社内連絡から会計まで！中小企業の業務効率化クラウドサービス6選

最近では様々なクラウドサービスが登場しています。ファイル保管、データ共有、社内の情報共有、スケジュールの共有をはじめ、財務会計、業務支援といった企業内部の業務効率化ができるサービスもあります。

また、クラウドサービスのほとんどは利用料が安かったり、一部の機能は無料で利用できたりします。そのため導入障壁が低く、費用対効果が高いサービスが多くあります。資金的余裕が大きくない中小企業こそ、クラウドサービスを利用することで、多大なメリットを得ることができるのです。

そこで今回、クラウドサービスの中でも特におすすめな6種類のサービスを紹介します。まだ利用していないサービスがあったらぜひ利用を検討してみてください。

1.社内コミュニケーションをスムーズにするチャットワーク

チャットワークのできること

・メンバーやグループ向けのチャットの送受信
・チャット情報の引用やタスク化がワンクリックでできる

チャットワークのメリット

話し合いをしたいのに会議室が足りない、そんな悩みを解決するのがオンライン上の会議室サービスであるチャットワークです。

プロジェクトごとにグループを作ってチャットをすることができ、会話の履歴を追うことはもちろん、WordやExcelなどの資料を共有することもできます。次の紹介するGoogleドライブのファイルもURLを使えば簡単に共有できます。

また、タスク管理機能を使えば、会議の中で決まった役割も忘れずにいることができるようになります。メールよりも素早く情報を共有できるのがチャットワークを導入するメリットになります。

▼参考
チャットワーク

国際会議でも使われるセキュリティが魅力の　IMAGE WORKS

IMAGE WORKSでできること

・1ファイルあたり10GBまで対応可能
・高いセキュリティ性能
・1ファイル最大50回まで版管理が可能

IMAGE WORKSのメリット

2010年に開催された国際会議APEC JAPAN 2010でも公式写真提供用のクラウドストレージとして採用されたのがこのIMAGE WORKSです。料金は他のクラウドストレージと比較すると割高ですが、そのセキュリティ性能が魅力です。特に企業で扱う情報には漏洩すると広範囲に影響を与えてしまうようなものもあるので、SSL128bit暗号化がされている本サービスは魅力的です。

サーバデータも日次で本体とは異なる媒体に保存していたり、全てのデータが多重バックアップされていること、DBサーバーとストレージサーバーではネットワークセグメントが切り離されているので外部から直接アクセスできないなど他と比較すると非常に高い安全性を持っています。

▼参考
Fuji Film IMAGE WORKS

3.高性能なクラウドお絵かきソフト！クラウドアルパカ

クラウドアルパカでできること

・画像を共同編集できる
・画像をプロジェクトとして整理できる
・様々なテンプレートが使える

5.クラウドアルパカのメリット

クラウドアルパカは本来、漫画を制作するためのツールです。しかし、漫画が描けるということは絵が描けるということでもあります。例えば、サービスのイメージラフやポスターのデザインのアイディアなどを簡単に共有、編集することができます。

先ほど紹介したGoogleドライブでは、資料系の情報の共有に強みがありますが、こちらはアイディア段階であったり、ラフイメージの段階での共有に優れています。新しいアプリのスケッチや、サイトのUIなど、言葉にしにくい情報を絵で共有することができます。

▼参考
クラウドアルパカ

4.スケジュールの調整までできるカレンダーCu-hacker

Cu-hackerでできること

・スケジュールの管理
・スケジュールの調整
・スケジュールの共有

Cu-hackerのメリット

ビジネスは多くの場合、複数人で協力して行います。そんな時に重要になってくるスケジュールもクラウド化して共有することができます。Cu-hackerではスケジュールの管理だけでなく、調整も非常にスムーズにできます。

使い方は非常に簡単で、自分のスケジュールの中で空いている時間をクリックするだけで定型メッセージが作成されます。そのため、毎回文章を考える必要がなく、メール以外のチャットワークなどに貼り付けて利用することができます。
送られたメッセージは予定の提案という形式で相手に届き、提案を受け取った側はメッセージのURLから都合が良い日時を選ぶだけでスケジュール調整が完了します。3人以上のグループ単位でもスケジュールの調整が可能なので日程調整にかかる手間を減らすことができます。

※2020年8月現在、利用不可

5.得意なことに特化しよう！ランサーズ

ランサーズでできること

・仕事を依頼できる
・仕事を受注できる

ランサーズのメリット

アイディアはあるけれど、実現するために必要な技術を持っている人が社内にいない、そんな悩みを小規模な会社は抱えがちです。そんな時にはクラウドソージング大手のランサーズを活用してみてはいかがでしょうか。

ランサーズではウェブサイトの構築や、外国語の翻訳、コンサルティングまで幅広い分野の仕事を依頼することができます。さらに、こういった取引で起こりがちなお金を持ち逃げされたり、受け取れなかったといった事態を防ぐために、ランサーズでは仮入金システムを採用しています。これは、ランサーズが間に入り、一時的に報酬金を預かることで、依頼が完了した段階でお金が支払われるシステムです。
こうしたクラウドソージングを活用することで、今まで以上に本来すべき業務に集中することができるようになります。

▼参考
ランサーズ

6.安全と安心のクラウド会計ソフトマネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドでできること

・確定申告に必要な書類が作れる
・財務状況がグラフ化されたレポートが読める
・金融機関などと提携しているため自動で入力してくれる

マネーフォワード クラウドのメリット

財務会計をクラウド化することのメリットは、財務会計情報を安全に保管できることです。マネーフォワード クラウドではもちろん情報の暗号化に加え、データのバックアップも取ることができます。そのため、端末の破損や災害などで情報が失われるのを防ぐことができます。

また、消費税の税率の変更に伴う計算式の更新など、法律の改正に伴う変更も無料で更新することができます。さらに、1,700社以上の金融機関やカード会社に対応しており、取引明細などを自動で入力してくれる機能もあります。業務支援的な側面ですが、会計ソフトをクラウド化することで多くの時間が節約できるようになります。

▼参考
マネーフォワード クラウド

まとめ

今回は社内SNS系、ファイル保管、共同編集できるドローソフト、スケジュール共有、業務支援、財務会計と、6種類のクラウドサービスを紹介しました。
どれも非常に便利なサービスでありつつ、導入コストが低いのでぜひ導入を検討してみてください。