契約等に変更すれば印紙税がかからなくなります。
今後は、キャッシュレス化、そしてペーパーレス化の中で電子契約等についても検討すれば、キャッシュレス化もさらに進むでしょう。
コーポレートカードと連携できる経費精算システムなら、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！
小口現金管理に代わって、経費精算にかかる時間を大幅に削減するシステムとして、マネーフォワード クラウド経費をご紹介します。
経費精算業務においては、様々なケースが想定されます。それぞれの金額は大きくなくても、個々の取引が積み重なると膨大な時間も手間もかかる作業です。
マネーフォワード クラウド経費を導入すると、それらの課題を以下のように解決できます。
- （課題）経費精算における申請書作成や領収書の添付が面倒
（解決策）データ連携により手作業による時間や人為ミスを削減できます。
- （課題）経費精算の申請書提出・承認のために出社が必要
（解決策）スマホアプリやWebからの操作により申請・承認が完結できます。
- （課題）小口現金管理に時間も手間もかかる
（解決策）マネーフォワード ビジネスカード*と併用で立替精算が不要になります。
＊マネーフォワード ビジネスカードは、経費精算用カードとして従業員や部署ごとに配布することで、立替精算が不要となる業務効率アップにつながるコーポレートカードです。
参考：
小口現金からカード運用に変更する際は慎重に！
小口現金の運用を継続するか、あるいは併用を開始してデジタル化を一歩進めるかは、各企業の状況や業務フローに応じて慎重に検討することが重要です。
小口現金からクレジットカードやコーポレートカードに移行する際、個々の担当者に「今までの業務が不要になった」のではなく、「今までの業務が進化した」と認識してもらうことも大切です。
そのためには、変更計画当初から業務フローやシステム導入について説明し、この変更が会社や担当者にとって重要な意味を持っていることを周知する期間が必要です。一足飛びな変更により、現場が混乱することは避けましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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