- 更新日 : 2024年8月8日
電子帳簿保存法における保存期間と保存方法まとめ
個人事業主や法人は、作成した帳簿や書類などについて一定期間保存しなければなりません。これは、紙による保存や、電子帳簿保存法で規定する電子データによる保存など、保存方法が変わっても同様です。この記事では、電子データで保存する場合の保存期間と保存方法について解説していきます。
目次
そもそも電子帳簿保存法とは？
国税関連の帳簿書類の保存は、原則、紙で行うものとされていますが、電子帳簿保存法に対応した保存を行い、所轄の税務署に承認申請をすれば、電子データによる保存も容認されます。
電子帳簿保存法とは、電子データとして帳簿や書類を保存する場合、信頼できるデータとして保存が行われるように保存要件などを規定した法律です。帳簿を電磁的記録やCOMで保存する場合、書類をスキャナ保存する場合、電子取引が行われた場合で、電子保存の規定や要件が定められています。
なお、令和4年1月1日より電子取引の情報における電子保存の義務化が開始されました。なお、令和5年12月31日までの間は、事情により電子保存に対応できず、出力書面での提出等ができる場合は出力書面での保存も認められます（税務署に、電子保存に対応できない事情があることを認められる必要があります）。
令和5年の法改正では、令和5年12月31日を期限に上記の経過措置は廃止されます。ただし、次の要件をすべて満たす場合は、電子データを保存する際に「改ざん防止の要件（タイムスタンプ等）」「検索機能の確保の要件」「見読可能装置の備付けの要件」などの保存要件が不要となります（※令和6年1月1日以後に行う電子取引について適用）。
- 相当の理由があると認められる場合（事前の手続は不要）
- 電子データの出力書面の提示や提出が求められたら、それに応じられるようにしておくこと
- 電子データのダウンロードが求められたら、それに応じられるようにしておくこと
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、こちらをご参照ください。
電子帳簿保存法の申請方法
電子帳簿保存法に定められている帳簿や書類を電子保存する場合、管轄の税務署で承認申請を行わなくてはなりません。申請にあたっては、以下のような準備が必要です。
- 電子保存をしたい帳簿や書類を決める（個別に申請が可能です）
- 電子保存に移行する日付を決める
- パソコンやプリンターなど、使用する電子計算機の機種や台数などを把握しておく
- いつでも使えるように電子計算機の操作説明書を準備しておく
- 電子保存にあたり、使用するプログラムを準備しておく
（会計ソフトやタイムスタンプが利用できるソフトなど） - 帳簿書類の電子保存の要件と、要件を満たす措置を確認する
（要件を満たせていない場合は、要件を満たせるよう対策する）
上記の準備を整えた上で、承認申請書に記入、添付書類を用意して管轄の税務署に提出します。
申請期限
帳簿書類の電子保存を申請する場合、提出期限という意味では明確な期限はありません。しかし、承認申請を行った日で適用開始できる日付が変わってくるため、適用開始日から逆算して申請する必要があります。提出時期は、適用開始の3ヶ月前の日までです。1月1日から開始の場合は、9月30日までに申請しなければ適用できません。
※令和3年度の税制改正により、令和4年1月1日以後は、原則、事前承認制度が廃止されました。
申請方法や申請期限については、下記の記事で詳細を解説していますので、そちらをご覧ください。
電子帳簿保存法における保存期間は？
帳簿書類については、紙による保存、電子保存、いずれの方法でも一定期間保存することが決められています。紙によるか電子保存によるかで、保存期間が変動することはありません。ここからは、保存期間の詳細を解説していきます。
帳簿書類・電子データの保存期間は7年
電子データを含め、帳簿書類の保存期間は、法人の場合ですと確定申告書の提出期限翌日より7年です。以降は保存義務がありませんが、7年間は帳簿書類を保管しておく必要があります。なお、法人が電子取引による電子データのやり取りを行った場合も同様、保存義務は7年です。電子保存の場合は、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たしつつ、過去7年間分のデータを保存しなくてはなりません。
※個人事業主に関しては保存期間が5年のものもあり、白色申告と青色申告で異なります。
欠損金の繰越控除を受ける場合、保存期間は最長10年
設備投資や事業の売上落ち込みなど、さまざまな理由で、企業の利益がマイナスに転じることがあります。欠損金とは、その期のマイナスの利益、つまり純損失のようなものです。（正確には、税務上の益金から損金を控除したマイナスの額を指します）
青色申告の事業年度に欠損金が生じた場合は、以降10年以内に渡って、繰越控除、つまり所得から欠損金の額を差し引くことができます。繰越控除は、100分の50を限度に、中小法人などでは所得額を限度に欠損金分を控除可能です。繰越控除は10年以内であればできることから、例外として、欠損金が生じている場合には、帳簿書類の保存期間が最長10年まで延びます。
※個人事業主の繰越控除は3年以内であるため、法人のように最長10年保存する必要はありません。
電子化した後の紙書類の保存期間は1年以内？
受領した書類などをスキャンして保存する場合、電子データのほかに、元データである紙データが手元に残ります。元データを捨てても良いのかという点が大きな問題です。元データの破棄に関しては、電子データ保存の承認申請日で破棄できる期間が異なります。
平成27年9月30日以後に行われた承認申請は、例外を除き、請求書などの重要書類は定期的検査が行われるまで保存しなければなりません。当時、定期的検査は1年に1回以上と定められていたため、おおむね1年以内には破棄できると考えて良さそうです。
帳簿書類の保存方法と電子保存の運用
電子帳簿保存法の保存の仕方は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引に区分されており、それぞれ保存要件が異なります。
電子帳簿等保存の保存要件
電子帳簿等保存は、一貫してコンピューターで作成した帳簿や発行書類を電子保存することです。方法としては、電子データで保存する方法とCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）で保存する方法があります。ここでは、主流の電子データでの保存要件について見ていきます。
