- 更新日 : 2024年8月8日
経理業務を効率化したい中小企業必見！具体的な方法や経理に必要なスキルを紹介
中小企業の経理業務は、人手不足の場合が少なくありません。
クラウド会計や経理代行は解決手段のひとつですが、自社の業務にマッチしているかどうかを検証せずいきなり導入すると問題が起こるリスクがあります。
本記事では、中小企業の経理の流れと業務の効率化、中小企業の経理担当者に求められるスキルについて解説します。
目次
中小企業に求められる経理業務効率化の現状
一般的に、大企業においては組織内の役割分担が明確であり、社員一人ひとりの仕事の範囲が決められている点で専門性が高いという傾向があります。一方、中小企業においては、実際のところ一人で多くの業務範囲をカバーせざるを得ない状況です。
同じ経理業務であったとしても、企業規模が異なれば伝票の流れや決済までのやり方に違いがあって当然と言えます。その一方で、経理業務の根幹部分においては企業規模の大小に関係ないものもあります。
しかしながら、駆け出しでまだ上場を視野に入れていない中小企業等では、経理業務は利益を生まない間接業務として、経費や人員削減の対象になりやすい傾向にあります。経営者がバックオフィスもおこなっており、目の前の作業が山積みで、税務申告と金融機関への提出書類の作成に追われる会社では、リソースが不足しやすいという状況もあるでしょう。
そのような状況下では、経理業務を効率化しながら少ない時間で確実に経理業務を回していくことが必要となるのです。
経理業務を効率化する必要性
しかしながら、中小企業においても、経理を適切に行い経営状況を適時に把握することは、経営を行っていくためには非常に重要です。そのためには、経理業務そのものを効率化して少ない時間で業務を回していくことによって、少ないリソースで適切な経理処理を実現していく必要があります。
クラウド会計や経理代行の導入で業務効率化は可能？
そんな中で今、脚光を浴びているのは、クラウド会計と経理代行（経理のアウトソーシング）です。大企業の場合は一括で経理業務をアウトソーシングすることで人件費の削減ができます。また、中小企業の場合はなかなか増やせない人材の代替手段として利用できます。
ただし、クラウド会計と経理代行にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、特徴についてはしっかり確認しておきましょう。
クラウド会計のメリット・デメリット
クラウド会計とは、インターネット経由で会計システムを利用するサービスです。システムは簡単な経理知識があれば使い始めることができます。クラウド会計を使用するメリットとしては以下のような点があります。
- 銀行からのデータ連携等で入力の手間が削減できる
- 人工知能が仕訳のサポートをしてくれる
- いつでもどこでも使え、リモートワークも可能となる
デメリットとしては、以下のような点があります。
- 会計システムを変えることによって経理担当者や他の作業者の作業手順が変わる
- 顧問税理士と違うシステムを利用する場合には、情報連携に別の手間がかかる
- 会計の取り消し記録が残らないものがある
経理代行のメリット・デメリット
経理代行とは、経理業務を専門会社に委託することです。
記帳だけでなく、支払や入金の管理、決算・確定申告に至るまで外部に委託でき、費用対効果が期待できる点がメリットです。
一方でデメリットもあります。経理代行は社内の人間ではないため、自社の内容を社外の人にもわかりやすいように整理していくことが必要となります。その手間が場合によっては経理代行によるメリットを上回ることがありますので、導入には注意が必要です。
また、情報漏洩のリスクや誤処理のリスクなどもありますので、どこを任せるかなどについては十分な検討が必要となります。
クラウド会計も経理代行も、その仕組みが企業にマッチしていれば費用対効果が期待できますが、マッチしていない場合はかえって効率が低下するリスクもあります。クラウド会計や経理代行ありきで考えず、まずは身近な業務を見直してからどの手段を選ぶかを考えた方が良いでしょう。
経理業務の効率化のために全社的に取組むべきこと
経理業務効率化のために他部門ができる業務を考える
業務効率化とは、生産性を高めるための施策のひとつです。個々の業務がシンプルで短時間に終わることは重要ですが、その業務そのものが本当に必要かどうかを考えることが生産性向上につながります。業務の取捨選択は、経理担当だけでなく部門を越えて考えるのが生産性を高めるポイントです。
