作成日 : 2024年7月26日

請求代行とは？代行サービスの業務範囲やメリット・デメリット、選び方を解説

自社の業務効率化のために、請求代行サービスの利用を検討することもあるでしょう。請求代行サービスは、請求書の発行だけでなく、与信管理や督促業務まで幅広いサービスを代行するサービスです。

この記事では、請求代行サービスで利用できる業務や、利用する際のメリット・デメリット、サービスを選ぶときのポイントなどについて解説します。

請求代行とは？

請求代行とは、請求書の作成や発行、送付、入金確認といった請求書の発行に関する様々な業務を代行するサービスです。

請求代行を利用するケース

請求業務は毎月発生する上に煩雑で業務が幅広いため、業務負担となっているケースがあります。外部のサービスを利用すれば、請求業務が効率化して負担が軽減し、本業に専念できるようになります。

例えば、以下のようなケースです。

請求書の発行や送付で、人為ミスや時間がかかっているため、業務を効率化したい。
入金の消込管理が大変で、代金の未回収が発生している。
請求代行サービスを利用することで、決済手段を増やしたい。

請求代行サービスの業務範囲

請求代行サービスの業務範囲は、与信管理から督促業務まで幅広くあります。そのため、外注したい業務内容を明確にしておく必要があります。

与信審査などの取引先管理

取引先の信用度や支払能力などを確認する与信審査などを行い、取引先を管理する業務です。取引を行う前に審査を行うことで、代金の未回収のリスクが低くなり、安心して取引を行えます。

請求書の発行・送付

請求書の発行に関する業務です。紙の請求書を発行する場合には、請求書を作成・印刷し、三つ折り・封入して、ポストに投函するといった一連の作業を外注できます。

代金の回収

取引先からの売上代金を回収する業務です。回収された金額から手数料を差し引いた金額をまとめて受け取ることができます。回収代行サービスの中には、貸倒などのリスクに対応するための入金保証を行っている場合もあります。

入金確認・消込

請求書に記載された期日までに代金の入金があったかどうかの入金確認や、入金の消込作業を行う業務です。

売掛金の回収（督促）

期日までに代金が入金されなかった場合に、取引先に督促を行ったり、督促後の入金確認・消込作業を行ったりする業務です。

請求代行サービスを利用するメリット

請求代行サービスを利用するメリットについて解説します。

業務の効率化

煩雑な請求業務を外部に委託することで、本業に集中でき、社内全体の業務の効率化に寄与します。また、請求書の印刷・封入・発送といった事務処理を減らせるだけでなく、代金回収業務なども外注することで貸倒リスクなども軽減可能です。

人員コストの削減

請求業務をアウトソーシングすることで、経理部門の人員不足の解消や、採用コストの削減につながります。

人為的ミスの削減

請求業務を外注しシステムに任せることで、宛先や金額などの誤りや請求漏れといった人為的なミスを減らすことができます。

請求代行サービスを利用するデメリット

請求代行サービスを利用するデメリットについて解説します。

利用料（コスト）がかかる

請求代行サービスの利用には、導入コスト（初期費用）や毎月のサービス利用料・手数料などがかかります。

イレギュラーな対応が難しい

サービス提供会社のスケジュールで処理が行われるため、社内での対応に比べて、突発的な修正や急な内容変更などの事態に柔軟に対応できない可能性があります。

また、請求業務を外注することにより、社内に請求業務に関するノウハウが蓄積されないため、緊急時などに対応できる人材がいないというリスクもあります。

導入時に手間がかかる

請求代行サービスを新たに導入する場合には、社内におけるオペレーションの見直しが必要です。また、取引先にも事前に説明をして、請求書の内容等について了承を得る必要があります。

請求代行サービスの選び方

請求代行サービスを選ぶときのポイントについて説明します。

既存のシステムと連携できるか

業務効率化のためには、請求代行サービスが自社の販売管理システムや会計システムなどと連携できるかが重要です。CSVファイルなどでインポートする連携方法が一般的ですが、API処理などで自動連携できるシステムもあるため、使いやすいシステムを選ぶとよいでしょう。

幅広い決済手段があるか

取引先が支払いを行う場合に、請求代行サービスが対応している決済手段を利用することになります。そのため、幅広い決済手段を選べるほうが、取引先の利便性が向上するとともに、新規顧客の獲得につながる可能性が広がります。

未回収の対応方法はどうか

督促業務や入金保証を行っている請求代行サービスの場合には、代金の未回収などの貸倒リスクを減らすことが可能です。

入金保証は、条件を満たしている取引先の請求に関して、支払期限までに取引先から入金がなくても、手数料を引いた規定額を受け取れるサービスです。入金保障があれば、資金繰りを安定させられるでしょう。

料金体系が自社と合っているか

サービスの内容によって、初期費用と月額費用が必要な場合と、初期費用などはかからず、毎月の手数料のみで利用できる場合があります。

利用状況によっては、初期費用が無料でも手数料などのコストが高いと割高になる場合もあるため、見積書などで料金を比較して検討しましょう。

業務範囲が適切か

請求業務は、取引先の与信管理から督促業務まで多岐に渡るため、幅広い業務を提供しているサービスを検討するとよいでしょう。

業務範囲が狭いと料金が安くなる反面、業務効率化につながらない可能性があります。イレギュラーへの対応といったサポート体制等も含めて、様々な視点からサービスを検討しましょう。

セキュリティ対策は万全か

請求書には、取引先の情報や売上金額などの機密情報が記載されており、セキュリティ対策が万全であることも重要です。特にクラウド型のサービスの場合には、様々な場所や機器からアクセスが可能なため、情報漏洩などのリスクにも考慮が必要です。

請求代行サービスの導入で請求業務を効率化！

請求代行サービスは、社内での請求業務を効率化できる一方で、緊急時などのイレギュラーな対応が難しいといったデメリットもあります。請求代行サービスの利用によるコストやメリット・デメリットを慎重に検討した上で、自社に適したサービスを導入し、請求業務の効率化を実現しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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