電子データで保存する場合、電子帳簿等保存法に基づいた保存をするときは、以下の要件を満たさなければなりません。
- システム関係書類等の備付けがあること
- 保存場所に必要な機器や操作マニュアルを備付け、速やかに整然かつ明瞭に出力できるようにしておくこと
- 税務職員の質問検査権に基づき電磁的記録のダウンロードに応じられるようにしておくこと（※別の指定の要件を満たすときは不要）
以上、少なくとも3つの要件を満たせば電子帳簿等保存ができるようになっています。電子帳簿保存法の改正が行われましたので、令和4年1月1日以降の帳簿書類を電子保存する場合は税務署長の事前承認の手続きも必要ありません。要件を満たした上でシステム上に保存しておくことで電子帳簿保存法に適した電子保存ができます。
なお、電子帳簿等保存の帳簿保存については、さらに要件が厳しく設定された優良の要件も設けられています。過少申告加算税の軽減措置を受ける場合は優良の要件を満たした電子帳簿等保存が必要です。
スキャナ保存の保存要件
スキャナ保存は、書面で受け取った書類を電子保存することです。契約書や領収書など、国税関係書類にあたるほとんどの書類が対象となっています。
電子帳簿等保存同様、法改正があったため、令和4年1月1日以降の書類を電子保存する場合は税務署長から承認を受けるなどの手続きは必要ありません。
スキャナ保存に関しては、重要書類と一般書類とで保存要件が異なります。重要書類は契約書や請求書などの資金や物の流れに直結するような書類のことです。一般書類は、検収書や見積書など資金や物の流れに直結しない重要性の低い書類になります。
例えば、重要書類に該当する場合は、以下の保存要件を満たさなければなりません。
- 入力期間の制限（早期入力方式または業務処理サイクル方式による入力）
- 200dpi相当以上の解像度
- 3色256階調以上でのカラーでの読み取り
- タイムスタンプの付与（※一部条件を満たすときは不要）
- 解像度や階調情報の保存
- 大きさ情報の保存（※A4以下は不要）
- ヴァージョン管理（訂正削除の確認、または訂正削除ができないシステムの利用）
- 入力者等情報の確認
- スキャン文書と帳簿との相互関連性保持
- 見読可能装置の備付け（14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンター、操作説明書の備付け）
- 整然かつ明瞭な出力
- 拡大縮小して出力できること
- 4ポイントの文字を認識できるよう出力すること
- システム開発関係の書類の備付け
- 検索機能の確保（取引年月日や取引金額・取引先で検索できる、など）
一般書類の場合は入力期間が重要書類ほど厳格でないなど条件が少し緩和されますが、それでも電子帳簿等保存や電子取引と比べて求められる保存要件は多いです。まず、要件に適したシステム（タイムスタンプシステムなど）やスキャナが必要になるほか、要件に適したディスプレイやプリンターなどの備付けも必要になります。
なお、令和5年の法改正では、上記の要件に以下のスキャナ保存の要件緩和措置が設けられました。
- 入力者情報の登録不要
- 解像度や階調・大きさのスキャナで読み取った際の情報が保存不要
- 相互関係性を求める書類を重要書類のみに限定
電子取引の保存要件
電子帳簿保存法における電子取引は、電子メールやシステム間など電子取引により受け取った書類を電子保存することです。
以前は任意でしたが、電子帳簿保存法の改正により、すべての事業者が電子取引による書類は電子保存することが義務付けられました。ただし、令和5年12月31日までは、経過措置として印刷して保存することも認められています。
- 電子取引の保存要件は次のとおりです。
- システム概要書類の備付け（※自社開発に限る）
- 見読可能装置（ディスプレイやプリンターなど）の備付け
- 検索機能の確保（※規則的なファイル名の設定や検索簿の作成なども可）
- 改ざん防止措置
改ざん防止措置に関しては、以下のいずれかを行う必要があります。
- タイムスタンプが付された書類を受領する
- 書類を受領後、速やかにタイムスタンプを付す
- 削除訂正の履歴が残るあるいは削除訂正できないシステムを利用する
- 削除訂正防止の事務処理規程の備付け
電子取引の電子保存は義務となったため、誰でも要件をクリアしやすいようにスキャナ保存と比べるとシンプルな保存要件になっています。
保存期間が終了した帳簿書類の処分方法
紙で保存しているデータに関しては、シュレッダーなどを利用して、情報を読み取れないようにした上で破棄するのが通常です。電子データの場合は、復元できないようソフトウェアを利用して完全にデータを削除するなどの方法があります。
ただし、保存期間は、あくまで税法上の保存期間です。削除しなければならない個人情報などが含まれていない限り、保存期間を超えて帳簿書類を保存していても特に問題はないと考えられます。特に、帳簿や決算書などの書類に関しては、会社の経営にかかわる重要な情報であるため、税法上の保存期間が過ぎたからといって、必ずしも処分する必要はありません。
重要なのは、保存期間が定められている帳簿書類は、保存期間までしっかり管理し、保管しておくことです。そして、管理のために運用方法を決めて、いつでも情報を取得できるようにする必要があります。
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よくある質問
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子データとして帳簿や書類を保存する場合、信頼できるデータとして保存が行われるように保存要件などを規定した法律です。詳しくはこちらをご覧ください。
電子帳簿保存法における保存期間は？
電子データを含む帳簿書類の保存期間は、法人の場合、確定申告書の提出期限翌日より7年です。詳しくはこちらをご覧ください。
帳簿書類の保存方法は？
電子データによる保存方法、スキャナ保存の方法、マイクロフィルムの保存方法があります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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