部門間での情報の連携が取れていない場合には、他の部門から経理処理のために必要な情報を集計・報告してもらう必要があり、経理に必要な情報を取得・整理するだけで手間と時間を要します。そこからさらに経理処理を行うため、どうしても効率が低下します。
現場で行っている作業を経理業務に共通して利用できるように調整するだけでも、大きな効率化が図れることがあります。それを会計システムに連動できるようにすれば、もっと効率化が図れます。いかに、会計システムで処理しやすい形に現場の処理内容を変化させていくことができるかがポイントです。
実際には、他の部門の作業を増やしたり、今まで部内でやっていた業務を省略したりするには他部門の理解と協力が欠かせません。経理の効率化のためだけではなく、現場の効率化もふまえた改善提案を行うことが必要です。予算や決算の資料作成や評価のタイミングで思い切った提案をすると、改善が行われやすいです。
また、経理部門が将来を見据えた能動的な業務や提案をすることは、他部門が経理に抱く印象を良い方向に変えるという大きなメリットもあります。攻めの提案をすることで、「経理は事後的、受動的な処理ばかりする業務で利益を生まない間接部門だ」との見方を打ち破ることもできるためです。
経理業務を効率化するために全社でできる取組の事例
業務を実際に担当している人や既にあるサービスを利用することによって、確認作業や入力ミスを減らし、作業時間を短縮することができます。
例えば、
などは業務見直しの一例です。
各業務の担当者が業務の根本的な見直しをした上で、経理部門に特化される業務の見直しに入ります。経理の業務フローは、日次、月次、年度と異なったサイクルの業務が同時進行します。この中で、いかに日次や月次の作業を削減し、簡素化するかを考えます。
業務効率化のために経理担当に求められるスキルとは？
では、中小企業の経理担当者が業務効率化を行うにあたって最も必要なスキルとは何なのでしょうか。
最も必要とされるのは、業務フローそのものを俯瞰でとらえられる力です。会計処理というと難しいものと考えられがちですが、要は会社の活動をお金に置き換える作業のため、まずは業務フローを俯瞰でとらえ、どこをリプレースすれば効率化できるかを見極める力が必要となるのです。業務フローをフローチャートで記載できる能力を身に着けると改善が見込まれます。
また、現在においては、「ITスキル」も重要です。上記で把握した業務フローのうち、どこをITによって置換すれば効率化できるかを提案するためには、ITスキルも重要となるからです。
プログラムやエクセルのマクロで効率化が図れれば一番よいのですが、適切なクラウドサービスを導入したり、一部をエクセル作業に置き換えたりするだけでも効率化が図られる場合があります。
経理業務において、先を読んだ能動的な業務を進めるには、計数管理能力や財務提案力などの高度なスキルが必要です。しかし、このような経理センス、会計リテラシーといったものは、経験値がものをいう世界でもあり、時間をかけて身につけていくものです。
しかし、エクセルやシミュレーションソフトの導入などにより、過去データの分析や将来のシミュレーションなどを行うことができれば、経営に資する経理部門として、経営層に強くアピールすることができます。
経理知識とITスキルで業務効率化を図りましょう
中小企業の経理における業務の効率化とそのためのスキルについて解説しました。クラウド会計や経理代行は便利です。しかし、経理担当者は、ただ導入するのではなく、自社の業務フローを俯瞰して整理した上で、自社の経理業務とどこまでマッチするのかを確認し、時には各部門に業務そのものの取捨選択を問い合わせる必要もあります。
この作業をスムーズに進めるために、経理担当者は、経理の業務知識とITスキルを駆使して、導入効果や課題を提案することも求められるでしょう。
よくある質問
クラウド会計や経理代行の導入で業務効率化は可能？
仕組みが企業にマッチしていれば費用対効果が期待できますが、マッチしていない場合はかえって効率が低下するリスクもあります。詳しくはこちらをご覧ください。
経理業務の効率化のために全社的に取組むべきことは？
業務そのものが本当に必要かどうかを、経理担当だけでなく部門を越えて考えるのがポイントです。詳しくはこちらをご覧ください。
業務効率化のために経理担当に求められるスキルとは？
業務フローそのものを俯瞰する力やITスキルが重要となります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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