作成日 : 2024年11月20日

交通費は小口精算したほうがよい？小口精算の流れや効率化のポイントを解説

小口精算とは、従業員が立て替えた交通費などの経費について、会社が小口現金から精算する方法です。小口精算を行うことによって、従業員との間でスムーズな経費精算が可能となる一方で、現金の管理コストが増加するなどの注意点もあります。この記事では、小口精算の概要やメリット・デメリット、具体的な精算方法などについて解説します。

小口精算とは
- 小口現金を小口現金出納帳で管理する
小口精算のメリット・デメリット
- メリット
- デメリット
小口精算の流れ
交通費は小口精算と振込精算のどちらがよい？
- 小口精算が望ましいケース
- 振込精算が望ましいケース
交通費精算を効率化するポイント
交通費や小口精算の効率化には、マネーフォワードクラウド経費の導入がおすすめ！
小口精算を効率化し、生産性を高めよう！

小口精算とは

小口精算とは、日々の少額な経費（交通費や消耗品費など）を従業員が立て替えて支払った場合に、その従業員が支払った金額を事後的に精算する方法です。

小口精算を行う場合には、あらかじめ会社が用意した「小口現金」を用いて精算手続きを実施します。小口現金とは、旅費交通費や消耗品費、新聞図書費、雑費など、日常的に発生する少額な経費の支払いや精算手続きに充てるため、会社内に備え置かれている現金のことです。

なお、小口現金については、経理担当者などが「小口現金出納帳」に記録することで、小口現金の入出金を見える化することが必要不可欠です。

小口現金を小口現金出納帳で管理する

小口現金に関する入出金の状況については、「小口現金出納帳」に漏れなく記録し、きちんと管理することが大切です。小口現金出納帳とは、小口現金の入出金があった日付や内容、金額、残高などを記録するための帳簿です。

小口現金出納帳を正確に記録することで、小口現金の流れや経費精算の履歴を確認できます。加えて、出納帳の残高を実際の小口現金残高と常に合わせておくことで、会社としての不正リスク軽減にも役立ちます。

小口精算のメリット・デメリット

企業が小口精算制度を社内に導入する場合には、小口精算のメリット・デメリットを正しく理解することが重要です。

具体的には、以下のような特徴を踏まえ、自社にとって最適な仕組みかどうかを慎重に検討しましょう。

メリット

小口精算制度の代表的なメリットは以下のとおりです。小口精算を行う場合には、以下のメリットを最大化できるように、社内体制の整備に取り組みましょう。

迅速な精算対応
小口精算制度を活用することで、従業員は自らが一時的に立て替えた経費について、ただちに精算手続きを行うことが可能です。

スムーズな小口精算対応を実現することで、交通費や消耗品代などを支払った場合でも短いタイムラグで精算できるため、従業員の金銭的な負担を軽減できます。

手続きの簡素化
小口現金を使用することで、少額の経費精算に関してわざわざ大きな支払いプロセスを経る必要がなくなり、精算手続きを簡略化できます。

したがって、小口精算制度を導入する場合には、金額の大小や取引の重要性などによって異なる承認プロセスを設計するなど、効率的な精算フローを構築することが大切です。

領収書などの紛失リスクの軽減
小口精算を通じてスムーズな精算手続きを実現できれば、従業員が領収書やレシートを保管する期間を短縮化でき、証憑書類の紛失リスクが低下します。

ただし、従業員が経費申請を溜め込んでしまうと、証憑の紛失リスクも高まるため、組織としては定期的な精算手続きを促すための工夫が求められます。

デメリット

小口精算制度の代表的なデメリットは以下のとおりです。小口精算制度を導入する場合には、これらのデメリットを最小化できるように、組織全体で効果的な対応策を実施することが求められます。

小口現金管理の手間
小口現金を使用する際には、入出金の都度、正確に出納帳へ記録する必要があります。

小口現金の動きが激しい場合には、記帳作業が煩雑になるだけでなく、小口現金出納帳の残高と実際残高にズレが生じるリスクも高まり、会計処理の透明性が損なわれる原因にもなりかねません。

