作成日 : 2024年12月9日

旅費精算とは？無料テンプレートや領収書なしの扱いについても解説

旅費精算とは、出張にかかった費用を精算することです。出張前に仮払いで従業員に渡すケースと、出張後に対象金額を従業員に渡すケースがあります。

精算にあたって作成が必要な出張旅費精算書は、テンプレートを活用すると便利です。本記事では、振込と小口精算どちらで対応すべきかや、領収書なしの場合の旅費精算の扱いについても解説します。

旅費精算とは
- 旅費に含まれる費用
旅費精算の手続きの流れ
- 事前に仮払精算する場合
- 事後精算する場合
出張旅費精算書とは
- 従業員が精算書を書く時のポイント
- 経理担当者が精算書をチェックする時のポイント
出張旅費精算書の無料テンプレート
旅費精算は振込と小口精算どちらがよい？
- 振込のメリット・デメリット
- 小口精算のメリット・デメリット
旅費精算は領収書なしでも可能？
旅費精算時は金額に注意しよう

旅費精算とは

旅費精算とは、従業員が出張した際に発生する宿泊費や交通費などの費用を精算する業務のことです。旅費精算のタイミングは、会社や出張の内容などによって異なります。

ここから、旅費に含まれる費用について確認していきましょう。

旅費に含まれる費用

旅費に含まれる費用の具体例は、主に以下のとおりです。

出張に向かう際・戻る際に利用する電車代や新幹線代、航空券代などの交通費
出張時に宿泊したホテルの代金（宿泊費）
出張中に移動で使うタクシー代
会社の旅費規定に基づき支出する日当

なお、一般的に出張中の食事代は旅費に含めません。出張先での会食などで支払ったお金は、接待交際費として計上します。

旅費精算の手続きの流れ

旅費精算の手続きの流れは、精算のタイミングによっても異なります。旅費精算の主なタイミングは、「従業員が出張する前に仮払金を受け取る（事前に仮払精算する）」か、「出張中は従業員が立て替えて、戻ってから精算する（事後精算する）」かの主に2つです。

それぞれの流れを解説します。

事前に仮払精算する場合

仮払精算とは、あらかじめかかる経費の目安を計算し、支払い前に従業員に渡しておくことです。従業員が出張中に自分のお金で立て替えする負担や手間を軽減できます。

事前に仮払精算する場合の主な流れは、以下のとおりです。

出張者が仮払申請書を作成し、会社に提出する
上司や決裁者が仮払申請書の内容を確認し、承認する
（問題がある場合は差し戻しする）
承認を得た仮払申請書を経理担当者が確認し、出張者に直接現金を渡すか、銀行口座に振り込む
経理担当者が出張者から受け取りのサインや印鑑を申し受ける
経理担当者が、支出したお金を「仮払金」として計上する
出張を終えた従業員が仮払経費精算書（出張旅費精算書）を作成し、領収書と一緒に会社に提出する
上司や決裁者の承認を得たら、経理担当者と出張者の間で差額を精算する
経理担当者が精算した分を仕訳する

仮払申請書には、出張者の氏名や日付、金額や経費の使用目的などを盛り込みます。

事後精算する場合

事後精算は、事前に仮払精算する場合に比べて、手続きの手間を省ける点がメリットです。ただし、出張中に自分のお金で一時的に払わなければいけない分、出張者に一定の負担がかかります。

事後精算する場合の一般的な流れは、以下のとおりです。

（出張者が事前に旅費の申請をする）
出張中に発生する交通費・宿泊代などを出張者が自分で負担する（立て替える）
出張を終えたら、領収書などを参考にして出張旅費精算書を作成する
領収書と一緒に出張旅費精算書を会社に提出し、上司や決裁者の承認を得る
（問題がある場合は差し戻しする）
承認を得た出張旅費精算書を経理担当者が確認し、出張者に直接現金を渡すか、銀行口座に振り込む
経理担当者が、支出した金額について仕訳する

なお、出張前に旅費の申請が必要かどうかは、会社の規定によります。とくに高額な場合は、支払ってから差し戻しになって困ることのないよう、あらかじめ提出して確認しておいたほうがよいです。

出張旅費精算書とは

出張旅費精算書とは、従業員が出張に関するお金を受け取るにあたって提出が必要な書類のことです。一般的に、出張する従業員が作成した出張旅費精算書に基づき、経理担当者が対象金額を支給します。

