• 更新日 : 2024年7月23日

固定資産管理について業務内容や管理手順などを解説

企業が所有する固定資産の管理は、効率的な経営を実現する上で極めて重要です。
ただし固定資産にはさまざまな種類があり、またそれぞれを異なる部署が所有していることも少なくありません。その結果、固定資産管理の業務内容は複雑化し、難易度も高まる傾向にあります。

そこで本記事では、固定資産管理の概要や手法などについて説明し、固定資産管理システムを活用するメリットについても解説します。

固定資産管理の必要性

固定資産とは長期間にわたって使用や保有が行われる資産のことを指し、建物、機械、土地などが含まれます。
固定資産管理は固定資産の詳細な内訳や金額、取得価額などを正確に把握し、管理を行う業務です。

この章では固定資産管理がなぜ必要なのかについて説明していきます。

固定資産を維持・保全するため

企業にとって、固定資産は業務遂行に不可欠な資産です。その固定資産を効果的に利用するためには適切な管理が欠かせません。

管理が不十分だと、あるべき場所に固定資産がないことに気付き、新たな固定資産を購入しなければならないなどの無駄が発生します。
また、固定資産が劣化しているにもかかわらず使用を続けることで、従業員が怪我をするなどの事故が発生する可能性もあります。

これらの損失やリスクを未然に防ぐためには、固定資産の適切な管理が必要です。

減価償却費を算定するため

固定資産を管理することで、企業内の減価償却資産を把握できます。固定資産管理台帳に記録された各資産の耐用年数や状態、メンテナンス履歴をもとに、減価償却を正確に計算することができます。

固定資産税を節税するため

固定資産には固定資産税がかかります。通常固定資産が多いほど税金も高くなるため、不要な固定資産は処分することで節税につながります。

固定資産の管理手順

固定資産管理業務は、企業の財務諸表の正確性を確保し、税務上のリスクを低減するために不可欠なものです。主要な管理手順は以下のとおりです。

①会計上の処理

固定資産の取得時に請求書を元に支払いを行った後、会計処理を行います。償却資産の場合は、期末に資産の耐用年数や償却率に基づいて減価償却を計算します。

②固定資産台帳への記入

固定資産の管理のためには、固定資産台帳への記録が必要です。この台帳は、固定資産の取得から処分までの経緯を追跡するためのものです。新規の取得があった場合は詳細を記録し、その内容を明確に特定できるようにしておく必要があります。

固定資産台帳は税務申告において不可欠ですが、その内容について厳密な規定は存在しません。ただし企業内で統一された記録基準を設定しておかないと、後で混乱が生じる可能性があります。

固定資産台帳に記載されるべき項目には、例えば以下のようなものがあります。

  • 資産の名称
  • 固定資産管理番号
  • 取得日や事業供用開始日、除去日
  • 設置場所や管理部門
  • 用途
  • 取得価額
  • 数量
  • 償却方法
  • 耐用年数

企業内でリースを利用する場合には、リース資産台帳を別途作成して管理する場合が多いです。

③ラベルの貼付

固定資産を識別するには、対象資産に管理ラベルを貼る必要があります。具体的には、機械や設備などの固定資産に、固定資産台帳に記載された固定資産管理番号が入ったラベルを貼るなどの方法があります。

管理ラベルには、固定資産管理番号に加えて、以下のような情報が記載されるのが一般的です。

  • 資産の名称
  • 型式
  • 取得日
  • 管理者名
  • 購入先
  • 保守契約先

最近ではバーコードを用いた管理ラベルが一般的になっています。耐用年数が長い場合は、汚れに強いラベルを選択することが推奨されます。

④棚卸の実施

固定資産の管理において、最も手間のかかる作業が棚卸です。通常は年に1~2回の頻度で行い、固定資産台帳と実際の資産状況を照合します。

棚卸の際は、固定資産台帳に記載された移動、売却、廃棄などの状況が正確に反映されているかを確認します。また、不要な資産の処分や、不明な資産の追加がないかを確認します。

また棚卸では資産の存在だけでなく、稼働状況や破損の有無も確認します。資産が破損している場合は、固定資産台帳に記載して情報を共有することが重要です。

固定資産管理の手法

固定資産管理の具体的な手法には、代表的なものとして以下2つがあります。

  • エクセルを用いた管理
  • 固定資産管理システムを用いた管理

エクセルを用いて固定資産を管理する際には、無料のテンプレートを利用するのが一般的です。弊社からもテンプレートを提供をしておりますので、以下のページからダウンロードしてご活用ください。

参考:マネーフォワード「固定資産台帳のテンプレート(エクセル)一覧

また、エクセルではなく固定資産管理をサポートするシステムを活用することで、固定資産台帳の作成をはじめとした業務を効率化できます。
固定資産管理システムを利用するメリットについては、次の章で詳しく説明します。

固定資産管理システムのメリット

固定資産が増えると、一部の管理が手付かずになる企業も珍しくありません。固定資産管理システムの導入は管理の効率化に役立ちます。以下で固定資産管理システムを利用するメリットについてご紹介します。

固定資産の一元管理

固定資産は取得、移動、除却、廃棄だけでなく、売却や貸与、メンテナンスなど状況が常に変わるため、台帳の情報が実態と乖離してしまうことがあります。さらに、管理部署と使用部署が異なることもあり、情報の更新が滞ることもあります。

しかし、固定資産管理システムを導入すれば、台帳がシステム上で一元管理されます。情報のタイムリーな更新が可能になり、情報の乖離が少なくなります。

多様な償却方法に対応

固定資産システムを利用すれば複雑な減価償却費の計算を自動化できます。また、リース資産にも対応しているものも多く、最新の税法・会計基準にも準拠しているため、正確な処理が可能になります。

マネーフォワード クラウド固定資産の導入事例

弊社が提供している固定資産管理システムとして「マネーフォワード クラウド固定資産」があります。この章ではその導入事例として株式会社エス・エム・エス様の事例をご紹介します。

導入前の課題

株式会社エス・エム・エス様はそれまで利用していたERPのユーザーインターフェースが悪くオペレーションが煩雑になっていました。また、申告書類のアウトプットが効率的に実施できていませんでした。さらに日本の税務基準を満たした償却資産申告や法人税別表の作成に対応できていない状態でした。

導入後の効果

「マネーフォワード クラウド固定資産」を導入した結果、固定資産管理業務にかかる工数が半分に削減されました。また償却資産の税務申告にかかる工数を3分の1まで削減できました。さらにリカバリ工数が削減できたことで、業務がよりスピーディーに進むようになりました。

詳しくは以下をご参照ください。

まとめ

固定資産の管理においては、大量の情報を処理し複雑な計算を行う必要があります。しかしエクセルでの管理に限界を感じる方は少なくないでしょう。

こうした課題を解決するのが、固定資産管理システムです。是非「マネーフォワード クラウド固定資産」のご利用をご検討ください。


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