不正使用のリスク
小口精算を行う場合には、小口現金として社内に現金を用意する必要があるため、不十分な管理体制では不正利用が発生するリスクもあります。

不正リスクを軽減するためには、小口現金のダブルチェック体制を敷くなど体制強化が求められる一方で、管理コストの増加や生産性低下につながるケースも少なくありません。

精算手続きの負担増
小口精算の件数が多い場合や、経費申請が特定の期間に集中しやすい会社では、出納帳の記録や精算作業に手間がかかり、経理担当者の業務負担も増加しがちです。

また、申請手続きが煩雑な場合には、経費申請を行う従業員側も残業中に申請作業をしたり、月末などにまとめて手続きを行ったりするなど、労働生産性の低下を引き起こす原因にもなります。

小口精算の流れ

社内で小口精算を行う場合には、以下のような手順にしたがって精算手続きを進めるケースが一般的です。

ヒューマンエラーや不正リスクを削減できるよう、効率的かつ健全な経費精算フローを構築しましょう。

従業員が申請書類を提出する

小口精算を行う際の最初のステップは、「従業員による申請書類の提出」です。

交通費や事務用品の購入など、従業員が経費を立て替えて支払った場合には、会社ごとに決められた様式で経費精算申請書を作成して経理担当者へ提出します。

この場合の申請書には、支払日や支払内容、金額などを漏れなく記入したうえで、根拠となる領収書などの書類を添付します。たとえば、交通費を請求する場合、出発地と到着地、使用した公共交通機関の種類、支払った金額などの情報を正確に記載することが大切です。

なお、領収書が手元にない場合には、納品書やレシート、クレジットカードの明細など、領収書の代わりに支払内容を証明できる書類を用意する必要があります。

経理担当者が申請書類を確認し、小口現金から精算する

従業員から経費精算の申請書類が提出された場合には、経理担当者はその内容を確認します。申請書の記載内容や領収書などの添付書類に不備や不明点があれば、申請者への確認や差し戻しを適宜行います。

申請内容と証憑書類が適切であることを確認できれば、小口現金から必要な金額を支払い、申請された経費を精算します。

なお、従業員から提出を受けた申請書や領収書については、小口現金の支出の根拠となる重要な書類です。紛失することがないよう、電子帳簿保存法や社内ルールに基づいて適切に保管しましょう。

経理担当者が会計処理を行う

従業員に対して精算手続きが完了したあとは、経理担当者は小口現金出納帳に支払内容を正確に記録したうえで、それらの情報を会計システムにも反映します。

たとえば、移動に伴う費用や宿泊費などであれば「旅費交通費」、社内で使用する少額な備品や消耗品の購入の場合は「消耗品費」として仕訳を計上するなど、適切な会計処理を行います。

一定期間内における小口精算をまとめて会計処理する場合には、会計システムへの入力漏れや二重計上が発生しないように注意しましょう。

締め日に残高の一致を確認する

小口精算手続きや会計処理が完了したら、経理担当者は締め日における小口現金の実際残高が会計システムや小口現金出納帳の残高と一致しているかどうかを確認します。

もしこれらの残高が一致しない場合には、精算金額の誤りや出納帳への記録漏れなどのヒューマンエラーが発生している可能性が高いため、徹底的に調査を行いましょう。

このような実際残高との確認作業については、不正行為やミスを未然に防ぐためにも必要不可欠です。残高確認を行うスパンが長いほど、残高のズレが生じた場合の原因追究は難しくなるため、毎日の残高確認を徹底するなど、社内における管理体制の強化が求められます。

交通費は小口精算と振込精算のどちらがよい？

従業員が立て替えた経費を社内で精算する場合には、小口現金から支払いを行う「小口精算」と、一定期間内における従業員ごとの精算金額をまとめて振り込む「振込精算」の2つの方法が一般的です。

従業員規模や社内体制によって最適な精算方法は異なるため、業務プロセスを踏まえ、自社にとって望ましい経費精算フローを検討しましょう。

小口精算が望ましいケース

小口精算が望ましいのは、少人数の組織や交通費などの経費精算を行う頻度が少ない企業です。

小口精算では、会社に備え置かれた小口現金から即座に精算手続きを行えるというメリットがあります。経費を立て替えた従業員がすぐに精算できるため、従業員側の金銭的な負担感を軽減することが可能です。