ここから、従業員が精算書を書く時のポイントと、経理担当者が精算書を書く時のポイントをそれぞれ確認していきましょう。

従業員が精算書を書く時のポイント

従業員が精算書を書く時の主なポイントは、テンプレートを活用することです。最初から自分で作成するよりも手間を省けるうえに、記入漏れも防げます。ただし、会社でフォーマットが指定されている場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

また、精算書の作成作業に時間をかけ過ぎて、通常業務が疎かにならないようにすることも重要です。出張前・出張中に基本情報を入力しておいたり、支払いのたびに後で理解しやすいよう簡単にまとめておけば、作成時間を短縮できます。

さらに、スムーズに承認を得るために、見やすくわかりやすい精算書を作成することも大切です。費用が発生した時系列で記入する、なぜ発生したのか理由を簡潔にまとめるなどを心がけましょう。

経理担当者が精算書をチェックする時のポイント

経理担当者が精算書をチェックする時の主なポイントは、記入漏れがないかを確認することです。あわせて、申請内容に対応する領収書・レシートが添付されているかもチェックしましょう。

また、精算書に記載されている金額と、エビデンスとなる領収書・レシートの金額が一致しているか確認することも大切です。事前に仮払精算している場合は、残金と計算結果が一致するかも、チェックします。

さらに、計算があっていても、金額が不自然な場合は従業員に確認しましょう。疑問に感じたことは念の為確認しておくことで、ミスや不正を未然に防げます。

出張旅費精算書の無料テンプレート

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旅費精算は振込と小口精算どちらがよい？

旅費精算において、振込と小口精算のどちらがよいかは断言できません。そこで、精算方法を検討する際は、それぞれのメリット・デメリットを理解しておくことが大切です。

ここから、振込と小口精算のメリット・デメリットをそれぞれ解説します。

振込のメリット・デメリット

出張後に提出された出張旅費精算書に基づき、出張者の銀行口座に振り込む方法を用いれば、現金の管理が不要なため、盗難・紛失リスクを軽減できる点がメリットです。また、現金の管理が不要な分、担当者の手間もかかりません。

一方で、振り込むまでに一定の時間を要する分、出張者が現金を受け取るまでに時間がかかることがデメリットです。また、利用する銀行によって振込手数料が発生する場合もあります。

小口精算のメリット・デメリット

そもそも、小口精算とは会社で用意している小口現金を使って経費精算することです。仮払精算や経費精算をすぐにできるように、各支店や各部署などに少額の現金を置いておきます。

旅費精算に小口精算を用いる主なメリットは、出張者がその場で現金を受け取れる点です。銀行口座に振り込まれるまでの時間を省ける分、出張者の負担を軽減できます。

一方で、担当者が小口現金を管理しなければならない点がデメリットです。小口精算する場合、担当者は小口現金に過不足がないかを確認したり、都度帳簿に記載したりしなければなりません。現金を盗まれたり、従業員に不正に使用されたりするリスクも高まるでしょう。

旅費精算は領収書なしでも可能？

一般的に、旅費精算時には領収書を添付しなければなりません。なぜなら、領収書をつけることにより、従業員が本来かかった額以上を不正に請求することを防げるためです。

また、消費税法上も課税仕入れなどにかかる消費税額を控除するには、適格請求書などを保存することが義務付けられています。そのため、出張前の従業員には、領収書の提出が必要であることを伝えておきましょう。

ただし、旅費を立て替えた従業員から「領収書がないが精算してほしい」と言われた場合でも会社が認めれば支出可能ですし、状況によって仕入税額控除が可能です。たとえば、3万円未満の公共交通機関による旅客の運送は適格請求書の交付義務が免除されるため、適格請求書が無くても仕入税額控除が可能です。

なお、どうしても領収書を発行してもらえなかった場合には、3万円以上の交通費でも日付・金額・支払先・行き先などを記しておくことで「領収書なし」でも対応できる場合があります。

参考：国税庁 No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存

旅費精算時は金額に注意しよう

旅費精算とは、従業員が出張した際に発生する宿泊費や交通費などの費用を精算する業務を指します。経理担当者は、旅費精算時に精算書と領収書の金額が一致しているか、不自然な金額ではないかなどをチェックすることがポイントです。

旅費精算は、振込・小口現金の方法があります。振込は盗難・不正リスクを軽減できる点、小口現金は出張者にスムーズに支給できる点がメリットです。

また、旅費精算は、金額によって領収書なしでも対応可能な場合があります。ただし、不正につながりやすいため、極力領収書の添付を出張者に促しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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