また、交通費などの経費精算を行う頻度が少なければ、従業員にとっては経費申請の手間を感じる機会も少ないでしょう。

一方で小口精算においては、小口現金の紛失や盗難などのリスクも高まるため、現金管理のコストが増加します。さらに小口現金出納帳の作成も必要となることから、経理担当者にとっては業務負担が増える可能性も高まります。

特に従業員数が多い場合や経費精算が頻繁に行われる企業では、経理業務の負担もより一層重くなることから、大企業などには不向きな精算方法と言えるでしょう。

振込精算が望ましいケース

従業員数が多い場合や交通費精算などが頻繁に発生する企業では、振込による精算が望ましいです。

1週間や1ヶ月間など、一定期間内に行われた経費申請をまとめて銀行振込によって精算することで、小口現金管理の手間がなくなり、労働生産性の向上や紛失・盗難などのリスク削減にも貢献します。また、小口現金出納帳の作成が不要となることも、経理担当者の大幅な負担軽減につながります。

ただし、振込精算の場合には、精算手続きまでにタイムラグが生じやすく、従業員にとっては金銭的な負担を感じやすいという側面もあるため注意が必要です。

交通費精算を効率化するポイント

交通費精算を効率化することにより、経理業務の負担軽減や正確性向上に大きく貢献します。

具体的には、以下のような方法を活用することで、交通費精算の効率化を追求しましょう。

経費精算システムの導入

経費精算システムを活用することで、交通費申請から承認、支払いまでのプロセスを一元管理できます。

また、申請から承認までの一連の経費精算フローをオンライン上で遂行できれば、外出先や複数拠点間でも自由にアクセスでき、スピーディーな交通費精算が可能です。

また、経費精算システムには不正申請防止や入力ミスを防ぐ機能も備わっているケースが多く、経費精算業務の精度向上や透明性確保にも役立ちます。

交通系ICカードの活用

交通系ICカードの利用を促進することで、利用履歴をまとめて出力できるため、経費精算時の手入力による作業を大幅に削減できます。

また、交通系ICカードと自動連携できる経費精算システムを併用すれば、利用履歴を経費明細としてそのまま活用できるため、経理業務の効率化とともに正確な経費計上を実現できます。

領収書の電子化

領収書を電子化し、データとして保存・管理することで、業務効率化やペーパーレス化を追求することが可能です。

経費申請時には、スマートフォンなどで撮影した領収書をアップロードし、申請書とともにオンライン上で共有できれば、複数拠点間でもスムーズな経費精算フローを構築できます。

また、電子帳簿保存法に則ってデータ保存を行うことで、紙での保存が不要になるため、保管コストの削減にも効果的です。さらに、領収書の電子化によって検索性が向上し、経費明細の確認や承認作業のスピードアップにも貢献します。

交通費や小口精算の効率化には、マネーフォワードクラウド経費の導入がおすすめ！

「マネーフォワードクラウド経費」では、企業における経費精算業務の効率化をサポートしています。

交通系ICカードやクレジットカード明細の自動取得に加え、AI-OCRによる領収書やレシート画像の自動読み取り機能を活用することで、手作業による業務を大幅に削減することが可能です。

さらに、申請・承認手続きはスマホアプリでも実行できるため、外出先のスキマ時間を有効活用し、組織全体の生産性向上にも貢献します。

ご興味のある方はぜひ以下のリンクをご参照ください。

参考：マネーフォワードクラウド経費

小口精算を効率化し、生産性を高めよう！

交通費や消耗品費など、日常業務において発生するさまざまな経費を精算するうえで、小口精算制度を採用する企業は非常に多いです。

小口精算では、従業員との間でスムーズな精算手続きを実現しやすい一方で、小口現金の管理や記帳作業が煩雑になるため、経理業務の負担増加につながるケースも少なくありません。

そのため、経費精算システムを活用したり、領収書の電子化によってペーパーレス化に移行したりするなど、バックオフィス業務の負担軽減に注力することが重要です。

それぞれの会社に合った効率的かつ正確な小口精算の業務プロセスを構築し、組織全体の生産性向上や透明性確保に取り組みましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：服部大（中小企業診断士/税理士）
服部大税理士事務所
2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。